کاربرد مدیریت

تکنولوزی پیشرفته اطلاعاتی مدیران را قادر می سازد تا با سازمان ، محیط و یکدیگر ارتباط بیشتر و بهتری بر قرار نمایند . فایده هایی که این تکنولوژی برای فرآیند مدیریت داشته است به شرح زیر  می باشد :

مشارکت بیشتر در تصمیم گیری                                                                          

 مدیران برای ایجاد ارتباط بین خود باید مقداری وقت و نیرو صرف کنند . با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می توان مقدار وقتی که در این راه صرف می نمایند یا تلاشی که آنان در این باره   می کنند کاهش داد ، به ویژه زمانی که مدیران از نظر فیزیکی در فاصله دور از هم قرار دارند . برای مثال کسی که می خواهد محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام  الکترونیکی فرستاد ، و در رابطه با ویژگی محصول جدیدی را تولید و عرضه نماید یک پیام الکترونیکی فرستاد ، و در رابطه با ویژگی محصول جدید نظر خواهی کرد . او بیش از 150 پیشنهاد از هر گوشه ی از جهان دریافت کرد ، که تقریباً همه آنها از کسانی بودند که وی هیچ شنایی با آنها نداشت . گذشته از این ، نتیجه تحقیقات نشان می دهد که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که تماسهای بین مدیران رده بالا آورده پایین سازمان افزایش یابد . مدیران رده میانی سازمانی می توانند به صورتی مستقیم با مدیر تماس بگیرند ، و یک معاون می توند به صورت مستقیم با مهندس یک طرح بر قرار نماید . در یکی از برگ ترین خرده فروشی های دنیا که انواع شیرینی و شکلات تولید و عرضه می کند ، کارکنان واحد ها و شاخه های مختلف سازمان با استفاده از سیستم ارتباط الکترونیکی به صورتی مستقیم با مدیر عامل تماس می گیرد و دیدگاه های نشریه های خود را درباره محصولات شرکت رقیب و واکنش مشتریان به اطلاع وی می رسانند شرکت زیراکس توانست با استفاده از این سیستم ، مشارکت  مدیران  ارشد را در تصمیم گیریها از پانزده نفر به حدود یکصد نفر برساند ، و این اندیشه است که تعداد را به 500 مدیر افزایش دهد .

افزایش سرعت در تصمیم گیري

استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث می شود که زمان و وقت کمتری را صرف گرد همایی های مربوط به تصمیم گیری نماید ، کاهش دهند . تکرار پیام ها کاهش یابد و گرئه های ذینفع می توانند به صورت مستقیم با یکدگیر تماس بر قرار کنند . برای مثال ، شرکت زیراکس توانست زمان جلسه یا گرد همایی را ، بااستفاده از سیستم کامپیوتری جدید ،  کاهش دهد . پیش از تشکیل جلسه هیچ لازم نیست که نوشته یا کاغذی بین افراد و دوایر رد و بدل شود . هر واحدی طرح خود را به صورت پیام الکترونیکی ، پنج روز پیش از تشکیل جلسه ، می دهد ، و هر یک از مدیران عالی اجرایی آن را مطالعه می کنند . زمان جلسه کوتاه است ، زیرا هر یک از آنها ، پیش از آن به حد کافی ، برای مساله مورد نظر وقت صرف کرده اند .

 افزایش سرعت در شناسائی مسائل

 با استفاده از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی فعالیت های سازمان بیشتر و بهتر در معرض دید مدیران قرار می گیرد . برای مثال ، داده های مربوط به فروش و تحقیقات بازار ؛ از نظر خرده فروشی ها و بررسی های انجام شده ،  بیشتر در دسترس مدیران قرار می گیرند . مدیران می توانند به صد ها مخزن اطلاعاتی ، درباره صنعت ، امور مالی و الگو های آماری دسترسی داشته باشند . این سیستم  اطلاعاتی برای سازمان ها و مدیران چنین امکانی را به وجود می آورد که بتوانند حجم بزرگتری از اطلاعات را با دامنه های  بسیار وسیع تر جمع آوری نمایند . برای مثال ، مدیر عامل یک شرکت بزرگ خرده فروشی می گوید من می توانم از هر یک از واحد ها و فروشندگان های خود اطلاعات گوناگون بگیرم . مثلاً می دانم که چه مشتریانی درباره محتوای نوع خاصی از شیرینی پرسش داشته اند ؛  زیرا آنان نسبت به ماده خاصی حساسیت دارند  و سر انجام این که ، من درباره هر گونه اظهار نظر مشترسان درباره انواع شیرینی هایی که تولید و عرضه می کنیم آگاهی می یابم .

طرح ریزی سازمان

اینک سازمان ها به اثرات شدیدی که تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی برساختار سازمانی دارد، پی برده اند . نتیجه تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده ، به شرح زیر است :

  • کاهش ارتقاع هرم سازمان

 کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی باعث شده است که بسیاری از سازمان ها از سطوح متعدد مدیریت بکاهند . یک سازمان  که در لندن از این تکنولوژی پیشرفته استفاده کرد ، به جای اینکه سلسله مراتب اداری را دقیق رعایت کند ، سعی کرد به کارکنان و اعضای سازمان اختیارات بیشتری بدهد و سطوح مدیریت را از سیزده به چهار کاهش داد . نمونه دیگر شرکت بیمه « آتنا » است که با استفاده از تکنولوژی اطلاعات تیم هایی جایگزین سیستم سرپرستی قدیمی کرد که به سلسله اختیارات منسوخ کار می کردند .

  • تمرکز یا عدم تمرکز بیشتر

 با توجه به دیدگاه مدیریت سازمان ، کاربرد تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می تواند موجب تمرکز یا عدم تمرکز مدیریت در سازمان شود . مدیرانی که می خواهند سیستم تصمیم گیری خود را متمرکز نمایند می توانند از این تکنولوژی استفاده کنند تا اطلاعات بیشتری جمع آوری کرده و تصمیمات بیشتری بگیرد ، که اغلب مسئولیت بیشتری در پی خواهد داشت . از سوی دیگر ، مدیرانی که بخواهند سیستم مدیریتی خود را غیر متمرکز کنند می توانند با بهره گیری این تکنولوژی ، اطلاعات بیشتری را به کارکنان و اعضای سازمان بدهند و بر میزان مشارکت آنان در تصمیم گیری ها و استقلال و خود مختاری آنان بیافزایند . فلسفه مدیریت و فرهنگ سازمان در صحنه کاربرد این تکنولوژی ؛ در جهت متمرکز بودن یا غیر متمرکز ساختن مدیریت ، نقش اصلی را ایفا می کند .

  • بهبود هماهنگی

 شاید یکی از بزرگترین ره آورد های تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی این باشد که مدیران بتوانند با یکدیگر ارتباط بیشتری بر قرار نمایند ، حتی زمانی که دفاتر یا فروشگاه ها  در نقاط مختلف دنیا پراکنده اند .سه  روش حاصل از کاربرد این تکنولوژی ؛ یعنی سیستم پیام دهنده الکترونیکی ، سیستم اطلاعات مدیران اجرایی و تشکیل میز گرد از راه دور ،  مدیران را قادر ساخته است تا با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند و از فعالیت ها و نتایج کار یکدیگر آگاه شوند . سیستم کامپیوتری کانال های ارتباطی جدیدی به وجود می آورد که این مدیران می توانند از آن استفاده کنند . به صورت یک گروه در این دو دارای رفتار گروهی گردند . این تکنولوژی در راه از میان برداشتن سد ها به مدیران کمک می کند و نوعی احساس  گروهی خلق می نماید ، که در نتیجه یک هویت سازمانی به وجود می آید ، یعنی همان چیزی که پیش از آن وجود نداشت .

  • شرح دقیق تری از وظایف

 با کاهش وظایف اداری ، کاربرد این تکنولوژی موجب می شود که سیاست ها به صورتی دقیق تر و شرح وظایف به گونه ای مفصل تر بیان شوند . شرکت هایی که از تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی استفاده می کنند شباهت زیادی به سازمان  های خدماتی پیدا می کنند . پست های مدیریت و اداری ؛  که پس از به کار گیری این سیستم اطلاعاتی  باقی می مانند .باید به صورتی آگاهانه تر عمل کنند و به کار های سنگین تر دست یابند و آماده حل مشکلات گوناگون شوند .

  • افزایش کارکنان متخصص

کاربرد سیستم اطلاعاتی پیچیده بدان معنی است که کارکنان باید بسیار آموزش دیده و حرفه ای باشند تا بتوانند با این سیستم کار کنند و آن را حفظ نمایند . در بیشتر مورد سازمان ها باید ، پس از به کار گیری این تکنولوژی ، کارگران بدون  مهارت خود را با افراد ماهر و متخصص جایگزین نمایند . برای مثال گروه بانکداری آمریکای شمالی پس از به کار گیری ؛  سیستم خدماتی مشتریان ،  مجبور شد نسبت کارکنان ماهر و حرفه ی خود را از  30 به 60 در صد برساند . این سیستم جایگزین تعداد زیادی از نیرو های دفتری شد . برای کار هایی مثل نامه نویسی ، بایگانی و پر کردن فرم تعداد اندکی کارمند لازم بود و بقیه منتظر خدمت شدند . مدیران رده بالا و میانی سازمان می توانند با استفاده از این تکنولوژی آن را ارسال کنند .

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید

اگر مطلب را می پسندید لطفا آنرا به اشتراک بگذارید.

دیدگاهی بنویسید

0