آغاز بکار گیری فناوری های اداری

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند .

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انوع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .

اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی ؛ ماشین تایپ سلکتوری را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .

موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند . چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند و می دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً از سیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرآیند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .

سیر تکامل فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ازتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ی و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود . در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحد های ستادی از لحاظ مکانی از واحد های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .

دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه

در این دوره با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ی کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .

دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات

با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر اين دوره که الان در آن به سر می بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازار های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است . تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد ، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می نامند .

اما از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربرد ها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستم های اداری ، سیستم های اطلاعاتی اداری ، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری نامیده می شود .

نقش استراتژیک اطلاعات

اکثریت رهبران سازمانها اطمینان یافته اند که مدیریت اطلاعات ، مهمترین عامل موثر در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی است . اکنون بیش از پیش روشن شده است که اهمیت محوری اطلاعات از آنجاست که کنترل آن به دست مدیران اطلاعات سپرده شود . تصمیم گیری درباره شبکه های اطلاعات و سایر کاربرد های انفجار تکنولوژی ، امروزه در حوزه مسئولیت مدیریت عالی سازمان است . اما اگر مدیر عالی سازمان باید این تصمیمات را اتخاذ کند . پس نقش اطلاعات چه خواهد بود ؟ کارکنان اطلاعات در آینده مسئولیتهای کلیدی متعددی را بر عهده خواهند داشت . این قسمت محل گرد آوری تخصصهای فنی است . به عنوان رابط در کاربرد ها ی فزآینده علمی و تکنولوژیکی عمل می کند . رهبری لازم را در توسعه کاربرد های مربوط به منظور ارائه خدمت به مدیریت عالی سازمان فراهم می آورد و سیستمهای حمایتی لازم را برای عملی کردن تصمیمات عمده سازمانی به گونه ای مستمر حمایت می کند.

کیفیت اطلاعات و کارایی فرآیند آن ، در صحیح ، مرتبط ، به موقع و مطلوب بودن آن جلوه گر می شود . سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کم و کیف اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین باز خورد اطلاعاتی و تصمیم ؛ امکان اصلاح تصمیمات و غنی سازي آنها را برای مدیران فراهم می سازد .

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید