مفاهیم و مبانی اثر بخشی

صاحبنظران و محققان معتقدند که اثر بخشی ، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ساخت اثر بخشی نباشد ، مشکل است. آنان توجه به موضوع اثربخشی سازمانی را باعث توسعه تئوری های سازمانی ذکر می کنند و اثر بخشی را موضوع اصلی در فضای عملی نیز می دانند. تلاش براي اثر بخشي وجه اشتراك اصلي همۀ برنامه هاي اجرايي است به گونه اي كه اكثر تحقيقات انجام شده در حوزه ي سازمان و مديريت ،آگاهانه يا نا آگاهانه مستقيم و يا غير مستقيم به آن پرداخته اند .

واقعيت آن است كه سازمان با فشارهاي گوناگون با عوامل متعدد و محدود كننده هدف هاي متناقضي رو برو بوده است كه به ناچار بايد به همۀ آن ها به نحو مطلوب و متناسبي پاسخ گويد . همچنين ملزم است چارچوب هاي زماني متفاوتي را در نظر آورد  و با عوامل داخلي و خارجي گسترده و غالباً متنوعي در ارتباط باشد . از اين رو پديده اثر بخشي مفهوم گسترده اي به خود مي گيرد و داراري ابعاد گوناگوني مي شود.

مفهوم اثر بخشی

مفهوم اثر بخشی بسیار عمیق بوده و شاخص های مختلفی برای سنجش آن وجود دارد، بر اساس تحقیق کامرون و وتن یک تعریف واضح و روشن برای اثر بخشی نه وجود دارد و نه قابل قبول است. از دیدگاه این دو محقق گسترش و پیشرفت چارچوب های کارایی از گسترش تئوری آن با ارزش تر است.منظور از اثربخشي درواقع بررسي ميزان موثر بودن اقدامات انجام شده براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده است. به عبارتي ساده تر در يك مطالعه اثربخشي، ميزان تحقق اهداف اندازه گيري مي شود. اما به نظر مي رسد براي تعريف مفهوم اثربخشي مي‌بايست گامي فراتر نهاد، به اين معنا كه اثربخشي هنگامي در يك دوره آموزش حاصل خواهد شد كه اولاً نيازهاي آموزشي به روشني تشخيص داده شود. ثانياً برنامه مناسبي براي برطرف ساختن نيازها طراحي شود. ثالثاً برنامه طراحي شده به درستي اجرا گردد و رابعاً ارزيابي مناسبي از فرآيند آموزش و درنهايت دستيابي به اهداف انجام شود.

واژۀ اثر بخشي را با کارآیی يكي دانسته اند . اگرچه بين اين دو تفاوت قائل شدند ولي مطالعاتي كه روي اثربخش و كارآيي انجام شده است نشان مي دهد كه مرز كاملاً روشن و دقيقي بين دو اصطلاح فوق وجود ندارد.مير كمالي به نقل از اتزيوني اثر بخشي را  تحقق اهداف، كارآيي را ميزان استفاده از منابع براي دستيابي به يك واحد از برونداد تعريف مي كند .از جمله اولين كساني كه ميان مفهوم اثر بخشی و كارآيي تفاوت قائل شده “بارنارد “را مي توان نام برد. او معتقد بود كه اثر بخشي سيستم گراست و مربوط به تحقق اهداف سازمان مي شود و كارآيي فردگراست و مربوط به احساس رضايت افراد از عضويت در سازمان مطبوعشان مي گردد .پيتر دراكر يكي از صاحبنظران مشهور مديريت ، اثر بخشي را “كار درست انجام دادن” و كارآيي را” كارها را درست انجام دادن “تعريف كرده است .

اثر بخشي يعني انجام كارهاي درست به نحوي كه بطور دقيق متناسب با هدف باشد و كارآيي يعني انجام درست كارها و توانايي به كارگيري حداقل منابع براي دستيابي به اهداف سازماني،كارآيي يعني انجام دادن كارها به نحو شايسته يا مناسب و اثربخشي يعني انجام دادن كارهاي شايسته و مناسب.اثر بخشي و كارآيي مقوله گسترده اي است و به عوامل مختلف و متعدد درون سازماني و برون سازماني بستگي دارد . لذا تفكيك و مشخص كردن مرز بين كارآيي و اثر بخشي مشكل است. با اين حال ما بين دو واژه تفاوت قائل هستيم و اثر بخشي را انجام كارهاي درست يا نادرست انجام دادن می دانیم  به نحوي كه به تحقق اهداف بي انجامد و كارايي توانايي به كارگيري حداقل منابع و امكانات در جهت نيل به مقاصد و اهداف است.بهره‌ وری، حاصل جمع برداری کارآیی و اثربخشی است که نشان می‌دهد یک سازمان به چه صورت منابع خود را در راستای دستیابی به اهداف به کار می‌گیرد .به این ترتیب، بهره‌وری را می‌توان به صورت “انجام درستِ کار درست” تعریف کرد (بهره وری =  کارایی + اثربخشی)^.

تعاریف اثر بخشی

اثربخشی یکی از مباحث عمده در بحث مدیریت است. در فرهنگ ،مدیریت اثر بخشی را درجه و میزان رسیدن به هدف پیش بینی شده در نتیجه یک اقدام و یا میزان دستیابی مدیر به بازده مود نیاز شغلی تعریف کرده اند .یک نوع ارزیابی کلی است که تا حد زیادی از معیارهای متعددی بهره می‌جوید. معمولاً از طریق ترکیب نمودن اسناد عملکرد گذشته یا به‌دست آوردن ارزیابی‌های کلی و یا از طریق قضاوت‌های اشخاص بصیر و مطلع نسبت به عملکرد سازمان، اندازه‌گیری می‌شود.

در تعریف دیگری که از اثر بخشی شده از آن به عنوان حدی که رفتار اجتماعی مشاهده شده مطابق با انتظاراتی باشد که برای نقش در نظر گرفته شده، نام برده شده است .از دیدگاه های مختلف ممکن است رفتار فرد، اثر بخش یا فاقد اثربخشی باشد و یا اینکه رفتار معینی توسط شخص معینی در یک زمان اثر بخش و در زمان دیگر فاقد اثر بخشی قلمداد شود.اثر بخشی درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده است، به بیان دیگر اثر بخشی نشان می دهد که چه میزان از تلاش های انجام شده نتایج مورد نظر را حاصل نموده است.

برمن اثربخشی را به عنوان سطح بازده و کارآیی را به عنوان نسبت بازده به ستاده تعریف کرده است و معتقد است برای اندازه گیری بهره وری به طور جامع باید هم کارایی و هم اثربخشی را مورد استفاده قرار داد. این در حالی است که کلی و سویندال باور دارند سازمان های انتفاعی بیشتر بر سنجش کارایی تاکید دارند و سازمان های دولتی بر اثربخشی.در جستجوی کارایی و اثربخشی مدل های مختلف مدیریت سازمان ها، تیلور به عنوان نخستین نظریه پرداز مدیریت، این دو مفهوم را به عنوان یک موضوع بی چون  و چرا در مدیریت مورد بررسی قرار داده است و از این رو اساس مدیریت علمی و نظریه مدیریتی خود را بر پایه دستیابی به حداکثر اثربخشی قرار داده است.

 ابزار در رسیدن به اثربخشی، نیروی انسانی و کارگران در اختیار مدیریت است. در حقیقت اساس مدیریت علمی تیلور در استفاده بهینه و اثربخش از کارگران قرار داشت. منظور تیلور از کارآیی نیز، به دست آوردن نتایج مطلوب با حداقل اتلاف وقت و انرژی از طریق به حداکثر رساندن خروجی موثر یا مفید به کل ورودی سیستم است. پس از تیلور محققان گوناگون حوزه مدیریت و سازمان نیز، اثربخشی و کارایی را به عنوان دو اصل اساسی که باید مد نظر مدیران سازمان ها قرار گیرند مورد مطالعه قرار دادند و هر یک تعریفی از این دو مفهوم را مطرح ساختند. از جمله؛ اثربخشی را درجه ای از به پایان رساندن اهداف می داند و اینکه چقدر به نتایج مورد انتظار دست یافته ایم. از نظر جکسون اثربخشی برابر است با زمان ایجاد ارزش افزوده تقسیم بر زمان کار ایده آل سیستم .

طبق نظر هوی و میسکل اثر بخشی نتیجه سود دهی عملکرد شرایط منابع انسانی و میزان موفقیت در اهداف کوتاه مدت و دراز مدت می باشد.پیتر دراکر اثر بخشی را به عنوان انجام کارهای درست تعریف نموده است و اثر بخشی را در قالب توانایی تعیین هدف مناسب جهت نیل به اهداف سازمانی بیان می نماید.با سیل جورج پولوس و رابرت تاتن بوم اثر بخشی را به عنوان حدی که هر سازمان در قالب یک سیستم به اهداف خود، بدون استفاده غیر لازم از منابع و نیز بدون وارد کردن فشار نا به جا به اعضایش دست می یابد ، تعریف می کند. تحت عنوان یک معیار اثربخشی آنها نه فقط به بهره وری بلکه همچنین بر انعطاف پذیری سازمان و عدم وجود تنش های درون سازمانی تاکید دارند .

اوچمن و سی شور اثر بخشی سازمان را به عنوان توانایی بهره برداری از محیط برای کسب منابع نادر و ارزشمند جهت تداوم کارکرد تعریف می نماید .ایوان معتقد است، اثربخشی سازمانی یا عملکرد سازمانی هدف نهایی، آشکار یا پنهان همه سازمان هاست.سازمان صدا و سیما در کشور ما نیز چون زیر نظر بخش دولتی اداره می شود، لازم است در زمینه ارتقاء کیفیت فعالیت های آن، اثربخشی برنامه های آن مورد ارزیابی قرار گیرد و از آنجا که تحقق اهداف هر سازمانی ابتدا به نحوه مدیریت آن سازمان بستگی دارد لازم است ابتدا مدیریت سازمان ها مورد بررسی قرار گیرد.

 اثربخشی و اهداف سازمان

یكی از مباحث مدیریتی كه ممكن است برای عموم مدیران هم جالب باشد و هم كاربردی بحث “اثربخشی و كارآیی” سازمان است. بدیهی است مدیران متعهد و مسؤول مایل اند بدانند كه سازمانشان در چه وضعیتی قرار دارد و برای دستیابی به اهداف سازمانی باید چه معیارهایی را برای سنجش عملكرد واحد یا سازمان خود در نظر داشته باشند.درك هدف های سازمان از نخستین گام هایی است كه باید در راه درك اثربخشی سازمان برداشت. هدف های سازمان باید نشان دهندۀ علت وجودی آن و آن چه كه در پی دستیابی به آن است، باشد.

 هدف ها به صورت “وضع مطلوب سازمان در آینده” تعریف می شود. اثربخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی كه سازمان به هدف های مورد نظر خود نائل می آید. اثربخشی یك مفهوم كلی دارد که به صورت ضمنی در برگیرندۀ تعداد زیادی از متغیرهاست (در سطح سازمان و دوایر). هنگام تعیین “اثربخشی” سازمان حدود یا میزانی كه هدف های چندگانه (چه رسمی و چه عملیاتی) تأمین شده اند سنجیده یا اندازه گیری می شوند و مورد قضاوت قرار می گیرند.اثربخشی مبحثی است كه حدود پنجاه سال پیش پیتر دراكر، صاحب نظر بلند مرتبۀ مدیریت، آن را به طور علمی مطرح كرد و در دهۀ ۷۰ در مورد آن مطالعات گوناگونی آغاز شد كه تاكنون ادامه یافته است. اینك می توان گفت كه دربارۀ این موضوع مجموعۀ منسجمی از اطلاعات حاصل از تحقیقات در جهان گردآوری شده است.

امروزه در سازمان های پیشرفته و موفق جهان سعی می شود تا برای اثربخشی سازمان اهداف روشن و مشخصی در نظر گیرند و سپس در جهت نیل به آن ها همۀ توان خود را به كار برند. مثلاً  آنچه را كه می توان در همۀ سازمان های موفق مشاهده كرد، وجه اشتراك آن ها توجه به “كیفیت” و “رضایت مشتری” است. اما برای نیل به این اهداف باید فرهنگِ سازمانیِ لازم، معیارها، ارزش ها، هنجارها و اصول مربوطه در سازمان طراحی شود. در واقع، موضوع، هدف و راه های نیل به اثربخشی باید در سازمان ها برای كاركنان روشن باشد و سپس مدیریت بكوشد تا ویژگی های مربوط به اثربخشی، به صورت دیدگاهی مشترك برای همۀ افراد سازمان نهادینه شود. در این حالت است كه می توان سازمان را به سوی اثربخشی سوق داد. ژوزف ویس در این مورد به سه موضوع “رسالت” ، “ارزش ها” و “اصول راهنمایی” اشاره كرده است.در بحث اثربخشی سازمان باید توجه داشت كه اثربخشی و اهداف سازمانی به هم كاملاً مرتبط هستند. در واقع در تعریف اثربخشی می بینیم كه نیل به اهداف سازمان مورد نظر است. بنابراین، ابتدا آشنایی با هدف سازمانی ضروری است.

هدف سازمانی

همۀ سازمان ها در وهله ی اول برای خدمت و تأمین نیازهای مشتریان و مردم جامعه به وجود می آیند. از این رو سازمان ها باید دقیقاً مشخص كنند كه چه گروه یا گروه هایی از مردم از خدمات آنها بهره مند خواهند شد. در واقع هدف سازمانی نوعی وضعیت مطلوب و مورد نظر است كه هر سازمان قصد دستیابی به آن را دارد. مثلاً در یك سازمان دولتی مانند وزارت آموزش و پرورش، هدف انجام كلیۀ اقدامات لازم در جهت آموزش دروس دورۀ ابتدایی به كودكان مدرسه است، یا هدف شركت ایران خودرو ساخت ماشین  برای گروهی از جامعه است كه قدرت خریدشان محدود است. در این زمینه، نقش اصلی مدیریت ارشد هر سازمان تعیین اهداف و استراتژی سازمان و ایجاد شرایط و محیطی به منظور اجرای استراتژی، در جهت نیل به اهداف، تعیین شده است.

در بحث اثربخشی به این دلیل هدف سازمانی مطرح شد كه با موضوع اثربخشی سازمان مرتبط است و این نكته از تعاریف زیر دربارۀ اثربخشی به خوبی پیداست :بنا به عقیدۀ دفت “اثربخشی” سازمان عبارت از درجه یا میزانی است كه سازمان به هدف های مورد نظر نزدیك می شود. این تعریف نشان می دهد كه همۀ سازمان ها باید در مرحله ای از زمان تعیین كنند كه تا چه حد در جهت نیل به اهدافشان عمل كرده اند و به آن اهداف دست یافته اند. گرچه تعریف اثربخشی جامع و ساده به نظر می رسد، در عمل می بینیم كه هر یك از مكاتب مدیریت دربارۀ اثربخشی نگرش خاص خود را ارائه داده اند.

تیلور، بانی مدیریت علمی و پایه گذار مكتب كلاسیك، اعتقاد داشت كه با توجه به وضعیت فنی سازمان، می توان اثربخشی را به وسیلۀ عواملی مانند به حداكثر رساندن میزان تولید، به حداقل رساندن هزینه ها و به كاربردن منافع درحد مطلوب به بالاترین میزان رساند. فایول، كه در زمینۀ اصول مدیریت اولین نظریه پرداز بود، معتقد بود كه اثربخشی نتیجۀ اِعمال قدرت و نظم و انضباط در داخل سازمان است كه باید روشن و واضح باشند. به علاوه، به كارگیری وحدت فرماندهی و هدایت و رهبری، نظم و ترتیب، تساوی و عدالت، وجود ثبات شغلی، ابتكار و تقویت روحیۀ كاركنان است كه موجب اثربخشی سازمان می شود. در مقابل نظریه پردازان مكتب كلاسیك، صاحب نظران مكتب روابط انسانی، كه در رأس آنان التون مایو قرار داشت، معتقد بودند كه اثربخشی در سازمان ناشی از رضایت خاطر كاركنان است كه خود حاصل از توجه به نیازهای فیزیكی و روانی كاركنان است. هر قدر مدیران به برقراری روابط انسانی و تعامل بین كاركنان و مدیر بیشتر توجه كنند، بر “اثربخشی” سازمان تأثیر بهتری خواهد داشت. در واقع عوامل اجتماعی و روانشناسی محیط كار موجب روابط انسانی مؤثر می گردد. سایر متفكران مدیریت عملی، مانند آبراهام مازلو و داگلاس مك گریگور، به نیازهای انسان و نهایتاً به موضوع “خودیابی” توجه داشتند كه در نتیجه بر احساس تعلق و تعهد، دلبستگی كاركنان به سازمان و بالاخره بر میزان اثربخشی سازمان اثر مثبت خواهد داشت.

شایستگی مدیریت  و اثر بخشی

بسياري از محققين بر اين عقيده اند كه وجود شايستگي هاي مديران در سازمان ها يك ابزار حياتي جهت افزايش اثربخشي است. مطالعات و تحقيقاتي كه در زمينه شايستگي هاي مديريتي انجام شده است دقيقاً به اين مسئله توجه دارند كه مديران براي اثربخشي در انجام وظايف به چه مجموعه اي از دانش، مهارت، ويژگي هاي رفتاري و صفات شخصي نياز دارند؟چارلز ودروف تحقيقات متعددي در زمينه شايستگي مديران انجام داده است وي در پايان تحقيقات خود نتيجه مي گيرد: كه شايستگي براي اثربخشي در انجام شغل كاربرد دارد .

بوياتزيس يكي ديگر از پژوهشگران پيشتاز بود كسي كه مخصوصاً روي اهميت شايستگي هاي مديران تمركز كرده بود. لذا از ميان ابعاد مدل مورد نظر، شش بعد، دانش و معلومات حرفه اي، مهارت ها، ويژگي هاي شخصيتي، نگرش و بينش را در قالب ابعاد فردي و اعتبار حرفه اي و اعتبار عمومي را در قالب ابعاد اجتماعي، مورد بررسي قرار داده است. اين الگو نشان مي دهد كه توسعه شايستگي هاي مديريتي، بهبود اثربخشي را در پي داشته و متقابلاً براي دستيابي به مديريت اثربخش مي بايستي به صورت همه جانبه اي ابعاد شايستگي مديران را توسعه بخشيد و همچنين خصوصيات مديراني كه مي توانند به معيارهاي مديريت اثربخش دست يابند “شايستگي هاي مديريتي“ خوانده مي شوند.

1. دانش و معلومات حرفه اي:

 دانش و معلومات زير بناي توسعه مهارت ها، نگرش و بينش به شمار مي رود ولي در بسياري از موارد به خودي خود تاثير چنداني در توسعه شايستگي هاي مديريتي ندارد.

2. مهارت ها :

مهارت عبارتست از توانايي پياده كردن علم در عمل و توسعه بهبود كيفيت عملكرد را به دنبال دارد. بدون اين توانايي (مهارت) در بسياري از موارد معلومات مدير منشأ تاثير نخواهد بود .

3. ويژگيهاي شخصيتي :

شخصيت، عبارتست از مجموعه الگوهاي منحصر به فرد و نسبتاً ثابت رفتاري، احساسي و فكري كه انسان ها از خود بروز مي دهند، شخصيت فرد مجموعه يا آميزهاي از ويژگي هاي رواني است كه بدان طريق افراد طبقه بندي مي شوند. تناسب روحي فرد با شغل وي عامل مهمي در اثربخشي به شمار مي آيد.

4. نگرش و بينش:

ارزيابي يا برآوردي است كه (به صورت مطلوب يا نامطلوب) درباره شیء، فرد، يا رويدادي صورت مي گيرد. نگرش بازتابي از شيوه احساس فرد نسبت به يك چيز يا موضوع است .

5. اعتبار حرفه اي:

قابليت برقراري ارتباط با افراد موثر و درخواست از آنان، با احتمال زياد پذيرش، يك دارايي نامشهود مديريتي است. اين دارايي در طول زمان شكل مي گيرد و نقش مهمي در ايجاد شبكه كاري و جلب همكاري آنان در اجراي برنامه هاي سازمان دارد .

6. اعتبار عمومي:

 اعتبار عمومي يك مدير به جايگاه غير حرفه اي او در اجتماع باز مي گردد. واقعيت اين است كه زندگي كاري و عمومي يك مدير بر يكديگر تاثير متقابل مي گذارد و اداره اين دو به صورت كاملاً منفصل از هم امكان پذير نيست.

الگویی برای اثر بخشی

اثر بخشي برنامه هاي اجرايي چند بعدي است. سر جيواني و همكارانش در سال 1992 با توجه به گستردگي اثر بخشي با مبنا قرار دادن حوزه هاي اصلي فعاليت ها، الگوي جامعي براي اثر بخشي ارائه كرده اند. در يك سطح پايه اي، سازمان ها درگير فعاليت هاي اساسي مشابهي هستند كه بيانگر الزامات بقا و رشد سيستم هاي مذكور هستند. اين فعاليت ها عبارتند از :

• دستيابي به اهداف سازماني
• حفظ الگوي فرهنگي
• حفظ يكپارچگي سيستم سازماني
• انطباق با نيروهاي موجود در محيط بيروني

اثر بخشي و موفقيت هر برنامه مستلزم اعمال كاركردهاي مديريتي بر اين فعاليت هاست. يك كاركرد ممكن است شامل برنامه ريزي، سازماندهي، كنترل، هماهنگي، ارتباطات و … شود كه اين فعاليت ها را به سمت نتايج مورد نظر جهت مي دهد. در اينجا هر يك از فعاليت هاي اساسي را توضيح مي دهيم.

• دستيابي به اهدف سازمانی

دستيابي به هدف بيانگر مسئوليت هاي اداري است يعني تعريف اهداف . بسيج منابع  براي دستيابي به آنهاست، در اين حوزه به خاطر خاصيت مشاهده پذيري كه از آن برخوردار است ، امكان تشخيص عدم اثر بخشي نتايج بسيار بيشتر از تشخيص كاستي ها در حوزه هاي ديگر است . از اين رو يك ملاك عمومي محسوب مي شود .

• حفظ الگوي فرهنگي

حفظ الگوي فرهنگي به محافظت و پرورش سنت ها و هنجارهاي فرهنگي اجتماع مربوط مي شود . الگوهاي فرهنگي در قالب مقررات و ضوابط رسمي يا غير رسمي ،انتظارات، هنجارها و مفروضات و باورهاي مقبول و مورد نظر را براي افراد مشخص مي كند .

• يكپارچگي دروني

حوزۀ ديگر فعاليت هاي اساسي “حفظ يكپارچگي دروني” است . حفظ انسجام دروني مستلزم هماهنگي و اتحاد تيم هاي كاري در يك هويت واحد و ايجاد احساسي از هويت و وفاداري برنامه در ميان عوامل اجرايي و شركت كنندگان و فراهم آوردن احساسي از رضايت و خوب بودن بر آنهاست .

• انطباق با محيط هاي بيروني

چهارمين حوزۀ فعاليت هاي اساسي نياز به انطباق با محيط هاي بيروني است .مي توان انتظار داشت برنامه هاي اجرايي در پاسخ به ويژگي هاي موقعيتي منحصر به فردشان بر الگوي متفاوتي از فعاليت هاي اساسي تأكيد ورزند اما فعاليت مذكور بايد تا اندازه اي پيش بيني و انجام شوند. در واقع تأكيد بيش از حد بر يك حوزه غالباً مي تواند حوزه هاي ديگر را به خطر اندازد .

عوامل موثر بر اثربخشي یک سازمان

براساس نتايج مطالعات مختلف عوامل اثربخشي عملكرد یک نظام عبارتند از:

• وجود “طرح نظام اثربخش ارزشيابي عملكردي” اي كه شامل: هدف به روشني تعريف شده، ارزشمند و قابل فهم براي ارزشيابي عملكرد و درون داد گسترده كاركنان و سرپرستان بر نحوه ارزشيابي باشد.
• تعريف دقيق عمليات ارزشيابي اثربخش عملكرد مديريتي، مشتمل بر: برنامه‌ريزي عملكرد ، بازبيني مستمر عملكرد و ارايه بازخورد به كاركنان درباره اين كه چگونه عملكرد خود را بهبود بخشند.
• وجود حمايت اثربخش نظام ارزشيابي عملكردي، كه سرپرستان را براي اعمال كردن رفتارهاي ارزشيابي اثربخش، به منظور تضمين رضايت و رسيدگي به شكايات نظام ارزشيابي تشويق مي‌كند.
• پذيرش كاركنان از نظام ارزشيابي عملكرد سازمان و تمايل آنان نسبت به انجام آن.
• تعهد سرپرستان و كاركنان براي اعمال مناسب نظام ارزشيابي عملكرد سازمان.
• توافق كاركنان و سرپرستان بر تعريف عملكرد مطلوب و نحوۀ تفسير اطلاعات ارزشيابي عملكرد.
• بررسي مداوم و نظام‌ مند خود نظام ارزشيابي عملكرد.

ويژگي هاي نظام هاي اثربخش

با اشاره به عوامل كليدي اثربخشي یک سازمان ، برخي از خصيصه‌هاي نظام‌هاي اثربخش عبارتند از:

• تلاش براي دقت بيشتر در تعريف و اندازه‌گيري ابعاد عملكرد تا جايي كه امكان پذير است.
• تعريف عملكرد با تمركز بر پيامدهاي ارزيابي شده
• پيش ‌بيني‌هاي پيامد  بر حسب فراواني و تكرار رفتار مربوط
• تعريف ابعاد عملكرد به وسيله تركيب كارها با جنبه‌هاي مختلف ارزش (نظير: كيفيت، كميت، مناسبت و بجا بودن)
• اتصال ابعاد عملكرد به برآوردن نيازهاي مشتريان داخلي و خارجي.
• تركيب كردن و به هم پيوستن اندازه‌گيري محدوديت‌هاي موقعيتي.
• تمركز توجه روي محدوديت‌هاي ملاحظه شده در خصوص عملكرد
• وجود اعتماد متقابل كافي بين سرپرستان و زيردستان.
• اندازه‌گيري و هدايت عملكرد كاركنان بطور كلي و ملموس.
• وجود نوعي تناسب بين فرهنگ سازمان و خط مشي‌هاي ارزشيابي آن.
• سرپرستان نسبت به تشريح نظام ارزشيابي به كاركنان علاقه‌مندند و نحوۀ اجراي آن را با آنان در ميان مي‌گذارند.
• ارزشيابي عملكرد رشد حرفه‌اي را تشويق و انتقال فرهنگ آن را تسهيل مي‌كند.
• كاركنان فرصت لازم براي اظهار نظر دربارۀ مسايل و بحث در اهداف و برنامه‌ها را دارند.
• كاركنان بازخورد كافي و مداومي را از منابع مختلف دريافت مي‌كنند تا آگاهي لازم از موقعيت خود در ارتباط با عملكرد مورد انتظار را حاصل كنند.
• خود ارزشيابي بخشي از فرآيند بازخورد رسمي است.
• افزايش پرداخت‌ها هم بر مبناي عملكرد فردي و هم براساس عملكرد گروهي انجام مي‌گيرد.
  • مدل‌های اثربخشی سازمانی

مدل‌های مختلفی برای بررسی میزان اثربخشی سازمانی ایجاد شده‌اند. این تنوع در مدل‌ها به‌دلیل ماهیت مفهوم اثربخشی، به ‌ویژه مرزهای نامشخص آن و به‌دلیل مفهومی‌ سازی‌های متنوع سازمان‌هایی است كه مدل‌های مختلف اثربخشی را به‌كار می‌گیرند.

• مدلهدف

به‌طور كلی، مدل هدف (نیل به هدف)، اثربخشی را به‌ عنوان تحقق كامل یا حداقل بخشی از اهداف سازمان تعریف می‌كند.مدل سنتی اثربخشی، متكی بر نوعی از سازمان به‌عنوان مجموعه‌ای از اجزایی است كه گرایش به رسیدن به اهداف دارند. در این دیدگاه یا مدل، اثربخشی به‌عنوان رسیدن یا حصول به پیامدهای سازمانی تعریف می‌شود. در این مدل، تمركز به‌ طور زیادی بر رسیدن به اهداف و مقاصد است .هدف‌های عملی ازجمله هدف‌های مهمی هستند كه در این روش مورد توجه قرار می‌گیرند. اگر سعی شود از هدف‌های عملی (و نه هدف‌های رسمی) استفاده شود، نتایج بسیار بهتری به ‌دست خواهد آمد. معمولاً هدف‌های رسمی به‌صورت تجریدی و انتزاعی هستند و سنجش یا اندازه‌گیری آنها مشكل است. هدف‌های عملی نشان‌دهنده فعالیت‌هایی هستند كه سازمان واقعاً آنها را انجام می‌دهد.در سازمان‌های تجاری برای سنجش اثربخشی سازمان از روش مبتنی بر تأمین هدف یا نیل به هدف استفاده می‌شود؛ زیرا می‌توان هدف‌های تولیدی شركت را به‌آسانی اندازه‌گیری كرد. معمولاً سازمان‌ها عملكرد خود را برحسب سودآوری، رشد، سهم بازار و بازده سرمایه‌گذاری اندازه‌گیری می‌كنند .

• مدلسیستمی

مدل سیستمی در حالیكه اهمیت اهداف را نادیده نمی‌گیرد، بر ابزارهای مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خاص ، كسب منابع و فرآیندها تمركز دارد. در این مدل، مفهوم سازمان در دیدگاه سیستم باز ریشه دارد؛ كه درون‌دادها به فرآیندها تبدیل (درون‌داد به برون‌داد) شده و برون‌دادها به‌ عنوان بخشی از یك كل نگریسته می‌شوند، نه به‌ عنوان متغیرهای مستقل.رویكرد سیستمی نسبت به اثربخشی چنین اظهار می‌دارد كه سازمان ها متشكل از قسمت‌های فرعی مرتبط به‌هم هستند. اگر قسمتی از این سیستم ضعیف عمل كند، اثر عملكرد ضعیف آن، بر عملكرد كل سیستم مؤثر واقع می‌شود. اثربخشی، مستلزم آگاهی و تعاملات مؤثر با عوامل محیطی است. مدیریت نمی‌تواند روابط حسنه خود را با مشتریان، عرضه‌كنندگان مواد اولیه، مؤسسات و نهادهای دولتی، اتحادیه‌ها و عوامل مشابه كه قدرت مخدوش نمودن عملیات باثبات سازمان را دارا هستند، نادیده بگیرد .

• مدلذی‌نفعان استراتژیك

ذی ‌نفعان استراتژیك به ‌عنوان گروهی از افراد تعریف می‌شوند كه نفعی  در سازمان دارند. به‌طور ویژه‌تر، عوامل استراتژیك می‌توانند با در نظر گرفتن افرادی كه به‌طور قانونی برای سازمان فعالیت می‌كنند (كاركنان، مشاوران، نمایندگان، اعضای هیئت مدیره و غیره) و افرادی كه كاملا بیرون سازمان هستند و برای خودشان كار می‌كنند و یا بر اقدامات اعضای سازمان تأثیر می‌گذارند یا از آنها تأثیر می‌پذیرند، تعریف نمایند .این مدل، با اضافه كردن انتظارات گروه‌های ذی‌نفع قوی مختلف كه تحت تأثیر سازمان قرار دارند، حیطه دو مدل قبلی را توسعه و گسترش می‌دهد. بنابراین، سازمان به‌عنوان مجموعه‌ای از عوامل درونی و بیرونی نگریسته می‌شود كه در مورد مجموعه پیچیده‌ای از موانع و اهداف مذاكره و توافق می‌كنند. در این مدل، مالكان، كاركنان، مشتریان، تهیه‌كنندگان، اعتباردهندگان، جامعه و دولت، گروه‌های ذی‌نفعی هستند كه باید به‌منظور تضمین اثربخشی و بقای سازمان راضی شوند.

رویكرد ذینفعان استراتژیك چنین فرض می‌کند كه مدیران، مجموعه اهدافی را دنبال می‌كنند كه این مجموعه اهداف انتخابی، خواسته‌های همه ذی‌نفعانی كه منابع مورد نیاز جهت بقای سازمان را كنترل می‌كنند، در بردارد. هیچ‌كدام از اهدافی كه مدیران انتخاب می‌كنند عاری از ارزش نیستند. خواه این اهداف به‌طور دقیق تعیین شوند یا به‌طور ضمنی، به منافع برخی از ذی‌نفع‌ها نسبت به برخی دیگر، توجه بیشتری معطوف خواهند داشت. مدیران باید با تعیین ذ‌نفع‌های كلیدی و مؤثر بر بقای سازمان و قدرت نسبی هركدام و همچنین با توجه به انتظارات هریك از آن‌ها از سازمان، سعی در برآورده نمودن نیازهای آنان نماید.

• مدلارزش‌های رقابتی

رویكرد ارزش‌های رقابتی با این فرض شروع می‌شود كه برای ارزیابی اثربخشی سازمانی، بهترین معیار وجود ندارد. مفهوم اثربخشی، فی‌نفسه مفهومی ذهنی است و اهدافی كه یك ارزیابی انتخاب می‌كند، متكی به ارزش‌های شخصی، ترجیحات و منافع فردی است. این رویكرد، استدلال می‌كند كه عناصر مشتركی وجود دارند كه در هر فهرستی از معیارهای اثربخشی قرار گرفته و می‌توانند به‌شیوه‌ای باهم تركیب شده و مجموعه‌ای از ارزش‌های رقابتی را ایجاد كنند. هركدام از این مجموعه ارزش‌ها، مدل اثربخشی منحصر به فرد را تعریف می‌كند .

• مدلعدم اثربخشی

 این مدل، با تمركز بر عواملی كه از عملكرد موفق سازمان جلوگیری می‌كنند و با نگریستن به سازمان، به ‌عنوان مجموعه‌ای از مشكلات و خطاها یك دیدگاه متفاوتی ارائه می‌كند. فرض اصلی و پایه‌ای این مدل این است كه ساده‌تر، درست‌تر و سودمندتر است؛ كه بیشتر، مشكلات و نقص‌ها (عدم اثربخشی) را باید مشخص كنیم تا معیار شایستگی‌ها را (اثربخشی). بنابراین، اثربخشی سازمانی به‌عنوان نبود عوامل عدم اثربخشی تعریف شده است.

جدول : مدل‌های مختلف اثربخشی را با توجه به مفهومی‌سازی سازمان و تمركز اصلی آن نشان می‌دهد.

ادغام معیارهای اثربخشی درمدیریت

كارشناسان در زمینه مدل‌ها و معیارهای اثربخشی، یك رویكرد چند بعدی را جهت دستیابی به اثربخشی در سازمان‌های مدرن پیشنهاد كرده‌اند؛ بدین معنا كه به‌كارگیری یك معیار واحد، برای تمام مراحل چرخه زندگی مناسب نیست و هیچ معیار واحدی وجود ندارد؛ كه بتواند نیازهای همه افراد سازمان را برآورده سازد، به‌خصوص اینكه منافع آنها رقابتی بوده و متفاوت از یكدیگرند. سازمان هایی كه از مدیریت خوبی برخوردارند، معیارهای اثربخشی را به‌گونه‌ای با یكدیگر تركیب و هماهنگ می‌نمایند تا با نیازهای آن موقعیت تناسب داشته باشند. مدیران، باید به‌طور دائم ورودی‌های مورد نیاز خود را تعیین كرده و آنها را از طریق اعضای استراتژیك فراهم آورند. زمانی‌كه اطلاعات به‌دست آمده از این طریق، با فلسفه و رسالت اصلی سازمان ادغام گردد، مدیریت قادر خواهد بود تا تركیبی از معیارهای مناسب اثربخشی را استنتاج نماید.

منبع

عامل، مريم (1393)، اثربخشی مدیریت برنامه های صدا وسیما، پايان نامه کارشناسی ارشد ، مديريت رسانه، دانشگاه علامه طباطبايي

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید