سیر تکامل فناوری اداری و اتوماسیون اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری ادارای، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری،پرسنلی و تجاری در آن صورت گیرد.در دهه ی 20 به بعد سعی در جدا ساختن فعالیت های اداری از فعالیت های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرائی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که درآن زمان بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود فراهم گردد.در دوره ی دوم یعنی فناوری رایانه با وروود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذارتری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان و حذف اشتباهات انسانی استفاده کنند.دوره ی سوم فناوری ارتباطات دوره گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی و یکپارچه شدن وادغام هریک از این سیستمها در یکدیگر بود و امروز سیستم های ادارای سیستمهای جهانی هستندکه وظیفه اصلیشان ایجاد ارتباطات و بهبود ارتباطات است.

تعریف اتوماسیون اداری

اتوماسیون ادارای مخصوص امر نامه نگاری و مکاتبه است. اتوماسیون اداری هدیه صنعت فناوری اطلاعات به بورکراسی اداری می باشد و ایده ای نو است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد. اتوماسیون اداری محدود به یک نرم افزار کامپیوتری برای ثبت نامه ها و چرخش آنها در یک سازمان نمی باشد بلکه یک نوع تفکر مبتنی بر فناوری جدید است که به میران و کارمندان اجازه می دهد بیشتر با دنیای کامپیوتر و فناوری اطلاعات آشنا گردند.

 سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است. در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:

• اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیست مهای الکترونیک رسمی و غیر رسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود .
• اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیکی در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی، کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند.

مزایا و معایب اتوماسیون اداری:

مزایا اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیر مستقیم تقسیم می شود:

مزایای مستقیم : این مزایا عبارتند از  افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت و نیروی کار. این مزایا معمولا قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم وکوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد مانند:

1. کنترل بهتر کار
2. فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود.
3. سازماندهی بهتر پرسنل

مزایا ی غیر مستقیم: این مزایا غیر کمی هستند و ممکن است از طریق سود آوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی بخشند مانند:

1. وابستگی کم تر به ادارت دیگر برای تهیه ی کپی ، چاپ و دیگر امور مشابه
2. نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت برجریان بین کار ادرات.
3. افزایش رضایت شغلی به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهای خاص

معایب اتوماسیون اداری:

• ایجاد تغییرات در محیط انسانی
• نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها
• پیچیده شدن و سختی کار سیستمها
• نپذیرفتان سیستم مکا نیزه توسط مدیران یا کارکنان
• کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

 اهداف سیستمهای فناوری:

در دنیای پرتلاطم امروز موفقیت سازمانها در گرو جهت گیری همه بخش های سازمان در راستای مسیر استراتژیک آن می باشد.آنچه در این بین از اهمیت ویژه ای برخورادار است مکمل بودن استراتژی کسب و کار سازمان با استراتژی فناوری اطلاعات آن می باشد. اگر این دو استراتژی در مسیرهای مختلفی حرکت نمایند، خطر شکست کسب و کار سازمان افزایش می یابد. با توجه به سرمایه گذاری های زیادی که امروز سازمانهای مختلف در زمینه فناوری اطلاعات انجام می دهند، آنچه برای آنها بسیار مهم می باشد این است که فناوری اطلاعات به عنوان یک منبع استراتژیک در جهت رسیدن به اهداف استراتژیک آن مورد توجه قرار گیرد.بشر همواره به دنبال بهره گیری از سیستمها و روشهایی است که ضمن سهولت در کار به حداکثر بهره وری نائل شود. امروزه با توجه به اهمیت مقوله ی ارتباطات تلاش بشری معطوف به ایجاد و بهره گیری از سیستم هایی گشته است که فرایند ارتباطات را تسهیل می کند. سیستم های فناوری اطلاعات در جهت تسهیل ارتباطات و همچنین ایجاد ارتباطات با اهداف زیر پیاده سازی و به کار گرفته می شوند:

• افزایش سرعت و دقت در پاسخگویی به مراجعان و صرفه جویی در زمان
• بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارائه نامه و پی گیری پاسخ آن
• سازمان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات
• استاندارد سازی فرایندهای گردش مکاتبات
• به حداقل رساندن مکاتبات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
• ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها در سازمان و پی گیری بهبود مستمر آنها
• افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
• دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
• افزایش کارایی کارکنان از طریق فراهم آوردن امکان سنجش و اندازه گیری فعالیتها
• ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستمهای یکپارچه .

منبع

جلیلی دیزجی، کریم(1392)، رابطه ی بکارگیری فناوری اطلاعات با رضایتمندی دانشجویان،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت آموزشی،مرکز آموزشهای نیمه حضوری دانشگاه ارومیه

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید