راهکار عملی برای سکوت سازمانی

راهکار عملی برای سکوت سازمانی با توجه به توصیف و تشریح عوامل موجود در سکوت سازمانی، مورد توجه پژوهش مختلف بوده است. این راهکارها از توجه به مسائل رفتاری در سطح فردی، گروهی و سازمانی گرفته تا توجه مدیران به سازمان، ساختار و چگونگی سازماندهی، استقرار رویه های مناسب تصمیم گیری، تغییر فرهنگ سازمانی و… را در بر می گیرد:

تغییر در ساختار سازمانی

ساختار سازمانی از سه بعد کلیدی پیچیدگی، درجه رسمیت و میزان تمرکز گرایی تشکیل شده است. هر چه پیچیدگی عمودی ساختار کمتر باشد و یا به عبارتی ساختار سازمانی به سمت ساختار تخت حرکت کند احتمال سکوت سازمانی کمتر خواهد بود. در واقع وجود سلسله مراتب زیاد در سطوح سازمانی باعث ارتباط و افشای کندتر ایده ها، اطلاعات و نظرات کارکنان به خصوص در سطوح پایین تر  به مقامات عالی در سازمان خواهد شد. همچنین هر چه درجه رسمیت در سازمان کمتر باشد، سبب تسهیل بیش تر مشارکت کارکنان و دادن ازادی عمل می گردد و در نتیجه بر کاهش سکوت سازمانی موثر است. به عبارت دیگر وجود قوانین و مقررات و خط مشی های رسمی و خشک تنظیم کننده رفتار کارکنان، اختیار و ازادی در اظهار نظر و ارائه اطلاعات را تا حدود بسیار زیادی محدود خواهد کرد. همچنین درجه بالای تمرکز در تصمیم گیری باعث می شود کلیه تصمیم های مهم در سازمان در سطح مدیریت عالی اخذ شودو این خود باعث می شود که کارکنان نیازی به صحبت و مشارکت در رویه ها احساس نکنند. چناچه با تفویض اختیار فرصت تصمیم گیری برای کارکنان فراهم شود، هم فرایند تصمیم گیری برای کارکنان فراهم می شود، هم فرایند تصمیم گیری با سرعت بیشتری طی می شود و هم به دلیل مشارکت کارکنان در اخذ تصمیمات و پیاده سازی نظرات انها در سازمان، از بسیاری از هزینه های ناشی از تمرکزگرایی مدیران کاسته می شود.

فراهم کردن احساس امنیت

 نوع برخورد و واکنش مثبت یا منفی مدیران نسبت به اظهار نظر کارکنان در مسائل و مشکلات سازمانی موثر است. مدیران بایستی به مرور زمان، شرایطی را برای کارکنان فراهم آورند که آنها از اینکه نظرات خود را بیان می کنند احساس امنیت کنند. تشویق و تشکر حتی از کارکنانی که از سیستم سازمان انتقاد می کنند باعث می شود آنها احساس کنند که در عمل حق اظهارنظر و تغییر امور در سازمان را دارند.

اصلاح و بهبود وضعیت سیستم های رسمی در سازمان

برخی از این سیستم ها همچون استقرار نظام پاداش دهی مناسب برای نظریات و پیشنهادهای خلاق، پیاده سازی صحیح نظام پیشنهادات و یاد تدوین ایین نامه هایی برای حمایت از نظریات کارکنان و تشویق آنها به ارائه نظراتشان و استقرار اتاق فکر و استفاده از فنون طوفان مغزی در جلسات باعث می شوند بستر مناسب و زیر ساخت های لازم برای رفع پدیده سکوت سازمانی فراهم گردد.

برقراری برنامه های بهبود مدیریت منابع انسانی به لحاظ کارکرد جذب و استخدام افراد

مدیران باید در زمان استخدام افرادی را برگزینند که از انگیزه و تعهد بالایی برخوردار هستند، وجود این ویژگی ها در کارکنان باعث می شود احساس مسئولیت بیشتری نسبت به شغل و سازمان خود داشته باشند. افراد متعهد از دانش و مهارت خود در عمل برای بهبود شرایط استفاده می کنند و نسبت به سرنوشت سازمان احساس بی تفاوتی نمی کنند. همچنین پیاده سازی ازمون های دقیق و معتبر شخصیت شناسی در زمان استخدام از اهمیت قابل ملاحظه ای برخوردار است. با کمک این آزمون ها می توان به شناسایی افراد خلاق، نوآور ، مشارکت جو پرداخت تا بتوان از استعداها و شایستگی های انان حین فعالیت در سازمان بهره برد.

مدیریت فرهنگ سازمانی

توسعه فرهنگ سازمانی یادگیرنده و یاددهنده نیز می تواند تمایل و علایق کارکنان را  به ابراز اطلاعات و تسهیم دانش خود در سازمان را تسهیل سازد. در فرهنگ سازمانی که اتحاد و توافق و اجماع از نشانه های سلامت سازمانی است و بایستی از اختلاف نظر و مخالفت پرهیز شود، بستر سکوت سازمانی فراهم می گردد. مدیران سازمان به جای آنکه به دنبال آن باشند که نگرشی واحد در سازمان برقرار گردد بایستی سعی کنند از تعداد و تنوع نگرش ها بهره مند گردند. در واقع وجود توافق در تصمیم گیری های سازمانی عدم توجه به نظرات و پیشنهادات، بر کیفیت تصمیم گیری و نتایج و پیامدهای های آن تأثیر منفی بر جای می گذارد.

عدالت در سازمان

توسعه عدالت به خصوص عدالت رویه ای می تواند در برون رفت از وضعیت سکوت و بی تفاوتی موثر واقع گردد. مدیران باید اظمینان دهند که تصمیمات ان ها مناسب با شرایط و بر مبنای اطلاعات درست و بدون تعصب است. توسعه عدالت در سازمان در سطح اعتماد کارکنان به مدیریت و فرآیند تصمیم سازی موثر می باشد.

بهبود تعهد سازمانی

کارکنان متعهد به سازمان مشارکت بیشتری دارند. اگر بپذیریم تهد یک متغیر وابسته و معلول رفتار و عملکرد مدیران می باشد، لذا باید روی سطح تعهد کارکنان به سازمان تلاش شود.

بیان نظرات با نام استعاری

 بیان نظرات با نام استعاری یا بدون ذکر نام هم می تواند روش دیگری برای کاهش سکوت سازمانی در کارکنان باشد.

منبع

کریمی، سمیه(1395)، بررسی تاثیر مدیریت مشارکتی بر کاهش استراتژی سکوت سازمانی (مطالعه موردی: کارکنان اداره اقتصاد و دارایی استان کرمانشاه)، پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت استراتژیک، دانشگاه آزاد اسلامی واحد کرمانشاه.