اصول عمومي مديريت زمان

مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمك ميکند. رهنمودهاي عمومي وجود دارند که مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در اين بخش، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم. ابتدا دلايل استفاده نكردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت زمان را مورد بررسي قرار مي دهيم.

احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است که مردم نمي دانند مديريت زمان چيست. دليل دوم سستي و تنبلي است؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند. گروه سومي که از مديريت زمان استفاده نمي آنند آنهايي هستند آه دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت (دقيقه نود) و شرايط بحران کار کنند. ممكن است در شرايطي استفاده نكردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هر گونه دليل يا توجيه را رد مي آند. مديريت زمان کمك مي کند که تعيين کنيد کدام يك از کارهايي که انجام مي دهيد مهمترين هستند. اين عمل به شما اين امكان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف کنيد. هم چنين مديريت زمان به شما کمك مي کند. که از طريق حذف مزاحمتها و فعاليت هاي غيرضروري، مدت زماني که واقعاً کار مي کنيد را افزايش دهيد. يكي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان کاهش استرس در زندگي است، کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود. در زیر به اصول عمومی مدیریت زمان اشاره می شود.

چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟

وقتي تصميم گرفتيد كه از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده كنيد، از همان زمان بايد شروع كنيد. اولين قدم تحليل و بررسي روشي است كه در حال حاضر از وقت خود استفاده مي كنيد. اين كار نبايد از طريق حافظه انجام شود. ممكن است شما اكثريت زمانهاي بيكاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را كه صرف مكالمات طولاني مي كنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يك دفتر يادداشت ، دفتر گزارش فعاليت يا يك دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفكيك شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده كنيد. نه تنها آنچه كه در طول روز انجام مي دهيد  بلكه احساس خود (خسته، پرانرژي، عصباني، بي حال و…) را ثبت كنيد. هر وقت كه فعاليت خود را تغيير مي دهد، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت كنيد.پس از ثبت  فعاليت ها براي چندين روز، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند. خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا كه وقت زيادي صرف آنها شده است. ديگر حوزه مهم در يادداشت ها ،‌فعاليت هاي غير ضروري است كه در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند،‌زمان كل آنها ممكن است قابل ملاحظه باشد. تحليل فعاليتهايتان كه در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي،‌يعني اولويت بندي فعاليتها، ‌به شما كمك خواهد كرد.

اولويت بندي فعاليت ها

الويت بندي يكي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است. اين عمل كمك مي كند كه موارد زمان بر كه نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه كمك مي كنند كه به اهداف خود دست يابيد را حذف كنيد. اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را بدنبال دارد. با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد و فعاليتهايي را كه بايد حذف كنيد اولويت بندي را آغاز كنيد. براي تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي كه بايد انجام دهيد، فعاليت هايي را تعيين كنيد كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد. خيلي مهم است كه هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از كاري كه انجام مي دهيد لذت ببريد . در گزارش خود كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و كارهايي كه براي شما خوشايند نيستند را مشخص كنيد. اكثريت روز شما بايد صرف كارهايي شود كه از انجام آنها لذت مي بريد. در حالي كه مهم است از انجام يك كار لذت ببريد، نيز مهم است كه آن را خوب انجام دهيد . در تعيين اينكه چه كارهايي را انجام دهيد و چه كارهايي را تفويض كنيد، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است. تلاش نكنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد. بعد از تعيين كارهايي كه از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد، شما آماده هستيد كه فعاليت هاي غير ضروري زندگي خود را دور بريزيد. تمام منابع موجود خود را پيدا كنيد و فعاليت هايي را كه بيش از توان  خود مي دانيد تفويض كنيد. بعد از اينكه فهرست كارهاي روزانه را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها كاهش داديد، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد.

برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند. در برنامه ريزي شخصي، برنامه ريزي ازطريق هدفگذاري و ترسيم مسير دست يابي به اهداف انجام مي شود. دربرنامه ريزي حرفه اي ،‌برنامه ريزي پروژه محور است. برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود. روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب كنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ريزي رسمي يا غيره يا غير رسمي كه استفاده كنيد چند نكته مهم را بايد به خاطر بسپاريد. ابتدا انتظارات خود را برآورد كنيد. به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يك روز وجود دارد. سعي نكنيد به نتايجي ماورا قابليت هاي خود دست يابيد.  دوم ، مدت زماني را صرف خود كنيد. براي اينكه به حداكثر دست يابيد به زمان خواب و استراحت كافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد كه به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. كار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملكرد را كاهش مي دهد.

منبع

رزاقی، صابر(1392)، مقایسه میزان آشنایی دانشجویان مدیریت و غیر مدیریت دانشگاه ارومیه با مدیریت زمان، پایان نامه کارشناسی مدیریت آموزشی، دانشگاه ارومیه.

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید