مفاهیم ومبانی ارتباط سازمانی

سازمان

براي بررسی دقیقتر مفهوم ارتباطات سازمانی ابتدا به توضیح مفاهیم سازمان و ارتباطات می پردازیم. سازمان به مجموعه اي اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار اطلاق می شود. مجموعه اي که هر کدام از اعضاي آن داراي هدف هاي فردي هستند و کل مجموعه به عنوان یک نظام داراي اهداف سازمانی می باشد. این مجموعه براي انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمی تواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محیط هاي اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می گذارند و هم از آنها تاثیر می پذیرند احاطه شده اند.سازمان یک پدیده اجتماعی است از جمع عده ای افراد که توانایی همکاری داشته و با ایجاد روابطی گوناگون برای نیل به هدف مشترکی کوشش می نمایند، تشکیل می شود. آنچه در سازمانها به صورت یکسان و مشابه وجود دارد، اصل نیاز تقسیم کار و در نتیجه هم آهنگی و هم کاری است برای وصول به هدف که در حقیقت به منظور نیازهای معینی تعیین گردیده است .براي هریک از افراد در یک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ یکی مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در پروسه شغلی هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که یک المان منحصر به فرد براي فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد براي ارتقاء و پیشرفت سازمان است. درحقیقت براي یک فارغ التحصیل دانشگاه هیچ فعالیت تخصصی نیست که نیاز به عضویت در یک سازمان را نداشته باشد.

ارتباط

براي اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه اي وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می یابد باید با افرادي که درگیر اجراي آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می شود. ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزي، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درك اطلاعات و انتقال آنها ممکن نیست.

ارتباط فرآيندي است كه طي آن افكار، عقايـد و احساسات يك فرد به فرد ديگر منتقل مي شود ارتباط فرآيندي است آگاهانه يا ناآگاهانه، خواسته يا ناخواسته كه از طريق آن احساسات و نظرات به شكل پيامهاي كلامي و غير كلامي بيان، ارســال، دريافت و ادراك مي شوند. بنا به تعريفي ديگر ارتباط فرآيند انتقال پيام از فرستنده به گيرنده به شرط اين كه ذهنيات مورد نظر فرستنده به گيرنده پيام انتقال يابد و بالعكس مي باشد .

ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درك آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشه ها و عقاید و واقعیتها به گونه اي که گیرنده، آنها را دریافت و درك کند. به عبارت دیگر ارتباطات فرایندي است که به وسیله آن افراد در صدد برمی آیند تا در سایه مبادله پیام هاي نمادین به مفاهیم مشترك دست یابند.ارتباطات فرآیندی است که از طریق آن افراد وسازمانها، به اهداف خود دست می‌یابند. از طریق ارتباط با دیگران؛ ما نگرشها، ارزشها، آرزوها، خواسته‌ها و نیازهای خود را با دیگران تقسیم می‌کنیم.

ارتباطات به معنای انتقال مفاهیم است. اگر هیچ تبادل اطلاعاتی یا فکری وجود نداشته باشد ارتباط به وجود نمی‌آید. گوینده‌ای که سخنانش شنیده نشود یا نویسنده‌ای که نوشته‌اش خوانده نشود ارتباط برقرار نکرده است. برای اینکه ارتباط موفقیت آمیز باشد نه تنها معنای آن باید انتقال یابد، بلکه باید درک هم بشود. پس ارتباط انتقال دادن و درک مفهوم است. ارتباط کامل ؛ اگر چنین چیزی امکان پذیر باشد، وقتی وجود دارد که فکر یا اندیشه ارسالی دقیقا به همان منظوری که ارسال شده است، دریافت شود.

همچنین می توان این تقسیم بندي را براي مفهوم ارتباطات ارائه داد:

• ارتباطات عبارت است از فرایند انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر.
• ارتباطات عبارت است از فرآیند انتقال اطلاعات، معانی و مفاهیم در بین افراد در سازمان با واسطه یا بدون واسطه.
• ارتباطات عبارت است از توزیع اطلاعات به منظور هدایت رفتار سازمانی.
• ارتباطات عبارت است از تبادل اطلاعات و انتقال معانی، مفاهیم و احساسها بین افراد در سازمان.

اهمیت ارتباطات

ارتباطات از عوامل بنیادی هویت سازمانی و به قول فیفنر ،  قلب تپنده و جوهره اصلی مدیریت است که از طریق آن فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، هماهنگی، رهبری و کنترل توسط مدیریت انجام می‌شود. ارتباطات تبادل جریان ؛ پیام ، از یک نفر به نفر دیگر از طریق واسطه و به عبارتی عامل اطلاع‌رسانی و تفاهم بین عناصر انسانی می‌باشد. جان کاتر ،  فرآیند ارتباطات را شامل سه عنصر فرستنده ،  پیام،  گیرنده می‌داند. به عقیده وی در سازمانی که بین عناصر انسانی پدیده ارتباط برقرار نباشد، در هر نوع و شکلی از تعریف که می‌توان برای سازمان ارائه داد، معهذا سازمان به حساب نمی‌آید.ارتباطات در سازمان موجد قدرت و وسیله‌ای برای به کارگرفتن بهینه اختیارات قانونی و اداری و اعمال آن در طول سلسله مراتب سازمانی می‌باشند. ارتباطات به عنوان ؛ وسیله ،  اعمال قدرت و مجاری شبکه‌های سازمانی و قوانین مربوط، مسیری برای جریان آن می‌باشند. قدرت در سازمان از مجاری ارتباطی حرکت کرده و از طریق موقعیت‌های فراهم شده ناشی از جریانات ارتباطی، بدواً اعمال شده سپس گسترش یافته و نهایتا به متن سازمان اضافه و حفظ می‌شود .

ارتباط موثر به دو دلیل برای مدیران اهمیت دارد. اول، ارتباط فرآیندی است که به وسیله آن مدیران به ساختار برنامه‌ریزی، رهبری و کنترل دست می‌یابند. دوم، ارتباط فعالیتی است که مدیران بخش اعظمی از وقتشان را صرف آن می‌کنند.بندرت مدیران در میز کارشان به تنهایی فکر یا برنامه‌ریزی می‌کنند. در حقیقت زمان مدیریت به طور عمده زمانی برای ارتباط رو در رو، الکترونیکی یا تلفنی با افراد، همتایان، ناظرین، تهیه کنندگان یا مشتریان است. به هنگام برخورد نداشتن با دیگران به صورت حضوری یا تلفنی، مدیران ممکن است یادداشت، گزارش یا نامه‌ای را بنویسند یا بخوانند.

در تحقیقی، بررسی مدیران رده بالا و میانی سازمان نشان داد که آنها در هر دو روز تنها نیم ساعت با آرامش کامل، بدون داشتن هیچ نوعی ارتباط یا بر هم خوردن سکوت، به سر می‌برند.ارتباطات به اعضاء سازمان برای دستیابی به اهداف فردی و سازمانی و نیز استفاده و پاسخ به تغییر سازمانی، ایجاد فعالیتهای سازمانی هماهنگ و برای وارد شدن در تمامی رفتارهای مرتبط سازمانی کمک می‌کند.

چندین نشریه به عنوان آثاری می‌باشند که اهمیت ارتباط در فرآیند سازمانی را مورد توجه قرار می‌دهند. هربرت سیمون ،  در نشریه‌ای با نام نوبل ،  راجع به سیستمهای ارتباطات سازمانی بحث می‌کند و عنوان می‌کند که در سازمانها ارتباط کاملا الزامی است. باولاس و بارت،  در کتابشان آورده‌اند که ارتباط ماهیت فعالیتهای سازماندهی شده است. در سال 1954، جوانی به نام کریس آرگریس ، کتابی تحت عنوان ؛ شخصیت و سازمان ،  را منتشر کرد. این کتاب که حاوی مطالب دقیق و تحقیق شده است، ارتباطات سازمانی را بخاطر اهمیت ویژه و بخصوصش مجزا نموده است. آرگریس زمانی به این موضوع پرداخت که در ارتباطات سازمانی شرایط ناعادلانه‌ای حکمفرما بود، مثلا اینکه ، مدیر همه چیز را خوب می‌داند و کارگردان به طور ذاتی احمق و نادان هستند.  وی این وضعیت را که مبتنی بر تحمیل خواسته‌های مدیر بر کارکنان بود بشدت متهم کرد.

ارتباطات، برای مدیران سازمان و کاری که انجام می‌دهند نقش حیاتی دارد. کانتر، به این نتیجه رسید که مدیران درصد بالایی از وقت خود را‌ صرف ارتباطات می‌کنند. معمولا این ارتباطات به صورت تماس‌ها به صورت برگزاری شوراها برقرار می‌گردد. مدیران باید به پیام‌های تلفنی و نامه‌های ارسالی پاسخ دهند. کوتاه سخن اینکه، کار مدیر در ارتباط خلاصه می‌شود.

گوئل کهن ، در زمینه نقش و جایگاه ارتباط در سازمان‌ها اظهار می‌دارد که سازمان‌ها به منظور رسیدن به اهدافی مشخص طرح ریزی شده‌اند. در این ساختار مدیران، کارکنان، ‌کارفرمایان، متخصصان و محیط برونی سازمان،‌لزوما به وسیله‌ی فرآیندهای ارتباطات سازمانی به یکدیگر وابسته‌اند. افزون بر این برای رسیدن به اهداف، ‌سازمان می‌طلبد که رهبرانی کوشا و پرتلاش داشته باشد، مردم انگیزش یابند، تلاش‌ها هماهنگ شود، تصمیم‌گیری‌ها انجام پذیرد و عملیات کنترل و هدایت شوند. هر یک از این وظایف،‌مستلزم کنش و واکنش متقابل بین افراد و در نتیجه مستلزم وجود ارتباط است. ارتباطات در پیشبرد اهداف سازمان و همچنین در ایجاد احساس هویت و وابستگی کارکنان به سازمان و همکاران و نهایتا نهادینه کردن وفاداری آنان به سازمان بسیار مهم و مورد توجه فراوان مدیران با تجربه و تحصیل کرده می‌باشد. به عقیده ونریل ، ارتباطات می‌تواند وسیله‌ای برای احساس هویت و احراز شخصیت فرد در سازمان تلقی گردد.

امروزه به قول وایت و مازور  یکی از مسائل مهم و مبتلا به سازمان‌ها، مدیریت ارتباطات عمومی است که کلیه سازمانها به گونه‌ای در راه‌اندازی، کنترل و بهره‌گیری از آن دخالت دارند. برای این کار مدیران و کارشناسان به زعم ویندهال و سیگنیتزر  باید با آگاهی از بکارگیری تئوری‌های ارتباطات اقدام و برنامه‌ریزی در هرچه مؤثرتر نمودن این عنصر مهم مدیریت در جهان امروز که به گونه غیرقابل پیش‌بینی در حال گستردگی و کم کردن فاصله‌ها و خارج نمودن انسان از مرزهای انزوا و پرتاب او به اقصی نقاط جهان است، بنمایند.

منبع

قادری،معروف(1393)، تاثیر ارتباطات سازمانی بر رفتار شهروندی سازمانی،پایان کارشناسی ارشد،مدیریت دولتی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید