« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »کتابخانه عمومي وآموزش وپیشرفت
کتابخانه عمومي که دروازه محلي به دانش است، موقعيتي اساسي براي آموزش در تمام طول عمر، تصميم گيري شايسته و متکي به خود، و توسعه و پيشرفت فرهنگي را در افراد و گروه‌هاي جامعه فراهم مي آورد. کتابخانه عمومي سازماني است که به وسيله جامعه از طريق حکومت محلي، منطقه اي يا ملي و يا از طريق ساير سازمان‌هاي اجتماعي تاسيس شده و حمايت و پشتيباني مالي مي شود. کتابخانه عمومي دانش، اطلاعات و آثار تخيلي را با استفاده از يک دسته منابع و خدمات تهيه مي کند و به صورتي برابر و يکسان، صرف نظر از نژاد، مليت، سن، جنس، مذهب، زبان، وضع اقتصادي و وضعيت شغلي و درجات تحصيلي و سواد، در دسترس مردم قرار مي دهد .
کتابخانه عبارت است از مرکزي که از تعدادي افراد با مجموعه اي واحدهاي اداري تشکيلاتي و از کتب سازمان‌يافته با سيستم‌هاي علمي مخصوص از قبيل سازمان تشکيل دهنده آن، روش تشکيل سازماني براي آماده سازي کتب و وسايل مورد نياز آنها تشکيل شده که ضرورتا داراي تشکيلات و اهداف است. سازمان کتابخانه بهترين سازمان شناخته شده است که اعمال، تصميم‌ها، برنامه‌ها، روش‌ها، قوانين و مقررات خود را ثبت مي کند .کتابخانه عمومي محل برخورد تخصص‌ها، بينش‌ها، گرايش‌ها، نگرش‌ها و سلايق است که افراد واجد شرايط، متعهد، علاقمند، متفکر، جامعه شناس، روانشناس، سياس، مقتصد، با تجربه، باحوصله، زيرک، مردم دار، مهربان و صميمي بايد آن را اداره کنند و معلوم است چنين محلي افرادي را مي طلبد که بايد ويژگي‌هاي متفاوت را در خود داشته باشند.
مسايل انساني به ويژه با نگاهي کيفي به آن مي طلبد که افراد شاغل در کتابخانه‌هاي عمومي بر عموم مسايل با چشم تخصص نگاه کنند. وظيفه کتابدار متخصص در دانشگاه‌ها يا سازمان‌هاي تخصصي بسيار آسان تر از کار کتابداران کتابخانه‌هاي عمومي است. در کتابخانه‌هاي عمومي چون از اقشار مختلف مراجعه مي کنند و انگيزه‌هاي مراجعه کننده متفاوت است، تبيين، دسته بندي، سازماندهي، پاسخ به نياز فوري و غيرفوري مراجعان به تبحر، صبر، پشتکار و هوشمندي نيازمند است. از اين قرار به نظر مي رسد کتابخانه عمومي پايگاه خواست‌هاي متنوع جامعه است که در آن هر کسي مطابق با نيازش شکلي از پاسخ را مي‌يابد و از آن طرف آيينه تمام نماي مشکلاتي است که جامعه با آن دست به گريبان است و مسئولان مي توانند از طريق آن به کاستي‌ها و کمبودها و در عين حال زيبايي‌ها و قوت‌ها پي ببرند و در جهت تکميل و يا استفاده از ظرفيت‌ها استفاده کنند .
ايجاد کتابخانه‌هاي عمومي از مسئوليت‌هاي مقامات محلي و ملي است و بايد بوسيله قوانين ويژه مورد حمايت قرار گرفته و با کمک‌هاي مالي حکومت‌هاي محلي و ملي پشتيباني شوند. کتابخانه عمومي بايد رکن اساسي در راهبرد دراز مدت براي توليد فرهنگ، فراهم آوري اطلاعات، سوادآموزي و آموزش باشد .کتابخانه بطور عمده، مخزن دانش و انبار پيشينه‌هاي اطلاعاتي در قالب‌هاي متنوعي از منابع کتابخانه اي و منابع اطلاعاتي است. استفاده کنندگان نيازمند اطلاعات اسناد، بر طبق استانداردهاي عقلي، شايستگي و توانايي خود در هر شاخه از دانش مي باشند. کارمندان کتابخانه بايد پيشينه دانشگاهي مناسب، دانش، شايستگي حرفه اي، آگاهي از منابع اطلاعاتي، فناوري، کفايت و طرز برخورد مناسبي در ارائه خدمات دارا باشند. نمونه کارمندگزيني، بستگي بسيار زيادي به نوع کتابخانه، اندازه کتابخانه و ميزان موجودي کتابخانه از انواع متنوع اسناد و تعداد استفاده کنندگان دارد. در هر کتابخانه اي عواملي وجود دارد که شامل منابع، استفاده کنندگان، و کارمندان کتابخانه است. منابع کتابخانه براي استفاده کنندگان است. کارمندان کتابخانه مسئول سازماندهي و تنظيم منابع کتابخانه و ارايه خدمات به استفاده کنندگان مي باشند. بنابراين، فعاليت‌هاي عملياتي کارمندان در کتابخانه حياتي است. کتابخانه بايد به تعداد مورد نياز افراد شايسته، آموزش ديده، با صلاحيت و حرفه اي و ستاد پشتيباني منطبق با نوع و اندازه کتابخانه در اختيار داشته باشد .
اهداف کتابخانه عمومي
اهداف عمده کتابخانه عمومي عبارت است از: فراهم آوردن و تهيه منابع و خدمات به صورت رسانه‌هاي مختلف تا نيازهاي افراد و گروه‌هاي مردم را براي آموزش، کسب اطلاعات، توسعه معلومات شخصي از جمله تفريح و پر کردن اوقات فراغت برآورده سازد. کتابخانه‌هاي عمومي نقش مهمي در توسعه و حفظ جوامع دموکراتيک داشته و اين وظيفه و نقش را با فراهم آوري دسترسي افراد به انواع مختلف دانش‌ها، افکار و عقايد ايفا مي کنند. حمايت از آموزش فردي و خودآموزي و نيز از آموزش رسمي در تمام سطوح از اهداف کتابخانه‌هاي عمومي است. کتابخانه عمومي مرکز محلي براي اطلاعات بوده و همه نوع دانش و اطلاعات را به صورت آماده در اختيار استفاده کنندگان قرار مي دهد. فراهم آوردن فرصت‌هايي براي توسعه خلاق شخصي، ايجاد و تقويت عادت مطالعه در کودکان از سنين کودکي، تاکيد بر پيشرفت‌هاي فرهنگي و هنري جامعه و کمک به شکل دادن و حمايت از هويت فرهنگي آن نيز در همين راستا مي باشد .
ويژگي‌هاي کتابخانه‌ها
کتابخانه عمومي به مثابه نهادي اجتماعي
کتابخانه‌هاي عمومي نهادهاي اجتماعي هستند که دسترسي به دانش و اطلاعات را در سطح محلي براي استفاده افراد و همه جامعه فراهم مي آورند. اين کتابخانه‌ها براي حفظ سطح خدمات مورد نيازي که بتواند وظايف آنها را تکميل کند، بايد مورد حمايت قانون و پشتيباني‌هاي مالي قرارگيرند .کتابخانه به مثابه يک نهاد اجتماعي تلقي مي شود همانند ساير نهادهاي اجتماعي مردمي از جامعه تاثير مي پذيرد و بر جامعه اثر مي گذارد. اما سطح تاثيرگذاري نهادهاي اجتماعي به لحاظ دامنه کارکردها و به لحاظ ميزان درگيري که با آگاهي و انديشه‌ها، و دانش مردم دارد متفاوت است، و به طور بالقوه سطح تاثيرگذاري وسيع و در عين حال عميقي بر روي جامعه دارد که قابل برنامه ريزي و بهره برداري است. کار ويژه‌هاي کتابخانه‌هاي عمومي در ساخت واقعيت اجتماعي به سه دسته تقسيم مي شوند:
کار ويژه‌هاي مبتني بر کارگزار يا عامل : در اين کار ويژه، بر نقش کتابداران در کتابخانه‌هاي عمومي در انتقال و توليد معنا تاکيد مي شود. رشد، توسعه و پويايي هر موسسه يا سازمان مرهون نيروي انساني است. مرکز ثقل و هسته‌ي فرايند توسعه، به عمل و انديشيدن انسان استوار است، زيرا انسان است که با قدرت ذهني و عقلي خود بطن طبيعت و جامعه را مي کاود، با تلفيق پژوهش‌هاي نظري و عملي و درک قوانين حاکم بر پديده‌ها، پايه علوم را بنيان مي گذارد و با ابداع فنون گوناگون، موجبات افزايش و بهبود کمي و کيفي بهره وري کار را فراهم مي آورد که منجر به هموارتر شدن راه تکامل مي شود .کارکنان هر موسسه و نهاد مانند کتابخانه عمومي، مهمترين منبع آن به شمار مي روند. کتابخانه فقط بسته به افرادي است که در کتابخانه با افکار، عملکرد، همکاري، و حمايت خود کار مي کنند. کتابخانه نيازمند منابع گوناگوني است اما منابع انساني در راس همه منابع ديگر قرار دارد.
به عنوان رهبر سازمان، کتابدار مسئوليت ويژه اي براي برنامه ريزي، سازماندهي و هدايت نيروهاي کار دارد که براساس آن کتابخانه مي تواند به اهداف خود دست‌يابد و به آنچه برايش با اهميت است، جامه عمل بپوشاند. کنش کتابدار در کتابخانه به عنوان يک دانش شناس مهمترين و بيشترين نقش را در ساير کار ويژه‌هاي کتابخانه براي توليد معنا و ارزش در کتابخانه بازي مي کند. خدمات فني کتابخانه و امر اشاعه اطلاعات و نيز فضاي کتابخانه‌هاي عمومي در حيطه عمل کتابداران قرار دارند و تحقيق استفاده از پتانسيل فعاليت حرفه اي _ مانند مجموعه سازي، سازماندهي، و اشاعه اطلاعات _ براي توليد معنا و ساخت واقعيت در جهت ايجاد سرمايه اجتماعي و ايجاد سازه‌هاي مطلوبي چون هويت ملي، وحدت ملي، خودباوري و غيره مرهون کتابداران است. کتابداران کتابخانه‌هاي عمومي مي بايست در کار مجموعه سازي کتابخانه‌ها، در راستاي برنامه گزينش منابع اطلاعاتي (و نه مميزي) دست به انتخاب منابعي براي کتابخانه بزنند که جامعه را به سوي حفظ يکپارچگي، وحدت، ارزش‌هاي بومي، و هويت ملي رهنمون گردد.
کار ويژه‌هاي مبتني بر خط مشي :در اين کار ويژه،بر وظايف نهادي حرفه کتابداري واطلاع رساني چون مجموعه سازي،سازماندهي، و اشاعه اطلاعات تاکيد ميشود. مهمترين کارويژه تاثيرگذار در حوزه خط مشي گذاري درکتابخانه‌هاي عمومي،تدوين خط مشي مجموعه سازي است، دراين خط مشي مي بايست اهداف اجتماعي کتابخانه درحفظ و گسترش هويت ملي، خودباوري، وحدت ملي و ساير سازه‌هاي مطلوب و نقش آن در خلق واقعيت و معنا به مثابه يک رسانه لحاظ گردد. در اين راستا ميتوان خط مشي اي براي مجموعه سازي تدوين کرد،بر اساس آن منابعي وارد کتابخانه‌هاي عمومي شوند که در کنار ساير منابع مورد نياز مراجعان، به تقويت حس خودباوري کمک کند.
کار ويژه مبتني بر فضا : در کار ويژه‌هاي مبتني بر فضاي ساختمان کتابخانه از بعد فيزيکي و نيز ايجاد شرايط مساعد براي شکل گيري و ايجاد معنا در کتابخانه‌ها تاکيد مي شود. ايجاد و حفظ فضايي فرهنگي، دانش مدار، آرام، و دور از هياهوي زندگي مدرن که افراد در آن احساس امنيت و آرامش کنند، در جهت جذب مردم به سوي اين رسانه مردمي و مواجه ساختن آنها با رسانه ريشه اي ولي مهجور واقع شده اي که بر خلاف ساير رسانه‌هاي ديگر، آنها را به مصرف گرايي و تقليد کورکورانه از الگوهاي ضد هويت ملي و ارزشي سوق مي دهد، ضروري است. کتابخانه عمومي طبق اصول حرفه کتابداري و اطلاع رساني طوري ساخته مي شود که از تمامي پتانسيل آن بتوان براي خلق معنا و واقعيت اجتماعي براي پاسخ به نياز انسان‌ها به مصرف معنا را پاسخ دهد.
کتابخانه‌ها به عنوان سازمان
کتابخانه‌ها مثل ديگر سازمان‌ها مي توانند در بسياري از جنبه‌ها متفاوت باشند. کتابخانه‌ها اغلب از نظر ساختاري با هم متفاوتند. اين تفاوت‌ها را مي توان در نمودارهاي سازماني مشاهده کرد که به پست‌ها و روابط ميان آنها، قسمت‌هاي مختلف سازمان را نشان مي دهد.کتابخانه‌ها در تلاش اند تا از طريق آزمايش ساختارهاي مختلف سازماني، نمونه‌هايي را انتخاب کنند که از نظر اقتصادي مقرون به صرفه باشند و در ضمن بتوانند رضايت کارکنان و مراجعه کنندگان را نيز تأمين کنند .
از ويژگي‌هاي يک کتابخانه که آن را از بسياري سازمان‌هاي ديگر متمايز مي سازد غيرانتفاعي بودن آن است: مفاهيم مهمي در اين واقعيت نهفته است، اما دو مفهوم که بيشترين اهميت را دارد عبارت است از:
- منابع مالي مورد استفاده براي اداره يک سازمان غيرانتفاعي معمولا از تخصيص سالانه پول‌هايي حاصل مي شود که از منابع خارج از سازمان مانند کمک‌هاي بلاعوض سرپرست، هدايا، بودجه‌هاي تخصيص داده شده از طرف دولت، و کمک‌هاي افراد نيکوکار تامين مي شود.
- تصور مي شود که اکثر سازمان‌هاي غيرانتفاعي بيشتر دولتي اند تا خصوصي ؛ تعداد زيادي از آنها يا موسسات دولتي هستند يا اين که به طور کلي از سرمايه دولت استفاده مي کنند و از اين رو در برابر موشکافي‌هاي مردم آسيب پذيرند .
کتابخانه‌ها نوعي سازمان رسمي است که اکثراً غيرانتفاعي اند. سازمان‌هايي خدماتي با ويژگي‌هاي خاص خود هستند. طبق آنچه مارتين، اشاره کرده، کتابخانه‌ها:
- سازمان‌هاي خدماتي و موسسات غيرانتفاعي اند؛
- تأمين کننده اطلاعات هستند، کالاها و خدماتي که ملموس نيستند؛
- اجرا کننده وظايفي هستند که ماهيت عرضه و راهنمايي دارند، ترکيبي که دو حرفه پزشکي به صورت مشترک توسط پزشکان، بيمارستان‌ها و داروخانه‌ها انجام مي شود.
- فراهم آورنده خدمات حرفه اي هستند که در بيشتر موارد بدون داشتن روابط مشخص با دوام با کاربران انجام مي شود.
- در برابر پذيرش عمومي، داراي اهداف مبهم و مقاصد نامشخص مي باشند؛
- در طول تاريخ طولاني خود، مجموعه اي از مفاهيم و روش‌هايي که براي ايجاد ساختار سخت و مقاوم در برابر تغييرات لازم است را گردآوري کرده اند؛
- بصورت دو جانبه هم مسئول منابع و هم مسئول کاربران هستند و گاهي در جهت گيري‌ها ميان کاربران و منابع دچار تضاد مي شوند. به نحوي که عده اي از کارکنان افکارشان متمرکز بر منابع و عده اي ديگر افکارشان به سوي مردم تمايل دارد ؛
- بعنوان ياري رسان و معين در سازمان‌هاي بزرگ فعاليت مي کنند، مانند دانشگاه‌ها، آموزشگاه‌ها و شهرداري‌ها و نه به عنوان يک سازمان مستقل؛
- به خاطر نقش کمکي که دارند، تحت تأثير فشارهاي خارجي از ناحيه مقامات سياسي، اعضاي هيأت علمي و کاربران قرار مي گيرند؛
- در رأس آن کارکنان داراي تحصيلات عاليه قرار دارند و کارکناني دارند که از تحصيلات سطح بالايي برخوردارند؛
- توسط متخصصاني اداره مي شوند که از رده‌هاي خدماتي ارتقاء يافته اند و نه از ميزان فني؛
- در پي‌يافتن هويت و جايگاه خود در ميان انبوه ارتباطات و منابع اطلاعاتي هستند چه در سطح وسيع اجتماعي و چه در سازمان متنوع خود .
مزيت سازمان‌هاي انتفاعي بر غيرانتفاعي آن است که سود مي تواند نمايانگر کارآيي عملکرد باشد. عدم سود دهي يک سازمان انتفاعي، آشکارا نمايانگر وجود يک مشکل است, هر چند که جايگاه مشکل را مشخص نمي کند، اما در سازمان‌هاي غيرانتفاعي چنين شاخصي وجود ندارد. عدم موفقيت در تامين سرمايه عملياتي کافي مي تواند دال بر مشکلي باشد. به طور کلي در سازمان‌هاي غيرانتفاعي بحران بودجه در دراز مدت به تدريج افزايش مي‌يابد، افزايشي که مي تواند سال‌ها به طول انجامد. در بخش سود، گزارش‌هايي که در پايان سال ارائه مي شود و گزارش‌هاي فصلي، هشداري زودرس محسوب مي شود.
به استثناي کتابخانه‌هاي خصوصي و کتابخانه‌هاي سازمان‌هاي انتفاعي، کتابخانه‌ها به مالياتي متکي اند که از حوزه‌هاي دولتي و در بسياري از موارد از موسسات دولتي حاصل مي شود. هنگامي مسأله ماليات‌ها و سياستگزاري مطرح مي شود که تصميم مي گيرند کي و کجا اين ماليات‌ها صرف شود، ناگزير فرايند تخصيص آن جنبه سياسي پيدا مي کند. عدم توفيق در تشخيص اين واقعيت موجب شده است که بسياري از کتابخانه‌ها طي ساليان، بودجه اي ناکافي داشته باشند و از اين رو نتوانند خدمات لازم را براي جامعه استفاده کننده خود انجام دهند.
چه تفاوت‌هايي بين مديريت در سازمان‌هاي انتفاعي وجود دارد؟ اگر چه برخي از کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني در حيطه سازمان‌هاي انتفاعي دسته بندي مي شوند، اما اغلب آنها اين گونه نيستند. بيشتر کتابخانه‌ها يا از طريق ماليات‌هاي محلي و ملي تامين بودجه مي شوند و يا جزيي از سازمان‌هاي غيرانتفاعي مثل دانشگاه‌ها و دانشکده‌ها هستند. سازمان‌هاي غيرانتفاعي بيشتر به منظور خدمت رساني عمومي بوجود مي آيند تا بهره وري مالي. به نظر مي رسد، اکثر متون مديريت با تاکيد زيادي که بر سودآوري براي سهامداران يا صاحبان مشاغل دارند، هماهنگي بيشتري با سازمان‌هاي انتفاعي داشته باشند. در بيشتر کتابخانه‌ها سودآوري مالي مد نظر نيست، در عوض وجود کتابخانه‌ها براي دستيابي به کالاي عمومي است .
سازمان‌هاي غيرانتفاعي عموما در توليد بودجه خود نقشي ندارند به همين خاطر روش کنترل بودجه و حسابداري آنها با ساير سازمان‌ها متفاوت است. آنها اغلب اجازه کسر بودجه يا ذخيره آن را ندارند اختلاف در سطوح پايين مهمترين عامل تفاوت در مديريت سازمان‌هاي غيرانتفاعي است. گاهي اوقات به نظر مي رسد که مديريت در سازمان‌هاي غيرانتفاعي کاملا پيچيده است چرا که تعيين دقيق اهداف اين سازمان‌ها کار دشواري است. هدف سازمان‌هاي انتفاعي سودآوري براي صاحبان شان است و اين هدفي مستقيم و کاملا مشخص است. حال اين اهداف را مقايسه کنيد با هدف سازمان‌هاي غيرانتفاعي، يعني خدمت رساني اجتماعي و توليد خدمات که مي توان آنها را به طرق گوناگون مورد تفسير قرار داد.
نه تنها تنظيم اهداف سازمان‌هاي غيرانتفاعي براي مديران کار دشواري است بلکه تعيين اين که آيا سازمان به اين اهداف دست‌يافته يا خير کار مشکلي است. همچنين برخي از جوانب مديريت منابع انساني در سازمان‌هاي غيرانتفاعي نيز مي تواند متفاوت باشد، چه کارکنان آنها کارکنان دولت باشند و چه غير از آن. بخش اعظمي از هر آنچه مديران در سازمان‌هاي غيرانتفاعي و سازمان‌هاي انتفاعي انجام مي دهند يکسان است. دراکر شباهت‌هاي بين سازمان‌هاي انتفاعي و غير انتفاعي را بيان کرده است و از نياز سازمان‌هاي غيرانتفاعي به تمرکز بر رسالت‌ها، تعيين مسئوليت‌ها، و دستيابي به اهداف حمايت کرده است. او پيشنهاد مي کند که مديران سازمان‌هاي غيرانتفاعي پنج سوال اساسي را از خود بپرسند:
- ماموريت ما چيست؟
- مشتريان ما چه کساني هستند؟
- درخواست‌هاي مراجعان چيست؟
- دستاوردها کدامند؟
- برنامه سازمان چيست؟
اهميت اين نوع خود ارزيابي‌ها و سازمان‌هاي غيرانتفاعي و سازمان‌هاي انتفاعي يکسان است. حتي گاهي در سازمان‌هاي غيرانتفاعي اهميت بيشتري پيدا مي کند، چرا که اين سازمان‌ها اگر بخواهند همچنان مورد اعتماد تامين کنندگان مالي خود قرار گيرند بايد نشان دهند به نتايج مورد نظر دست‌يافته اند.برخي تفاوت‌هاي بين مديريت اين دو دسته سازمان وجود دارد اما مديران همچنان بايد عهده دار پنج وظيفه برنامه ريزي، سازماندهي، منابع انساني، رهبري، و کنترل باشند هر دو دسته مديران نقش مديريتي را که توسط ميتزبرگ توصيف گرديد را نيز به اجرا در مي آورند يک مدير خوب در يکي از اين دو نوع سازمان را مي توان بدون نگراني و به راحتي به نوع سازمان دوم منتقل کرد، چرا که شباهت‌هاي بين مديريت اين دو دسته سازمان بيش از تفاوت‌هاي آنهاست. بدون توجه به چگونگي ساختار سازماني، همگي آنها به مديران کارآمد براي به اجرا درآوردن رسالت‌ها و اهداف خود نيازمند هستند .
کتابخانه به منزله سازمان ديوانسالارانه
کتابخانه‌ها تشکيلات بسيار سازمان‌يافته اي هستند که با نمونه وبر از يک نهاد ديوانسالارانه مطابقت مي کنند. يکي از ويژگي‌هاي ديوانسالاري تکيه بر ساختار سازماني سلسله مراتبي و شيوه‌ها و قوانيني است که تناسب عملياتي آن را حفظ مي کند. اين گونه محيط کاري معمولا جاي چنداني براي نوآوري، انعطاف پذيري، يا عملکرد مستقل باقي نمي گذارد. اغلب، کارمندان احساس مي کنند که در پايين نردبان قرار دارند و مادام که کار انجام شود، هيچ يک از کساني که بالاتر از آنان قرار دارند اهميتي به افکار آنان نمي دهد. در چنين وضعي، تا زماني که مدير اقدامي نکند، روحيه کارمندان تنزل مي کند، کيفيت کار لطمه مي بيند و مديران اين مسأله را در کيفيت خدماتي که کارمندان ارائه مي دهند مشاهده مي کنند.
سازمان يک کتابخانه معمولي داراي بسياري از ويژگي‌هاي يک سازمان بوروکرات است. تقريباً مشخصه تمامي کتابخانه‌ها ساختار سلسله مراتبي، مجموعه بزرگي از قواعد ؛ از قواعد فهرست نويسي گرفته تا امانت، نياز به مهارت‌هاي فني، و تقسيم کار نظام مند است. از زمان وبر، نقدهاي بسياري بر موارد سوء عملکرد در بوروکراسي نگاشته شده است. تعداد قابل توجهي از نقدهاي بوروکراسي بر عملکرد دروني سازمان تمرکز داشته است، بخصوص بر پيامدهاي ناخواسته حاصل از کنترل دقيق براساس مقررات نقدهاي ديگر بر ارتباط سازمان بوروکرات با محيط خارج؛ توجه سازمان‌هاي سنتي بر ناديده انگاشتن اين محيط است. الگوي سازماني بوروکراتيک به نظر داراي نقص مي آيد. زيرا سازمان را نظامي بسته مي دانست که بي تأثير از ابهامات و تلاطم‌هاي محيطي است .
سازمان‌هاي غيرانتفاعي، به ويژه موسسات دولتي يا اداره‌هايي که به بودجه دولتي متکي هستند، ويژگي‌هايي دارند که ماکس وبر، آن را ويژگي‌هاي ديوانسالاري ناميده است. براي بسياري افراد واژه‌هاي ديوانسالاري و ديوانسالارانه نه تنها مفهومي منفي دارد که حاکي از کاغذبازي مراجعان است. از ديدگاه وبر ويژگي‌هاي يک سازمان ديوانسالاري عبارت است از:
سازماني پيوسته از وظايف رسمي که از طريق قوانين به هم مربوط است: کتابخانه‌هاي سراسر جهان بي ترديد به وسيله مقررات، اعم از داخلي و خارجي، محدود مي شود. از نظر فني ؛ کتابداري در مورد فهرست نويسي و رده بندي قواعدي وجود دارد؛ همچنين روش‌هايي اعمال مي شود که، حداقل در يک کشور و نه در سطح بين المللي، مورد قبول همگان است. تصميم‌هاي خودسرانه يا ميل افراد براي ايجاد کار بيشتر، در بوجود آمدن بيشتر اين قوانين و مقررات نقشي نداشته است. بلکه اين قوانين براي صرفه جويي در وقت، فراهم آوري خدمات پيوسته، دستيابي به درجه اي از معيار و استفاده بهينه از منابع کمياب (افراد، زمان و پول) وضع شده است. قوانين، همچنين، ميزان تصميم‌هايي را که تنها براي يک منظور و مورد خاص اتخاذ مي شود و موجب ناهماهنگي، غيرقابل اعتماد بودن کتابخانه و ارائه خدمات نامنظم مي شود، کاهش مي دهد.
حوزه اي خاص از شايستگي‌ها: اين امر به الف. حوزه تعهدات براي انجام وظايفي مربوط مي شود که به عنوان بخشي از تقسيم نظام مند کار مشخص مي شود؛ ب. شرط احراز شغل با اختيار لازم براي انجام اين وظايف؛ ج. ابزار لازم براي انجام وظايف کاملا مشخص است و کاربرد آنها تابع شرايط مشخصي است. بي گمان کتابخانه در قلمروي خاص کار مي کند و در بسياري موارد موظف به ارائه خدمات به گروه خاصي از مردم است. برخي اوقات، هنگامي که کتابخانه اي مي کوشد خدماتش را توسعه دهد، مشکلاتي پديد مي آيد.
در سازمان اداره‌ها سلسله مراتب حاکم است، بدين معنا که هر اداره تحت نظارت اداره بالاتر است: با وجود روش‌هاي مديريت گروهي، مشارکتي، هيات بررسي و غيره همچنان در کتابخانه‌ها سلسله مراتب سازماني وجود دارد و داراي سه سطح بالا، مياني، و زيرين هستند. تعداد افراد در سطوح مختلف ممکن است تقريبا برابر باشد، بنابراين ديگر ساختار هرم قدرت وجود ندارد، اما هيچ کتابخانه اي بدون مدير نيست.
مقرراتي که در رهبري يک اداره نقش تعيين کننده دارد ممکن است قوانين فني يا هنجارها باشند. در هر دو مورد براي آن که اجراي آنها کاملا معقول نمايد، آموزش تخصصي لازم است. بنابراين طبعا درست است که تنها آن کس که در اين زمينه کفايت خود را نشان دهد صلاحيت دارد عضو کارمندان اداري باشد: برخي از مقررات حاکم بر فعاليت‌هاي کتابخانه، مقرراتي فني است که به کتابخانه و اطلاع رساني مربوط مي شود. اجراي اين مقررات، به آموزش رسمي نياز دارد. به همين دليل از ميان افرادي که آموزش کتابداري نديده اند، تعداد بسيار کمي موفق مي شوند که کتابدار يا مدير کارآمد شوند.
اين يک اصل است که مفهوم کارمند اداره بايد کاملا از مفهوم مالکيت ابزار توليد يا اداره تفکيک شود: کارمندان امور اداري هيچ گونه مالکيتي بر ابزار توليد يا اداره ندارند. ابزار نهايي توليد عبارت است از پولي که صرف انجام کار در کتابخانه مي شود. اين پول از جانب موسساتي تامين مي شود که تحت نظارت کارکنان اداري نيست، در واقع اين کارکنان در مقابل هيات تامين هزينه مالي کتابخانه مسئول اند.
دارنده يک مقام رسمي به هيچ روي مالک آن تلقي نمي شود: کوشش حياتي اداره کننده يا گروهي خارج از کتابخانه براي تاثيرگذاري بر نحوه کارکرد واقعي کتابخانه کاري غيرمعقول است. معمولا چنانچه هيات امنا يا کارگزاري که براي اداره کتابخانه صاحب اختيار است، حس کند که بايد در فعاليت‌هاي مدير دخالت ورزد، وي را از کار بر کنار مي کند و کسي استخدام مي شود که ديدگاه‌هاي مشترکي با هيات امنا يا کارگزار داشته باشد. در تعداد بسيار کمي از کتابخانه‌ها مديراني وجود دارند که بنا به ميل خود در استخدام يا اخراج کارکنان مخيرند. در واقع بيشتر کتابخانه‌ها تحت مهار نسبتا شديدي در اين محدوده قرار دارند و تابع مقررات دولتي بسيار هستند.
کارهاي اداري، تصميم‌ها، و مقررات تنظيم و به صورت نوشته ثبت مي شود. بدون شک اين روش تا حدي ناشي از ماهيت کار _يعني حفظ و اشاعه اطلاعات _ است. تمايل کتابخانه‌ها براي فراهم کردن و حفظ پيشينه اي مکتوب از فعاليت‌هايشان امري طبيعي است.
اکنون با بررسي هفت ويژگي ديوانسالاري از نظر وبر، با توجه به کتابخانه‌ها، مي بينيم که کتابخانه شاخص با همه اين ويژگي‌ها تطابق دارد. بنابراين مي توان نتيجه گرفت که کتابخانه‌ها سازمان‌هاي ديوانسالاري آرماني اند. حال اين که کتابخانه اي که تصويري مثبت يا منفي از ديوانسالاري را به نمايش مي گذارد، به مدير و کارکنان آن بستگي دارد. چنانچه کتابخانه اي به نحو درستي اداره شود، سازمان ديوانسالاري کلاسيکي است که خدماتي موثر، کافي، معقول و انساني ارائه مي دهد. چنين کتابخانه اي به دليل ويژگي‌هايش، حتي در زمان‌هاي پر دردسر، سازماني با ثبات فراهم مي آورد. هيچ سازماني به خودي خود خوب يا بد نيست. افرادي که آن را اداره مي کنند تعيين مي کنند که آن سازمان ويژگي‌هاي مثبت يا منفي دارد .
منبع
قنبری مطلوب،مریم(1392)، بررسی سلامت سازمانی در کتابخانههای شهرداری اصفهان،پایان نامه کارشناسی ارشد،کتابداری واطلاع رسانی،دانشکده علوم تربیتی وروانشناسی اصفهان
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید