تدوین مقررات و ارائه پیشنهاد

پس از ارائه استراتژی ، مقرراتی برای خود و طرف دیگر مشخص می شود . مقرراتی همچون : چه کسی مذاکره را انجام خواهد دارد؟ در کجا این مذاکره انجام شود ؟ محدودیت زمانی چقدر است ؟ در این مرحله ، طرفهای مذاکره پیشنهادهای نخستین را ارائه خواهند داد .

توضیح و توجیه ( مباحثه )

پس از اعلان موضع اولیه فرد و طرف مذاکره ، باید تقاضای اصلی توضیح داده و توجیه شوند  در این مرحله ، الزامی به برخورد و رویارویی نیست ، زیرا در این مرحله طرفین مذاکره به فرصتی دست می یابند تا با خواسته های طرف دیگر بیشتر آشنا شوند و در  یابند که تقاضاهای آنها تا چه اندازه اهمیت دارد در این مرحله باید اسناد و مدارکی مبتنی بر حقانیت درخواست و تقاضا ارائه داده شود .

انواع اساسی مذاکره

بر اساس عقیده هیل ریگل و همکاران ، چهار نوع مذاکره اساسی عبارتند از :

•  مذاکره توزیعی
•  تلفیقی
•  ساخت دهی مبتنی بر گزارش
•  مذاکره درون سازمانی

مذاکره توزیعی

در این نوع مذاکره مجموع برد و باخت صفر است یعنی سود یا نفعی که به یکی از طرف های معامله میرسد به زیان دیگری است . بنابراین اساس و روح مذاکره یا چانه زني مبتنی بر برد و باخت اين است که باید هر کس سهم مشخص از یک مقدار ثابت یا مشخص به دست آورد .فخیمی روش , برد – باخت ، در تعارض را که یک طرف برنده و طرف دیگر بازنده است وجه مشخص مذاکره توزیعی می داند و معتقد است که این نوع مذاکره اغلب در زمینه مسائل اقتصادی است .

 مذاکره در چنین مواردی معمولا در دو جهت پیش میرود . اول ، مذاکره توزیعی یا سخت گیرانه ، یعنی وقتی که هر یک از طرفین بر موضع خودش پافشاری میکند . این روش ، که هر طرف غلبه بر دیگری را میجوید و می خواهد منابع خود را به حد اکثر برساند ، بسیار رقابتی است . دوم ، موقعی که یکی از طرفین می خواهد نسبت به دیگری گذشت نشان دهد . در این صورت ، مذاکره توزیعی همراه با نرمش صورت میگیرد . این دیدگاه سازشی و یا مصالحه ای است ، زیرا یکی از طرفین یا هر دوی آنها از چیز با ارزشی دست میکشند تا به توافق برسند .

در مذاکره توزیعی قدرت نقش کلیدی ایفا میکند ، زیرا میزان نفوذ مذاکره کننده را افزایش و شکل گیری ادراکات طرف مقابل را تحت تاثیر قرار می دهد . برخی از افراد یا گروهها به مذاکره های کاملا توزیعی اعتقاد دارند و مدیران برای مقابله با آنان بايد آمادگي داشته باشند . آشنایی و شناخت ، مهمترین ابزار برای برخورد با مذاکره برد و باختی است که طرف مقابل در پیش گرفته است .

هیل ریکل و همکاران، راهبردهای متداول در مذاکره توزیعی را این طور شرح داده اند :

خواستن کلیه امتیازات : مذاکره کننده پیشنهاد افراطی میدهد و بعد هم اگر بخواهد امتیازی بدهد با اکراه می دهد . بدین ترتیب ، امیدوار است که طرف مقابل را از پای در آورد . هنگام روبرو شدن با فنون ذیل فرد باید بداند با چنین مذاکره کننده ای طرف می باشد : پیشنهاد افراطی داده شود، امتیازات جزئی با اکراه داده شود، فرد برای دادن امتیازات مهم تحت فشار قرار گیرد ، از جبران امتیاز گرفته شده امتناع کند .

بازی با زمان : زمان را میتوان به عنوان صلاح بسیار موثری در مذاکرات ” برد – باخت ” به کار برد . هنگامی که یکی از تکنیک های زیرین به کار می رود ، می توان از وارد شده به موقعیت غیر مطلوب امتناع کرد : پیشنهاد فقط برای زمان محدودی دارای ارزش باشد ، فرد برای قبول یک مهلت اختیاری تحت فشار قرار گیرید ، طرف مقابل پیشرفت مذاکره را سرعت داده و با کند ، طرف مذاکره برای حل سریع موضوع ، فشار را افزایش دهد .

برخورد خوب – برخورد بد : مذاکره کننده ای که این استراتژی را به کار میبرد ، سعی دارد که از طریق تغییر رفتار مناسب و مردمی به رفتار تهدید آميز  طرف مقابل را در جهت خود قرار دهد . در این مواقع باید مواظب تاکتیک هایی از این گونه بود : طرف دیگر مذاکره ، غیر منطقی و مهاجم شود ، طرف دیگر مذاکره از اتاق مذاکره خارج شود ، رفتار عقلایی و منطقی به دنبال رفتار غیر عقلایی دیده شود

اتمام حجت : این راهبرد تلاش برای تسلیم کردن طرف مقابل در برابر اراده خود است . هنگامی که طرف مقابل ، هر یک از فنون زیر را به کار گیرد باید مواظب بود : پیشنهاد قبول یا رد به طرف مقابل می دهد ، بیش از حد تلاش میکند تا طرف مقابل را وادار به قبول درخواست هایش نماید ، به دادن امتیاز تمایل نداشته باشد ، انتظار داشته باشد همه امتیازات را طرف مقابل بدهد. رضائیان، به نقل از گاردون بین میکند که : الگوی تعاملی مذاکره کنندگان در مذاکره توزیعی یا برد و باختی ارتباطات محافظه کارانه ، ابراز اعتماد اندک ، انواع تهدید ها ، بیانات و تقاضاهای تحریف شده را در بر دارد . به بیان دیگر ، طرفین مذاکره در تعارض احساسی شدید گرفتار میشوند .

 مذاکره منطقی

حل مشترک مسائل برای رسیدن به راه حلی که طرفین دعوا ، دارای برد و یافته هایی شوند مذاکره تلفیقی یا مذاکره اصولی نام دارد . در این روش طرفین مشکلات را مشخص ساخته ، راه کارها و بدیل ها را نيز معلوم کرده و با وضوح و صراحت ترجیح خود را بیان نموده تا اینکه به راه حل متقابل و قابل قبولی برسند .

 اين روش در صدد یافتن راههایی برای ارضای نیازها و علایق کلیه طرفهای ذینفع است . در یک قطب ، ممکن است اجتناب انتخابی باشد که در آن ، هر دو طرف در می یابند چیزهای مهمتری وجود دارد که باید وقت و توجه خود را روی آن متمر کز کنند . مصالحه نیز در روش مذاکره منطقی حایز اهمیت است ، اما باید دارای مبنایی بادوام باشد . این امر زمانی بیشتر اتفاق می آفند که مصالحه مستلزم اين باشد که هر یک از طرفین از چیزی که چندان ارزش مشخصی ندارد ، دست بکشد تا به چیز با ارزش تری دست یابد . سرانجام ، مذاکره منطقی ممکن است مستلزم همکاری واقعی باشد . در این حالت ، طرفهای مذاکره ، مشکلات را حل می کنند تا به توافق دو جانبه ای دست یابند که حد اکثر مورد را به هر دوی آنها می رساند .

رضائیان، معتقد است که در این روش مذاکره ، مذاکره کنندگان انگیزه شدیدی برای حل مسئله دارند ، از خود انعطاف و اعتماد نشان می داند و در جستجوی فرمهای جدید هستند . پژوهشگران به تازگی  مذاکره کنندگان را به انتخاب روش تلفیقی که حاکی از راهبرد ” برد – برد ” است تشویق می نمایند . زیرا در بیشتر تعارض ها ، بیش از یک موضوع در میان است و هر یک از طرفین ارزشهای متفاوتی برای موضوع های مورد اختلاف قائلند و دیگر نتایج در دسترس  مقدار معین و ثابت  برای تقسیم میان طرفهای مذاکره نمی باشد . طرفین میتوانند به توافقی برسند که به سود آنان است .

فیشر و یوری ، معتقدند که شیوه مذاکره اصولی مبتنی برچهار اصل مهم است ، این چهار اصل اساسی از زمانی که فرد به فکر مذاکره می افتد تا موقعی که یا به توافق می رسد یا به قطع مذاکره تصمیم میگیرد از اعتبار برخوردار هستند .

الف ) اشخاص را از مسئله جدا کنید

این نکته پاسخگوی این مطلب است که انسان ها کامپیوتر نیستند و هر یک از طرفها ، بایستی به این موضوع توجه داشته باشند که با انسانها یی که دارای احساسات قوی ، برداشتهای متفاوت ، ارزشها و آرزوهای غير قابل پیش بینی می باشند ، سرو کار دارند . در شرایطی که طرف های درگیر خود را رقیب و رو در رو می بینند ، جدا کردن اشخاص از مساله دشوار است . هر صحبتی درباره موضوع به حساب شخصی گذاشته شده و از آن برداشتهاي شخصی میشود . این موضوع درسیدن به توافق را مشکل میکند . بنابراین ، قبل از پرداختن به اصل مساله باید حساب اشخاص را از آن جدا کرد و با آن جداگانه برخورد نمود . اگر نه به طور واقعی ، بلکه حداقل به  طور ظاهری ، شرکت کنندگان در مذاکره باید خود را در وضعی ببینند که دوش به دوش یکدیگر ، با مساله مورد مذاکره برخورد می کنند نه با یکدیگر

ب) روی منافع متمرکز شوید نه روی مواضع

به جای موضع گیری در مقابل یکدیگر ، مسئله اساسی در مذاکره ، اختلاف خواسته ها ، نیازها ، نقطه نظرها و هراسهای طرفین گفتگو است . توجه به خواسته ها ، به جای پافشاری بر مواضع ، سیاست مدبرانه ای است که راه رسیدن به توافق را هموار می کند . به این منظور باید خواسته ها را به یکدیگر نزدیک کرد ، برمنافع مشترک تاکید کرد ، خواسته های طرف مقابل را شناخت ، علت موضع گیری های آنها را دریافت ، خواسته های خود را درست و بدون کم و کاست در میان گذاشت و از حقانیت آنها صحبت کرد .

ج) برای  تامین منافع متقال حق انتخاب های متنوعی بيانديشيد

این نکته پاسخگوی مشکل طراحی راه حل های بهینه ، تحت شرایط و جو فشار است . تصمیم گیری در حضور رقیب ، کار درستی نیست زیرا دامنه دید را تنگ و محدود می کند . مجهولات بیش از اندازه ، مانع خلاقیت می شود و جستجو برای اندیشیدن در مورد راه حل های وسیعی را داشت و با عنایت به منافع مشترک و خلاقیت ،بین خواسته های طرفین سازش ایجاد کرد .

د) روی به کار گرفتن معیارهای عینی اصرار کنید

برای پیدا کردن را حل ، به جای استفاده از نظرات اشخاص ، به جای تحمیل خواسته ها و عقاید بایستی به معیارهای عینی و منطقی ، مستقل از اراده و نظر طرفین استناد کرد . این معیارها میتوانند موارد ذیل باشند ، ارزش بازار ، نظر کارشناسان ، سابقه کار ، معیارهای اخلاقی ، قضاوت علمی ، عرف و عادت ، قوانین ، اگر طرفین به جای تکیه وتاکید بر روی انچه که می خواهند ، به روی معیارهای گفته شده بحث کنند ، هیچ یک از طرفین مجبور و ملزم نخواهد شد که به خواسته دیگری تسلیم شود ، بلکه هر دو طرف میتوانند به یک راه حل منصفانه دست یابند .

مقایسه مذاکره توزیعی و تلفيقي

 مذاکره با حالت ساخت دهی

هل رگل و همکارانش ، در مورد این نوع مذاکره اینگونه بیان کرده اند :

در تمام فرا گرد مذاکره ، هر یک از طرفین ، الگوی ویژه ای از رابطه میان فردی به نمایش می گذارد ، نظیر رفتار خصمانه یا دوستانه و رفتار رقابتی یا مبتنی بر همکاری  که تعامل انها را ، تحت تاثیر قرار می دهد . حالت ساخت دهی فرایندی است که از طریق ان ، طرف ها ی مذاکره سعی در ایجاد حالت و روابط مطلوب بین طرفین مذاکره و احتراز و دوري کردن از حالت عداوت ، خصومت و رقابت منفی و مخرب را دارند .

مذاکره درون سازمانی

این نوع مذاکره مربوط به گروهها ی سازمانی می باشد و هل ریگل و همکاران، معتقدند که گروههای سازمانی اغلب از طریق نمایندگان خود مذاکرات را برای رفع تعارض آغاز می کنند . برای انجام این کار نمایندگان ابتدا موافقت گروه متبوع خود را قبل از هر گونه موافقت با دیگران به دست بیاورند . در مذاکرات درون سازمانی ، هر بخشی از مذاکرات سعی در ساخت دادن به توافق عام و اجماع کلی برای مذاکره کننده گروه دارد .

 سبک های مذاکره

چهار سبک عمده مذاکره وجود دارد که عبارتند از :

سبک واقع گرایی

در این سبک فرض اساسی این است که حقایق همه چیز را بیان می کند . در این روش رفتارها به این سورت می باشند : نشان دادن واقعیات به شکل بی طرف ، یادداشت برداری از آنچه که گفته شده است ، صحبت های افراد را دوباره به آنها یاد آوری کردن ، دانستن جزئیات بیشتر موضوع بحث شده و مشارکت با دیگران ، ارتباط دادن واقعیات با تجربه ، عکس العمل آرام و متین ، گنکاش برای پیدا کردن دلیل و مدرک و بيانات متکی بر دلیل و مدرک . راهنمایی برای مذاکره برای افرادی که سبک واقع گرایی دارند .

•  در بیان حقایق مربوط به خود باید دقیق بود .
•  به گذشته رجوع کرد ، آنچه که قبلا آزموده اید ، آنچه که قبلا کار شده است .
•  استقرايي بودن ، از واقعیات به اصول رسیدن
•  شناخت اسناد و مدارک ، شامل جزئیات
•  آنچه که فرد میگوید با سند و مدرک است

سبک شهودی

با اين فرض اساسی که قوه تخیل یا تصور میتواند هر مسئله ای را حل کند رفتار ها در این روش به صورت زیر می باشد . بیان عبارات گرم و هیجان انگیز ، تمرکز بر کل مسئله یا موقعیت ، مبنا قرار دادن اصول و مبانی ، طرح ریزی آینده ، خیالی بودن و خلق تخیل در موقعیت ، استفاده از یک موضوع برای ایجاد ایده ای دیگر ، ماوراء حقایق رفتن ، ایجاد ایده های ساختگی در تمام اوقات ، فشار آوردن در یک زمان و عقب نشینی در یک زمان دیگر ، طرح سریع موضوعات بصورت دو به دو با یکدیگر،حصول حقایق دربعضی اوقات با کمی خطا وقیاسی بودن.

راهنمایی برای مذاکره با افرادی که سبک شهودی دارند :

•  تمرکز بر موقعیت به عنوان یک کل
•  فرد بايد آینده را برای خود طرح ریزی کند ( با توجه به فرصتها )
•  تصورات و تخیلات طرف مقابل را به کار گیرد .
•  در عکس العمل نشان دادن آرام باشد ( پریدن از یک ایده به ایده دیگر )
•  پيشنهاد و ایده ای را مبتنی بر عکس العمل طرف مقابل ارائه نماید .

هنجاری یا تکلیفی

با این فرض اساسی که مذاکره همچنان چانه زنی است و رفتار ها شامل موارد زیر میباشد :

قضاوتی برخورد کردن ، تشخیص و ارزیابی واقعیات مطابق مجموعه ارزشهای فردی ، رد و تایید کردن ، موافقت یا مخالفت ، پیشنهاد چانه زنی ، پیشنهاد پاداش و محرک ها ، متوسل شدن به احساسات و عواطف برای رسیدن به توافق ، مطالبه کردن ، الزام داشتن ، تهدید کردن ، استفاده از موقعیت اقتدار ، احساس همبستگی کردن ، ابراز بیانات موثر ، توجه به ارتباطات و فرایند های گروهی ، بدنبال مصالحه گشتن . راهنمایی برای مذاکره به افرادی که سبک هنجاری دارند .

•  تعیین روابط منطقی و صحیح در نخستین گام مذاکره
•  در آن چیزی که طرف مقابل می گوی باید علاقه نشان داد .
•  ارزشهای طرف مقابل را شناخت و خود را به منظور تطبیق با او متعادل کرد .
•  باید برای مصالحه آماده بود
•  به احساسات طرف مقابل متوسل شد .

منبع

زارع زاده،میترا(1388)، مهارت مذاکره مدیران با میزان تعارض،پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت آموزشی،دانشگاه آزاداسلامی گرمسار

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید