مدیریت زمان

تحقق توسعه در هر جامعه ای تا حدود زیادی به پویایی نظام آموزش و پرورش آن جامعه بستگی دارد و پویایی نظام آموزش و پرورش به مدیریت آن وابسته است.  مدیر اساس بالندگی و رشد در آموزش و پرورش است و پایه آن ، نوع مدیریتی است که او در مدرسه اتخاذ میکند. یک نوع مهم مدیریت ، مدیریت زمان است .  مدیریت بر زمان و فرصتی که مدیر در اختیار دارد و در حال گذر است . مدیران با مدیریت بر زمان خود می توانند عملکرد نظام را به حداکثر اثر بخشی برسانند و به یافته های بیشتری دست پیداکنند.

اهمیت مدیریت زمان

برای یک مدیر در سازمان رسیدن به اهداف آن سازمان با کمترین ضایعات و بیشترین تولید و ارائه خدمات در مدت زمان کمتر ، کار مهمتر دیگری را نمی توان برشمرد . رسیدن به این اهداف با استفاده بهینه و مطلوب از امکانات و منابع موجود امکانپذیر می باشد.  در صورت عدم دستیابی به این اهداف درسازمانهای اقتصادی و تولیدی ضررهای مادی و مالی پیش بینی میشود که قابل برگشت است.

ولی آیا بعد از اجرای یک برنامه آموزشی نامناسب و یامدیریت غیر اثربخش یک مرکزآموزشی ، می توان زمان و عمر طی شده افراد را دوباره برگرداند؟ لوئیس،معتقداست: درجامعه کنونی که افراد تحت هر گونه فشار هستند ، مدیریت و برنامه ریزی کار آمد زمان فقط یک امر مفید نیست ، بلکه به یک امر ضروری و اجتناب ناپذیر بدل گشته است ، که رسیدن به اهداف زیر به کسب این مهارت بستگی دارد:

  • دستیابی به اهداف شخصی در زندگی
  • رسیدن به اهداف در سر موعد تعیین شده
  • کاری پر ثمر و رضایت بخش بجای کاری پرتنش و بی فایده .

زمان ، همیشه بعنوان یک منبع مهم قلمداد شده است . اکثر مردم عادت کرده اندکه اتلاف وقت را بیشتر به گردن دیگران بیاندازند و خودشان را در آن مقصر ندانند . آنها همواره به تجهیزات و لوازم بهتری نیاز دارند ، مردم باید بهتر با هم در ارتباط باشند ، نباید در کار ها وقفه ایجاد کنند و غیره … .   افراد از کمبود وقت ، بیشتر به عنوان پوششی استفاده می کنند که فقدان برنامه ریزی یا دور اندیشی ، تاخیرها و فقدان ضرب الاجل های تعیین شده قبلی در کارشان را از نظر دور می دارد . اما واقعیت این است که بشر در یک دنیای آرمانی زندگی نمی کند و بدین ترتیب مجبور است با زمان و دیگر منابعی که در اختیار دارد به بهترین نتایج دستیابد .

سازمان یافته بودن در فضا یا در زمان موضوعی است صرفاً درباره آماده بودن درباره این احساس که نبض کارها را در اختیار دارید ، به طوری که می توانید از همه فرصت هایی که زندگی به شما می دهد و از همه مشکلاتی که در این رهگذر سر راه تان سبز می شود ، به نحو احسن استفاده کنید .  وقتی به مهارت های مناسب در مدیریت زمان دست پیدا می کنید ، به جای اینکه مقهور زمان و مشکلات شوید ، آنرا جشن می گیرید و از آن به سود خود استفاده می کنید .  می دانید چه چیزی را انتخاب کنید و متمرکز هستید.احمدی به نقل از دراکر، معتقد است: هر کس که نتواند زمان خود را مدیریت کند ، هیچ چیز دیگری را نمی تواند مدیریت کند ، به اعتقاد وی رعایت نکات ذیل در مدیریت زمان الزامی است :

  •  انباشته نکردن کارها
  •  با یک دست دو هندوانه برنداشتن
  •  عدم دخالت در ریزه کاری ها
  •  کارهای نا خواسته را به تاخیر انداختن
  •  اختصاص وقت برای اندیشیدن
  •  تنظیم کارهای نوشتاری
  •  تنظیم نشست ها و مسافرتها.

یکی از سوالات اساسی در باب مدیریت زمان ، این است که آیا وقت هم نیاز به مدیریت دارد یا نه ؟ و اگر نیاز دارد به چه علت است ؟  وقت یکی از سرمایه های زندگی است و هدر دادن این سرمایه خلاف عقل و قوانین دین می باشد ، به همین دلیل باید وقت و عمر را مهار نمود و باتوجه به اصول و ضوابط خاص خود ، در مسیر اهداف عادی و عالی از آن بهره گیری نمود. نیلیپور، معتقد است : افراد به علل مختلفی به مدیریت زمان نیاز دارند ، چرا که:

  • عمر و زمان قابل بازگشت نیست.
  • گذشت زمان ، محسوس و ملموس نیست.
  • زمان با هیچ چیز قابل معاوضه نیست ، حتی با سرمایه های کلان مادی ، چون با وقت می توان آنرا بدست آورد ولی با سرمایه های مادی نمی توان وقت راحاصل نمود .
  • اوقات فراغت رامیتوان بهینه کرد.
  • وقت و عمر جانشین پذیر نیست.
  •  زمان وحشی و پرنده است و مهار آن یک هنر بزرگ است.
  • یک ساعت می توان سعادت و شقاوت یک عمر را در پی داشته باشد.
  • مفاخر و انسان های موفق با استفاده از همین زمان هایی که در اختیار ما هست به تعالی روحی رسیده اند.
  • امور و کارهای متعدد و متنوعی به عهده ی ماست که رسیدگی به آنها محتاج مدیریت زمان است.
  • مدیریت زمان ، پایه و اساس رشد و نیاز اولیه برای برنامه ریزی موفق است .

عوامل اتلاف وقت علل و راههای مقابله با آنها

ردیفعامل اتلافعللراه حل
1مغشوش بودن مسئولیت با اختیار– ناتوانی در تعیین دقیق مسئولیت های خود

– تداخل کارها

– مسئولیت بدون اختیار

– تنظیم فهرست مسئولیتها و به تصویر رساندن آنها

– شناسایی کارهای تکراری و حذف آنها

– تاکید بر مسئولیت مناسب (متعادل یا اختیار)

2مراجعین پیش بینی نشده– فقدان برنامه برای در دسترس نبودن خود

– انتظار افراطی از مرئوسین برای ارجاع همه امور به شما

– ناتوانی در خاتمه دادن

– توجه داشته باشید که منظور از باز بودن آن به روی کسانی است که نیازمند یاری می باشند. این موارد با بکار بندید:

اختصاص زمانی برای آرامش (نپذیرفتن مراجعین)، گزینش تعداد معدودی از متقاضیان برای ملاقات تمهید یک مکان اختصاص برای خود در محل کار (عدو حضور دائم در دفتر خود).

– امور را به نحو موردی (و نه دائمی) بررسی و اداره کنید.

– دیگران را در خارج از دفتر کارتان به حضور بپذیرید.

3تصور نادرست از برنامه ریزی– عدم اطلاع از اهمیت موضوع

– بی فایده انگاشتن برنامه ریزی با این تصویر که تنها معدودی از روزها مهم و حیاتی هستند.

– برنامه ای را در ذهن داشتن ولی آن را برای نوشتن مهم ندانستن

– توجه داشته باشید هر یک ساعتی که صرف برنامه ریزی موثر شود هنگام اجرا چهار ساعت برایشان ذخیره می کند و نتایج بهتری نیز به بار می آورد.

– بدانید که اکثر مدیران هر روز بر اساس همین فرض نادرست، وقت خود را تلف می کنند.

– توجه داشته باشید که هیچ حافظه ای مصون از خطا نیست و فهرست کارهای لازم الاجرا نیز وقتی کامل است که در آن اولویتها و ضرب الاجل معین شده است.

4کارکنان ناکافی– فقدان آموزش کارکنان موجود

– محدودیت بودجه

– بدانید که بدون داشتن کارکنان ذیصلاح احاطه موثر امور ناممکن است. آموزش کارکنان را در اولویت قرار دهید.

– با انجام تحلیل هزینه سود، نشان دهید که کارکنان اضافی چه کاری را و با چه هزینه ای انجام می دهند.

5اطلاعات ناقص– فقدان سیستم

– فقدان اختیار

– ابتدا معین کنید چه اطلاعاتی مورد نیاز است، سپس نسبت به در دسترس بودن قابل اتکا بودن و وصول به موقع آن اطمینان حاصل کنید.

– ابتدا اختیار لازم را بدست آورید.

6فقدان انضباط شخصی– فقدان اهداف یا معیار

– عدم پیگیری

– ناتمام گذاشتن کارها

– تعیین اهداف در حوزه های اسلامی معطوف به نتایج مورد نظر بسط معیارها (یعنی شرایطی که در آن امور به خوبی انجام می شوند)

– بدانید که دیگران کاری را انجام می دهند که شما آن را بازرسی می کنید خود شما نیز چنین هستید.

– پیش از کنار نهادن کارها آنها را به اتمام برسانید؛ به هر کاری یک بار بپردازید و در همان بار اول آن را تمام کنید.

7ناتمام گذاشتن وظایففقدان اهداف، اولویت ها و ضرب الاجلها

پرداختن به امور فوری

آشفتگی میز کار

تعیین اهداف و تنظیم آنها بر حسب اهمیت تعیین ضرب الاجلها برای وظایف مهم

بدانید که کارهای فوری به ندرت همان قدر اهمیت دارند که در نظر می آیند.

در برابر تمایل خود نسبت به واکنش نشان دادن بیش از مقاومت؛ زیرا این امر موجب انقطاع در انجام سایر وظایفتان می شود.

8بی نظمی شخصیمنیت بی نظمی از نظر بعضی افراد نشانه پر کاری اهمیت داشتن و خطیر بودن مقام شخص است

نگرانی نسبت به از دست دادن کنترل

ترس از فراموشی

توجه داشته باشید که تراکم کارهای کتبی می تواند نمایانگر تردید طفره رفتن تزلزل و اشتباه گرفتن اولویتها نیز باشد.

استفاده از برگه های طرح برنامه برای انجام کنترل بهتر بجای نگهداری همه بر روی میز

استفاده صحیح از جدول زمانبدی و برنامه تماسها جایگزینی عالی برای حافظه است. نیازی نیست که امور قابل بازیابی به خاطر سپرده شوند.

9ضعف در برقرار ارتباط با دیگراناستفاده از مجرای غلط

تفاوت های ارزشی افراد

فقدان ارزیابی واکنشها (بازخورد)

انتخاب مجرای صحیح (تلفن، نامه، یادداشت، گردهمایی و کنفرانس)

توجه داشته باشید که تجربه و محیط پیشینه های متفاوتی رادر افراد برای ارتباطات پدید می آورد.

برای اطمینان یافتن از حصول تفاهم و درک متقابل واکنشهای طرف مقابل را بازخورد بسنجید و سپس در صورت لزوم به اصلاح و جبران آن بپردازید.

10مصاحبت و خوش و بش کردن با دیگراننیاز به ایجاد تنوع و روال انجام کار یا محیط کار

تمایل به اطلاع از اوضاع

تصور اینکه این کار برای حرفه شما مهم است

کنترل انگیزه خود و مراعات حال دیگران در زمان پرداختن به این انگیزه مزاحم دیگران نشدن رفع خستگی در محلی که کسی در آنجا مشغول کار نیست.

برنامه ریزی برای کسب اطلاعات ضروری بر اساس مبنایی منظم.

تمایز قایل شدن میان حفظ مجاری ارتباطات و مصاحبتهای غیر ضروری

هدف واقعی مدیریت زمان

اگر فردی به دلیل گرفتاریهای کاری فرصت انجام کارهای روزمره خود را نیابد و به شخص دیگری پول بدهد تا مثلاً مایحتاج زندگی اش را تهیه کند، این امکان چه امتیازی را در اختیار او می گذارد. آیا در وقت خود صرفه جویی کرده، آیا آزادی بیشتری برایش فراهم نموده است؟ در حقیقت ما آمده ایم یک کار را با کاری دیگر معاوضه کرده ایم تا مدت بیشتری در محل کار خود بمانیم این امر آرامش فکری و جسمی برای ما به ارمغان نخواهد آورد در این مورد اشکال چیست؟

آیا کمبود وقت است؟ میتوان گفت درصورتیکه از وقت هرفرد استفاده مطلوب بعمل آید،وقت داده شده بهر فرد میتواند کافی باشد.مشکل اساسی فرد با توجه به امکانات موجود کمبود وقت نیست بلکه نحوه بکارگیری و انتخاب فرد از وقت موجود می باشد. بسیاری از مردم مقصود اصلی مدیریت زمان را نمی دانند. در حالیکه اگر از روشهای صحیح مدیریت زمان استفاده نمایند، می توانند حداقل یک ساعت و گاهی حتی دو ساعت در وقت روزانه خود صرفه جویی کنند.

بر این اساس ابراهیمی معتقد است که تحقیقات بعمل آمده در سراسر دنیا نشان می دهد که افراد روشهای صحیحی برای استفاده مطلوب از وقت خود بکار نمی برند. در ایران نیز قریب 60% از افراد روشهای مناسبی را برای استفاده از وقت ندارند.به اعتقاد مکنزی ، ارزش مدیریت زمان در این نیست که فرد هر لحظه از وقت خود را کنترل کرده ببیند در چه کاری صرف می شود. زیرا زمان قابل کنترل و اداره نیست. بلکه مفهوم واقعیت آن این است که در این لحظه از زمان چه می تواند بکند و چگونه از وقتی که در اخیار دارد استفاده کند.

افراد حتی نمی توانند تصمیم بگیرند از زمان استفاده بکنند یا نکنند بلکه فقط می توانند نوع استفاده از آن را مشخص نمایند. ارزش مدیریت زمان در این است که فرد شیوه هایی را بکار ببرد که با استفاده از آن روشها اساس زندگی را بهبود ببخشد. آنچه که از مدیریت زمان بدست می آید وقت اضافی نیست بلکه زندگی بهتر و مطلوب تر است. به بیان دیگر مدیریت موثر وقت به معنای حصول حداکثر بازدهی از زمانی است که در اختیار هر کس می باشد.

قدر مسلم آنچه که از مدیریت وقت حاصل میشود فواید عدیده ایست که بعضی از صاحب نظران این مقوله به آن اشاره دارند:

کاهش فشار روانی: دائم در حال شتاب بودن استرس آور است. در دنیای کاری امروزه وقت با ارزش است و به همین دلیل دوره های مدیریت زمان فراوان اجرا می شود. کوتاهی در برنامه ریزی و انتظار مسائل و مشکلات را داشتن تعداد بحرانها را در زندگی مدیریت افزایش می دهد هر بحرانی به بحرانهای دیگر و بیشتری می انجامد و سبب افزایش مقدار فشار عصبی و روانی (استرس) می شود.

هر اقدامی که بخواهید انجام دهید باید در قبال آن زمان مصرف کنید و اگر کاری بیش از آنچه که باید صرف کند به این معنی است که در حدود همان اندازه ای که بیشتر وقت گرفته وقت تلف شده است. و اگر این وقت تلف شده به گونه ای باشد که برنامه بعدی را دچار مخاره کند ناچار در تنگنای زمان قرار گرفته خود را در اضطراب می بینند.

از طرفی اسلامی، هم به این موضوع اشاره دارد و می نویسد: علت اصلی فشارهای روانی درون انسان است. عمده فشارهای روانی به علت حساسیت های فردی است. وقتی فرد آنچه رادر نظر خود مجسم کرده و انتظار داشته و با واقعیت هماهنگ نمی بیند، دچار فشار عصبی می شود. بنابراین مدیریت زمان بخوبی می تواند از چنین فشارهایی که امروزه بر اکثر مدیران  وارد می شود جلویگری نماید و زمینه تازه ای را برای کنترل اصطراب و فشارهای روانی فراهم آورد.یعنی بجای اینکه اجازه دهیم تحت فشارهای روانی خود گرفتار شدیم سپس راههای مقابله با آن را آزمایش کنیم بیاییم از زمان خود به نحوه موثرتری بهره گرفته ریشه اضطراب را بر کنیم.

تعادل میان کار و زندگی خصوصی: بهره گیری از مدیریت زمان باعث می شود که فرد اوقات فراغت بیشتری داشته با وقت و حوصله بیشتر به امور خانه و خانواده بپردازد و از این رهگذر زندگی خود را متعادل تر سازد زیرا تقسیم اوقات بین کار و خانه بسیار عادلانه تر است تا همه اوقات را صرف کارخانه کردن.

علاوه بر این باید هر روز وقتی را برای تعمق در کارهای خود تفکر سازنده و استراحت ذهنی به خود اختصاص دهید. بر اساس طب درمان استرس افراد باید بتوانید 15 درصد زمان کاری خود را به استراحت بپردازند. سعی نکنند بیش از حد کار کنند. از این رو تعادل میان کار خانه و استراحت الزامی است. این سه عامل به اندازه ای اهمیت دارند که اگر یکی از آنها نباشد زندگی نا متعادل می شود.

خلاقیت و زایندگی شخصی: در خصوص نو آوری های متکی به زمان، راعی ، می نویسد: وقتی صحبت از نو آوریها می شود زمان اهمیتی اضافه می یابد. شرکتی که بتواند سه بار تندتر از رقبای خود محصولش را تولید کند و به بازار بفرستد از مزایای شایان توجهی بهره مند می شود. امروزه شرکتهای ژاپنی یکی پس از دیگری به این شیوه مدیریت روی آورده اند. در مورد تهیه اماکن مسکونی، سرعت عمل ژاپنی ها 4 برابر در مورد مسائل غامض و ریزه کاریهای فنی، ژاپنی ها 7 تا 10 سال از رقبال خود جلوترند.

مکنزی ، هم معتقد است که با مدیریت زمان هر کس می تواند تا 2 ساعت وقت در روز صرفه جویی کند یعنی 10 ساعت در هفته و 40 ساعت در ماه و به این ترتیب در ماه یک هفته و در سال 12 هفته وقت اضافی داریم و اگر سازمانی وجود داشته باشد ه کارمندانش بجای 12 ماه در تقویم سالیانه 15 ماه داشته باشند چه کارها که نمی تواند بکند زیرا امروزه در دنیای کسب و کار معادل تولید و خلاقیت است و هر چه از زمان به نحو موثرتری استفاده شود بر خلاقیت افزوده می گردد.

 موفقیت در کسب هدفها: با داشتن هدف جهت حرکت تعیین می شود. اگر ندانید به کدام جهت می روید احتمال اینکه در جایی فرود آیید که آرزوی فرود در آنجا را نداشته اید، زیاد است.

با داشتن هدف است که می توانید آنچه را که قسمت شما، در پی دستیابی به آن است و یا متناسب با فعالیت های آن است را شرح دهید. کسانی که هدف و رنامه ندارند چون نمی دانند که چه باید بکنند لزوم مدیریت بر وقت خود را احساس نخواهند کرد. آنها در واقع با مشکل زمان روبرو نیستند زیرا قصد حرکت به جایی را ندارند. اگر قرار است هدفی انتخاب شود باید زمان لازم هم برای رسیدن به آن در نظر گرفته شود تا حصول اهداف امکان پذیر باشد. افراد به زمان نیاز دارند تا به اهداف خود برسند و به اهداف نیاز دارند تا به موفقیت دست پیدا کنند این رابطه تنگاتنگ در مدیریت زمان از اهمیتی فراوان برخوردار است.

چون با از دست دادن زمان در واقع هیچ کاری نمی توان کرد. اهداف روشن حدود کار را تعیین می کند و ذهن و فعالیت شخص را برای انجام دادن آن متمرکز می سازد. بدون اهداف روشن ممکن است کارها کاملاً به طریقی غیر از آنچه منظور بوده است تمام شود. بنابراین نتایج حاصل از مدیریت زمان آنگاه مثمر ثمر خواهد بود که تصمیم بگیرید در مقصودی دیگر از آن استفاده کنید. در غیر اینصورت وقت ذخیره شده چه چیزی را عایدتان می سازد کار بیشتر دغدغه بیشتر در حالیکه ارزش واقعیت مدیریت زمان تعالی بخشیدن به حیات آدمی در تمام ابعاد و زندگی آسوده تر و بهتر است، زیرا بدون هدف زندگی معنا و مفهومی نخواهد داشت و با تعیین هدف است که انسان بر انگیخته می شود تا در جهت حصول آن نقشی ایفا کند.

از این رو چهار عرصه فوق نشان می دهد که استفاده صحیح از زمان تا چه حد می تواند در بر کندن ریشته اضطراب و در برقراری تعادل منطقی بین امور کاری زندگی موثر باشد و تا چه میزان می تواند در افزایش خلاقیت و حصول اهداف از پیش تعیین شده تاثیر بگذارد. پس از تعیین هدف آنچه که در مدیریت زمان حائز اهمیت است اولویت بندی کارها است بعد از آن در نظر گرفتن مناسب ترین زمان برای انجام آن. به قول مکنزی، اگر واقعاً می خواهید از زمانی که در اختیار دارید به نحو مطلوب استفاده کنید برنامه ریزی وقت بهترین کاری است که می توانید انجام دهید به این ترتیب که هدفهای خود را مشخص و برای آنها مقاصدی تعیین نمائید سپس فعالیت های روزانه را به گونه ای تقسیم کنید که تحقق اهداف فوق را امکان پذیر سازد.

اسلامی ، معتقد است: اگر در مدیریت وقت فرد 20% از وظایف خود را انجام بدهد می تواند 80% نتیجه را بدست آورد به این صورت که اگر یک مدیر از کارهای روزانه خود لیستی تهیه کند و آن مثلاً ده مورد باشد او می تواند امیدوار باشد که 80% از کارهای مهم خود را با انجام دادن دو مورد از مهمترین موارد مندرج در لیست به انجام برساند.

قانون پارتو، نشان می دهد که یک مدیر در تنظیم اوقات خود و برای استفاده بهتر از وقت باید همواره در فکر انجام دادن مهمترین کارها باشد. زیرا منابع و امکانات آدمی محدود است و باید به نحو منطقی و عقلانی مورد استفاده قرار گیرند. مدیر باید فکر خود را بر فعالیت هایی متمرکز سازد که بیشتری نتایج را عاید می سازد و از پرداختن به مسائل سطحی و حاشیه ای پرهیز کند.

علاوه بر این توجه به سیکل انرژی فرد در برنامه ریزی روزانه از اهمیت فراوانی برخوردار است. در این زمینه مکنزی ، می نویسد: « بسیاری از افراد اوقاتی از روز را با انرژی و توان جسمانی و فکری بیشتر کار می کنند ودر مواقعی نیز غیر فعال تر هستند. آنها مثلاً بعد از صرف ناهار دچار کمبود انرژی میشوند صبح هنگام در ساعت چهار صبح میتوانند پر توان و نیرومند از خواب بیدار شوند.

منبع

اسدی،زهرا(1391)، رابطه میان مدیریت زمان و عملکرد مدیران مدارس،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت آموزشی،دانشگاه آزاداسلامی گرمسار

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید

اگر مطلب را می پسندید لطفا آنرا به اشتراک بگذارید.

دیدگاهی بنویسید

0