مفهوم بازخورد چیست؟

همانطور که ارتباطات براي انگيزش مهم است تمرکز اين بخش در بازخورد به عنوان جزيي از ارتباطات و تاثير آن بر انگيزش بنا نهاده شده است. هدف از انجام اين مطالعه اين است که مشخص کنيم بازخورد عملکرد چگونه مفاهيم فردي را انعکاس داده و بر انگيزش تاثير ميگذارد.”بازخورد ضروري است، بازخورد سخت است” سخني که روانشناس هلندي کورست ويسر بيان داشته است. در کل منابع انساني و مديران هر صنعتي با اين منافع دوئل وار کلنجار مي روند :بازخورد ،مثبت ومنفي،چگونه مي تواند ارئه بشود که باعث بهبود عملکرد کارمند بشود ؟ چگونه انتقاد سازنده مي تواند ارائه گردد بدون اينکه باعث کاهش انگيزه کارمند شود ؟ و چگونه تمجيد و ستايش مي تواند به رشد مداوم منجر گردد؟ چه چيز باعث مي شود يک کارمند بازخورد را قلبا قبول کرده و به خود نگيرد؟ چه چيز باعث مي شود بازخورد دل چسب ، بدون مباحثه ، با ارزش افزوده و منجر به تغيير واقعي گردد؟متاسفانه هيچ پاسخ استانداري براي اين سوالات وجود ندارد زيرا که هر سازمان و کارمندان آن واقعا منحصر بفرد هستند.

ضرورت بازخورد

بازخورد عملکرد; هزينه يک فرصت ناديده گرفته شده است؛

اصطلاح ‘هزينه فرصت’ يک اصطلاح حسابداري است اين اصطلاح به ارزش محروم مانده از مسير انتخاب نشده اشاره ميکند.بخاطر اينکه بازخورد خوف انگيز است ، اغلب پرهيز شده و سازمانها، ارزش بزرگي که مي توانسته اند بواسطه آن بهره مند گردند بي نصيب مانده اند.تصورات نادرستي وجود دارد مبني بر اينکه بازخورد فقط براي کارمنداني لازم است که نيازمند توسعه جدي و مربيگري اند.تحقيقات اثبات کرده است افراد بي کفايت اغلب خيلي بي کفايت تر از ان هستند که بي لياقتي خود را ببينند. اين داستان خنده دار است اما همچنين اين هم حقيقت دارد که افراد با استعداد هم نمي دانند چقدر خوب هستند. حقيقت امر اينست که هر کس نياز به بازخورد دارد.يک مدير ممکن است روزها ، هفته ها را صرف جستجوي راهي براي بيان انتقاد ظريف بکند در همان حال ، کارمند به اشتباهات خود در تاريکي ادامه مي دهد و چيزي بيش از يک اشاره صريح لازم ندارد تا به او نشان دهد از مسير خارج شده است.کارمندان زياد دلواپس نشان داده شدن يا نشدن کارهاي صحيحشان نيستند.

اهداف ضروري بازخورد

توصيه هاي توسعه اي سازنده : اهميت بيشتر استفاده از بازخورد کمک به برخي افراد در انجام بهتر است.در فيلمها، رهبران بزرگ عملکرد ها را با سخنراني هاي الهام بخش بهبود مي بخشند ولي در زندگي واقعي رهبران بزرگ ، عملکرد را با بازخورد سازنده بهبود مي بخشند. رهبر بزرگ ناظر بر ارائه و دريافت بازخوردهاست.

تشويق : استفاده رايج از بازخورد در ساده سازي تشويق کردن است. يک کار خوب از طرف همکار مي تواند به شما احساس مثبت داده و در شما انرژي ايجاد کند که خود را مولد حفظ کنيد.

تقدير و تشکر : درون سازمان ها يک نوع بازخورد قوي اما ساده وجود دارد بنام تقدير و تشکر. و قتي يک کارمند کار خود را کامل ميکند يا به نقطه عطفي ميرسد ممکن است تشکر نداشته باشد اما علاقمند است حداقل به دستاوردهاي آنها اذعان شود.

سرزنش : سخت ترين نوع بازخورد ، انتقاد از عملکرد ضعيف ديگران است.صحبت کردن با کسي درباره عملکرد غير حرفه اي اش و يا اينکه باعث تضعيف ريسک تيم شده است.اما زمانهايي وجود دارد که مردم نياز به ارزيابي هاي واقعي جهت توسعه مهارتهاي خود و سرزنشهاي متعاقب آن هستند.

فرق روشهاي بازخورد مثبت و منفي

مهمترين بخش کار مديريت دادن بازخورد به کارمندان است. بازخوردها منجر به بهبود عملکرد ، اطمينان از رعايت استاندارد ها و برقراري ارتباطبين اهداف کسب و کار هستند.بازخورد شکلي از آموزش حين کار است که به کارمندان کمک ميکند ياد بگيرند که چه کاري بايد انجام دهند و چگونه بايد اين کار را انجام دهند. بازخورد در غالب دوشکل مثبت و منفي ظاهر مي شود که در هر دو شکل مفيد و موثر است.

بازخورد منفي : بازخورد منفي ، فرايند اشاره کردن به کسي که کاري را ضعيف انجام مي دهد و راهنمايي کردن جهت تصحيح و تغيير آن است.آن همچنين شامل اشاره کردن به نگرشش نامناسب فرد بوده و بيان اينکه رفتار و عادتش موجب بروز مشکل ميشود .مدير مي تواند بازخورد منفي را در مواقعي که عمل کارمند چه عمدي باشد يا سهوي ، بکار ببرد. طبق نتايج نظر سنجي گالوپ ، کارمنداني که بازخورد منفي دريافت ميکنند 20 درصد بيشتر از کارمنداني که هيچ بازخوردي دريافت نمي کنند متعهدترند.اكثر افراد بازخورد مثبت را به بازخورد منفي ترجيح مي‌دهند ولي اين بدين معني نيست كه بازخورد منفي اثر انگيزشي مثبت ندارد. حتي در بعضي مواقع بازخورد منفي (اعلام اينكه عملكرد فرد پايين‌تر از متوسط است) اثر انگيزشي بيشتري از بازخورد مثبت دارد. ولي بايد در نظر داشت كه بازخورد منفي تهديدكننده نباشد، امنيت خاطر فرد را بر هم نزند و خودباوري فرد را تحت‌الشعاع قرار ندهد از اين رو مديران در ارائه بازخورد منفي بايد بسيار مراقب باشند.

بازخورد مثبت : بازخورد مثبت بر فرض ايجاد نقاط قوت شخص کار ميکند. آن به کارمند اعلام مي دارد که چه چيزي را بخوبي انجام داده و او را براي عملکرد بهتر تشويق ميکند.تئوري پشت پرده بازخورد مثبت اين است که وقتي شما به کسي ميگوييد چه چيزي را او خوب انجام داده است شخص علاقمند مي شود رفتارش را تکرار کرده تا تاييدات پيوسته را حفظ کند.مدير مي تواند بازخورد مثبت را هم به روش رسمي ، از قبيل ارزيابي عملکرد و يا غير رسمي مثل توضيحات حين کار که تشويق به انجام کار است بکار بگيرد. طبق نتايج نظر سنجي گالوپ ، کارمنداني که بازخورد مثبت دريافت ميکنند 30 درصد بيشتر از کارمنداني که هيچ بازخوردي دريافت نمي کنند متعهدترند.

بازخورد يک اتلاف وقت نيست

بدون بازخورد مردم ‘نابينا’ هستند. آنها طبق فرضيات خودشان کار ميکنند که چگونه نيازهاي کسب و کار را برآورده کرده و چطور بر ديگران تاثير ميگذارند. بازخورد اثر بخشي کارمند را بالا مي برد. با هدايت صحيح، بازخورد ،عملکرد را بخوبي کوک کرده و روابط را تقويت ميکند. در سازمانهايي که در آن بازخورد غير معمول است، جريانهاي ارتباطي از بالا به پايين با کارکناني که بي ارزش بودن احساس ميکنند، مقاومت و تضعيف روحيه در عدم تعهدشان منتج شده و عملکرد را به زير ميکشند. براي بسياري از کارکنان، بازخورد يکي از مهم ترين عناصر در ايجاد و حفظ انگيزه و تعهد شان است.در يک فرهنگ کسب و کار جايي که صداقت درآن ارزشمند است، بازخورد به صورت يک اتفاق منظم رخ خواهد داد- يعني بازخورد به سمت بالا، پايين و پهلو. کارکنان در مکالمات رک و بي پرده در مورد موضوعات واقعي کار و مسائل مربوط مشغول خواهند شد. در سازمان که در آن بازخورد خوشآيند بوده و براي ايجاد نتايج برنده- برنده بکار گرفته شود صداقت هنجار بوده، کارکنان با انگيزه، متعهد و علاقمند به مشارکت خواهند بود.

رويکرد ساندويچي در بازخورد منفي

روش ساندويچي بازخورد پيشنهاد ميکند که مديران توضيحها و نظرات منفي خود را بين دو بازخورد مثبت ساندويچ پيچ کنند. در استفاد از اين روش ، مدير با اشاره به کارهايي که کارمند خوب انجام ميدهد و يا با کلماتي در مورد ارزيابي شخص، وارد مکالمه مي شود سپس بازخورد منفي را ابراز نموده و بدنبال آن بازخورد هاي مثبت از قبيل اطمينان از توانايي کارمند در تغيير منشاء بازخورد منفي بيان ميکند.مانع بزرگ در استفاده هميشگي از روش ساندويچي اينست که کارمندان نسبت به بازخورد مثبت بد گمان بشوند چرا که آنها پس از شنيدن بازخورد مثبت نا خدآگاه منتظر بازخورد منفي بدنبال آن هستند.

منبع

پاشاپور، حبيب(1394)، تاثير نتايج بازخورد عملکرد بر انگيزش، پايان نامه کارشناسي ارشد، مديريت، دانشگاه پیام نور

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید