پنج اس چیست ؟

عبارت «پنج اس» براساس حروف ابتداي پنج واژه ژاپني انتخاب شده است. جدول زير معادل پنج واژه مذكور را به ترتيب از راست به چپ به سه زبان ژاپني، انگليسي و فارسي نمايش مي‌دهد:

در ادامه مباني و اصول هر يك از پنج واژه فوق شرح داده مي‌شود.

ساماندهي (سازماندهي، تفكيك و تعمير)  

اين اصل يكي از مهم ترين و بنيادي ترين اصول نظام آراستگی است. در اين مرحله بايد وسايل غيرضروري هر قسمت تعيين و آنها را از وسايل مورد نياز و ضروري جدا ساخت. اگر به اطراف خود نگاه كنيد به وسايلي بر مي خوريد كه مدتها است مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نيست كه در آينده مورد استفاده قرار بگيرند. لوازمي مانند الكتروموتور معيوب يا چرخ دنده اي كه شكسته و مورد استفاده نيست، نقشه هايي كه ديگر به كار ما نمي آيند و ماشين حسابي كه مدتي است خراب است يا سي دي هايي كه ديگر نيازي به آنها نداريم داخل كشو يا روي ميز رها شده اند. بايد به آموزش صحيح به كاركنان شركت از انباشته شدن وسايل غيرضروري در كارگاهها و دفاتر، كشوي ميزها، كمدها و زواياي مخفي ماشين آلات مي شود جلوگيري كرد. با توجه به اينكه تصميم گيري براي غيرضروري بودن برخي وسايل، ممكن است در حيطه اختيار مديريت ارشد سازمان و يا مديران رده بالاتر باشد، مي توان فهرست هايي از اين وسايل تهيه و پس از تكميل، آنها را براي تصميم گيري نهايي براي مدير ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال كرد. برخي از سازمان ها روش خوبي براي مشخص كردن وسايل غير ضروري دارند. اين سازمان ها در ابتداي هر ماه، برچسب قرمز رنگيروي وسايلي كه غيرضروي  به نظر مي رسند مي زنند و در صورت استفاده در طي ماه آن را بر مي دارند. در پايان ماه اگر وسايلي باشند كه برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسايل را به عنوان لوازم غيرضروري از لوازم ضروري جدا مي كنند .جالب است بدانيد امروزه در دنيا موضوعي به نام فنگ شویی مطرح شده است كه قدمت بسيار زيادي دارد و ريشه در فرهنگ كشور چين دارد. طبق اصول اين روش، آثار و انرژي هاي حاصل از ايجاد انباشتگي ها و بي نظمي ها در محيط مورد بررسي قرار مي گيرد. بر اساس اصول فنگ شويي انسداد انرژي در هر محيط ناشي از سه عامل آلودگي فيزيكي، انرژي ساكنان قبلي و انباشتگي و درهم ريختگي است كه اين موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است. ساماندهي در عام ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه پنج اس ساماندهي به معناي تشخيص ضرور از غيرضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويت ها براي رهايي از غيرضروري ها است. در ديدگاه پنج اس، ساماندهي امري دشوارتر از قراردادن اشياء در گوشه‌اي مي‌باشد و هدف ايجاد نظمي مطلوب و مناسب است. به منظور موفقيت در ساماندهي مي‌بايستي به اولويت بندي پرداخت. به طور خلاصه اين اس به معني جدا كردن آنچه ضروري است از غير ضروري ها مي‌باشد. نمونه هايي از اجراي اين اس را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد (جمع آوري و بايگاني مناسب روزنامه ها و صورتجلسات و…)؛
• رفع عيوب و خرابي ها (تعمير ملزومات اداري، تجهيزات فني و خودروهاي مورد استفاده و…)؛
• مبارزه با علل آلودگي ها (استفاده از دستگاه هاي تهويه مطبوع، ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار، حمل و نقل مناسب غذا، استفاده بهداشتي از ذخيره آب و…)؛
• بازبيني پوشش ها و محفظه ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي (بسته بندي مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگير در پنجره ها و درپوش براي فاضلاب ها و…)؛
• تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري روغن هاي مستعمل و…)؛
• جلوگيري از آلودگي هاي كف سالن ها (شستشوي منظم سالن تعميرگاه، مشبك نمودن جايگاه هايي كه آلوده كننده هستند مثل تعويض روغني و نقاشي و…)؛
• حذف آلودگي هاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن تعميرگاه ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا و…)؛
• سازماندهي انبارها (استفاده از سيستم هاي نوين انبارداري و..

 نظم و ترتيب

اصل دوم از مجموعه پنجگانه ساماندهي محيط كار به معني مرتب كردن است كه بايد بلافاصله بعد از اجراي اصل اول به اجرا درآيد. در اين مرحله با وسايل باقيمانده بايد به گونه اي در محيط كار قرار گيرد كه به راحتي در دسترس قرار گيرند و داراي ظاهري آراسته باشند. نظم و ترتيب به معني قرار دادن اشياء در مكان هاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و بكار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جستجوهاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار، در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم ومرتب خواهد بود. بدين منظور بايد همه وسايل مورد نياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هر يك از آنها را نيز مشخص نماييم. نمونه هايي از اجراي اين “اس” را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• اشيايي را كه غالباً استفاده مي كنيم، در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. (نصب ابزار آلات بر روي بوردهاي مخصوص در تعميرگاه ها، تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري و…)؛
•  اشيايي را كه به ندرت استفاده مي كنيم، در جايي دور از دسترس قرار دهيم. (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به طوري كه سوابق كاري سال هاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد و…)؛
•  اشيايي را كه استفاده نمي كنيم دور بريزيم (دور ريختن برگ هاي زائد و…)؛
•  استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود (استفاده از فايل ها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود، استقرار ابزار آلات و تجهيزات در جاي مناسب در تعميرگاه ها پس از استفاده و…)؛
•  آوردن و بازگرداندن هر چيز در حداقل زمان (يافتن سوابق از بايگاني، سهولت دسترسي به ابزار در تعميرگاه و…)؛
•  علامت گذاري محدوده ها و محل استقرار اشياء (نشانه ها و علائم مربوط به تعميرات در سالن تعميرگاه ها، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت و…)؛
•  نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات (نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب و…)؛
•  استقرار كاركردي مواد، قطعات در قفسه ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات، جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها، چيدن قطعات در پالت هاي انبار مطابق با اصول انبارداري، استفاده از سيستم (fifo)

 پاكيزه سازي

پس از اينكه وسايل غيرضروري پاكسازي و وسايل ضروري به شكل مناسبي شناسه گذاري و منظم شدند مي بايست با پياده سازي اين اصل محيط كار پاكيزه و چشم نواز شود.در بسياري از شركتها پنج دقيقه اول شروع كار و در برخي از شركت ها زماني در پايان كار براي اين منظور اختصاص يافته است و هر فرد وظيفه دارد در مدت پنج دقيقه ميز و محيط كار خود را تميز و مرتب كند. در بعضي از شركت ها اين كار توسط كارگران بخش خدمات انجام مي شود كه البته حالت مطلوب اين است كه كارگران خدماتي فقط مناطق عمومي را نظافت كنند و محيط كار و دستگاه هاي مربوط به هر نفر توسط خودش نظافت شود .در ديدگاه «پنج اس» پاكيزه سازي عبارت است از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگي ها و مواد خارجي. به عبارت ديگر پاكيزه سازي نوعي بازرسي است. بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تأكيد در اين بخش از نظام «پنج اس» قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكان ها لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند. بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست بلكه پاكيزه سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. به عبارت ديگر پيشگيري از كثيفي و پاكيزه نگه داشتن مداوم محيط، اموال و افراد و حذف و يا كنترل آلودگي و يادآوري اين نكته كه محل كار خود را همانند خانه خود بدانيم. نمونه هايي از اجراي اين “اس” را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• تعريف مسئوليت هاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل، پاكيزگي و نظافت البسه پرسنل)؛
• انجام بازبيني و پاكيزه سازي مستمر توسط مجري ارائه خدمات؛
• شناسايي  و رفع خرابي هايي كه در اثر نشتي ها  فرسايش ها، ترك ها و  غيره بوجود آمده است؛
• شناسايي منابع آلودگي و سعي در حذف و يا كنترل آن؛
• تميز كردن محل كار (شستشوي مرتب با مواد ضدعفوني كننده، نظافت در انبار، جمع آوري لوازم مستعمل، تميز كردن هر چيز بلافاصله بعداز كثيف شدن)؛
• حذف آلودگي هاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن ها، استفاده از فيلترهاي صافي هوا، استفاده از كاورها، قرار دادن اقلام و اشيا در محفظه هاي دربسته)؛
• پاكيزه كردن محل هايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني، پشت پرده پنجره ها، فايل ها، كشوها و…)

 استاندارد سازي

 اين اصل شامل استاندارد سازي و تهيه استانداردهاي لازم در هر شركت يا سازمان است. هدف اين اصل اجراي برنامه هايي به منظور حفظ و نگهداري نتايجي است كه از پياده سازي اصول اول تا سوم بدست آمده است. در اجراي اين اصل، اصول مهندسي و رعايت برخي استانداردها مفيد خواهد بود. اين اصل در نگهداري و تعمير ماشين آلات كارخانه اثر فوق العاده اي دارد و باعث افزايش بهره وري مي شود. براي پياده سازي اين اصل مي بايست علايمي را مانند علایم راهنمايي و رانندگي وضع و اجرا كنيد. اين علايم بايد براي همه كاركنان به سادگي قابل درك و فهم بوده و گيج كننده نباشد.

   چند اقدام مناسب براي اجراي استاندارد سازي عبارتند از:

• برچسب گذاري: مثلاً برچسب هايي براي نام و وضعيت دستگاه ها، كاليبراسيون، روغن كاري، درجه حرارت، برچسب هاي حساس به حرارت و …
• مشخص كردن محدوديت ها: مشخص كردن محدوديت ها به گونه اي كه به راحتي قابل درك باشند مثل علامتگذاري نقاط عادي و خطر روي درجه ها و يا مشخص كردن محل قرار دادن هر وسيله در جاي خود با علامت خاص.
• افزايش ميدان ديد: استفاده از پوشش هاي شفاف، طلق و يا شيشه براي مشاهده عملكرد و يا حركات ماشين.

استاندارد سازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي ساماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استاندارد سازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليست هاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل نمايد كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه هايي از اجراي اين “اس” را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• بازبيني دوره اي (تشكيل كميته بازرسي، بازرسي و بازديد از مجموعه تحت پوشش، برگزاري مميزي داخلي)؛
• استفاده از علائم و نشانه ها (علائم نشان دهنده جهت و راهنما)؛
• علامتگذاري محدوده هاي خطر و يا مراقبت خاص (در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد بالا)؛
• علايم مربوط به تجهيزات خاموش كننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سيستم اطفاي حريق، تابلوهاي سيگار كشيدن ممنوع)؛
• تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر، تدوين دستورالعمل هاي كاري براي استفاده از تجهيزات ويژه)؛
• برچسب هاي نشان دهنده ميزان دقت ابزار (نصب ميزان دقت تجهيزات و تاريخ اعتبار و كنترل براي آن ها)؛
• تدوين دستورالعمل اجراي سيستم؛
• تشكيل جلسات كميته راهبري، بررسي نتايج بازرسي هاي دوره‌اي و اخذ  تصميمات لازم براي  پيشبرد اهداف «پنج اس»؛
• فعاليت هاي لازم توام با مسابقاتي براي ساماندهي، مرتب كردن و تميز كردن هر چه بهتر (در نظر گرفتن يك معيار در ارزيابي نمايندگي ها و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار)

 انضباط

تاكيد خاص در اجراي اين اصل روي بازدهي و عمل به قوانين موجود است. انضباط در واقع محور عمده، سنگ زيربنا و چرخ دنده اصلي حركت برنامه «پنج اس» است. در اين قسمت بايد براي انتقال عقايد و افكارمان به ديگران روش مناسبي انتخاب كنيم. در اين بخش از برنامه ساماندهي مي بايست با طراحي برگه ها وچك ليست هاي مناسبي در قالب يك سيستم منسجم و پويا براي كنترل و انجام بازديد هايي به منظور كسب اطمينان از انجام صحيح امور استفاده كنيم. نكته مهم در اين بخش اين است كه اجراي صحيح و كامل برنامه «پنج اس»  كاركنان مي بايست از شروع كار آموزش هاي لازم را ببينند.انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه آغاز نمود. همچنين اين تمرين ها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيند تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد. نمونه هايي از اجراي اين “اس” را مي توان بصورت زير فهرست نمود:

• تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)؛
• تمرين وقت شناسي (آموزش استفاده بهينه از زمان، بخصوص در بخش تعميرات در سالن ها و برقراري جلسات)؛
• توجه به زيبايي ها و رعايت ظواهر (استفاده از لباس هاي كار مناسب در اداره و يا سازمان)؛
• نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار)؛
• استفاده از تابلوهاي اعلانات و يا تابلو هاي عمومي براي درج پيام هاي آموزشي «پنج اس»؛

از ضرورت های مقدم بودن اجرای این نظام می توان به نمونه های زیر اشاره گردد:

• سرعت دستیابی افزایش می یابد؛
• نتایج برای همه ی افراد قابل درک است؛
• محیط کاری تمیز و سازمان یافته خواهد شد؛
• عمر وسایل و آلات کار افزایش می یابد؛
• هزینه پیاده سازی پایی

منبع

آل بویه ،حسن (1393)، تبیین تاثیر نظام آراستگی بر عملکرد کارکنان پتروشیمی مبین عسلویه ، پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت صنعتی ،دانشگاه آزاد اسلامی مرودشت

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید