مفاهیم و مبانی سیستمها

سیستمها

 سیستم ، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند . مثلا ً در یک مرکز اطلاعاتی ، منابع انسانی ، رایانه ای و اطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد  با هم ترکیب می شوند . در هر سیستمی پنج عنصر درونداد . برونداد ، تبدیل ، مکانیسم کنترل و در نهایت اهداف وجود دارند . بطوری که حرکت سیستم بطوری است که درونداد به برونداد ، تبدیل می شود . در این میان مکانیسم کنترل ، فرآیند تبدیل را برای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم زیر نظر قرار می دهد . مکانیسم کنترل توسط حلقه باز خود به جریان منابع متصل می شود . بطوری که حلقه باز خورد اطلاعات را از برونداد سیستم کسب می کند و آن را برای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد . مکانیسم کنترل ، علائم باز خورد را با  اهداف تطبیق داده و منجر به علائمی به عنصر درونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش را تغییر دهد .

وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد درونداد ها ، کتابها ، مجلات ، منابع الکترونیک و … می باشند و فرایند خدمتی فنی ، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان مواد قبل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر و کار آمدتر به مراجعان و کاربران می باشد . تبدیل می کند مکانیسم کنترل در اینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مرکز خدمات فنی و مجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد و حلقه باز خورد در اینجا ارتباطات و روابطی است که شخص رئیس را با قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند . هر سیستمی می تواند عملیات  خود را کنترل کند . یک سیستم بدون مکانیسم کنترل ، حلقه باز خورد و عناصر اهداف یک سیستم حلقه باز نامیده می شود . یک سیستم با سه عنصر کنترل ؛ اهداف ، مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود .

 همانطور که می دانیم حلقه ای که باز باشد ، حلقه نیست . حال سیستم ها را از جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دو دسته تقسیم می کنند : سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته و سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است . البته قابل ذکر است که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد . یک زیر سیستم بطور ساده ، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد . مثلاً در یک اتومبیل یک سیستم کلی وجود دارد بنام اتومبیل و چندین سیستم فرعی و شاید درون آن سیستم های فرعی ، سیستم های فرعی تری وجود داشته باشند . مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد . وقتی که یک سیستمی ، جزء سیستم  بزرگتر می باشد ، سیستم بزرگتر سوپر سیستم یا فوق سیستم نامیده می شود . برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است ، اما در عین حال قسمتی از یک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت  می باشد که آن هم خود یک زیر سیستم دولت ملی می باشد . یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد . این شرکت منابع فیزیکی تشکیل یافته است . یک سیستم اداراکی ، سیستمی است که از منابع ادراکی ؛  فکری ، چون اطلاعات و داده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند . یک سیستم اداراکی عموماً یک تصویر ذهنی در ذهن مدیر می باشد مانند تصویر یا خطوطی که بر روی یک برگه  کاغذ یا در شکل الکترونیکی ذخیره شده در رایانه ها .

روش سیستم ها و دیدگاه سیستمی

بطور کلی هر موسسه ی برای تداوم جریان کاری خود نیاز به یک دید سیستمی دارد دید سیستمی که همه بخش های درونداد و برونداد و فرآیند تبدیل را از طریق مکانیسم کنترل و حلقه باز خورد ، زیر نظر داشته و یک نوع یکپارچگی در تصمیم گیری ، که لازمه موفقیت یک موسسه می باشد ، بوجود  می آورد که اثرات هر تصمیم را در دیگر بخش های به ظاهر غیر مرتبط هم در نظر داشته باشد . افراد ماهر در حل مسائل کسانی هستند که محیط خود را شناخته و سیستم های موثر جمع آوری اطلاعات را بوجود آورند آنان لزوم معیار های عملکرد و شبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان  خود تشخیص داده اند . تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکر سیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود . حل کنندگان مسائل بازرگانی جزو اولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مساله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک دانان و شیمی دانان و دانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان و جامعه شناسان باز می گردد . این دانشمندان حل نمودن مساله را به عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند .

 مدیران برای مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش و دیدگاه سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهور است در این روش اولین اقدام مدیر در شکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد در مرحله دوم باید از انجا که هر سیستمی با محیط خود ارتباط دا رد . محیط موسسه درک شود . در مرحله سوم سیستمهای فرعی و زیر سیستمهای موسسه باید شناسای شوند بعد از این مراحل به فاز تجزیه و تحلیل مساله می رسیم یعنی در مراحل قبلی شناخت کلی و داده های مورد نیاز به دست آمد و هر حال باید آنها را پردازش کرد . اولین مرحله از این فاز گذر از سیستم به سطح زیر سیستم    می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد و حال به سومین فاز یعنی فاز طراحی و ترکیب می رسیم . اولین مرحله این فاز شناسائی راه حل های گوناگون ، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده ، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل  درمرحله بعدی اجرای راه حل و آخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان کنترل در روش  سیستمی می باشد . متخصصان مدیریت اغلب معتقدند  که اگر یک مدیرسازمان خود را به عنوان یک سیستم در نظر گیرد ، مکانیسم حل مساله آنها آسانتر و کار آمد تر خواهد بود .

 باید متذکر شد که ایده مشاهده هر چیزی به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست . در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک سیستم ، منحصر به اقتصاد نیست در واقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هر پدیده ای بوجود آمده است . این ایده اولین بار در سال 1937 توسط اودویگ وان برتالانف ، یک زیست شناس آلمانی ارئه شد . او این روش جدید را که اشاره به فرمالیته کردن اصولی که در سیستم ها عموماً بکار می روند ، ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیرو های بین آنها ، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد . بعد ها در سال 1956 کنث بولدین،  تئوری عمومی سیستم ها را به یک روش دیگر ارائه کرد . بولدینق دو رویکرد در توصیف تئوری عمومی سیستم ها در نظر گرفت .

حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلها برای توصیف پدیده ها می باشد . یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود( entity ) نامیده می شود . چهار نوع مدل وجود دارند . فیزیکی ، داستان وار ، گرافیکی و ریاضی ، همه اين مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر و ارتباط بر قرار کردن با  ؛ موجود را می دهد ، که از این طریق ، دیگر عناصر هم درک می شوند . یک مدل عمومی سیستم های شرکت    می تواند برای تحلیل هر نوع سازمانی بکار برود ، اما نمی توان انتظار داشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود . ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها ، وقتی که فرد تازه فارغ التحصيل شده و کارش را شروع کند . آشکار می شود . مدل به فرد برای تنظیم شراکتش کمک خواهد نمود . در آغاز ، هر چیزی تازه خواهد بود :  چهره های جدید ، تسهیلات جدید ، واژگان ؛  ترمینولوژی  جدید ، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد ، به این علت که مدل یک تصویر ذهنی از انچه مورد انتظار است را برای فرد ، فراهم خواهد  کرد . باید به یاد داشته باشیم که بهترین سیستم ها در صورتیکه کاربران آن را بکار نبرند  توفیقی نخواهد داشت . امروز سیستم ها و مدلها با ابزار های و سیستم های رایانه ی طرح ریزی شده و به ندرت از روشهای دستی برای سیستم یا مدل استفاده می شود .

چرخه حیات سیستم

 هر سیستمی در سیستم های اطلاعاتی رایانه محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد : آن متولد    می شود ، رشد می کند ، تا به بلوغ می رسد ، عمل می کند و نهایت می میرد . این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم  ( SLC ) نامیده می شود و شامل مراحل ذیل می باشد : برنامه ریزی ، تحلیل ، طراحی ، اجرا ، به کاربردن. دوره حیات یک سیستم مستلزم  گذر از مراحل  استانداردی است که هر یک به فعالیتهای مدیریتی نیاز دارد . سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یا عدم مطابقت با تغییر محیط کمتر مفید و موثر واقع شود . همچنین احتمال دارد زمانی که برای سیستم  جدید برنامه ریزی می شود . نقایص زیاد تر گردد . مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم ، جایگزینی آن  است طول حیات هر یک از این مراحل در سیستم های متفاوت ا ست .

 البته قابل ذکر است چون که امروزه اکثر سیستم  ها بصورت رایانه ای طرح ریزی می شوند و رشد رایانه و فن آوریها و اطلاعات و ارتباطات زیاد است دوره حیات سیستمهای رایانه ای نسبتاً کوتاه     می باشد . اصل اساسی تجزیه و تحلیل یک سیستم و طراحی ، عبارت است از تشخیص نیاز یک سیستم به تجدید نظر ویا جانشینی آن و اصل دوم سلسله مراتب و اولویت و آمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است.امروز برای نشان دادن چرخه  حیات یک سیستم از منحنی ها استفاده می کنند و به آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهار جزء و مرحله متفاوت است که در کارآیی هر سیستمی تاثیر بسزایی دارد : بسط و گسترش ، رشد ، اشباع ، استهلاک .

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید