مفاهیم مدیریت فناوری اطلاعات

امروزه دنیای سازمان­ها در حال تغییر است و تنها موضوع ثابت و دائمی، همان تغییر می‌باشد.  لذا با نظر به این مهم، که در حال حاضر گسترش امواج سهمگین فناوری اطلاعات، فضای کاری و ارتباطات اکثر سازمان­ها را در نوردیده است و همچنان با شدت هر چه تمام­تر و با ابعاد گسترده­تر در سطح جهان در حال پیشروی است، فناوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان عامل اساسی این تحول محسوب می شود و همچنین به عنوان یکی از زمینه­های نوین، به سرعت در حال تاثیرگذاری بر زندگی بشر است .

داده و اطلاعات

داده، حقایق جمع­آوری شده از اندازه­ها و مقادیر یا مشاهدات درباره افراد، وقایع یا موضوعات است، که به  تنهایی معنای واقعی ندارد ولی اگر ارزشی کسب کند لازم است تعبیر و تفسیر شود. اطلاعات، عبارت است از داده­هایی است که در بافتی با معنی و مفید جا­گرفته و در اختیار دریافت کننده قرار داده می­شود، تا از آنها  برای تصمیم­گیری استفاده کند. اطلاعات متضمن انتقال و دریافت آگاهی و دانش است. اطلاعات نیاز اولیه هر گونه تصمیم­گیری است، هدف اطلاعات در هر زمان باید انتقال داده­ها به شخص یا ماشین باشد. اهداف اساسی اطلاعات عبارتند از، آگاهی دادن، ارزیابی کردن، ترغیب کردن، خلق مفاهیم جدید، تعریف مسئله، حل مسئله، تصمیم گیری، برنامه­ریزی ،آشنا­سازی، کنترل کردن و تحقیق می_­باشد.

تفاوت داده و اطلاعات

داده، ورودی­های خام می­باشد که به یک سیستم اطلاعاتی داده می­شود ولی به طور مجرد قابل استفاده نیستند مانند اسامی کارکنان ولی اگر داده­ها مورد پذیرش قرار گیرند، به اطلاعات تبدیل شده و قابل استفاده می­شود و افراد مختلف از جمله مدیران می­توانند از آنها بهره جویند. البته ممکن است با پردازش داده، اطلاعاتی بدست آید که خود نیاز به پردازش و تلخیص داشته باشد.

داده­ها حقایق و پدیده­هایی هستند که در رابطه با یک شی یا یک پدیده به طور عام مطرح می­شوند (یک ویژگی از آن پدیده را به ما منتقل می­کند، به خودی خود مفهوم دارند، ولی کاربردی بر آنها متصور نیست، اما اگر مورد پردازش قرار گیرند و به اطلا عات تبدیل شوند دارای معنا می­شوند.با توجه به اینکه کاربران در یک سازمان دارای آگاهی و تجربه اولیه متفاوتی هستند، لذا داده­های معین که به کاربران می­رسد، همیشه اطلاعات نیست، پس داده­ها فقط برای برخی از افراد در زمان خاصی اطلاعات است و نه برای تمام افراد در همه اوقات .

اطلاعات برخلاف داده، اثر رفتاری دارند و بر خلاف آن توانایی انتقال معنی و مفهوم خاص، قابلیت تفسیر و تبدیل شدن داشته و مبنایی برای تصمیم­گیری می­تواند باشند. اطلاعات همان چیزی است که موجب تقویت یا تغییر فرآیند درک کردن می­شود، در حالیکه داده­ها چیزی جز درون­دادی نیستند، که وارد کانال ارتباطی می­شوند. داده­ها محسوس و ملموس هستند و شامل تعداد تلفن، برگ مرخصی، چک­های پرداخته شده یا تعدادی واژه و لغت می­شوند . داده­ها در صورتی به اطلاعات تبدیل می­شوند که افراد بخواهند برای درک بیشتر از آنها استفاده کنند مدیران خواستار اطلاعات هستند (و نه داده ) و سیستم اطلاعاتی باید بتواند اطلاعات (و نه داده) را به مدیران ارائه نماید .

فناوری

فناوری سازمان، تمام فرایندهایی را که یک سازمان برای تبدیل ستاده­ها به داده­ها به کار می­گیرد شامل می­شود . فناوری اصطلاحی است، قراردادی که دارای مضامین زیادی است و نویسندگان مختلف هر یک، این واژه را به گونه­ای تعریف کرده و به آن از زاویه به خصوصی نگاه کرده­اند. بعضی از آنها در تعاریف خود از فناوری، بر ماشین­آلات مورد استفاده تاکید کرده­اند و برخی تاکیدشان پردازش مورد استفاده بوده است. گروهی به تعامل انسان و ماشین توجه کرده و گروهی دیگری توجه خود را به مواد به عنوان بخشی از فناوری معطوف داشته­اند. از دیدگاه دیگر، مفهوم فناوری به مراتب از مفاهیم ماشینی و صنعتی شدن گسترده­تر و پر مضمون­تر در نظر گرفته شده و به عنوان کاربرد سیستماتیک دانش علمی یا دانش منظم دیگر، برای امور علمی به وسیله سیستم­های منظمی که شامل مردم، سازمانها، اشیا زنده و ماشین­ها، تعریف می­شود .

اطلاعات

اطلاعات عبارت است از، جریان­هایی که مجموعه دانایی­ها را تغییر می­دهد، این تغییر زمانی اتفاق می­افتد، که یا مطلبی به مجموعه دانایی­ها افزوده شود و یا تجدید ساختاری در آن به وجود آید .

فناوری اطلاعات

گروهی اعتقاد دارند که واژه فناوری اطلاعات اولین بار از سوی لویتو وایزلر در سال 1985 به منظور بیان نقش رایانه در پشتیبانی از تصمیم گیری­ها و پردازش اطلاعات در سازمان به کار گرفته شده است.گروهی دیگر بیان می­دارند، که واژه فناوری اطلاعات احتمالا در اواخر دهه1970 میلادی برای اشاره به استفاده از فناوری کامپیوتر برای کار با اطلاعات ابداع شد.

در واقع اطلاعات، رایانه­ها را به عنوان زیر ساخت اصلی تحول و تبدیل فناوری اطلاعات در نظر گرفته و رایانه­ها در طی این تبدیل نقش­محوری ایفا کردند. این نقش شامل سازگاری و ترغیب دیدگاه­های وسیع­تر اطلاعاتی و نحوه تبدیل و مخاطره آن در طول زمان و مکان می­شود. از دهه 1950 رایانه­ها روش­های سنتی حسابداری و نگهداری سوابق را از طریق صنعت نوپای پردازش داده جایگزین نمودند. به طور کلی اصطلاح فناوری اطلاعات برای توصیف فناوری­هایی به کار می­رود که ما را در ضبط، پردازش، بازیابی و انتقال اطلاعات از طریق فکس، میکروگراف­ها و سایر ابزارهای ارتباط از راه دور یاری داده، همچنین فناوری­های قدیمی­تر بایگانی اسناد، ماشین­های محاسباتی مکانیکی، چاپ و حکاکی را در بر می­گیرد. سایر محققان از جمله اسلیرز و همکارانش فناوری اطلاعات را به عنوان چتر معرفی کرده­اند، که اشکال زیادی از نرم­افزار ،سخت­افزار و خدمات به کار گرفته شده برای جمع آوری، ذخیره، بازیابی و انتقال اطلاعات را در بر­می­گیرد و پس از رشد و نمو اینگونه فناوری و به خاطر تاثیرات زیاد و قدرتمندی که بر همه جنبه­های کسب و کار داشته است. فناوری اطلاعات تنها زمانی می­­تواند به عنوان یک اهرم، سازمان را به اثربخشی که برایش پیش­بینی شده برساند و برای سازمان ارزش افزوده به همراه داشته باشد که سازمان پنج دارایی کلیدی نیروی کار، مالی، فیزیکی، مالکیت معنوی و روابط را داشته باشد.

فناوری اطلاعات شامل وسایل و ابزاری است، که برای تبادل اطلاعات در سازمان از آن استفاده می­شود. اما باید در نظر داشت که فناوری اطلاعات قبل از اینکه یک سیستم سخت­افزاری و مجموعه­ای از الگوها باشد، یک نظام فکری و فرهنگی است و می­توان آن را فرهنگ تولید اطلاعات نامید. بدون ایجاد فرهنگ اطلاعات، نظام فناوری نمی­تواند دوام داشته باشد. بنابراین آنچه در فناوری اطلاعات مهم است، تفکر اطلاعات­گر است. فناوری اطلاعات از اتصال و ترکیب مجموعه­ای از فکرهای مفید تولید شده شکل می­گیرد و تنها رایانه، ابر رایانه، سیم کابل و ابزارهایی از این قبیل نیست. در هر صورت سازمان بایستی روندهای محیطی را پیش بینی و کنترل نمایند و اطلاعات لازم را از وضعیت­های گوناگون جهت اتخاذ استراتژی لازم بدست آورند. اما اینکه سازمان­ها چگونه خود را با این تغییر و تحولات سازگار می­کنند مسئله­ای است که سیستم­های اطلاعاتی را مطرح می­کند.

ارتباط بین فناوری، فناوری اطلاعات و سیستم­های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر

زمانیکه ما واژه سیستم­های اطلاعاتی استفاده می­کنیم ،در مورد سیستم­های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر صحبت می­کنیم. سیستم­های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر نوعی از فناوری می­باشند. هر نوع ماشین یا وسیله الکترونیکی که به منظور جایگزینی انسان، فعالیت­های دستی یا سایر وسایل مورد استفاده قرار می­گیرد را فناوری می­گویند. فناوری اطلاعات اشاره به فناوری­های ماشینی دارد که برای پشتیبانی و کنترل اطلاعات مورد استفاده تعریف می­شود. سیستم­های اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر زیر مجموعه فناوری اطلاعات و فناوری اطلاعات هم زیر مجموعه فناوری می­باشد.

تفاوت بین سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات

اگر چه اغلب دو اصطلاح سیستم­های اطلاعات و فناوری اطلاعات را به جای یکدیگر به کار می­برند، اما در کل از هم متفاوت می­باشند. به خاطر داشته باشید که سیستم اطلاعات قبل از ظهور فناوری اطلاعات، در سازمان­ها وجوددارد، در حالیکه فناوری در هیچ بخشی از این سازمان­ها به چشم نمی­خورد. اما در این تحقیق تکیه ما بر سیستم­های اطلاعاتی متکی به فناوری اطلاعات می­باشد.

توجه فناوری اطلاعات معطوف به بکارگیری آن دسته ابزاری است، که قابلیت برنامه­ریزی داشته و بواسطه آن بتوان نسبت به تامین و ارائه اطلاعات به منظور استفاده کاربران مبادرت کرد. فناوری اطلاعات ما را قادر می­سازد، تا سیستم اطلاعاتی کارآمدی را بوجود آوریم. بدون کارکرد معقول فناوری اطلاعات، فعالیت­ها تقریبا بی­فایده و بی­حاصل خواهد بود. در واقع می­توان گفت فناوری اطلاعات بستر مناسب را برای بکارگیری سیستم اطلاعاتی فراهم می­­­­کند و سیستم­ فرایندی است، که از طریق فناوری اطلاعات اجرا می­شود.

مینگرز خاطر نشان می­کند، اگر چه فناوری اطلاعات، تعریف­کننده بلافصل سیستم­های اطلاعاتی هستند، اما در واقع سیستم­های اطلاعاتی بخشی از حوزه وسیع­تر زبان و ارتباطات انسانی است. یعنی سیستم­های اطلاعاتی در واکنش به ابتکارات فناوری و روابط متقابل آن با جامعه انسانی به صورت کامل و بی­وقفه پیشرفت کرده و یا تغییر خواهد کرد.

چک لند و هال ول متذکر شده­اند، که بسیاری از افراد، هنگام تمیز دادن بین فناوری اطلاعات و سیستم­های اطلاعاتی دچار مشکل می­شوند. زیرا به نظر می­رسد که فناوری بر طرز فکر کردن آنها در مورد سیستم اطلاعات اصلی که فناوری از آن پشتیبانی کرده است، تاثیر می­گذارد. چک لند همچنین یادآور می­شود که وجود سیستم­های اطلاعات برای خدمات­رسانی، کمک و پشتیبانی از افرادی است، که در جهان واقعی اقدام کرده­اند. وی تاکید می­کند که برای ایجاد سیستمی که کاربران پشتیبانی موثری داشته باشد، اولا لازم است که بفهمیم که چه چیزی باید پشتیبانی شود، زیرا طریقه توصیف آن تعیین می­کند که برای خدمات پشتیبانی از آن چه چیزی ضروری است این امر سرنخی را به دست ما می­دهد تا بفهمیم چرا سازمان­ها در تشخیص منافع حاصله از سرمایه­گذاری خود در فناوری اطلاعات دچار مشکل می­شوند (سرمایه­گذاری اغلب در فناری صورت می­پذیرد، بدون اینکه ماهیت فعالیت­هایی را که فناوری از آنها پشتیبانی می­کند را بفهمیم یا تحلیل کنیم) خواه به صورت استراتژیکی یا به صورت عملیاتی باشد.

اطلاعات بین افراد و گروهها در یک محیط اجتماعی در حال تبادل و گردش می­باشد. در واقع همان گونه که در شکل پایین نشان داده شده است، در سازمان­ها اطلاعات ممکن است به عنوان منابع مهم تلقی شوند، که بوسیله فناوری اطلاعات و سیستم اطلاعاتی پشتیبانی شوند و سیستم اطلاعاتی به عنوان عاملی است که باعث تسهیل و رد و بدل شدن (انتقال) اطلاعات بین محیط  سازمانی شود.

کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان

فناوری اطلاعات در سازمان کاربردهای متنوعی دارند. امروزه بسیاری از فعالیت­های سازمانی با استفاده از فناوری­های اطلاعاتی صورت می­گیرد. این امر موجب افزایش سرعت انجام فعالیت­ها و بالا رفتن دقت و سطح اطمینان آنهاست . گسترش بکارگیری فناوری اطلاعات در انجام امور به حدی است، که در صورت عدم وجود فناوری­های اطلاعات انجام بسیاری از انها، اگر غیر ممکن نباشد با دشواری رو به رو بوده و سطح کارایی به طور بارزی کاهش می­یابد. کاربردهای فناوری اطلاعات به نظر اکثر صاحبنظران به سه گونه کاربرد عملیاتی، کاربرد اطلاعاتی و کاربرد استراتژیک تقسیم می­شوند، این سه کاربرد در دل هم هستند که هر سازمانی با توجه به نوع فعالیت خود، ترکیبی از آنها را به کار می­گیرد.

کاربردهای عملیاتی

استفاده از فناوری اطلاعات، در یک وظیفه تخصصی را کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات می­گویند. تهیه لیست حقوق کارکنان، تهیه فاکتورهای فروش، پیش بینی موجودی، برنامه­ریزی تولید، توزیع و تخصیص نیروی کار، هزینه­یابی صنعتی، نگهداری و تعمیر عملیات و سایر وظایف تخصصی از جمله زمینه­های کاربرد عملیاتی فناوری اطلاعات هستند. در سطح کاربرد عملیاتی،  فناوری اطلاعات موجب گسترش اتوماسیون امور می­گردد و در نتیجه به انجام امر پیچیده  به طرز سریع و اقتصادی کمک می­کند. در عین حال کاربرد عملیاتی به یافتن راه­های ساده­سازی و عملیات می­انجامد، به طوری که سیستم سازمان کاراتر می­گردد و از منابع انسانی و ماشین استفاده بهتری به عمل آید.در کل، کاربردهای عملیاتی چهار نتیجه را به دنبال دارد:

• افزایش بهره­وری
• افزایش نسبت اثربخشی به هزینه از طریق کاهش هزینه­های عملیاتی
• ارائه روش­های کنترل فعالیت­های منابع انسانی
• افزایش قدرت رقابت سازمان در اثر پیشرفت­های حاصله در کنترل کیفی و نوآوری­ها.

بکارگیری فناوری اطلاعات در سطوح عملیاتی موجب افزایش بهره­وری می­گردد. مدیران اساسا با این انگیزه به سرمایه­گذاری در فناوری اطلاعات می­پردازند، که امکان افزایش تولید را در مقدار ثابت داده­ها میسر می­کند. در یک محیط تولیدی استفاده از وسایل و تجهیزات رایانه­ای، سطح ضایعات را به حداقل رسانده و سطح تولید را بالا می­برد. همچنین کاهش ساعات کار ماشین و نیروی انسانی که در اثر بکارگیری تجهیزات رایانه­ای حاصل می­شود. هزینه را کاهش داده و نسبت اثربخشی به هزینه را افزایش می­دهد.

جدول :کاربردهای فناوری اطلاعات در سازمان

کاربردهای اطلاعاتی

زمینه دیگر فناوری اطلاعات، کاربرد اطلاعاتی است. فناوری اطلاعات در ایفای نقش اطلاعاتی، جمع­آوری، ذخیره و انتظارات اطلاعات را تسهیل می­نماید. به عبارت دیگر، اگر رایانه و سایر فناوری­های اطلاعاتی در نقش کاربرد عملیاتی به عنوان یک وسیله و ابزار میکانیکی تبدیل داده به ستاده عمل می­کنند، در نقش اطلاعاتی به عنوان یک عنصر هسته­ای در جمع آوری، انتقال و انتشار عناصر و عوامل اطلاعاتی به شمار می­روند. نقش اطلاعاتی به کنترل و انتشار اطلاعات براساس اهداف، مقررات و استانداردهای سازمان کمک می­نماید. مهمترین این کاربردها عبارتند از :

• فناوری اطلاعات به انتشار سریع اطلاعات رسمی در درون سازمان بین واحدهای اصلی و فرعی و همچنین بین سازمان­ها کمک می کند.
• فناوری اطلاعات به هماهنگی بیشتر بین واحدهای اصلی و فرعی سازمان می­انجامد.
• بکارگیری فناوری اطلاعات موجب دستیابی به سیستم اطلاعات مدیریت استاندارد می­گردد.
• فناوری اطلاعات به تامین اطلاعات لازم برای تصمیم­گیری سرعت و دقت می­بخشد.

اطلاعات مورد نیاز سازمان شامل مقررات، روش­ها و خط­مشی­های سازمانی و سایر موارد می­باشد و در اغلب سازمان­ها بویژه سازمان­هایی که تمایل به اجرای دقیق مقررات و روش­ها دارند، آگاهی گسترده و دسترسی سریعتر به چنین اطلاعاتی دارای اهمیت حیاتی است و فناوری اطلاعات در این رابطه نقش حیاتی ایفا می­کند. نمونه­ای از این سازمان­ها، سازمان­های بروکراتیک می­باشد، که مایل به اداره متمرکز سازمان از طریق مقررات و روش­های می­باشد.

از این دیدگاه، فناوری مزبور وظیفه ایجاد هماهنگی در سازمان را انجام می­دهد و هماهنگی بین واحدهای اصلی و فرعی را در جهت نیل به اهداف سازمانی افزایش می­دهد. رسیدن به این هماهنگی از طریق دسترسی سریع و آسان به اطلاعات موجود در سطح بالاتر سازمان میسر می­گردد. شبکه­های گسترده رایانه­ای حتی در بعضی موارد هماهنگی بین سازمان متعدد و یا شعبات یک سازمان بزرگ (مانند شرکت­های چند ملیتی)را به خوبی ایجاد می­نماید.

فرآیند تصمیم­گیری در سازمان وابسته به در دسترس بودن اطلاعات مربوط و بهنگام می­باشد. استفاده از فناوری اطلاعات تصمیم­گیری را از طریق فراهم کردن اطلاعات مزبور آسان­تر می­سازد. این اطلاعات از مشکل مورد نظر شناخت بیشتری به دست داده و امکان تحلیل سیستماتیک و امکان انتخاب گزینه­های بهتر را می­دهد.

کاربردهای استراتژیک

بهبود کیفیت کسب و کار : فناوری اطلاعات می­تواند به طور استراتژیک، برای بهبود کیفیت عملکرد کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد. در نگرش مدیریت کیفیت جامع، فناوری اطلاعات می­تواند، از برنامه­های بهبود مستمر در برآوردن نیازمندی­ها و انتظارات مشتریان از لحاظ کیفیت، خدمات بعد از فروش، هزینه و… حمایت کند.

بهبود کارایی و هزینه : بهبود کارایی و پایین آوردن هزینه­ها از طریق کاربرد اینترنت به عنوان راهی سریع و کم هزینه برای ارتباط با مشتریان و عرضه کنندگان و شرکای تجاری خواهد بود.

بهبود عملکرد و اثربخشی تجاری: استفاده وسیع از فناوری­های مبتنی بر اینترنت در درون شرکت مثل اینترنت، می­­تواند همکاری در تجارت را بهبود ببخشد.

منبع

چراغی، نازنین (1393)، بررسی اثر مدیریت استعداد بر جانشین پروری نیروی انسانی مستعد، پایان نامه کارشناسی ارشد ، مدیریت دولتی ،دانشگاه طباطبایی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید