مفاهیم ومبانی چابکي

مفهوم چابکی

در محيط کسب و کار امروزه، تغييرات يک واقعيت مسلم است. ورود رقباي جديد، مشتريان بالقوه جديد، رقابت شديد جهاني بيشتر صنايع را به گونهاي غير قابل پيشبيني تغيير يا تعديل نموده است. سازمانها براي کسب موفقيت در کسب و کار خود بايد از محيط پويا براي استفاده از فرصت ها استفاده کنند تا اين که تنها تغييرات محيط را به عنوان تهديد برشمارند. سازمان ها بايد به سرعت خود را با موقعيتهاي جديد منطبق کنند. محيط پويا عمدتاً محرکي براي چابکي است. چابکي سازمانها به عنوان يک سلاح در محيط غيرقابل پيش بيني، متخاصم و متغير کسب وکار شناخته شده است. الگوها و متدولوژيهاي متفاوتي مرتبط با ادبيات موضوع چابکي به چشم ميخورد. واژه چابک در فرهنگ لغت، به معناي حرکت سريع، چالاك، فعال ميباشد و چابکي توانايي حرکت به صورت سريع و آسان، توانايي تفکر سريع با يک روش هوشمندانه است. مفهوم چابکي ناشي از انعطاف پذيري در اقتصاد بود که در ابتدا توسط گروهي از محققان در سال 1991 در مؤسسه ياکوکا در دانشگاه ليهاي به منظور توصيف روش هايي که بايد به عنوان جنبههاي حياتي فرآيند توليد در نظر گرفته ميشدند، بيان گرديد. تحقيقات نشان داد که سازمانها بايد به طور مداوم خود را با تغييرات محيط کسب و کار تطبيق دهند.

سير تحول چابکی

سرآغاز شكل گيري چابكي در سازمان ها مربوط به صنايع توليدي است. اين تغييرات از صنعت دستي به توليد انبوه، پس ازآن به عصر كيفيت و سپس به توليد ناب و در عصر حاضر به توليد چابك در حال گذار بوده است. با توجه به اثرات مثبت حاصل از بكارگيري توليد چابك، اين مفهوم در سطح گسترده تري با عنوان چابكي كسب وكار مطرح گرديد، به گونهاي كه مفهوم چابكي كسب وكار امروزه به طور فراواني در صنايع توليدي و خدماتي كاربرد دارد. آنچه مسلم است تغييرات سريع و غيرقابل پيشبيني به عنوان اصليترين محرك نياز به چابكي، فشار زيادي به سازمانها براي تغيير فرايندهاي كاري مطابق با تغييرات محيطي كرده است و نياز آنها براي طراحي مدل مناسب چابكي، پاسخي براي ايجاد آمادگي كافي براي تغييرات سريع و غيرقابل پيش بيني محيط ميباشد. مدل مناسب چابكي بايد دربرگيرنده توانمندي هاي سازمان، ويژگي هاي صنعت، نوع فشارها و محركهاي تغيير و نتايج حاصل از دستيابي به چابكي باشد. در ادبيات موضوع چابکي، مفاهيم و اصطلاحات متفاوتي بيان شده است از قبيل: انعطاف پذيري، پاسخگويي، قابليت انطباق و غيره. اگرچه برخي محققان تمايز بارزي ميان اين مفاهيم و اصطلاحات قائل شده اند، اما برخي ديگر از محققان اين اصطلاحات را مترادف يکديگر ميشمارند. درحقيقت تمامي مفاهيم مرتبط با چابکي سازمان بر توانايي سازمان در انطباق فرآيندها، استراتژي ها، محصولات، منابع و غيره به منظور پاسخگويي به تغييرات محيطي جديد اشاره دارد.

تعاريف چابکی

تحقيقات به روشني مشخص ميکند که تعريف جامعي که مورد پذيرش همگان باشد از چابکي سازمان وجود ندارد. تعريفهاي زيادي براي چابکي ارائه شده است اما هيچيک، مخالف با يکديگر نبوده، يکديگر را نقض نميکنند. عموماً اين تعريف ها، ايده سرعت و تغيير در محيط کسب وکار را نشان ميدهند. به اعتقاد کيد به منظور عملياتي ساختن پارادايم چابکي، ميتوان آن را تلفيقي از مؤسسات بيشمار دانست که هر يک، چندين مهارت يا شايستگي کليدي را براي فعاليتهاي مشترك دارند و ميتوانند سازمان را به کمک يکديگر براي واکنش سريع به نيازمندي هاي متغير مشتريان، آماده سازند. کاملاً مشهود است که منظور اصلي کيد دراينجا، همان سازمان مجازي است. کيد يکي از جامع ترين تعريف هاي چابکي سازماني را اين گونه ذکر ميکند: سازمان چابک يک کسب وکار باسرعت، سازگار و آگاهانه است که قابليت سازگاري سريع در واکنش به تحولات و وقايع غيرمنتظره پيش بيني نشده، فرصتهاي بازار و نيازمنديهاي مشتري را دارد. در چنين کسب وکاري فرايندها و ساختارهايي يافت ميشود که سرعت، انطباق و استحکام را تسهيل کرده داراي سازمان هماهنگ و منظمي است که توانايي نيل به عملکرد رقابتي در محيط تجاري کاملاً پويا و غيرقابل پيشبيني را دارد.

گلدمن و ناگل ابعاد استراتژيک چابکي را پيشنهاد کردند که عبارتست از ارزش دادن به مشتري، همکاري براي بهبود رقابت پذيري، سازماندهي کنترل تغييرات وبهره گيري از قابليت هاي افراد و اطلاعات. ارزش دادن به مشتري چيزي فراتر از تحويل محصول بوده و به اعطاي ارزش و ارائه راهکار به مشتري اشاره دارد. بهبود رقابت پذيري از طريق همکاري داخلي و خارجي جهت تخصيص بهينه منابع در سازمان براي ارائه محصول به بازار با کمترين قيمت امکانپذير است. سازماندهي کنترل تغييرات اشاره به انعطاف پذيري ساختار سازمان در تخصيص مجدد منابع سازمان دارد.

به باور شريفي و ژانگ چابکي به معناي توانايي هرسازماني براي حسگري، ادراك و پيش بيني تغييرات موجود در محيط کاري است. چنين سازماني بايد بتواند تغييرات محيطي را تشخيص داده، به آنها به عنوان عوامل رشد و شکوفايي بنگرد. در جايي ديگر چابکي را توانايي فائق آمدن برچالشهاي غيرمنتظره براي رويارويي با تهديدهاي بي سابقه محيط کاري و کسب مزيت و سود از تغييرات به عنوان فرصتهاي رشد و پيشرفت تعريف ميکنند.ورنادات معتقد است: چابکي را ميتوان به همراستايي نزديک سازمان با نيازهاي متغيرکاري در جهت کسب مزيت رقابتي تعريف کرد. در چنين سازماني، هدفهاي کارکنان با هدفهاي سازمان در يک راستا قرار داشته و اين دو توأم با يکديگر درصدد هستند تا به نيازهاي متغير مشتريان پاسخ مناسبي بدهند.

يوسف و همکاران در سال 1999 مباني رقابتي چابکي را بدين صورت بيان کردند: سرعت، انعطاف پذيري، نوآوري، پيشفعالي، کيفيت و سودآوري. در چارچوبي که آنها ارائه کردند براساس سطوح خاص سازمان سه نوع چابکي را معرفي نمودند. چابکي ساده يا اوليه مربوط به منابع شخصي(افراد، ماشين ها و مديريت)، چابکي کوچک مربوط به سازمانها، چابکي بزرگ مربوط به سطوح بين سازماني.ژانگ و شريفي در سال 2000 بيان نمودند که جامع ترين چارچوب، چارچوبي است که چهار مشخصه يک سازمان چابک را بيان ميکند: محرکهاي چابکي، توانمنديهاي استراتژيک، پيامدهاي چابکي و قابليت هاي چابکي.

برايان ماسکل چابکي را توانايي رونق و شکوفايي در محيط داراي تغيير مداوم و غيرقابل پيشبيني تعريف ميکند. از اينرو، سازمان ها نبايد از تغييرات محيط کاري خود هراس داشته و از آنها دوري کنند، بلکه بايد تغيير را به صورت فرصتي براي کسب مزيت رقابتي در محيط بازار تصور کنند.جکسون و جانسون بيان ميکنند که چابکي يک هدف خاص نيست. سازمان ها بايد بيشتر سعي کنند تا از چابکي به رقابت پذيري در محيط پويا و متغير دست يابند. چابکي براساس قابليتهاي سازماني مرتبط با سه بعد اصلي سازمان (توليد، محصول و بازار) ميباشد.

ديدگاه های مرتبط با چابکی

جکسون و جانسون چابکي را در چهار بعد دسته بندي کردهاند: 1- قابليتهاي مرتبط با تغيير محصول، 2- قابليت تغيير در فرآيندهاي توليد. 3- همکاريهاي داخلي و خارجي 4- مردم، دانش و خلاقيت. لين و همکاران نيز با پيروي از دسته بندي ژانگ و شريفي قابليت هايي را با نام هاي مشابه معرفي نمودند و به صورت زير تعريف کردند:

پاسخگويي: توانايي تشخيص تغييرات و پاسخ سريع، واکنشي به آنها
شايستگي: توانايي موثر و کارآمد تشخيص اهداف سازمان. به عبارت ديگر شايستگي يک ليست گسترده از قابليت هايي است که کارآيي و اثربخشي را براي سازمان به همراه ميآورد و در رسيدن سازمان به اهداف غايي و عملياتياش نقش موثري بازي ميکند براي مثال: چشمانداز استراتژيک، قابليتهاي شايسته تکنولوژيکي، هزينه- سود.
انعطاف پذيري/ انطباق: توانايي اجراي فرآيندهاي مختلف و به کاربستن تسهيلات متفاوت در جهت رسيدن به اهداف يکسان. اين قابليت شامل، انعطاف پذيري حجم توليد، انعطاف پذيري افراد و غيره میباشد.
سرعت: توانايي تکميل يک فعاليت با حداکثر سرعت ممکن. اين قابليت شامل: سرعت در زمان ارائه محصول جديد به بازار، سرعت در تحويل محصول و خدمات میباشد.

اخيراً شرهاي و همکاران با توسعه ادبيات پيشين در زمينه توليد چابک و نيروي کار چابک ، مشخههاي کلي را که ميتوانند در همه نوع سازماني بکار برده شود را مشخص کردند : انعطاف پذيري، پاسخگويي، سرعت، فرهنگ تغيير، يکپارچگي و کاهش پيچيدگي، کيفيت بالا، محصول سفارشي سازي شده، تجهيز صلاحيت هاي اصلي. آن ها بيان کردند اگر سازماني قابليت هاي چابکي را دارا باشد ميتواند بصورت کارآ و اثربخش در محيط عدم اطمينان عمل کند. بنابراين اين موضوع ميتواند باعث کسب مزيت رقابتي براي سازمان شود.

اين تعريفها از چابکي، سازمان را پويا، موقعيتگرا، تغييرپذير، و رشد محور تجسم ميکنند. علت تمايل به پويايي در اين است که شرايطي که امروزه از اثر آنها، يک سازمان به چابکي مي رسد، ممکن است فردا مؤثر و اثربخش نباشد. علت موقعيتگرايي نيز آن است که محيط بازار بر سطح چابکي مورد نياز تأثير ميگذارد. دليل تغييرپذيري نيز اين است که چابکي در گرو حرکت سازمان به سمت سازگاري و تطابق است. آخرين مورد، چابکي به صورت رشد محوراست که از راه توانايي سازمان براي ادراك و تصديق مجدد چشم انداز، بازسازي استراتژي ها، و نوآوري در فنون و تکنيکها مصداق مي يابد.در اين پژوهش بر مبناي مدل پيشنهادي اسماعيل و شريفي از شاخصهاي پاسخگويي، انعطاف پذيري، سرعت و شايستگي به عنوان شاخصهاي اصلي سنجش چابکي که فناوري اطلاعات بر هريک از اين شاخص ها تاثير دارد، استفاده شده است.

قدرت پاسخگويي: توانائي براي تشخيص تغييرات و پاسخ سريع به آنها و اقدام کنش گرايانه يا پيش کنش گرايانه و استفاده از اين تغييرات.

احساس کردن، فهميدن و پيش بيني کردن تغييرات،
عکس العمل سريع به تغييرات از طريق تاثير آنها بر سيستم و
استفاده مجدد از تغييرات

تعداد و طول زمان و هزينههاي که در اثرخرابي به ايجاد وقفه در فرآيندهاي يک سازمان منجر مي شود درقابليت پاسخگويي آن سازمان تاثير دارد.

شايستگي: شامل مجموعهاي گسترده از تواناييها که به طور موثر، کارآمد و سودمند اهداف اساسي سازمان را بر آورده ميکنند.

اختصاص فناوري هاي سخت و نرم يا توانايي هاي تکنولوژيک کافي
ديدگاه استراتژيک
کيفيت توليد/ خدمت
تاثير هزينه
نرخ بالاي معرفي محصول جديد
مديريت تغيير
يکپارچگي
افراد دانشي، ماهر، خود اختيار
فرآيندهاي اثر بخش و کارا (کارائي و موثر بودن در فرآيندها)
همکاري

انعطاف پذيري: توانايي پردازش فرايندهاي مختلف و دستيابي به اهداف گوناگون با امکانات يکسان.

انعطاف پذيري در حجم محصولات
انعطاف پذيري در مدل/ سر هم بندي
انعطاف پذيري سازماني
انعطاف پذيري کارکنان

توانايي و همراستايي معماري سيستم هاي اطلاعاتي و سيستم با نيازمندي هاي اطلاعاتي متغير در جهت پاسخگويي به نيازهاي متغير مشتريان به عنوان انعطاف پذيري سيستم هاي اطلاعاتي بيان ميگردد.پوجاوان بيان ميدارد که کارمنداني که چندين مهارت دارند و ميتوانند به راحتي در کارها و پستهاي مختلفي کار کنند در انعطاف پذيري سازمان تاثير دارند. انعطاف پذيري داراي ابعاد ذيل مي باشد:

نرخ: تعداد موقعيت هاي مختلف که به وسيله منابع يکسان حاصل مي شود
هزينه: هزينه تغيير از يک سطح به سطح ديگر
زمان: زمان لازم براي تغيير از يک سطح به سطح ديگر

سرعت: توانايي انجام فعاليتها در کوتاهترين زمان ممکن.

بازاريابي سريع محصول جديد
تحويل سريع و به جا خدمات و محصول
زمان عملکرد سريع

بااستفاده از اين 4 اصل يک متدلوژي براي ترکيب آنها به يک سيستم مرتبط و يکپارچه ايجاد شده است وهمچنين از آنها به عنوان ظرفيتهاي رقابتي استراتژيک نيز نام برده شده است. بنابراين اگر يک سازمان ميخواهد چابک باشد، بايد اين 4 اصل را در نظر داشته باشد.مزاياي حاصل از بهبود و افزايش سطح چابکي سازماني را مي توان در موارد زير خلاصه کرد: