« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »دیدگاههای مدیریت زمان
بنجامین فرانکلین ، به عنوان پدر مدیریت زمان و به طور واضح شخصیت مدیریت زمان قبل از آدام اسمیت ، مطرح بود. نگرش فرانکلین در جهت حل مشکلاتش «تغییر روش کاری» بود. او به خود آموخت تا اهداف خود را تنظیم و اولویت‌بندی کند.فرانکلین ،دارای رویکردی مهم بوده است که این رویکرد را می‌توان بدین شرح خلاصه نمود: اگر می‌خواهید از یک زندگی شکوهمند لذت ببرید داشتن زمان کافی مهم است. زمانی برای استراحت، زمانی برای تفکر در مورد چیزها، زمانی برای انجام کار و نیز دانستن این نکته مهم است که آنها را به بهترین شکل و براساس توانایی خود انجام دهید. به خاطر بیاورید که فقط یک راه وجود دارد و آن این است که زمان کافی را برای فکر کردن و برنامه‌ریزی و انجام کارها براساس اهمیت فراهم بکنید.
جان لاکت، کلید خود راهبری و اثربخشی را اعمال مدیریت زمان می‌داند. او کنترل وقت را برای هر مدیری که بخواهد در کارش به نتیجه اساسی برسد، امری حیاتی می‌شمرد. لاکت بیان می‌کند برای مدیریتی که می‌خواهد اثربخش باشد و نتایج مهمی از کار خود به دست آورد کنترل وقت کاری حیاتی است. واکنش نشان دادن به بحران‌ها و اطاعت از دستورها چنان بخش مهمی از زندگی شده که بسیاری از افراد فراموش کرده‌اند که چگونه وقتشان را کنترل کنند در نتیجه از تفکّر دربارة آنچه می‌خواهند به دست آورند باز می‌‌مانند. آنها می‌اندیشند که فرد دیگری برای حل مشکلاتشان به یاری آنها خواهد آمد. بنابراین برخی از بهترین مغزهای مدیریت ما شبیه آتش نشان‌ها عمل می‌کنند یعنی برای خاموش کردن آتش به این طرف و آن طرف می‌روند.
تکنیک‌های مدیریت زمان
پاره‌ای از اصول پایه وجود دارد که ما برای اعمال مدیریت صحیح زمان، صرف نظر از نقش و مسئولیتهای ویژة خودمان باید از آنها پیروی کنیم؛ در زیر چند تکنیک کاربردی مدیریت زمان بیان شده تا راهگشای مقوله کمبود وقت و استرس ناشی از آن باشد:
اولویت کارها را مشخص کنید: با اولویت‌بندی درست کارها آنها را به ترتیب فهرست کنید و برای انجام آنها اقدام نمایید. اولویت‌بندی، اولین گام اصلی در جهت مدیریت زمان است.
تفویض اختیار کنید: واگذاری کارها به افرادی که شایشتگی و توانایی انجام آنها را دارند راهی مناسب برای فراهم کردن مقداری وقت آزاد است اما توجه داشته باشید که در این مهم ضروری است که حیطه اختیارات و مسئولیت فرد را مشخص کنید به طوری که اختیارات وی با مسئولیت وی متناسب باشد.
میز کارتان را خلوت کنید: در پایان هر روز اگر میز کارتان را تمیز نکرده‌اید اتاق را ترک نکنید، این کار را هنگام صحبت تلفنی یا صحبت خودمانی با یکی از دوستان انجام دهید. اگر این کار را هر روز انجام دهید بیش از 5دقیقه از وقتتان را نمی‌گیرد
هدفهایتان را تعیین کنید: فقط با اندیشیدن به هدفهای محوری است که می‌توانید مطمئن شوید که نه فقط از وقتتان به طور کارآمد بهره می‌گیرید بلکه آن را در راه مؤثرترین، مهمترین و ثمربخش‌ترین مسائل صرف می‌کنید. هدفهایتان را اعم از کوتاه مدت و بلند مدت تعیین کنید و آنها را یادداشت کنید.
فهرستی از بایدهای روزانه نگه دارید: هر روز صبح وقتی یاداشت روزانه یا سر رسیدنامه‌تان باز می‌کنید باید فهرستی از کارهایی که در آن روز ملزم به انجام دادن آنها هستید در آن وجود داشته باشد.
استفاده از فناوری را جدی بگیرید: به جای ملاقات‌های حضوری و نیز در جهت تسریع گردش درخواست‌ها و مکاتبات مانند تلفن، فکس، ایمیل، سیستم دبیرخانه مبتنی بر شبکه و برگزاری کنفرانس آنلاین استفاده کنیدو از خدمات بانکداری الکترونیک استفاده کنید.
گفت‌و‌گوهای تلفنی را مختصر کنید: اگر قصد دارید به دوستتان تلفن کنید که فکر می‌کنید ممکن است با صحبت‌های نامربوط وقت شما را بگیرد برای آنکه مطمئن باشید که پرچانگی نمی‌کند می‌توانید دقایقی پیش از ساعت ناهار تماس بگیرید.
از خواندن مطالب بیهوده و نامربوط پرهیز کنید: وقت خود را صرف خواندن همه مطالب روزنامه نکنید
علامت‌گذاری نکات مهم را فراموش نکنید: وقتی نامه درخواست یا گزارشی را می‌خوانید جملات و عناوین مهم را مشخص کنید تا در بازخوانی یا استنادهای بعدی مجبور به خواندن مجدد همه مطلب نباشید و بتوانید به سرعت مطالب اصلی را بیابید.
مخاطبان خود را در دسترس داشته باشید: مشخصات ضروری افرادی را که ممکن است نیاز به تبادل ایمیل با آنها داشته باشید در قسمت مخاطبان صندوق پستی خود ذخیره نمایید. مواردی مانند نام، شماره تلفن، آدرس وب سایت وایمیل از این جمله هستند.استفاده از این امکان کمک می‌کند که درزمان ارسال نامه،ناچار به تلفن کردن وپرسیدن آدرس ایمیل نباشید.
برای وقت خود ارزش قائل باشید: اجازه ندهید که دیگران وقت با ارزش شما را تلف کنند. در مقابل افرادی که با درد و دل و حرف‌های حاشیه‌ای می‌خواهند وقت شما را تلف کنند هوشیار باشید و با لحنی مودبانه بگویید که در حال حاضر گرفتار هستید و فرصت شنیدن صحبت‌های آنها را ندارید. زمان صرف ناهار و صبحانه فرصت خوبی برای انجام مذاکرات کاری به شکل غیررسمی است. اصطلاح صبحانه کاری و ناهار کاری که مدتی است رایج شده دلالت بر همین موضوع دارد، پس سعی کنید از این فرصت‌ها به خوبی استفاده کنید. احتمال مقاومت و مخالقت در این زمان کمتر است.
زبان بدن را یاد بگیرید: با آموختن زبان بدن می‌توانید در مذاکرات یک گام جلوتر باشید؛ چرا که بیش از نیمی از پیام‌های ارتباطی انسان‌ها به وسیله حرکات بدن منتقل می‌شود. با درک صحیح از طرز نشستن، ایستادن، نگاه کردن و صحبت کردن طرف مقابل می‌توانید رفتار و گفتار خود را کنترل کنید.
تکنیک لیدز LEADS
این تکنیک یکی از روشهای نسبتاً ساده و قابل استفاده در مدیریت زمان است و این امکان را فراهم می‌آورد تا بتوانیم با صرف زمانی محدود برای برنامه‌ریزی کارهای روزانه، زمان بیشتری برای انجام کارهای ضروری در اختیار داشته باشیم. تکنیک لیدز شامل مراحل زیر است:
L: فهرست کردن وظایف؛ ابتدا لازم است فهرستی از کارهایی که باید انجام گردد تهیه شود.
E: برآورد زمانی مورد نیاز؛ مدت زمانی که هر وظیفه بدان نیاز دارد باید برآورد و نزدیک‌ترین زمان برای هر یک از فعّالیّتها در نظر گرفته شود.
A: در نظر گرفتن زمان برای وظایف خارج از فهرست؛ برای وظایفی که در فهرست موجود نیستند، زمانهای خالی پیش‌بینی گردد. وقایع پیش‌بینی نشده، اتلاف کنندگان زمان و .. از جمله عواملی هستند که ما را وا می‌دارند تا جدول زمان‌بندی تعیین شده را رعایت نکنیم.
D: اولویت‌بندی کارها؛ در مورد اولویت و تفویض کارها تصمیم‌گیری می‌شود.
S: بازبینی برنامة روزانه در آخر هر روز. انسان در زندگی روزمره خود با چهار حیطه کاری مواجه است که باید با مدیریت درست برنامه زمانی برای اجرای آنها تنظیم کند. این چهار حیطه عبارتند از:
- حیطه کاری مهم که اضطراری نیستند؛ معمولاً 80درصد برنامه‌ریزی زمانی برای انجام کارهایمان در این حیطه قرار دارد. این برنامه‌ریزی معمولاً برای انجام کارهای دراز مدت و قبل از وقوع آنها تنظیم می‌شود.
- حیطه کارهایی که هم مهم و هم اضطراری است، حدود 15 تا 20درصد برنامه‌ریزی زمانی ما در این حیطه قرار دارد. اگر برای اجرای کارهای مهم از قبل برنامه‌ریزی نکرده باشیم در زمان اجرا حالت اضطراری پیدا کرده و ناچاریم در زمانی کوتاه برای اجرای آن کار، برنامه‌ریزی زمانی کنیم.
- حیطه کارهایی که مهم نیست ولی اضطراری است، برای این کار نمی‌توان برنامه‌ریزی زمانی کرد و به طور ناگهانی برای ما اتفاق می‌افتد. اینگونه کارهای اتفاقی می‌تواند تا 15 درصد از زمان ما را به خود اختصاص می‌دهد.
- حیطه کارهایی که نه مهم است و نه اضطراری، یک تا 2درصد زمان ما می‌تواند برای انجام کارها تلف شود. بنابراین براساس این جدول باید برای کارهایمان برنامه زمانی تنظیم کنیم تا از زمان خود استفاده کیفی ببریم و به اصطلاح از «کیفیت» استفاده کنیم.
غیر اضطراری اضطراری
| مهم | حیطه کارهای غیرمهم و غیراضطراری 1 % تا 2 % | حیطه کارهایی که هم مهم است و هم اضطراری 5 % تا20 % |
| غیرمهم | حیطه کارهای مهم که اضطراری نیستند 80 % | حیطه کاریهایی که مهم نیست ولی اضطراری است کمتر از 15 % |
اگر انسانی می‌خواهد از نظر مدیریت زمان موفق شود، هیچگاه نباید کارهای کم اهمیت را قبل از کارهای مهم انجام دهد. اگر بتوانید این اولویتها را تشخیص دهید و طبق آن عمل نمایید، حتماً موفق می‌شوید .کلید موفقیت در مدیریت زمان آن است که به مهمترین کارها، پیش از هر کاری رسیدگی شود، و تمرکز اصلی روی آن کار باشد و بقیه امور از ذهن جدا شود، و امتیاز و خصوصیت برنامه‌ریزی روزانه آن است که اولویتها مشخص می‌شود و فرد خود را مقید می‌داند که ذهن خود را بر آن چه مقدم است، متمرکز گرداند.
منبع
مصطفایی،احمد(1391)،بررسی میزان مهارت مدیریت زمان درنوجوانان وجوانان، پایان نامه کارشناسی ارشد،روانشناسی تربیتی،دانشگاه آزاداسلامی تهران
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید