مفاهیم برنامه ریزی

تعریف ومفهوم برنامه ریزی

برنامه ریزی عبارت است از فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات . برنامه ریزی راجع به آینده یا کنترل آن نیست بلکه فرایندی است که می تواند در انجام امور مورد استفاده قرار گیرد . برنامه ریزی ، تصمیم گیری در شکل معمول آن نیست بلکه از طریق فرایند برنامه ریزی ، مجموعه ای از تصمیمات هماهنگ اتخاذ می شود . برنامه ریزی می تواند برای زمان حال یا آینده انجام شود . برنامه ریزی عبارت است از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن.

برنامه بیانی روشن ، مستند ومشروح از مقاصد و تصمیمات است .برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه می یابد . برنامه ها تهیه شده و اجرا می گردند. برنامه ریزی عبارت است از تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راه ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی

همانگونه که عنوان شد در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسی ترین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد . به عبارت دیگر برنامه ریزی میان جایی که هستیم با جایی که می خواهیم به آن برویم پلی می سازد و موجب می شود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی گیرد پدید آید . از آنجاییکه همه سازمان ها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیاز های متنوع و روبه افزایش خود صرف کنند پویایی محیط و وجود تلاطم در آن و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکارپذیر برنامه ریزی می افزاید .پیتر دراکر معتقد است که میان اثربخشی ( تحقق اهداف و انجام کارهای درست ) و کارایی ( درست انجام دادن کارها ) تفاوت وجود دارد و این دو در مراحل هدفگذاری و آنگاه در تحقق اهداف توأم می باشد .

ویژگی های برنامه ریزی

برنامه ریزی یک فرایند ذهنی آگاهانه با خصوصیات زیر است :

تشخیص یک نیاز یا انعکاس یک انگیزه
جمع آوری اطلاعات
مرتبط ساختن اطلاعات و عقاید
تعریف اهداف
تأمین اهداف
پیش بینی شرایط آینده
ساخت زنجیر های متفاوتی از اقدامات مبتنی بر تصمیمات متوالی
رتبه بندی و انتخاب گزینه ها
تعریف سیاست ها
تعریف معیار های ابزار ارزیابی برنامه

انواع برنامه ریزی

برنامه ریزی از جنبه ماهیت به برنامه ریزی فیزیکی ، برنامه ریزی سازمانی،برنامه ریزی فرایند ، برنامه ریزی مالی ، برنامه ریزی وظیفه ای و برنامه ریزی عمومی دسته بندی می شوند که در اینجا منظور از برنامه ریزی ، برنامه ریزی از نوع عمومی است. برنامه ریزی عمومی معمولاً تمام دیگر انواع برنامه ریزی را در خود دارد . برنامه ریزی را از جنبه افق زمانی می توان در قالب برنامه ریزی کوتاه مدت ( برنامه ریزی عملیاتی و تاکتیکی ) ، برنامه ریزی میان مدت و برنامه ریزی بلند مدت دسته بندی نمود.برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه‌ای متناسب با آن شکل می‌گیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان می‌نماییم :

برنامه‌ریزی تخصصی

گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامه‌ریزی می‌شود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی می‌نامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان می‌گردد.

برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی نشده جامعه.

برنامه ریزی نیروی انسانی : در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب ، آموزش ، ترفیع ، بازنشستگی و …) تخمین زده می‌شود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز می‌شود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر می‌گیرد.

برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه : عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می باشد.

برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)

برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح می‌شوند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می‌گردند.

مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :

تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.

برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)

برنامه ریزی راهبردی در بر دارنده تصمیم گیری‌هایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند.دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدف‌های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری می‌نامند ، تجزیه می گردد. همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرح‌ریزی می گردد.
برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیش‌گویی نمی‌کند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد: