نقش ارتباطات و اطلاعات در بخش های تدارکاتی سازمان

برگ حیاتی هر سازمان، شبکه اطلاعاتی آن سازمان است. زیرا تصمیم گیری درست و به موقع بستگی به اطلاعات داده شده دارد و داشتن ارتباط با قسمت های مختلف و دریافت اطلاعات دقیق و مناسب همیشه مشکل مدیران و کاربران برای اتخاذ تصمیمات و اجرای عملیات مختلف بوده است.

تبادل اطلاعات بین بخش ها و واحدهای مختلف یک سازمان مبنای یک نظام ارتباطی درست و یک نظام اطلاعاتی مناسب به شمار می رود. در مورد تامین نیازمندی های سازمان نیز، بخش های مختلف یک سازمان یا کارخانه دارای اطلاعاتی هستند که می تواند در عملکرد بخش خرید موثر واقع شود. لذا در بخش خرید هم برای ایفای وظایف خود به نحو صحیح و مناسب، همانند هر زیر نظام دیگری محتاج به اطلاعات دقیق و به موقع است که باید از کلیه قسمت های یک سازمان یا از محیط خارج از سازمان به این بخش برسد.

شناسایی و تعیین منابع خرید و تهیه فهرست فروشندگان و ایجاد یک مرکز اطلاعاتی در این باره و انعکاس آخرین تغییرات در آنها در واحد تدارکات، اهمیت بسزایی دارد و در تهیه و تامین کالاها و مواد مورد نیاز، کمک و تسهیل شایان توجهی می کند. به منظور دستیابی به عرضه کنندگان خارجی و شناسایی منابع خرید و تهیه فهرست فروشندگان خارجی و ایجاد یک مرکز اطلاعاتی در این باره، از طریق سفارتخانه های خارجی، نشریات، راهنمای صادرات، اتاق های بازرگانی کشورها، نمایشگاه ها، ارتباط مستقیم با فروشندگان، اینترنت و … می توان اقدام کرد.

اطلاعات یک نقش بهینه و پیشرو در تمام عملیات زنجیره تامین بر عهده دارد. توسعه فناوری اطلاعات روش هایی را که سازمان ها از طریق مدیریت زنجیره تامین به مزیت رقابتی دست می یابند را تغییر داده است و سازمان ها و شرکت های موفق همیشه فناوری اطلاعات را جهت توسعه استراتژی های کسب و کار خود بکار گرفته اند که تاثیر بسزایی نیز بر کل زنجیره تامین دارد.

اطلاعات یك محرك كلیدی زنجیره تأمین است زیرا می تواند به عنوان چسباننده تمام محرك های زنجیره تأمین را برای كار با یكدیگر هماهنگ كند. اطلاعات بر روی عملكرد زنجیره تأمین اثر زیادی دارد زیرا پایه و اساسی را فراهم می كند كه در آن فرآیندهای زنجیره تأمین اجرایی می شود و مدیران بر اساس آن تصمیم گیری می كنند. بدون داشتن اطلاعات، یك مدیر نمی تواند خواسته های مشتریان را بداند و اینكه چه مقدار موجودی در انبار است و چه زمانی محصول بیشتر بایستی تولید شود یا در شركت حمل شود. به طور خلاصه مدیر بدون اطلاعات تصمیم گیری كوركورانه می گیرد. بنابراین اطلاعات یك دیدی را در زنجیره تأمین به مدیر می دهد كه او را قادر می سازد تا تصمیماتی بگیرند كه باعث بهبود عملكرد زنجیره تأمین شود.

همان طور كه اشاره گردید سیستم پیوسته و یكنواخت كالا، در شركت های زیرمجموعه صنعت نفت استفاده می‌شود كه در شركت مجتمع گاز پارس جنوبی نیز پس از فراهم نمودن مقدمات كار آن در سال های قبل، اجرای آن از ابتدای سال 1386 آغاز و جایگزین سیستم قبلی مینتا شد. البته هدف از پژوهش حاضر مقایسه این دو سیستم مذکور نیست و فقط در ذیل توضیحات مختصری جهت آشنایی كلی در ارتباط با این سیستم ارائه می‌گردد.

بر اساس اسناد فنی شرکت توتال پارس جنوبی، نرم افزارمینتا، توسط شركت فرانسوی اپاو جهت برنامه ریزی و كنترل تعمیرات و همچنین ایجاد تسهیلات لازم در امر خدمات پشتیبانی و لجستیك، كنترل انبارها و ایجاد بازخورهای لازم در تهیه گزارشات مدیریت به سفارش شركت توتال فرانسه تهیه و در اختیار شركت مجتمع گاز پارس جنوبی قرار داده شد. خصوصیات و قابلیت های سیستم مینتا در دو بخش برنامه‌ریزی تعمیرات و بخش امور كالا و لجستیك مورد استفاده می‌باشد.

در اینجا از میان مشخصات و جنبه های مهم این نرم افزار شامل: خصوصیات ساختاری و اجرا، خصوصیات و قابلیت های تعمیرات و خصوصیات و قابلیت های كالا و لجستیك، فقط آخرین مورد مرتبط با موضوع به اجمال بررسی می شود. مسئولیت اداره تداركات و امور كالا امكان مدیریت و كنترل موجودی های انبار و تهیه مواد و قطعات هم از طریق اقلام انبار و هم خرید مستقیم تعریف شده است كه اهم وظایف در نظر گرفته شده شامل موارد زیر است:

• مدیریت مواد و قطعات بوسیله خانواده متعلق به آن
• مدیریت موجودی انبار بوسیله انبارهای متعدد
• تجدید سفارشات بصورت اتوماتیك
• تجزیه و تحلیل موجودی انبار و گزارش دهی
• تحصیل و خرید مواد و موجودی ها
• سیستم چند ارزی

در سیستم مینتا، كلیه عملیات كالا و لجستیك شامل دو گروه اصلی می باشد كه عبارتند از:

• مدیریت کالا و انبار
• تامین و تهیه کالا

در سیستم مینتا، سه دسته كد برای كالاها منظور گردیده كه شامل:

1. قلام موجودی انبار

اقلامی كه جزء موجودی انبار بوده و با علامت اختصاری ST، در سیستم مینتا كدگذاری گردیده است (6 كاراكترST+).

2. اقلام خرید مستقیم

اقلامی كه بطور مستقیم توسط واحدهای مصرف كننده درخواست شده و مورد استفاده قرار می گیرند، هرگز در انبار نگهداری نمی شوند و بلافاصله بعد از خرید كالا و دریافت آن توسط انبار برای درخواست كننده فرستاده می گردد. این اقلام با علامت اختصاری DP، در سیستم مینتا كدگذاری گردیده است (6 كاراكترDP+).

3. اقلام خدماتی

اقلامی كه برای درخواست كارهای خدماتی مورد استفاده قرار می گیرد. این اقلام با علامت اختصاری SE، در سیستم مینتا كدگذاری گردیده است (6 كاراكترSE+). جهت كدگذاری در سیستم مینتا، از فرمهای:SICUF وDICUFاستفاده می شود. لازم به ذکر است که از سال 1390 سیستم نرم افزاری دیگری در مدیریت بازرگانی شركت مجمتع گاز پارس جنوبی استقرار یافته است که در بخش بعدی بصورت مختصر به معرفی آن هم پرداخته می شود.

منبع

یوسفی، عبدالرضا(1394)، عملكرد سیستم جامع یكنواخت كالا در شركت، پایان نامه کارشناسی ارشد ، مدیریت بازرگانی، دانشگاهه پیام نور

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید