سبک­های مدیریت مشارکتی

مشارکت را به­طور کلی می­توان به پنج شکل تقسیم کرد :

• مشارکت بالا به پائین: این نوع مشارکت در واقع درگیری مدیر را در کار کارکنان شرح می­دهد. یعنی مدیر به­نوعی در کارهایی که کارکنان انجام می­دهند دخالت دارد.
•  مشارکت از پائین به بالا : این نوع مشارکت، وسعت و اندازه مشارکت کارکنان با مدیران را در کارهایی که جزو مسئولیت­های مستقیم مدیران است توصیف می­کند.
•  مشارکت جانب نگر : این نوع از مشارکت عبارتست از این­که افراد در سطوحی پرشمار از سازمان با یکدیگر همفکری کنند. این نحوه مشارکت ممکن است دربرگیرنده فعالیت­های ساختاری یا فرآیندی باشد. مشارکت جانب نگر به­صورت رسمی و  غیر رسمی وجود دارد.
• مشارکت سازمانی: این نوع از مشارکت بین بخش­های وسیع­تری از سازمان، بین قسمت­ها، واحدها و وظایف انجام می­گیرد.
• مشارکت فردی: نوعی از مشارکت است که فرد از قابلیت­های فکری و جسمی خود مانند نیرو، خلاقیت، بصیرت، تمرکز و تفکر برای انجام کار استفاده می­کند .

با تعاریف فوق می­توان چنین استنتاج کرد که مشارکت می­بایست جزئی جدائی ناپذیر از هر اداره یا سازمانی باشد و هر کارمندی در هر سطح سازمانی و با هر مقامی باید به­گونه­ای در امر مشارکت دخالت داشته باشد و خود را در تصمیماتی که در محل کارش گرفته می­شود سهیم بداند. اما انواع مشارکت کارکنان در امور سازمان بدین­گونه خواهد بود: حلقه­های کنترل کیفیت، گروه­های خودگردان کار، مدیریت کیفیت جامع، مشارکت در مالکیت، مدیریت بر مبنای هدف، دموکراسی صنعتی، شوراهای مدیریت میانی، تصمیم­گیری­های مشترک، مشارکت در فروش، مشارکت در آموزش، مشارکت در تحقیقات و نظام پیشنهادها از انواع مشارکت کارکنان در امور سازمان می­باشد.روز به روز بر تنوع مشارکت افزوده می­شود. همچنان­که در سازمان­های جدید افراد در گروه­های مختلف بر روی یکدیگر تأثیر گذاشته و قلمرو خود و رهبران خود را نیز افزایش می­دهند.

همانگونه که پیش­تر ذکر گردید انواع مشارکت کارکنان در امور سازمان می­تواند بدین­گونه باشد: حلقه­های کنترل کیفیت، گروه­های خودگردان کار، مدیریت کیفیت جامع، مشارکت در مالکیت، مدیریت بر مبنای هدف، دموکراسی صنعتی، شوراهای مدیریت میانی، تصمیم­گیری­های مشترک؛ مشارکت در فروش، مشارکت در آموزش، مشارکت در تحقیقات و نظام پیشنهادها. در این میان، شناخته شده ترین ابزار دستيابي به مشاركت عبارت است از نظام پيشنهادها يا طرح بسيج انديش­ها،  اما در این میان، نظام پيشنهادها در كنار روش­هايي چون تقسيم اطلاعات، بازخورد بررسي  و روش گروه اسمي، از پایه­ای ترین روش­های مشارکت دادن زیردستان در امور می­باشد.

تقسیم اطلاعات: یکی از راه­های مشارکت افراد که پایه و زیربنای سایر راه­های مشارکت می­باشد همین تقسیم اطلاعات است. در واقع تقسیم اطلاعات به­عنوان مشخصه بنیادین همه فعالیت­های مربوط به مشارکت است. عدم اطلاع کارکنان از عملکرد سازمانی و ماهیت سازمان، و همچنین عدم آگاهی از دلایل اتخاذ تصمیماتی که وضعیت شغلی­شان را تحت تأثیر قرار می­دهد، موجب دلسردی و از خود بیگانگی آنها را فراهم می‌کند ،  چرا که آنان نسبت به سازمان خود، احساس وفاداری و تعهد نمی­کنند و همواره هدف­ها و برنامه­های سازمان را جدا از اهداف و برنامه­های خود می­دانند؛ به واقع آنها در سازمان به عنوان عضوی از دندانه­های چرخ دنده‌ ماشین سازمان خواهند بود. اگر چه در مدیریت خودکامه،‌ مدیر هیچگاه ارزش و کاربرد تقسیم اطلاعات را درک نخواهد کرد و لذا همواره از این مهم، غافل می­ماند و همین، تبعاتی همچون کاهش کیفیت بهره وری و غیره را به­دنبال خواهد داشت.

بازخورد بررسی: بررسی روش سودمندی است، زیرا راه مقرون به صرفه­ای برای مشارکت تعداد زیادی از کارکنان و کسب اطلاعات ذی­قیمت دربارة مؤسسه می­باشد. همچنین از ابزار مفیدی برای نظارت بر پیشرفت فعالیت­های مربوط به بهبود کیفیت زندگی کاری یا شرایط سازمانی به شمار می رود.

روش گروه اسمی: این روش از مشارکت­دهی افراد در مسائل گوناگون سازمان، روشی نسبتاً سریع و ساده ای است که مدیر با استفاده از این روش و با گذر از چهار مرحله مشارکت افراد را جلب می­نماید:

• نظردهی در سکوت ، یعنی مدیر از شرکت کنندگان می‌خواهند در صورت تمایل نظریات خود را بنویسند.
•  درخواست گردشی ، مدیران از هر یک از شرکت کنندگان می­خواهد تا به نوبت یکی از آراء خود را ارائه نمایند. در اینجا مدیر به افراد حقِ اظهار نظر در مورد آراء ارائه شده را نمی‌دهد.
• بحث توضیحی ، مدیر پس از ثبت آراء مزبور، به­ترتیب هر یک از آراء را در نوبت مطرح کرده، و از شرکت کنندگان می­خواهد تا اگر در مورد آن پرسشی دارند آن را مطرح کنند.
• رأی گیری و رتبه­بندی: در این مرحله از کار، مدیر از هر یک از شرکت کنندگان می­خواهد تا به نظر خود، بهترین آراء ؛  از ۵ تا ۸ رأی؛   را برگزینند و تعداد مناسبی کارت نیز در اختیار آنها می­گذارد و شرکت­کنندگان، گزینش­های خود را روی این کارتها ثبت کرده ؛ هر رأی روی یک کارت،  آنها را رتبه بندی می­کنند. بدین ترتیب، بالاترین شماره­ها بهترین رأی می­باشد. کارت­ها و رتبه­ها، جمع آوری می­شوند و امتیاز کل هر رأی، روی نمودار ثبت می­گردد که در نهایت یک لیست رتبه­بندی شده به­دست می­آید که نمایانگر توافق گروه می­باشد و به همین طریق، مدیر از مشارکت افراد سازمان خود، استفاده لازم را می­برد.

نظام پیشنهادها: پيشنهاد در ادبيات عامه يعني ارائه يك راه حل در برابر يك مسئله به فرد يا افرادي ديگر، به­طوري­كه آن فرد يا افراد مي­توانند به­طور آزادانه آن را بپذيرند يا رد كنند. از طرفي، پيشنهاد در نظام مديريتي يعني ارائه يك راهكار و طرح و يا ايده نو از سوي اعضاي غيرمديريتي كه به مسئول و اداره كننده آن مجموعه كاري براي پيشبرد اهداف و بهبود مناسبات كاري كمك مي­نمايد .نظام يا سيستم پيشنهادات، تكنيكي است كه مي‌توان از فكر و انديشه­هاي كاركنان براي مسئله يابي، چاره‌جويي و حل مسائل و مشكلات سازماني بهره جست. بر اساس نظام پيشنهادات كليه كاركنان از عاليترين رده سازماني تا پايين­ترين سطح آن مي‌توانند پيشنهادات، ايده‌ها ، ابتكارات و نظرات خود را براي رفع نارسايي‌هاي موجود در روند كاري و يا بهبود روش­هاي انجام كار و يا افزايش كيفيت توليد ارائه دهند. البته نظام پيشنهادات فقط انتقاد نيست بلكه در آن راه چاره نيز ارائه مي‌گردد .

نظام پيشنهادها، تكنيكي است كه از طريق آن می­توان به يافته­هاي ذهني و انديشه سرمايه­هاي انساني در حل مسائل و ايجاد سؤالات جديد و راه حل­هاي بهينه، در راستاي فرهنگ تغيير و بهسازي مستمر سازمان دست يافت . منظور از نظام پيشنهادها، مشورت و تبادل نظر بين كارمندان و مديران است كه به­صورت ابزاري بين لايه­هاي هرم قدرت در نظر گرفته مي­شود تا انگيزه بهبود و تحول در همه افراد سازمان فراگير شود و عملكرد و وضعيت سازمان­هاي دولتي بهبود يابد . درصورتي­كه نظام پيشنهادها به­گونه­اي كارامد و مناسب مستقر شود مزايا و كاركردهاي متعددي را براي سازمان به ارمغان خواهد آورد كه به شرح زير قابل دسته بندي هستند .

• مزایای مربوط به کارکنان: بهبود مناسبات و پیوندها، افزایش رضایت و انگیزه در کارکنان، شکوفایی قدرت خلاقیت، ایجاد تفکر خودکنترلی، احساس مالکیت در کارکنان، توسعه و تعالی انسان و افزایش درآمد.
• مزایای مربوط به مدیریت:  صرفه جويي و كاهش هزينه­ها، اصلاح و بهبود روش­ها، افزايش دانسته­هاي مديريت، گسترش تفكر جمعي، افزايش سود اقتصادي، پويائي سازمان، بهبود عملكرد شركت، ارتقاء وفاداري و تعلق سازماني.
•  مزایای مربوط به مشتریان: افزايش كيفيت و كميت خدمات سازمان، جلب رضايت مردم، كانالي جهت دريافت نظرات مشتريان.

در كنار اين كاركردها و مزايا بايد به اين موضوع نيزتوجه كرد كه اجراي نظام پيشنهادها بدون بسترسازي­هاي مورد لزوم سازماني و ايجاد زمينه­هاي فكري صحيح در مديريت و كاركنان و همچنين بدون دقت كافي هنگام اجراي مشاركت، عدم موفقيت در رسيدن به اهداف مشاركت و ايجاد هرج و مرج در فضاي سازمان را به همراه خواهد داشت كه اين مسئله خود باعث بروز نگرش منفي به نظام مديريت مشاركت جو خواهد شد، لذا ضروري است تا الزامات و زمينه هاي لازم براي استقرار نظام پيشنهادها در سطوح زير فراهم گردند: الزامات سخت افزاری همچون منابع اعتباری برای جبران خدمت، تدوین آئین نامه­ مناسب برای اجراء نظام، تسهیم منافع حاصل از مشارکت و وجود ثبات نسبی در سازمان؛ الزامات نرم افزاری همچون انتخاب مشاوران شایسته و کاردان، سلامت روانی و ادراکی کارکنان، انعطاف پذیری و فرهنگ سازمانی و ملی مناسب؛ الزامات فرد افزاری همچون اعتماد به نفس کارکنان، اعتقاد کارکنان و مدیران به همکاری و مشارکت، کمال طلبی پرسنل و ارتباط مناسب مدیریت با همکاران .

با منفی کردن هرکدام از خصوصیات ذکر شده در بالا می­توان پی به چالش­های پیش روی نظام پیشنهادها برد.  شايد از مهمترين دلايل عدم استقبال كاركنان از سيستم پيشنهادات به­دليل بي‌توجهي به نظرات و پيشنهادات كاركنان بوده است كه نظرات و پيشنهاداتي را مطرح‌كرده اند ولي به آنها بهايي داده نشده است. و لذا براي كاركرد بهتر اين نظام در سازمان­هاي ايران ابتدا بايد كار فرهنگي صورت گيرد تا ذهنيتي كه از ارائه پيشنهادات دارند تغيير يابد . براي اجرا و عملي نمودن نظام پيشنهادات در هر سازمان و شركتي يك روش واحدي وجود ندارد؛ هر سازماني بنا به موقعيت خود، نظام پيشنهادات متناسب با نيازهاي خود را طراحي و اجرا مي­نمايد، اقدامات و فعاليت­هاي لازم براي استقرار نظام پيشنهادات این­گونه است:

• بستر سازي براي استقرار نظام پيشنهادات
• تعيين گروه ؛ كميته،  يا شوراي نظام پيشنهادات
• ارائه پيشنهاد
• بررسي پيشنهادات
• تعیین و پرداخت پاداش به پیشنهاد دهندگان.

منبع

هادیگل،مرتضی(1394)، تاثیر ارتباطات درون سازمانی بر واکنش کارکنان به تغییرسازمانی، پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت دولتی،دانشگاه آزاداسلامی

 از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید