مفهوم عملکرد سازمانی چیست؟

اثربخشی سازمانی عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به اهداف مورد نظر خود نایل میآید. عملکرد سازمانی بخشی از مفهوم اثربخشی سازمانی است، عملکرد سازمانی بعد بیرونی متغیر اثربخشی سازمانی و مبتنی بر اهداف ذینفعان میباشد. دوینی و همکاران عملکرد سازمانی را به عنوان معیاری درونی برای تعیین اثربخشی یک سازمان تعریف میکنند از این دیدگاه عملکرد سازمانی شامل سه حوزه عملکرد مالی و بازده صاحبان سهام میباشد. مباحث ارزیابی عملکرد را میتوان از زوایای متفاوتی مورد بررسی قرار داد. دو دیدگاه اساسی سنتی و نو در این باره وجود دارد. دیدگاه سنتی، قضاوت و یادآوری عملکرد و کنترل ارزیابی شونده را هدف قرار داده و سبک دستوری دارد.

این دیدگاه صرفاً معطوف به عملکرد دوره زمانی گذشته است و با مقتضیات گذشته نیز شکل گرفته است. دیدگاه نو، آموزش، رشد و توسعه ظرفیتهای ارزیابی شونده، بهبود و بهسازی افراد و سازمان و عملکرد آن، ارائه خدمات مشاورهای و مشارکت عمومی ذینفعان، ایجاد انگیزش و مسئولیتپذیری برای بهبود کیفیت و بهینهسازی فعالیتها و عملیات را هدف قرار داده و مبنای آن را شناسایی نقاط قوت و ضعف و تعالی سازمان تشکیل میدهد. خاستگاه این دیدگاه مقتضیات معاصر بوده و به ارزیابی سیستمی عملکرد با استفاده از تکنیکها و روشهای مدرن، توسعه پیدا میکند. حوزه تحت پوشش اندازهگیری عملکرد میتواند سطح کلان یک سازمان، یک واحد، یک فرآیند و کارکنان باشد. سطح ارزیابی عملکرد اگر تنها شامل افراد باشد به طوری که امروزه در بخشهای مدیریت منابع انسانی متداول است، ارزشیابی شایستگی کارکنان با معیارهای مختلف در سازمانها انجام میشود.

سازمان، افراد و یا واحد سازمانی گرچه به ظاهر انجام دهنده کار هستند اما تنها جزیی از سیستم کل میباشند و باید شرایط اجزای دیگر آن نیز مد نظر قرار گیرد. توجه به معیارهای همه جانبه و استراتژیها و آرمانهای سازمان از لوازم یک سیستم مدیریت عملکرد جامع میباشد. چنین رویکردی در ارزیابی عملکرد، یک ارزیابی واقعی، عدالت محور، قابل اعتماد و اتکا و پیش برنده و پویا خواهد بود.برای استقرار نظام مدیریت عملکرد در سازمانها طی مراحل مختلفی نیاز است که به صورت خلاصه میتوان مراحل مربوط را به شرح زیر بیان کرد:

بررسی پیش نیازهای نظام مدیریت عملکرد

برای طراحی و اجرای نظام مدیریت عملکرد لازم است ابتدا در مورد پیش نیازهای آن در سازمان بررسی صورت گیرد. به طور کلی و فهرستوار پیشنیازهای اصلی نظام مدیریت عملکرد که در عمل تجربه شده و مورد نیاز است را میتوان به شرح زیر بیان کرد:

وجود نمودار و ساختار سازمانی مناسب و متعادل در سازمان؛
وجود احساس نیاز به نظام مدیریت عملکرد (ارزیابی عملکرد) در سازمان؛
حمایت مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملکرد؛
بومیسازی نظام مدیریت عملکرد در سازمان؛
تمایز قائل شدن بین نظام مدیریت عملکرد و نظام پاداشدهی در سازمان؛
پذیرفتن این اصل که با استقرار مدیریت عملکرد همه مشکلات سازمان را نمیتوان یکجا حل کرد.

مرحله انتخاب مدل مناسب مدیریت عملکرد برای سازمان

برای استقرار نظام مدیریت عملکرد یک چارچوب نظری و مدل مناسب به عنوان زیربنای کار مورد نیاز است. در این راستا برای انتخاب مدل مناسب عملکرد برای هر سازمان لازم است مدلهای موجود مورد بررسی قرار گرفته و متناسب با شرایط فرهنگی، تولیدی، نیروی انسانی و … سازمان، مدل مناسبی انتخاب و معرفی گردد.

مرحله بومی کردن مدل مدیریت عملکرد در سازمان

برای اینکه مدل مدیریت عملکرد بتواند در سازمان اجرا شود، لازم است که بومی شود. منظور از بومی کردن مدل این است که ابعاد مدل با شرایط مختلف انسانی، فرهنگی، و … در سازمان سازگار شده و سازمان آن را بپذیرد. برای بومی کردن مدل، مراحل زیر بایستی طی شود:

توجیه مقدماتی نظام مدیریت عملکرد: در این مرحله با تشکیل جلسات آگاهسازی لازم است کلیات و مفاهیم اساسی و اهداف و فلسفه نظام مدیریت عملکرد برای کارکنان تشریح شود. در این مرحله باید برای کلیه مدیران عالی و میانی و 20 درصد از کارکنان سطوح دیگر سازمان آموزش و آگاهیسازی لازم صورت گیرد.

نظرخواهی در مورد کلیات طرح مدیریت عملکرد:در این مرحله با تدوین پرسشنامهای که حاوی کلیات و مفاهیم اساسی نظام مدیریت عملکرد است در مورد لزوم و مناسب بودن مدل ارزیابی عملکرد از سطوح مختلف سازمان نظرخواهی صورت میگیرد. برای انجام این مرحله لازم است از 20 درصد کارکنان سازمان در سطوح مدیران عالی، مدیران میانی و سرپرستان، نظرخواهی صورت گیرد. پس از جمعآوری اطلاعات در مورد کلیات طرح و لزوم طراحی نظام ارزیابی و تعیین چارچوب و خطوط کلی طراحی، در این مرحله لازم است در مورد جزئیات و ابعاد مدل مدیریت عملکرد از کارکنان سازمان نظرخواهی شده و با مشارکت دادن آنها، بومی ساختن مدیریت عملکرد را تضمین کرد.

مرحله شروع طراحی و پیادهسازی

در این مرحله با توجه به جمعآوری اطلاعات در مراحل قبلی کار طراحی و تدوین بنیادهای نظام مدیریت عملکرد شروع میشود. مرحله طراحی نیازمند بررسی دقیق و همه جانبه کارشناسی دارد که بتوان اطلاعات و دادههای جمعآوری شده را خوب پردازش کرد و آنها را با همدیگر ترکیب و به نحو مطلوبی از آنها ایده گرفت. در مرحله طراحی و پیاده سازی اقدامات زیر بایستی صورت گیرد:

طراحی فرمهای ارزیابی عملکرد: در این مرحله با در نظر گرفتن شرایط سازمان و اهداف ارزیابی عملکرد فرمهای مربوطه طراحی میگردد. طراحیهایی که در این مرحله لازم است عبارتند از:

طراحی فرم ارزیابی عملکرد فردی که در ان عوامل مورد نظر سازمان که بیشترین فراوانی را در نظرخواهیها داشته در آن گنجانده میشود؛
طراحی فرم ارزیابی عملکرد واحدی که عوامل آن از بین عواملی که بیشترین فراوانی را داشته در نظر گرفته خواهد شد؛
طراحی فرم ارزیابی عملکرد سازمانی که عوامل آن از بین عواملی که بیشترین فراوانی را در نظرخواهیها داشته انتخاب میگردد.

طراحی و تعیین امتیازات: امتیازات مربوط به عوامل ارزیابی در سطوح مختلف با هم متفاوت هستند، در هنگام طراحی فرمهای ارزیابی عملکرد لازم است، اصول زیر مورد توجه قرار گیرد:

توزیع مناسب و علمی امتیاز کلی ارزیابی عملکرد در بین عوامل ارزیابی فردی، واحدی و سازمانی؛
توزیع مناسب و علمی امتیاز ارزیابی عملکرد فردی در بین عوامل آن؛
متفاوت کردن امتیاز عوامل ارزیابی عملکرد افراد در سطوح مختلف؛
تعیین سقف امتیاز هر عامل ارزیابی در ارزیابی عملکرد فردی؛
متفاوت کردن امتیاز عوامل ارزیابی واحدی در واحدهای مختلف عملیاتی،

طراحی گردش کار اجرایی: برای این که نظام ارزیابی عملکرد پس از طراحی خوب اجرا گردد، لازم است کلیه مراحل با رعایت دو اصل خلاصه نویسی و سادگی تدوین و در اختیار افراد قرار گیرد که این امر نیاز به طراحی کارشناسی دارد. در این مرحله لازم است گردش کارهای زیر طراحی شود:

نحوه انجام ارزیابی فردی با تمام جزئیات و مدت و …؛
نحوه ارزیابی واحدی با تمام مراحل و ابعاد آن؛
نحوه انجام ارزیابی سازمانی با تمام مراحل و ابعاد آن؛
نحوه تعیین انتظارات ارزیابی کننده و ارزیابی شونده از همدیگر؛
نحوه تعدیل خطاها در ارزیابی عملکرد؛
نحوه استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد در بهبود کار؛
گردش کار مربوط به تعاریف عملیاتی عوامل ارزیابی عملکرد به منظور عینی کردن آن.

مکانیزه کردن نظام مدیریت عملکرد: با توجه به این که انجام ارزیابی عملکرد به صورت رایج موجب اتلاف وقت شده و از دقت آن کاسته میشود، بهتر است نظام مدیریت عملکرد به سایر سیستمهای مدیریت منابع انسانی وصل شود تا بتوان هم ارزیابی عملکرد را به خوبی انجام داد و هم با یکپارچگی که به وجود میآید از نتایج ارزیابی عملکرد استفاده کرد، به طور کلی، مزایای مکانیزه کردن نظام مدیریت عملکرد در سازمان را میتوان به صورت فهرستوار به شرح زیر بیان کرد:

جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی؛
حاکم شدن روش ارزیابی عملکرد با استفاده از فناوریهای نوین ارتباطی؛
قابل کنترل شدن نظام ارزیابی عملکرد؛
اخذ گزارشهای متنوع و مورد نیاز از نظام رایانهای؛
تحلیل بهتر نتایج ارزیابی عملکرد؛

مرحله فرهنگسازی

مرحله فرهنگسازی اساسیترین مرحله در طراحی نظام مدیریت عملکرد محسوب میشود. در فرهنگسازی اصلاح ذهنیت افراد نسبت به نظام مدیریت عملکرد از اهمیت ویژهای برخوردار است. در صورت پذیرش نظام از سوی سازمان، اجرای خوب طراحیهای انجام شده نتایج و دستاوردهای قابل قبولی برای سازمان به همراه دارد. فرهنگسازی برای نظام مدیریت عملکرد مشکل و وقتگیر است و لازم است که این کار با حوصله پیگیری شود. شروع کار نظام مدیریت عملکرد به دلیل تجارب قبلی افراد و ناقص اجرا شدن نظامهای ارزیابی عملکرد در گذشته سازمان، مقاومتها و بعضاً بیتفاوتیهایی در سازمان وجود دارد که با فرهنگسازی میتوان آن را تبدیل به پذیرش کرد. در فرهنگسازی اصلاح ذهنیت افراد نسبت به نظام مدیریت عملکرد از اهمیت ویژهای برخوردار است. به طور کلی، با مکانیسمهای زیر میتوان در زمینه نظام ارزیابی عملکرد فرهنگسازی معقول و مطلوبی انجام داد.

آموزش توجیهی: در این مرحله لازم است پس از طراحی و آماده شدن طرح در مورد اهداف طرح، چگونگی شکلگیری نظام مدیریت عملکرد، نحوه اجرای آن، کلاسهای عمومی و خاص در سطوح مختلف سازمان برگزار شود.

تهیه بروشورهای عملی: با تهیه بروشورهای عملی که خلاصه و ساده تهیه شده با توزیع آن در بین کارکنان میتوان به فرهنگسازی کمک کرد.

حمایت و تأکید مدیریت ارشد سازمان: در صورتی که مجموعه مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملکرد حمایت کند کمک بسیار زیادی به فرهنگسازی و جدی گرفتن نظام مدیریت عملکرد خواهد شد.

اصلاح ساختار شغل: یکی از راههای مؤثر فرهنگسازی جهت اجرای مؤثر نظام مدیریت عملکرد، اصلاح ساختار شغل کارکنان در تمام سطوح سازمانی است. در این زمینه بایستی در شرح وظایف افراد تغییرات لازم صورت گیرد و انجام ارزیابی عملکرد برای سرپرستان و مدیران و … جزو وظایف سازمان محسوب شود تا بخشی از فعالیتهای روزانه و ماهانه خود را به این امر (همانند سایر فعالیتهای اصلی شغل) اختصاص دهند و کارکنانی که قرار است ارزیابی شوند نیز ارزیابی شده و آمادگی جهت ارزیابی در ساختار شغل و وظایف آنان قرار گیرد. با انجام چنین اصلاحاتی ارزیابی عملکرد جزو فرهنگ کاری کارکنان سازمان میگردد.

مرحله اجرای آزمایشی – نهادی

پس از طی مراحل مختلف ذکر شده لازم است نظام ارزیابی عملکرد به صورت آزمایش به اجرا درآید. در این مرحله یک واحد نمونه از سازمان که بتواند منعکس کننده کل سازمان باشد انتخاب شده و در یک دوره آزمایشی نظام مدیریت عملکرد برای آن پیادهسازی و اجرا شود تا نقاط ضعف و ایرادات احتمالی آن مشخص گردد. سپس تحلیل نتایج انجام میشود و در نهایت این نتایج تثبیت و به کل سازمان تعمیم داده میشود.مراحل اجرای آزمایشی نظام مدیریت عملکرد عبارتند از:

انتخاب یک واحد نمونه در سازمان که بتواند منعکس کننده کل سازمان باشد؛
توجیه ویژه و خلاصه نظام مدیریت عملکرد برای واحد نمونه؛
تعیین محدوده زمانی برای اجرای آزمایشی؛
اجرای نظام نامهها و گردش کارهای تدوین شده؛
جمعآوری دادهها و تحلیل و نتیجهگیری؛
تدوین نتایج به دست آمده؛
تثبیت نتایج و تعمیم نتایج به کل سازمان و توصیه به اجرای نظام مدیریت عملکرد در کل سازمان.

مرحله به کارگیری نتایج مدیریت عملکرد

آنچه به نظام مدیریت عملکرد مشروعیت میدهد و لزوم آن را در سازمان بیان میکند به کارگیری نتایج حاصل از آن است. اگر از نتایج به دست آمده از مدیریت عملکرد به خوبی استفاده نشود، پس از مدتی بیتفاوتی و بیاعتقادی به نظام مستولی و اثرات بسیار نامطلوبی برای سازمان به دنبال دارد. بنابراین استفاده از نتایج ارزیابی عملکرد به مقدار زیادی میتواند در اصلاح افراد، فرآیندها، روشها و عملکرد سازمان مؤثر باشد. بر این اساس، مدیران و دستاندرکاران سازمانها میتوانند از نتایج و دستاوردهای مدیریت عملکرد در مقولههای زیر بهرهبرداری کنند:

در پرورش منابع انسانی از طریق شناخت نقاط ضعف و نارسائیها و تبدیل آنها به نقاط قوت؛
تعیین نیازهای آموزشی و یا اصلاح استانداردهای آموزشی مورد نیاز درسازمان؛
متعادل کردن سطح ذهنیت خود و کارکنان سازمان؛
ایجاد بستر کار گروهی و مشارکت عملی در سازمان؛
ترمیم انگیزههای درونی جهت کار بهتر و بیشتر در منابع انسانی .

مرحله بازنگری و اصلاح مدیریت عملکرد

نظام مدیریت عملکرد یک نظام پویاست و بر این اساس لازم است در درون نظام مدیریت عملکرد مکانیزمی طراحی شود که به صورت فرآیندی و دائمی نقاط ضعف و نارساییهای نظام مدیریت عملکرد را شناسایی و نسبت به رفع آنان گام بردارد. پویا نگهداشتن نظام مدیریت عملکرد با مکانیسمهای زیر امکانپذیر میشود.

نظرخواهی منظم و در فاصلههای زمانی مشخص از وضعیت نظام مدیریت عملکرد؛
انجام به موقع و جدی ارزیابی عملکرد در سازمان؛
به روز کردن عوامل و مؤلفههای ارزیابی عملکرد متناسب با شرایط جدید سازمان؛
حاکم کردن ارزیابی چند جانبه.

عوامل مؤثر بر عملکرد کارکنان

برای ارتقاء عملکرد و بهبود رفتارهای کارکنان، به نحوی که به موفقیت سازمان منجر شود باید عوامل مؤثر بر عملکرد و رفتار را بشناسیم و آنها را مدیریت کنیم. بعضی از مهمترین عوامل اثرگذار بر عملکرد کارکنان سازمانها عبارتند از:

استعداد

استعداد یک آمادگی زمینهای در افراد برای موفقیت در بعضی نقشها و شغلهاست. استعداد را در سنین بزرگسالی فقط میتوان کشف کرد. پرورش داد، به فعلیت درآورد و در مسیر مناسب به کار انداخت. یکی از وظایف حساس و تعیین کننده مدیران در مسیر ارتقاء عملکرد کارکنان این است که استعدادهای آنان را جستجو و کشف کنند و وظایف و نقشهای را به نحوی به کارکنان تخصیص دهند که حداکثر تناسب ممکن بین آنها تأمین شود.

دانش و مهارت

دانش و مهارت، برخلاف استعداد، حتی در سنین بزرگسالی قابل یادگیری است. دانش و مهارت مکمل استعداد است و عملکرد افراد در مشاغل و وظایف محوله را به نحوی محسوس بهبود میبخشد. آموزش و توسعه دانش و مهارتهای کارکنان از مهمترین تواناسازهای سازمانهاست. در همه مدلهای جامع تعالی سازمانی، سهم زیادی برای آموزش کارکنان به عنوان یک تواناساز مهم که بر عملکرد کارکنان و از طریق آنها بر عملکرد و تعالی سازمانها مؤثر است در نظر گرفته شده است.

فرصت

همه ما برای نمایش دادن استعدادها و توانائیهایمان و برای استفاده مؤثر از دانش و مهارت نیاز به فرصت و مجال داریم. این فرصت هم از جنس زمان است، به این معنی که کارکنان نیاز به وقت کافی دارند تا عملکردهای مورد نظر را بروز دهند و هم از جنس اختیار است، به این معنی که باید به کارکنان اعتماد کرد و به آنها اختیارات لازم را (متناسب با مسئولیتها و صلاحیتهایشان) تفویض کرد.

منابع و امکانات

منابع و امکانات، تجهیزات و ابراز و اطلاعات، چنانچه به میزان لازم و کافی و با کیفیت و در زمان مناسب در اختیار کارکنان قرار گیرد میتواند تسهیلگر رفتارها و عملکردهای مطلوب آنها باشد.

انگیزه

انگیزه و اشتیاق برای انجام کار و دستیابی به اهداف به ویژه در سازمانهای ایرانی، از مهمترین عوامل تعیین کننده سطح کم و کیف عملکرد کارکنان است. انگیزهها، چرایی رفتار هستند. اگر انگیزه کارکنان برای انجام کاری پایین باشد، عملکرد آنها درست مشابه وقتی فاقد استعداد یا دانش و مهارت کافی باشند، لطمه خواهد خورد. انسان نیازهای متنوع و متفاوتی دارد. برخی از این نیازها اقتصادی و برخی اجتماعی هستند. کارکنان به حقوق و مزایای کافی، ایمنی و امنیت، عضویت در گروه، احترام، رشد و شکوفائی، احساس هویت، احساس انصاف، و … نیاز دارند و فراهم کردن ترکیب متوازنی از این نیازها، میتواند بر انگیزه کارکنان در مسیر تحقق اهداف و اجرای برنامهها بیفزاید.

هدف و برنامه

هدف (هم در زندگی شخصی و هم در زندگی شغلی) میتواند تلاش، انرژی و انگیزه افراد را متمرکز و به این ترتیب بر سرعت و موفقیت آنها بیفزاید. فقدان هدف یا فقدان اهداف روشن و صریح موجب پراکنده شدن انرژی و منابع میشود. وقتی اهداف روشن باشد، تخصیص منابع براساس اولویت انجام میشود، انگیزهها افزایش مییابد، میتوان از تطابق یا مغایرت اقدامات و این که آیا در مسیر دستیابی به اهداف هستند اطمینان پیدا کرد و کنترلهای لازم را به عمل آورد. وقتی در مورد یک هدف بین مدیر و کارمند توافق صورت گیرد و آن هدیه به هدف مشترک آنها تبدیل میشود اهداف چالشیتری امکان تحقق مییابند. هدف باید برای کارمند معنیدار و ارزشمند باشد، او باید از تحقق اهداف احساس موفقیت کند، با تحقق اهداف احساس افتخار کند و در منافع ناشی از رسیدن به اهداف سهیم باشد.

مثبتاندیشی، پایداری و پشتکار

پشتکار و مثبت اندیشی کمک میکند تا کارکنان در مسیر اجرای برنامهها و دستیابی به اهداف، کار را با انرژی و اشتیاق آغاز کنند، ادامه دهند و به سرانجام برسانند. افرادی که مثبت اندیش نیستند و پشتکار لازم را ندارند معمولاً کارها را خوب شروع میکنند، اما خوب به سرانجام نمیرسانند. زندگی شخصی و شغلی چنین افرادی پر از کارهای ناتمام و پروژههای شکست خورده است. علاوه بر عوامل هفتگانه مؤثر بر عملکرد، عوامل دیگری هم مثل نظم و انضباط، اراده و عزم جدی، برخوردار بودن از الگوهای عملی، نیاز به موفقیت و … هم از عواملی هستند که دستیابی به سطوح بالای عملکرد را تأمین و تضمین میکنند. وظیفه هر مدیر این است که از طریق کشف و استفاده مناسب از استعدادهای کارکنان، فراهم آوردن فرصتهای آموزش و یادگیری برای آنها، تأمین ابزار و تفویض اختیار، ایجاد، حفظ و تقویت انگیزه و توجه به فراهم بودن و فراهم ماندن سایر عوامل، شرایط را برای تحقق سطوح بالاتری از عملکرد و موفقیت از سوی کارکنان ایجاد نماید.

منبع

میهن خواه، عبدالغنی(1394)، ارتباط مدیریت عملکرد با اهداف استراتژیک، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت دولتی، دانشگاه سیستان بلوچستان

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید