اثربخشی سازمانی چیست؟

تعریف و مفهوم اثربخشی سازمانی

اثربخشی سازمانی یک مفهوم واحد و منفرد نیست، بلکه موضوعی بسیار پیچیده است که مشتمل بر ترجیحات و انتظارات متفاوتی می‌باشد . اثربخشی سازمانی روشی است که سازمان‌ها چگونگی تحقق موفقیت‌آمیز ماًموریت‌هایشان را از طریق راهبردهای سازمانی مورد ارزیابی قرار می‌دهند .به عبارت ساده‌تر اثربخشی سازمانی، معمولاً در قالب میزان یا درجه‌ای است که در آن، یک سازمان اهدافش را به دست می‌آورد .

دیدگاه برخی از صاحب‌نظران در مورد اثربخشی:

اتزیونی معتقد است اثربخشی واقعی یک سازمان خاص به وسیله درجه و میزانی که سازمان به اهدافش دست می‌یابد، تعریف می‌شود.

 پرایس اثربخشی را به عنوان درجه و میزان دسترسی به اهداف تعریف نمود.

پیتر دراکر  اظهار می‌دارد که اثربخشی در واقع انجام صحیح کارها است.

ففر و سالانسک اثربخشی را درجه و میزانی که سازمان‌ها  نیازها را برآورده می‌سازند و یا ارضاء معیارهای ارزیابی افراد خارج از سازمان نسبت به سازمان، تعریف می‌کنند.

کوئین و روباف در قالب مدل‌های روابط انسانی، سیستم باز، هدف عقلایی و فرایند داخلی، اثربخشی سازمانی را تعریف می‌نمایند. از دید مدل روابط انسانی با ابعاد انعطاف و کانون توجه داخلی، سازمان با ابزار انسجام و روحیه در پی هدف رشد منابع انسانی است. در مدل سیستم باز با ابعاد انعطاف و کانون توجه خارجی، سازمان با ابزار انعطاف و آمادگی به دنبال اهداف رشد و کسب منابع است. در مدل عقلایی با ابعاد کنترل و کانون توجه خارجی، سازمان با ابزار برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری به دنبال اهداف بهره‌وری و کارایی است. در مدل فرایند داخلی با ابعاد کنترل و کانون توجه داخلی، سازمان با ابزار مدیریت اطلاعات و ارتباطات در پی اهداف ثبات و کنترل می‌باشد.

رابینز  اثربخشی سازمانی را به عنوان میزان یا حدی که یک سازمان اهداف بلند مدت و کوتاه مدت خود را تحقق بخشیده و همچنین حدی که توانسته است ذینفعان استراتژیک خود را شناخته و خواسته‌هایشان را برآورده کند تعریف می‌کند.

هوی و میسکل  اثربخشی را این گونه تعریف کرده‌اند: توانایی مدیر برای داشتن موقعیت ممتاز در مذاکرات با محیط خود برای کسب منابع کمیاب و با ارزش. در این تعریف برای اثربخش بودن به رقابت در کسب منابع با ارزش و مذاکره با محیط اشاره دارد .

دفت  اثربخشی سازمانی عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف‌های موردنظر خود نایل می‌آید. اثربخشی مفهومی کلی دارد و به صورت ضمنی دربر گیرنده تعدادی از متغیرهاست. هنگام تعیین اثربخشی سازمان، حدود یا میزانی که هدف‌های چندگانه  تأمین شده‌اند، سنجیده و مورد قضاوت قرار می‌گیرد .

لژینو و واس اثربخشی را درجه و اندازه‌ای که اهداف نهایی سازمان با توجه به برخی محدودیت‌ها تحقق پیدا کند می‌دانند، که نقش مهمی در توسعه سازمانی ایفا می‌کند.

 اثربخشی دارای سطوح فردی، گروهی، سازمانی می‌باشد.

اثربخشی فردی

سه دیدگاه در مورد اثربخشی شناسایی و مشخص شده‌ است. اساسی‌ترین سطح اثربخشی فردی است. اثربخشی فردی بر عملکرد وظیفه‌ای کارمند یا اعضای خاص یک سازمان تاًکید می‌کند مدیران به‌طور روزانه اثربخشی فردی را از طریق فرایندهای ارزیابی عملکرد که مبنایی برای افزایش حقوق، ترفیعات و سایر پاداش‌های قابل دسترسی در سازمان هستند، ارزیابی می‌کنند. کارمندان اغلب در گروه‌ها کار می‌کنند و این دیدگاه دیگری در زمینه اثربخشی ایجاد می‌کند.

اثربخشی گروهی

دیدگاه دیگر اثربخشی گروهی است. اثربخشی گروهی مشارکت تمام اعضای سازمان است. گروه اثربخش، گروهی است که سطوح عالی عملکرد کاری و حفظ و نگه‌داری نیروی انسانی را طی زمان کسب کند. یک گروه اثربخش، از جنبه عملکرد کاری به هدف‌های عملکردی خود در کوتاه‌ترین زمان ممکن دست می‌یابد و نتایج کاری عالی ارائه می‌دهد. در بعد حفظ و نگه‌داری منابع انسانی، گروه اثربخش آن است که اعضای آن به اندازه کافی از کارهای خود و روابط میان فردی رضایت داشته باشند و در نتیجه به طور مستمر با یکدیگر خوب کار کنند .

اثربخشی سازمان

سومین دیدگاه اثربخشی سازمان است. در واقع اثربخشی سازمانی، سومین سطح از سطوح اثربخشی سازمان را شامل می شود که دو سطح اثربخشی فردی و گروهی را نیز در بر می گیرد و وظیفه مدیریت سازمان این است که علت های اثربخشی فردی و گروهی را مشخص کند تا نهایتا اثربخشی سازمانی مشخص شود .

بررسی تاریخی مفهوم اثربخشی سازمانی

همه مکاتب و گرایشات مدیریتی، اثربخشی سارمانی را مورد بحث قرار داده‌اند و هریک بنابر دیدگاه‌ها و نظرات خویش، اثربخشی را تشریح نموده‌اند.

جدول: سیر تاریخی مفهوم اثربخشی سازمانی.

گرایش مدیریتمتفکر اصلیشرح مختصر اثربخشینمونه مشخصه‌های اثربخشی
مدیریت علمیفردریک تیلورمطالعه زمان و حرکت، اهمیت استانداردها، طرح‌ریزی، کنترل و هماهنگی، سازمان وظیفه‌ای،” یک بهترین راه”.حداکثر کردن تولید، حداقل کردن هزینه، برتری روش، استفاده بهینه از منابع، تخصی کردن وظیفه.
اصول مدیریتهنری فایولتکمیل تئوری استقرائی مدیریت، مبتنی بر قوانین یا اصول، مدیریت را مهارتی قابل آموزش می‌داند.تقسیم کار، سرپرستی روشن، انضباط، وحدت فرماندهی و هدایت، نظم و سلسله مراتب، انصاف، ثبات و نوآوری، روح همکاری.
روابط انسانیالتون مایواهمیت عوامل احساسی و عاطفی، مفهوم اجتماعی در مورد تلاش گروه، نیاز به تشخیص مدیریتی و مهارتهای بین فردی.بهره‌وری از طریق رضایت کارکنان، رضایت‌مندی از طریق توجه به نیازهای عاطفی و فیزیکی کارکنان.
تصمیم‌گیری و مدیریت اطلاعاتهربرت سایموناثربخشی با توجه به عقلانیت محدود، معیار کارایی ورودی/خروجی کارکردگرایی مبتنی بر اهداف معین.صرفه‌جویی در منابع از طریق عقلایی اهداف، کارایی اطلاعات پردازش.
فنی – اجتماعیترسیت و بامفورثتحلیل مشترک تقاضاهای فنی و اجتماعی سازمانی، دیدگاه سیستم باز به سازمان‌ها، سازمان‌ها به عنوان یک سیستم باز.درجه تناسب فنی/ اجتماعی، سازگاری و تناسب فرآیندهای داخلی.
مدیریت استراتژیک طراحیآلفرد چاندلرساختار تابع استراتژی است، ادغام عمودی و افقی و عقلایی کردن مصرف منابع.سازگاری و تناسب استراتژی، ساختار که در قالب رشد سازمانی، رقابت، کنترل محیطی، انعطاف‌پذیری و انطباق‌پذیری ظاهر می‌شود.
منابع انسانیداگلاس مک گریگور، رنسیس لیکرتاهمیت نیازهای سازمانی در مقابل تقاضای سازمانی، تناسب قدرت، مدیریت مشارکتی، تفاهم بین تقاضاهای رقابتی ایجاد می‌کند.رضایت کارکنان، بهره‌وری، انسجام، وفاداری، ارتباطات باز.
تئوری اقتضاییلارنس و لورشطراحی سازمانی مبتنی بر عوامل محیطی است. بهترین راه، به اقتضای شرایط و محیط‌های گوناگون است.خطای تخصصی شدن، خطای ترکیب شدن، تناسب زمان، محیط، توانایی انجام تغییر در زمان مناسب، تناسب رهبری/ (شرایط) اقتضایی.
اکولوژی اجتماعیهنان و فریمنعدم اهمیت نسبی مدیریت، جبر محیطی، بقاء وظیفه، دوره زندگی، خوشبختی، استراتژی و ساختار. 
مشارکت عمل‌گراها 
 چستر بارناردسازمان‌ها به عنوان سیستم‌های همکاری.تعادل داخلی و تنظیم با شرایط خارجی، اقدام عملی و رهبری ماهرانه.
آلفرد السوناداره غیر متمرکز، بررسی و کنترل متمرکز، ساختار چند بعدی.کارایی از طریق مقیاس اقتصادی، برگشت سرمایه بخش‌ها، کسب اهداف.
رابرت تانسیتددیوان سالاری زدایی، حمایت از کارآفرینی و سودآفرینی منطقه‌ای.سودآوری، قابلیت ارزیابی کارکنان،ساختار ساده.
توماس پیترز و رابرت واترمنعملکرد بر مبنای ساختار، استراتژی، سیستم‌ها، مهارت‌ها، سبک و ارزشهای مشترک.تمایل به کار، نزدیکی به مشتری، خود مختاری و کارآفرینی، آماده و فعال بودن، فلسفه ارزش‌گرا، رابطه نزدیک با فعالیت تجاری، شکل ساده، ستاد کوچک، دارا بودن ویژگی‌های انعطاف و استحکام به طور همزمان.

روشهای سنتی برای سنجش اثربخشی سازمانی

 دفت معتقد است در سنجش یا اندازه‌گیری اثربخشی سازمان، بخش‌های مختلف مورد توجه قرار می‌گیرند. سازمان‌ها منابع مورد نیاز خود را از محیط می‌گیرند، آنها را به صورت محصول در می‌آورند و به محیط بر می‌گردانند.

1- روش مبتنی بر  تأمین هدف:

 برای سنجش یا اثربخشی سازمان با استفاده از روش مبتنی بر هدف، باید هدفهای تولیدی سازمان را شناسایی و مشخص نمود و آن‌گاه میزان هدف‌های  تأمین شده را اندازه‌گیری کرد. این یک روش منطقی است، زیرا سازمان‌ها همواره می‌کوشندتا به سطح یا میزان معینی از تولید، سود یا جلب رضایت مشتری و ارباب رجوع دست یابند. در اجرای این روش میزان پیشرفت در جهت  تأمین هدف‌ها اندازه‌گیری می‌شود. هدف‌های عملی از جمله هدف‌های مهمی هستند که در این روش مورد توجه قرار می‌گیرند. هدف‌های عملی نشان دهنده فعالیت‌هایی هستند که سازمان واقعا آنها را انجام می‌دهد. چنین به نظر می‌رسد که برای سنجش اثربخشی سازمان، منطقی‌ترین راه این است که از روش مبتنی بر هدف استفاده شود. اثربخشی سازمان را به این صورت تعریف کرده‌اند: توان سازمان در  تأمین هدف‌هایش. ولی تعیین معیار یا شاخص واقعی برای تعیین اثربخشی مسأله‌ی چندان ساده‌ای نیست. معمولا سازمان‌ها چندین هدف دارند، از این رو نمی‌توان گفت که برای تعیین اثربخشی تنها باید از یک شاخص منحصر به فرد استفاده کرد. برخی از هدف‌ها جنبه ذهنی دارند و باید آنها را به حساب مدیرانی گذاشت که در درون آن سازمان هستند. کسی که این محاسبات را انجام می‌دهد و می‌خواهد قضاوت نماید، به هنگام استفاده از روش مبتنی بر  تأمین هدف، به منظور سنجش یا اندازه‌گیری اثربخشی سازمان باید از این‌گونه مسائل آگاهی داشته باشد و در فرایند ارزیابی خود آنها را رعایت کند .

2- روش مبتنی بر  تأمین منابع:

در اجرای این روش به بخش مصرف ( بخش ورودی) سازمان توجه می‌شود. سازمان این اقلام را از محیط می‌گیرد و وارد مرحله تبدیل می‌کند. اساس روش مزبور بر این فرض گذاشته شده است که سازمان در تحصیل و تامین منابع مورد نیاز و نیز در حفظ و نگه‌داری سیستم سازمانی باید موفق باشند، تا بتواند در وضعی اثربخش باقی بماند. سازمان‌ها باید منابع ارزشمند و کمیاب را از سایر سازمان‌ها بگیرند. از دیدگاه سیستمی، اثربخشی سازمان به این صورت تعریف می‌شود: توانایی شرکت ( چه مطلق و چه نسبی) در بهره‌برداری از محیط خود در راه تحصیل و تأمین منابع ارزشمند و کمیاب. شاخص‌هایی که با آنها اثربخشی سیستم  تأمین منابع سازمان مورد ارزیابی قرار می‌گیرند از این قرار‌ند:

  • توان سازمان در بهره‌برداری از محیط و تأمین منابع کمیاب و ارزشمند.
  • توان سیستم تصمیم‌گیری سازمان در درک و تفسیر درست از ویژگی‌های واقعی محیط خارج.
  • توان سازمان در ارائه واکنش مساعد در برابر تغییراتی که در محیط رخ می‌دهد.

 چنین به نظر می‌رسد که توان سازمان در تحصیل و  تأمین منابع، به اندازه شیوه استفاده کردن و بهره‌مند شدن از آنها اهمیت نداشته باشد. هنگامی که نتوان به شاخص‌های دیگری از عملکرد دست یافت، روش مبتنی بر  تأمین منابع، مفید واقع خواهد شد .

3- روش مبتنی بر فرایند درونی:

 در این روش اثربخشی یعنی میزان سلامت و کارایی سازمان. یک سازمان کارآمد، فرایند درون سازمانی یکپارچه، بی دغدغه و هماهنگ دارد، به گونه‌ای که کارکنان و اعضای آن احساس خوشی و رضایت می‌کنند. دوایر سازمانی دست به دست هم می‌دهند تا بهره‌وری را به بالاترین حد برسانند. در اجرای این روش به محیط خارجی توجهی نمی‌شود. رکن اصلی این روش بر پایه کاری گذاشته شده است که، سازمان با منابع موجود خود می‌کند، و این اقدام به صورت سلامت درون سازمانی و کارایی متجلی می‌گردد. بهترین نمونه‌های این روش الگوهایی است که در رابطه با روش‌های مبتنی بر روابط انسانی در سازمان ارائه شد. علائم یک سازمان کارا از این دیدگاه به شرح زیر است:

  • وجود یک فرهنگ بسیار قوی و غنی وجودی مساعد در سازمان.
  • روحیه همکاری، وفاداری به گروه و کار گروهی.
  • اعتماد، اطمینان، تفاهم و رابطه متقابل بین کارکنان و مدیریت سازمان .
  • تصمیم‌گیری در کنار منبع اطلاعاتی، صرف‌نظر از اینکه منابع اطلاعاتی در کجای نمودار سازمان قرار گرفته باشند.
  • وجود ارتباطات قوی در سطوح افقی و عمودی سازمان، همدردی و همدلی با اعضای سازمان در امور.
  • دادن پاداش به مدیران متناسب با عملکرد، رشد و توسعه‌ی‌ زیردستان و نیز ایجاد یک گروه کاری کارآمد.
  • رابطه متقابل (تعامل) بین اعضای سازمان و اجزای آن و حل مسائل و تضادهایی که در اجرای طرح‌ها بین مجریان و اعضاء به وجود می‌آید ( البته به نفع سازمان).

روش مبتنی بر فرایند درونی هم بدون عیب نیست و کاستی‌هایی دارد. در اجرای این روش نمی‌توان رابطه‌ی کل تولید و سازمان را با محیط خارج ارزیابی کرد. همچنین معمولا قضاوت در مورد سلامت داخلی سازمان و کارکرد خوب آن به صورت ذهنی صورت می‌گیرد، زیرا بسیاری از اقلام مصرفی و فرایند درون سازمانی را نمی‌توان به صورت کمی درآورد. روش مبتنی بر فرایند درونی سازمان نکات مثبتی هم دارد. ولی مدیران باید همواره متوجه باشند که کارایی سازمان دیدگاه محدودی از اثربخشی سازمان را ارائه می‌کند .

روشهای نوین برای اثربخشی سازمانی

در این روشها چندین شاخص اثربخشی در یک چهارچوب منحصر به‌فرد ادغام می‌شوند.

1- روش مبتنی بر  تأمین رضایت گروه‌های ذی‌نفع:

جدیدترین دیدگاه ارائه شده در خصوص اثربخشی سازمانی رویکرد ذی‌نفعان استراتژیک است. از این دیدگاه، سازمانی اثربخش است که خواسته‌های عوامل محیطی خود را که تداوم حیات سازمان مستلزم حمایت آنها است، برآورده کند. گروه ذی‌نفع یکی از گروه‌های داخل یا خارج از سازمان یا سازمان دیگری است که در عملکرد سازمان نقش و سهمی دارد .تعیین میزان رضایت این گروه‌ها به عنوان شاخص عملکرد سازمان به حساب می‌آید. هریک از این گروه‌های ذی‌نفع، برای محاسبه اثربخشی دارای شاخص ویژه‌ای می‌باشد. زیرا، منافع ویژه‌ای در سازمان دارد. برای تعیین اینکه آیا سازمان از دیدگاه یک گروه خاص عملکرد خوبی داشته است یا خیر باید روی آن گروه تحقیق کرد. مزیت روش مبتنی بر رضایت گروه‌های ذی‌نفع این است که در اجرای روش مزبور با دیدگاه بسیار وسیع‌تری به اثربخشی سازمان توجه می‌شود و عوامل محیطی و درون سازمانی مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. این دیدگاه از آنجایی که به عوامل محیطی توجه می‌کند، شبیه دیدگاه سیستمی است. اما تفاوت آنها در این است که دیدگاه عوامل یا حوزه‌های استراتژیک- همانطور که از عنوانش پیداست – صرفا می‌خواهد خواسته‌های کسانی را که در محیط سازمان قرار داشته و می‌توانند بقای سازمان را تهدید کنند را برآورده نمایند. دلیلی ندارد همه عوامل محیطی در نظر گرفته شود، تنها عواملی در نظر گرفته می‌شود که دارای نیروی قوی بر سازمان هستند و می‌توانند تداوم و حیات سازمان را به خطر بیاندازند .

2- روش مبتنی بر ارزش‌های رقابتی:

دو پژوهشگر به نامهای رابرت کویین و جان رورباخ شاخص‌های عملکرد مختلف را که مورد استفاده مدیران و پژوهشگران قرار می‌گیرد در هم ادغام کردند و برای تعیین اثربخشی سازمان روشی را به نام روش مبتنی بر ارزش‌های رقابتی ارائه کردند. در اجرای این روش یک گروه متخصص فهرستی جامع از شاخص ‌های عملکرد تهیه کردند و به آنها  نمره دادند .

در اجرای این روش شاخص‌هایی ارائه شد که نمایانگر ارزش‌های رقابتی در سازمان هستند:

نخستین بعد ارزشی سازمان همان تعیین “کانون توجه” آن است، یعنی اینکه آیا ارزش‌های مورد نظر مربوط به مسائل بیرونی یا درونی سازمان می‌باشند. آنگاه که مدیران روی مسائل درون سازمان متمرکز شود، او به مسئله رفاه، بهبود و کارایی کارکنان توجه می‌کند. ولی اگر مدیریت به مسائل بیرون از سازمان توجه کند، در واقع خود سازمان را از نظر محیط مورد توجه قرار می‌دهد.

دومین بعد ارزشی به “ساختار” سازمان مربوط می‌شود. یعنی اینکه ثبات و پایداری که با انعطاف‌پذیری مغایر است، در کانون توجه قرار می‌گیرند. توجه کردن به ثبات و پایداری مشابه الگوی مکانیکی و انعطاف‌پذیری مشابه الگوی ارگانیک است.

سومین بعد ارزشی “افق زمانی” است که به وسایل و امکانات سازمان در مقابل نتایج نهایی سازمان مربوط می‌شود. اولی به فرایند درونی سازمان در بلند مدت و دومی به نتایج نهایی کوتاه مدت تاکید می‌کند .

با ادغام یا ترکیب این ابعاد، چهار الگو به دست می‌آید که می‌توان با استفاده از آنها اثربخشی سازمان را محاسبه کرد. هر الگویی نشان دهندهً تاکید و توجه خاص مدیریت، به سازمان است.

الگوی مبتنی بر سیستم‌های باز: نشان دهنده توجهی است که به عوامل خارجی و ساختار انعطاف‌پذیر می‌شود. پیشرفت و  تأمین منابع، از هدف‌های اولیه مدیریت می‌‌باشند. مدیریت از مجرای  تأمین هدف‌های فردی، مثل انعطاف‌پذیری، در آماده باش کامل به سر بردن و داشتن دیدگاه مساعد نسبت به ارزشهای خارجی، هدف‌های مورد نظر را  تأمین می‌کند. در این الگو ارزش اصلی یا حاکم عبارتست از ایجاد یک رابطه خوب با محیط به منظور دستیابی و  تأمین منابع و در نتیجه رشد سازمان. این الگو از جهاتی مشابه الگوی تامین منابع است که پیش از این مورد بحث قرار گرفت.

الگوی مبتنی بر هدف‌‌های بخردانه: ارزش‌های مدیریتی نشان دهندهً کنترل ساختاری و توجه به عوامل خارجی است. هدف‌های اصلی مدیریت عبارتند از بهره‌وری، کارایی و سود. سازمان می‌خواهد از یک روش کنترل شده به هدف‌های فرعی دست یابد. هدف‌های فرعی که راه رسیدن به هدف‌های اصلی را همواره می‌کنند عبارتند از برنامه‌ریزی داخلی و تعیین هدف برای سازمان. اینها ابزارهای مدیریت بخردانه هستند. الگوی مزبور مشابه روش مبتنی بر هدف است که پیش از این مورد بحث قرار گرفت.

الگوی مبتنی بر فرایندهای درونی: این الگو نشان دهنده ارزش‌هایی است که در راستای عوامل درونی و کنترل ساختاری قرار دارند. نخستین نتیجه‌ای که از اجرای الگوی مزبور به دست می‌آید یک محیط پایدار سازمانی است که به روشی معقول و متناسب با محیط، خود را حفظ می‌کند. سازمان‌هایی که وضع خود را در محیط به خوبی تثبیت کرده‌‌ باشند و تنها هدفشان این باشد که خود را در وضع کنونی نگهدارند، می‌توانند از این الگو استفاده کنند. هدف‌های فرعی الگوی مزبور عبارتند از وجود سیستم ارتباطی موثر، مدیریت اطلاعات و تصمیم‌گیری.

الگوی مبتنی بر روابط انسانی: در برگیرنده ارزش‌هایی است که در ساختار انعطاف‌پذیر و به هنگام توجه کردن به امور داخلی مورد سازمان مورد توجه قرار می‌گیرند. در اجرای این الگو که مدیریت به توسعهً منابع انسانی توجه می‌کند به کارکنان فرصت‌های لازم برای پیشرفت و آزادی عمل داده می‌شود. هدف‌های فرعی که مدیریت سازمان در پی  تأمین آنها بر می‌آید عبارتند از وحدت و انسجام، افزایش روحیه و ایجاد فرصت‌های آموزشی در کارکنان. سازمان‌هایی که چنین الگویی را به اجرا در می‌آورند بیشتر به کارکنان و بهبود وضع آنها توجه می‌کنند ( و نه به محیط)

مؤلفه‌های اثربخشی سازمانی و موارد کاربرد آن‌ها

انتخاب چهارچوب و روش مناسب برای سنجش اثربخشی بستگی به شرایط سازمان، عملکرد ساختار سازمان، عملکرد افراد سازمان در مناصب مختلف اداری و سازمانی و تاًثیرات فعالیت‎‌های سازمان بر روی محیط بیرون دارد. همچنین انتخاب روش ارزیابی بستگی به شکل و مسئله مورد علاقه سازمان نیز دارد. البته امکان دارد که سازمان بنا به موقعیت، برای ارزیابی اثربخشی از مدل‌ها یا روش‌ها به تنهایی یا به صورت ترکیبی استفاده نماید .

جدول : مؤلفه‌های اثربخشی سازمانی و عرصه‌های کاربرد آن‌ها.

مؤلفه‌هاعرصه‌های کاربرد
1- میدان نیرو– شاخص‌های تشخیصی برای شناسایی وضعیت نیروهای سوق دهنده و بازدارنده در سازمان

– شاخصی برای تعیین وضعیت تعادل در رفتار نیروی انسانی در سازمان

2- یگانگی هدف‌ها– شاخصی برای تعیین وضعیت انطباق‌پذیری هدف‌های فردی، گروهی با هدف‌های سازمان و مدیریت

– شاخصی برای شناسایی نحوه هدف‌گذاری مشارکتی و بازخورد نتایج حاصل از عملکرد

3- مشارکت– شاخصی برای شناسایی راه‌های جلب مشارکت کارکنان در ارتقای اثربخشی کار

– شاخصی برای تعیین میزان تعهد کارکنان برای تعیین هدف‌ها و سیاست‌های سازمان

4- سبک مدیریت– شاخص شناسایی وضعیت روابط و وظایف در سازمان

– شاخص تعیین وضعیت وظیفه‌مداری و رابطه‌مداری مدیران

5- معیار سازی– شاخص شناسایی سطح روابط سازمان با محیط و تعیین عملکرد مورد انتظار استاندارد

– شاخص تعیین عرصه‌های سازمان برای سنجش معیارهای عملکرد فرد و سازمان

6- فرهنگ سازمانی– شاخص شناسایی وضعیت فضای سازمان برای تغییر و رفتار فردی

– شاخص تعیین میزان تعهد کارکنان و مدیریت به مؤلفه‌های فرهنگ سازمان

7- رضایت شغلیشاخص شناسایی وضعیت رضایت و خشنودی نیروی کار از محیط درونی

– شاخص تعیین میزان تعهد و خشنودی نیروی کار از شرح شغل و نحوه انجام وظایف سازمانی

8- تقسیم کار و تخصص‌گرایی– شاخص شناسایی وضعیت تقسیم‌بندی مراحل اجرای کار و سطح تخصص‌گرایی

– شاخص تعیین میزان بهره‌گیری از مهارت‌ها و توانمندی‌های نیروی کار

9- فرهنگ کارآفرینی– شاخص شناسایی وضعیت جوشش‌های فکری و استقلال کاری و بهره‌گیری از انرژی کارکنان در سازمان برای ایجاد تحول

– شاخص تعیین بهره‌گیری از ویژگی‌های افراد و سازمان کارآفرین

معیارها و مقیاس‌های اثربخشی سازمانی

در دهه 1960 و اوائل دهه 1970 تحقیقات وسیعی در مورد اثربخشی سازمانی صورت گرفت. با مروری بر این تحقیقات به معیارهای سی‌گانه متفاوتی دست می‌یابیم.

1- اثربخشی کلی: ارزیابی کلی که تا حد زیادی از معیارهای متعددی بهره می‌جوید، معمولاً از طریق ترکیب نمودن اسناد عملکرد گذشته یا بدست آوردن ارزیابی‌های کلی و یا اینکه از طریق قضاوت‌های اشخاص بصیر و مطلع نسبت به عملکرد سازمان، اندازه‌گیری می‌شود.

2- بهره‌وری: معمولا به عنوان مقدار یا حجم محصولات یا خدمات عمده‌ای که توسط سازمان ارائه می‌گردد، تعریف می‌شود. و می‌تواند در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی که از طریق مراجعه به اسناد و ارزیابی‌های موجود و ترکیب آنها در مورد سنجش واقع می‌شود.

3- کارایی: نسبتی است که مقایسه‌ای را بین برخی از جنبه‌های عملکرد واحد با هزینه‌های متحمل شده جهت تحقق آن نشان می‌دهد.

4- سود: مبلغ درآمد حاصل از فروش منهای کل هزینه و تعهدات ایجاد شده است. معمولا نرخ برگشت از سرمایه و درصد بازدهی فروش کل را می‌توان معادل سود دانست.

5- کیفیت: کیفیت محصول یا خدمات عمده‌ای که به وسیله سازمان ارائه می‌شود ممکن است شکلهای عملیاتی متعددی را به خود بگیرد که بوسیله نوع محصولات و خدمات ارائه شده توسط سازمان تعیین می‌شود.

6- حوادث: میزان سوانحی که حین کار اتفاق می‌افتد و اتلاف وقت را موجب می‌شود.

7- رشد: به وسیله افزایش در متغیرهایی نظیر کل نیروی کار، ظرفیت کارخانه، دارایی‌ها، میزان فروش، سود و سهم بازار و همچنین میزان ابداعات و اختراعات جدید، نشان داده می‌شود. بر مقایسه وضعیت فعلی سازمان با وضعیت گذشته آن دلالت می‌کند.

8- میزان غیبت در کار: تعریف متداول از غیبت اشاره به غیبت‌های غیر موجه دارد، اما علاوه بر این تعاریف متعددی از غیبت وجود دارد ( نظیر کل زمان غیبت نسبت به میزان وقوع حوادث).

9- جابه‌جایی (ترک خدمت): میزان خاتمه خدمتهایی که به صورت داوطلبانه صورت می‌گیرد و معمولاً از طریق مراجعه به اسناد بایگانی شده، قابل تشخیص است.

10- رضایتمندی شغلی: رضایتمندی شغلی را به طرق مختلفی تعبیر و تعریف کرده‌اند، اما یک نظریه معتبر آن را به عنوان رضایت فرد به نسبت به آنچه که از شغل برای او حاصل می‌شود، تعریف می‌کنند.

11- انگیزش: معمولاً به میزان آمادگی فرد برای درگیر شدن در اعمال هدفمند و یا فعالیت‌های شغلی اطلاق می‌شود. انگیزش، احساس مرتبط با رضایتمندی حاصل از نتایج کار فرد نیست، بلکه بیشتر به آمادگی یا میل به کار برای تحقق اهداف شغلی بر می‌گردد.

12- روحیه: به عنوان پدیده‌ای گروهی که متضمن تلاش مضاعف، یکی شدن اهداف فرد و سازمان و ایجاد تعهد و احساس تعلق است، تعریف می‌شود. روحیه، مسئله‌ای گروهی بوده و انگیزش، موضوعی فردی به حساب می‌آید.

13- کنترل: میزان و توزیع کنترل مدیریت در یک سازمان است که به مدد آن رفتار اعضاء سازمان تحت نفوذ قرار گرفته و جهت داده می‌شود.

14- انسجام/تعارض: انسجام به عنوان اینکه، افراد در سازمان همدیگر را دوست داشته، با هم خوب کار کنند و ارتباطات همه جانبه و باز با هم داشته باشند و تلاش‌های کاری آنها هماهنگ باشد، تعریف می‌شود و تعارض به عنوان برخورد فیزیکی، لفظی، هماهنگی ضعیف و ارتباطات غیر اثربخش تعریف شده است.

15- انعطاف‌پذیری/ انطباق: انطباق و انعطاف‌پذیری به توانایی یک سازمان برای تغییر رویه‌های استاندارد عملیاتی خود در پاسخ به تغییرات محیطی سازمان اشاره دارد.

16- برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری: به میزانی که یک سازمان به طور اصولی و منظم گام‌هایی را که در آینده باید بردارد، مشخص سازد و خود را درگیر رفتار هدف‌گذاری شده کند، اشاره دارد.

17- اجماع در هدف: جدای از تعهد واقعی به اهداف سازمانی، اجماع در هدف به میزانی که همه افراد یک سازمان، هدف واحدی را برای سازمان خود متصورند، اشاره دارد.

18- نهادینه کردن اهداف سازمانی: به پذیرش اهداف سازمانی اشاره داشته و بر این باور است که اهداف سازمانی صحیح و درست هستند.

19- سازگاری نقش و هنجار: به حد و حدودی که اعضای سازمان در خصوص موضوعاتی از قبیل نگرش‌های مساعد سرپرستی، انتظارات نقش، روحیه و الزامات نقش توافق دارند، اشاره می‌کند.

20- مهارتهای ارتباطی مدیریتی: به سطوح مهارتهایی که مدیران در ارتباط با سرپرستان، زیردستان و همکاران خود در قالب ارائه حمایت‌های مختلف، یا تسهیل تعاملات سازنده و مفید و ایجاد اشتیاق برای تحقق اهداف و عملکرد عالی به کار می‌گیرند، اشاره دارد.

21- مهارتهای انجام وظیفه مدیریتی: به سطوح مهارتهای کلی اشاره دارد که مدیران سازمان و رهبران گروه‌ها برای تحقق وظایف سازمانی لازم دارند. مهارت‌هایی مدیران در هنگام تعامل با اعضاء سازمان به کار می‌برند در این مقوله قرار نمی‌گیرند.

22- مدیریت اطلاعات و ارتباطات: کارایی، صحت و دقت در تجزیه و تحلیل اطلاعات مهم برای اثربخشی سازمانی

23- آمادگی: قضاوت کلی در خصوص این احتمال که سازمان خواهد توانست، برخی از وظایف جدیدی که از آن خواسته می‌شود را به طور موفقیت‌آمیز انجام دهد.

24- بهره‌برداری از محیط: میزان یا حدی که سازمان به طور موفقیت‌آمیز با محیط خود در تعامل بوده و منابع با‌ارزش و کمیاب مورد نیاز خود را بدست می‌آورد.

25- ارزیابی به وسیله پدیده‌های خارجی: ارزیابی راجع به سازمان یا واحد که به وسیله افراد و سازمان‌های موجود در محیط صورت می‌گیرد. وفاداری و اعتماد به سازمان، حمایت گروه‌هایی نظیر عرضه‌کنندگان مواد اولیه، مشتریان، سهام‌داران، مؤسسات اجرایی و افراد جامعهتحت عنوان فوق مطرح می‌شود.

26- ثبات: حفظ و نگه‌داری ساختار، بخش‌های کارکردی سازمان و منابع مورد نیاز آنها در طی زمان، به ویژه در دوره‌های حساس زمانی.

27- ارزش منابع انسانی: نوعی معیار ترکیبی که به ارزش کلی اعضاء سازمان بر می‌گردد و در قالب ترازنامه یا حسابداری بیان می‌شود.

28- مشارکت و نفوذ مشترک: میزان یا حدی که افراد، درون سازمان در اتخاذ تصمیماتی که مستقیماً بر کار و سرنوشت آنها تاًثیر می‌گذارد، مشارکت دارند.

29- تاًکید بر آموزش و توسعه: میزان تلاش و کوششی که سازمان جهت بهسازی و توسعه منابع انسانی خود به کار می‌گیرد.

30- تاًکید بر مؤفقیت: مقایسه‌ای است بین نیاز فردی برای رسیدن به مؤفقیت و ارزشی که سازمان برای تحقق اهداف جدید عمده خود قائل است .

تئوری‌های اثربخشی سازمانی

دیدگاه لیکرت

رنسیس لیکرت برای اثربخشی سازمان به سه متغیر توجه می‌کند : متغیر علتی، میانجی، غایتی. که در بحث اثربخشی در طی زمان قابل استفاده‌اند.

متغیرهای علتی: عبارتند از آن عواملی که در جریان رشد و توسعه درون یک سازمان و نتایج و حاصل کار آن تاًثیر می‌کنند. این متغیرها، آن متغیرهای مستقلی هستند که به‌وسیله سازمان و مدیریت آن می‌توانند تغییر یا تعدیل پیدا کنند و نه متغیرهایی نظیر شرایط عمومی تجارت که ورای کنترل سازمان تجاری است. راهبردها، مهارتها و رفتار رهبری، تصمیمات مدیریت، خط‌مشی‌ها و ساخت سازمان مثالهای متغیرهای علتی است.

متغیرهای میانجی: راهبردها، مهارتها و رفتار رهبری و سایر متغیرهای علتی بر منابع انسانی یا متغیرهای میانجی یک سازمان اثر می‌گذارند. بزعم لیکرت، متغیرهای میانجی وضع جاری شرایط درونی سازمان را بیان می‌کنند و در ویژگی‌‌های آن نظیر مهارت‌ها، وظیفه شناسی، تعهد به هدف‌ها، انگیزش‌ها، ارتباطات، تصمیم‌گیری و قابلیت برای تعامل اثربخش، منعکس می‌شود. متغیرهای میانجی با ساختن و توسعه دادن سازمان ربط دارند و هدفهای درازمدت محسوب می‌شوند. بازسازی متغیرهای میانجی یک گروه در یک سازمان کوچک ممکن است یک تا سه سال وقت بگیرد و در سازمان‌های بزرگ این کار تا هفت سال طول بکشد.

متغیرهای بازده یا غایتی: عبارتند از متغیرهای وابسته‌ای که دستاوردهای سازمان را منعکس می‌کنند. شاید بیش از 90 درصد مدیران، در ارزشیابی اثربخشی سازمان‌ها فقط به سنجش بازده توجه دارند. از این رو اثربخشی یک مدیر بازرگانی غالباً به‌وسیله سود خالص تعیین می‌شود، اثربخشی یک استاد دانشگاه به‌وسیله تعداد مقالات و کتابهایی که چاپ کرده معین می‌شود و اثربخشی یک مربی بسکتبال با تعداد برد و باخت‌های تیم او تعیین می‌گردد .

رابطه میان این سه طبقه از متغیرها را می‌توان به صورت محرکهائی (متغیرهای علتی) که بر روی ارگانیسم (متغیرهای میانجی) عمل می‌‌‌کنند و پاسخهای معینی (متغیرهای بازده یا غایتی) را می‌آفرینند، تصور کرد. .

دیدگاه استیرز

استیرز هفده مطالعه در زمینه اثربخشی سازمانی را بررسی کرده و چهارده معیار قابل سنجش که در دو مطالعه یا بیش از آن آمده، خلاصه نموده است. از این معیارها انطباق‌پذیری و انعطاف‌پذیری در ده مطالعه، بهره‌وری در شش و رضایت شغلی در پنج مطالعه ذکر گردیده است.

او مدل فرایندی برای تجزیه و تحلیل اثربخشی، شامل سه مؤلفه را طرح نمود: بهینه سازی اهداف، یک دیدگاه سیستمی و یک تاًکید رفتاری. این رویکرد او (مدل فرآیندی) چهار تاًثیر مهم بر سازمان را ترکیب می‌کند: ” ویژگی‌های محیطی، ویژگی‌های کارکنان، ویژگی‌های سازمانی و سیاست‌ها و اقدامات مدیریتی” از دیدگاه استیرز هر یک از این‌ها بایستی با سه مورد دیگر برای کسب اثربخشی هماهنگ باشند.

استیرز نتیجه می‌گیرد که اثربخشی سازمانی به عنوان فرآیند، بهتر درک می‌شود چون فرآیند دارای ماهیت اقتضایی است و برای روشن نمودن ساخت و اثربخشی سازمانی لازم است. در گام اول همه متغیرها در قلمرو اثربخشی شناسایی شوند و آنگاه تعیین شود  که چگونه متغیرهایی که مشابه هستند به یکدیگر مرتبط شوند

جدول : معیارهای اثربخشی سازمانی از دیدگاه استیرز.

ردیفمعیارهای ارزیابیتعداد دفعات تکرار

تعداد مطالعات = 17

1انطباق‌پذیری – انعطاف‌پذیری10
2بهره‌وری6
3رضایت‌مندی5
4سودآوری3
5کسب منابع3
6فقدان تنش2
7کنترل محیط2
8توسعه2
9کارایی2
10حفظ و نگه‌داری کارکنان2
11رشد2
12ترکیب کردن2
13ارتباطات باز2
14بقاء2
15سایر معیارها1

دیدگاه کمپل

کمپل  ادبیات اثربخشی سازمانی را مورد بحث قرار داده و به دنبال این بود که تشخیص دهد”  چگونه معیارهای سنجش اثربخشی سازمانی بهبود می‌یابند؟”. زیرا این معیارها بایستی برای مقایسه سازمان‌ها، ارزیابی تاًثیرات، بهبود سازمانی و تعیین اینکه چه ویژگی‌هایی از سازمان‌ها با اثربخشی سازمانی به عنوان یک ساختار پایه مربوط هستند، به کار روند.” کمپل سازمان‌ها را در قالب دو اصل کلی هدف‌مدار و سیستم طبیعی بررسی نمود و با رشد مطالعات در مورد اثربخشی سازمانی در دهه 1960 و 1970 طبقه بندی خاصی از معیارهای گوناگون مورد استفاده در ادبیات اثربخشی را ارائه نمود. او بر فقدان نسبی ارزش در پژوهش و یافتن معیارهای عینی اثربخش معتقد بود و پیشنهاد کرد که توسعه مدل‌های خاص سازمانی مبتنی بر مفروضات صریح، دارای آینده روشنی است. معیارهای اثربخشی سازمانی وی از این قرار است: اثربخشی – کارایی – کیفیت – رشد – ترک خدمت – انگیزش – انعطاف – کنترل – اجماع در هدف – توافق و سازگاری نقش و هنجار – مهارت‌های مربوط به وظایف مدیریتی – مدیریت ارتباطات و اطلاعات – ارزیابی توسط هویت‌های خارجی – مشارکت و تاًثیر در تصمیم‌گیری – تاًکید بر هدف – بهره‌وری – سود – حوادث – غیبت – رضایت شغلی – روحیه – تاًکید بر آموزش و رشد – انسجام/ تضاد – طرح‌ریزی و هدف‌گذاری – درونی شدن اهداف سازمانی – مهارت‌های بین فردی مدیریت – آمادگی – استفاده از محیط – ثبات – ارزش منابع انسانی.

دیدگاه پارسونز

تالکوت پارسونز در یک مدل نسبتاً جامع، اثربخشی سازمانی را مورد تبیین قرار داده است و مدلی برای ارزیابی اثربخشی سازمانی ارائه داده است.

پارسونز برای اثربخشی سازمانی چهار مؤلفه (انطباق، تحقق هدف، انسجام، پایداری و حفظ الگوها) قائل است که هر یک چهار شاخص دارد. در نتیجه، در مدل اثربخشی سازمانی پارسونز شانزده شاخص مطرح می‌شود.

جدول : مؤلفه‌های مدل اثربخشی سازمانی پارسونز.

ابعاد اثربخشیشاخص‌های چندگانه
انطباققابلیت انعطاف
رشد
ابتکار
توسعه
تحقق هدفموفقیت تحصیلی
کیفیت
کسب منابع
کارایی
انسجامرضایت شغلی
جو بین فردی سالم
ارتباطات
تعارض
پایداری و حفظ الگوها (مداومت)وفاداری
علایق اصلی زندگی
انگیزش
موفقیت

منبع

طاهراحمدی، اکرم(1393)، رابطه بین سازمان یادگیرنده با اثربخشی سازمانی ، پایان‌نامه کارشناسی ارشد، مدیریت آموزشی،دانشگاه علامه طباطبایی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید

اگر مطلب را می پسندید لطفا آنرا به اشتراک بگذارید.

دیدگاهی بنویسید

0