ارزیابی عملکرد چیست؟

بقا و دوام سازمان‌ها و همچنين توسعه آن‌ها نيازمند درك به هنگام فرصت‌‌هاي محيطي و تغییرات در بازار است. سازمان‌هايي كه توان درك قواعد بازار را دارند، شانس بيشتري براي بهره‌مندی از فرصت‌ها مي‌يابند. تكنولوژي‌هاي جديد نگرش‌هاي نو و روش‌هاي نوين همه مي‌توانند قواعد موجود را دگرگون سازند و شرايطی كاملاً نوين بيا‌فرينند .امروزه مسائل ناشی از افزایش رقابت و پیچیدگی محیط، سازمان‌ها را به فکر استفاده از روش‌های کاراتر و موثرتری در اداره امورشان انداخته است به بیان دیگر با گسترده‌تر شدن سازمان‌ها و افزایش دامنه نظارتی مدیران، ارزیابی و کنترل واحدهای سازمانی به ضرورتی برای مدیران تبدیل می‌شود. یکی از وظایف مدیران نظارت بر عملکرد سازمان‌هاست.

تاریخچه ارزیابی عملکرد

از دیرباز تا‌ کنون، ارزیابی  عملکرد از جمله بهترین راه‌هاي به دست آوردن اطلاعات براي تصمیم‌گیري در سازمان‌ها به شمار رفته است و قدمت شکل‌گیری نظام ارزيابي عملكرد به صورت رسمي  را می‌توان به سه قرن پيش بازگرداند که در طول زمان با توجه به نيازهاي سازمان كامل‌تر گشته است. اما استفاده از نظام‌های ارزیابی به طور رسمی به قرن نوزدهم بر می‌گردد. در این دوره از ابزارهای بسیار ابتدایی برای ارزیابی سطح کیفی ستانده سازمان استفاده می‌شد. بین سال‌هاي 1975 تا 1980 سازمان‌ها می‌توانستند تنها با تصمیم‌گیری بر اساس معیارهای مالی به موفقیت خود اطمینان داشته باشند، ولیکن با افزایش رقابت در بازارها، مدیران علاوه بر اندازه‌هاي مالی نیازمند آگاهی از سایر جنبه‌های عملکرد سازمان نیز می‌باشند.

در دیدگاه سنتی، مهم‌ترین هدف ارزیابی، قضاوت و ارزیابی عملکرد می‌باشد، ولی در دیدگاه نوین، فلسفه ارزیابی بر رشد و توسعه و بهبود ظرفیت ارزیابی شونده متمرکز شده است. مدیریت بر ارزیابی دستگاه‌ها براساس نگرش نوین در مقایسه با نگرش سنتی از تفاوت‌های اساسی در ابعاد مختلف برخوردار است. پیامد وجود نظام ارزیابی مبتنی بر دیدگاه نوین، بهبود رضایت، ارتقا سطح کارکرد و در نهایت اثربخشی فعالیت‌های سازمان خواهد بود. در صورتی که اهداف اساسی مرتبط با انجام ارزیابی در راستای رشد و توسعه بهبود عملکرد و فعالیت‌های سازمان و افراد بوده و پدیده قضاوت و مچ گیری در آن جایگاهی نداشته باشد، سازمان‌ها خود به استقرار نظام ارزیابی می روند و به طور مستمر برای بهبود مکانیزم های آن تلاش می‌نمایند. برآیند این تلاش‌ها، ایجاد خود ارزیابی در سازمان‌هاست که پیامد نگرشی رشد و توسعه عملکرد و در نهایت تحقق سریع‌تر و بهتر اهداف سازمانی می‌باشد.

در دوره حاضر  ارزیابی عملکرد در مقایسه با گذشته به مراتب تکامل‌یافته‌تر بوده و همسو با الگوی تحول اندیشه‌های مدیریت، ماهیت  و کارکردهای آن توسعه‌یافته است. در سال‌های اخیر عواملی چون رقابت شدید، جهانی شدن و انفجار تکنولوژی، یادگیری سازمانی، قابلیت‌های خلق دانش و نوآوری عوامل غالب در ایجاد مزیت رقابتی هستند، به تبع آن، سازمان‌ها مجبورند در جستجوی معیارهایی فراتر از سنجه‌های مالی سنتی باشند.

جدول: تمایز دیدگاه‌های سنتی و نوین در ارزیابی

تعریف ارزیابی عملکرد

ارزیابی عملکرد فرایندی است که همه سازمان‌ها باید آن را انجام دهند آن‌ها ممکن است این کار را به صورت کاملاً سیستماتیک و یا خیلی سریع و خاص انجام دهند ولی به هر حال برای بهبود عملکرد باید به آن توجه کنند. این ارزیابی به واقع نوعی مصون‌سازی سازمان در برابر آفات پیش‌روست.

بدین ترتیب ارزیابی عملکرد به مجموعه اقدامات و اطلاعاتی اطلاق می‌گردد که به منظور افزایش سطح بهینه از امکانات و منابع در جهت دستیابی به اهداف به شیوه‌ای اقتصادی توأم با کارایی و اثربخشی صورت می‌گیرد، به طوری که ارزیابی عملکرد در بعد «نحوه استفاده از منابع» اساساً در قالب شاخص‌های کارایی بیان می‌شود. اگر در ساده‌ترین تعریف، نسبت داده به ستاده را کارایی بدانیم، نظام ارزیابی در واقع میزان کارایی تصمیمات مدیریت در خصوص استفاده از منابع و امکانات را مورد سنجش قرار می‌دهد، که عمده‌ترین شاخص آن صرفه ‌اقتصادی یا بهینه بودن فعالیت‌هاست. از سوی دیگر ارزیابی عملکرد در بعد «سازمانی» معمولاً معرف اثربخشی فعالیت‌هاست، منظور از اثربخشی، میزان دستیابی به اهداف و برنامه‌ها با ویژگی کارا بودن فعالیت‌ها و عملیات می‌باشد.

در تعریفی جامع، فرايند سنجش جامع عملكرد، در قالب عباراتي نظير: كارايي، اثربخشي، توانمندسازي، قابليت پاسخگويي در چارچوب اصول و مفاهيم براي تحقق اهداف و وظايف سازماني، ساختاري، برنامه‌ای و توسعه بلندمدت سازمان ارزيابي عملكرد سازمان اطلاق می‌شود و یا به عبارت ديگر منظور ارزيابي عملكرد اين است كه مدير كليه امكانات مصرف‌شده اعم از مادی و معنوي را با بازدهي كار بر اساس معيارهاي مورد قبول مقايسه كند تا روشن شود كه به اهداف كمي و كيفي مورد انتظار نائل آمده است یا خیر.

اهمیت و ضرورت ارزیابی عملکرد

رقابت فزاینده برای منابع کمیاب و تقاضای پاسخگویی از جانب سیاست‌گذاران و برنامه‌ریزان، موسسه‌ها و مراکز پژوهشی را تحت فشار قرارداده تا ارتباط و کیفیت نتیجه‌ها ونیز بهبود و سازگاری پژوهش‌ها را در اولویت قرار دهند. در نتیجه ارزیابی و بهبود عملکرد واحدهای پژوهشی در بسیاری از کشورها در حال توسعه در اولویت قرار دارد. ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد، موجب هوشمندی سیستم وبر انگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می‌شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است. ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد بازخورد لازم را در موارد زیر ارائه می‌کند:

• با پیگیری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین‌شده مشخص می‌شود که آیا سیاست‌های تدوین‌شده به صورت موفقیت‌آمیزی به اجرا در آمده‌اند.
• با اندازه‌گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و همچنین اندازه‌گیری رضایت کارکنان و مشتریان، مشخص می‌شود آیا سیاست‌ها به طور صحیح تدوین‌شده‌اند.
• کسب اطلاعات از وضعیت موجود سازمان و اینکه در چه مرحله از دستیابی به اهداف است.
• شناسایی موارد بهبود عملکرد یا نقاطی که نیازمند بهبود هستند یا باید برای تأمین نیازهای فعلی یا آتی ساختار سازمان تنظیم شوند.

فرآیند ارزیابی عملکرد

فرایند ارزیابی عملکرد فرایندی است که به سازمان این فرصت را می‌دهد که مشکلات را شناسایی کند تا عمل صحیح را قبل از اینکه مشکلات بزرگ شود انجام دهد.هر فرایندی شامل مجموعه‌ای از اقدامات با ترتیب و توالی خاص منطقی و هدفمند می‌باشد. ارزیابی عملکرد مستلزم پیمودن گام‌های متعدد است. گام‌های مورد نظر در ارزیابی عملکرد به شرح زیر می‌باشد:

• قدم اول: تعریف فرآیند

در شناسایی فرآیند، شناسایی این که چه چیزی را می‌خواهیم اندازه‌گیری کنیم، مدنظر است. معمولاً فرآیندها و عملیات بسیار زیادند اگر عملیات ما چندگانه باشند، به لحاظ اقتصادی، فرایندی را بایستی انتخاب نمود که از نظر مشتری (داخلی و خارجی) مهم تر هستند.

• قدم دوم: تشخیص فعالیت‌های بحرانی جهت ارزیابی

بسیار مهم است که تنها فعالیت‌های بحرانی را برای اندازه‌گیری انتخاب کنیم این فعالیت‌ها را اندازه‌گیری می‌کنیم تا بتوانیم آن‌ها را کنترل کنیم. در هنگام انتخاب بایستی روی فضاها و فرایندهای کلیدی تمرکز کرد نه بر روی انسان‌ها.

• قدم سوم: شناسایی اهداف و استانداردهای عملکرد
• قدم چهارم: اعمال شاخص‌های عملکردی
• قدم پنجم: شناسایی گروه‌های مسئول
• قدم ششم :جمع‌آوری داده‌ها
• قدم هفتم : تحلیل گزارش عملکرد واقعی
• قدم هشتم: مقایسه عملکرد واقعی باهدف
• قدم نهم: اقدام به منظور به‌کارگیری عملیات اصلاحی برای بهبود مستمر عملکرد از طریق مکانیسم بازخورد، وجود حلقه بازخورد در واقع اثربخش شدن نظام ارزیابی را تضمین می‌کند.

انواع مدل‌های ارزیابی عملکرد

روش‌هاي متفاوتي براي سنجش و ارزيابي عملكرد طراحي شده است كه مديران سازمان‌ها با توجه به هدف از ارزيابي و نوع سازمان از روش يا مدل خاصي بهره مي‌گيرند و يا با تركيب و تلفيق چند مدل، مدل مورد نياز خود را طراحي مي‌کنند، لذا شناخت الگوهاي مختلف ارزیابی عملكرد و تشخيص و به‌کارگیری صحيح و به جاي اين الگوها در سازمان، از جمله مسايل بسيار مهم در اين مقوله است. در ادامه به برخی از مهم‌ترین آن‌ها اشاره شده است:

• مدل اسكور

انجمن زنجيره تأمین ایالات‌متحده، مدلي با نام اسکور( مدل مرجع عملياتي زنجيره تأمین) را به عنوان نوعي استاندارد صنعتي در زمينه مديريت زنجيره تأمین ارائه داد كه آخرين نسخه آن در سال 2008عرضه شده است. اين مدل، مفاهيم متداول و معمول فرايند‌هاي تجاري، مهندسي مجدد، بازاريابي و سنجش فرايندها را در چارچوب متقاطع عملياتي تركيب مي‌كند. اين مدل، با ارائه تعريف و تشريح استاندارد از فرايندهاي مديريتي و روابط آن‌ها و ملاك‌هاي سنجش كارايي استاندارد، بستر استانداردسازي و بهبود مستمر را براي هر نوع زنجيره تأمین فراهم مي‌سازد. مزيت اصلي ارزيابي عملكرد توسط اين مدل نسبت به مدل‌هاي پيشين، فرایند گرا بودن ديدگاه آن است.

• مدل تعالي عملكرد سازماني اروپا

 مدل بنياد اروپايي كيفيت، چارچوبي براي ارزيابي و بهبود سازمان بوده و داراي مزيت‌هاي پايداري است كه يك سازمان سرآمد بايد به آن‌ها دست يابد. در حقیقت این مدل ابزاري اجرايي است به منظور کمک به سازمان‌ها براي اطمينان از تحقق استقرار سيستم مديريتي مناسب به وسيله سنجش ميزان قرار گرفتن در مسير برتري پايدار و همچنین به آن‌ها كمك مي‌كند تا فاصله‌ها را شناسايي و سپس راه‌حل‌ها را با انگيزه بيشتر تعيين كنند. چارچوب این مدل بر پايه نه حوزه ايجاد شده است. پنج حوزه از آن‌ها، گروه توانمند‌سازها را تشكيل مي‌دهند که عبارت‌اند از : رهبری، كاركنان، سیاست‌ها و استراتژی‌ها، منابع و‌ ذی‌نفعان و فرآیندها و بیان‌کننده نوع فعاليت‌هاي سازمان و چگونگي انجام آن‌ها هستند و چهار حوزه باقيمانده گروه نتايج را تشكيل مي‌دهند که عبارت‌اند از: نتایج حاصل از افراد، نتایج حاصل از مشتریان، نتایج حاصل از جامعه و نتایج كلیدی عملكرد و خواسته‌هايي را مشخص می‌کنند كه سازمان بايد با اجراي توانمندسازها به آن‌ها دست يابد.

• مدل کارت امتیازی متوازن

یکی از مشهورترین و شناخته‌شده‌ترین مدل‌های سیستم ارزیابی عملکرد مدل «کارت امتیازدهی‌متوازن» است که توسط «کاپلن و نورتن» در سال 1992 ایجاد و سپس گسترش و بهبود یافته است. این مدل پیشنهاد می‌کند که به منظور ارزیابی عملکرد هر سازمانی بایستی از یک سری شاخص‌های متوازن استفاده کرد تا از این طریق مدیران عالی بتوانند یک نگاه کلی از چهار جنبه مهم سازمانی داشته باشند. این جنبه‌های مختلف، پاسخگویی به چهار سؤال اساسی زیر را امکان‌پذیر می‌سازد.

1. نگاه‌ها به سهامداران چگونه است؟ (جنبه مالی)
2. در چه زمینه‌هایی بایستی خوب عمل کنیم؟ (جنبه داخلی کسب‌وکار)
3. نگاه مشتریان به ما چگونه است؟ (جنبه مشتریان)
4. چگونه می‌توانیم به بهبود و خلق ارزش ادامه دهیم؟ (جنبه یادگیری و نوآوری)

• مدل ارزیابی عملکرد360 درجه

شیوه ارزیابی  360 درجه که عمدتاً در مجموعه‌های صنعتی کاربرد داشته و با بهره‌گیری از یک متدولوژی خاص به روش ارزیابی عملکرد کارکنان در حوزه‌های مختلف در قالب ارزیابی رئیس از مرئوس، مرئوس از رئیس، همکاران هم طراز از یکدیگر و غیره می‌پردازد، از جمله شیوه‌های متداول خصوصاً در واحدهای صنعتی بوده است که به واسطه طراحی برخی چک‌لیست‌های خاص مدیریتی که توسط طراحان و مشاورین، در پردازش این شیوه‌نامه بدان می‌پردازند با در نظر گرفتن آثار و نتایج جمع‌آوری شده از سوی ارزیابان در پایان دوره ارزیابی، سازمان را با یک دامنه محدود از نتایج ارزیابی بدون در نظر گرفتن روایی و اعتبار آن  به جهت دریافت آرا و نظرات کارکنان در رابطه با یکدیگر مواجه می‌نماید .

• مدل برتری سازمانی

مدل برتری سازمانی، مدلی برای ارزیابی است که در کشورهای اروپایی پایه‌گذاری شد و اصول و مفاهیم اصلی آن با اصول و مفاهیم مدیریت کیفیت جامع مشترکات زیادی دارد. این مدل، چارچوبی غیر تجویزی است که وجود راه‌های زیادی را برای دسترسی به برتری پایدار تأیید می‌کند. در حمایت از این رویکرد غیر تجویزی یک دسته مفاهیم اصلی وجود دارد، اما این به معنای جامعیت آن‌ها نیست و همراه با توسعه و بهبود یک سازمان برتر، تغییر خواهند کرد .

با توجه به هزينه بالاي ايجاد سیستم‌های اطلاعات در سازمان‌های خدماتي و صنعتي، تصمیم‌گیرندگان، مجريان و پژوهشگران همواره تمايل داشته‌اند موفقيت اين سرمایه‌گذاری‌ها را ارزيابي و به نحوی بسنجند. مجريان خواسته‌اند ارزش سرمایه‌گذاری در تکنولوژي اطلاعات را تعيين نمايند و يا مشکلات را تشخيص داده، مبادرت به اقدامات اصلاحي نمايند. همچنين محققان تمايل داشته‌اند صحت نظریه‌های خود را در مورد سيستم اطلاعات آزمون نمايند .

• مدل تحلیل پوششی داده‌ها

تحلیل پوششی داده‌ها، مفهومی از محاسبه ارزیابی سطوح کارایی را در داخل یک گروه از سازمان نشان می‌دهد که کارایی هر واحد در مقایسه با گروهی محاسبه می‌شود که دارای بیش‌ترین عملکرد هستند. این تکنیک، روشی بر مبنای برنامه‌ریزی ریاضی بوده و امکان محاسبه کارایی تکنیکی را برای واحدهای تصمیم‌گیرنده با چند ورودی و چند خروجی، بدون نیاز به اختصاص وزن به ورودی‌ها و خروجی‌ها و همسنگ کردن آن‌ها فراهم می‌کند.از آنجا که در این پژوهش از مدل تحلیل پوششی داده‌ها بهره گرفته شده است در بخش سوم از این فصل به طور کامل به شرح و بسط آن پرداخته شده است.

 ویژگی‌های یک مدل مناسب برای ارزیابی

اصولاً سیستم‌های ارزیابی با توجه به شرایط و مقتضیات سازمان طراحی می‌شوند. البته این مطالب به این معنا نیست که هر سازمانی باید یک الگو برای خود طراحی کند بلکه منظور این است که هر سازمانی باید الگوی موجود را با شرایط سازمانی وفق دهد، چرا که شاید هزینه طراحی و ایجاد یک الگو آن‌قدر زیاد باشد که از نظر اقتصادی به صرفه نباشد و چه بسا الگوهای کاملی وجود دارد که قبلاً این مسیر را طی کرده‌اند و قابلیت‌های زیادی برای استفاده در سازمان مورد نظر دارند ولی در هر صورت هر سیستم ارزیابی عملکرد باید از یک سری الزامات خاصی برخوردار باشد.

پارکر معتقد است مواردی مثل عملی بودن، قابل‌فهم بودن برای عموم، بهبود دادن خود ارزیابی به صورت مستمر، بیشتر بودن مزایا از هزینه‌ها و دارا بودن معیارهای واقعی و مستدل و قوی از ویژگی‌های یک نظام ارزیابی عملکرد است. وجود شاخص‌های عملکردی  (مانند اهداف کمی و کیفی، نرخ رشد سازمان، نرخ رشد بهره‌وری، . .) و شاخص‌های غیر عملکردی (مانند توانایی سازمان برای تعیین آرمان‌ها و مأموریت‌ها، توانایی سازمان برای شناخت نیاز آینده، . .) نیز می‌تواند از الزامات یک سیستم  و الگوی ارزیابی عملکرد باشد.

منبع

شاکر، پروانه (1392)، ارزیابی عملکرد مدیریت عرضه و خرید با استفاده از رویکردDEA،پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگانی، دانشگاه آزاد اسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید