« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »مفاهیم و مبانی کارایی
مفهوم و تعریف کارایی
کارایی به اجرای درست کارها در سازمان مربوط می شود. یعنی تصمیماتی که با هدف کاهش هزینه ها، افزایش مقدار سود و بهبود کیفیت محصول اتخاذ می شوند. کارایی نسبت بازدهی به بازدهی استاندارد است. کارایی، کارهای درست را انجام دادن است. بنابراین کارایی یعنی حداکثر استفاده از منابع در مقابل هزینه های صرف شده. کارایی از نظر استاینر (یعنی توانایی استفاده از حداقل منابع در جریان نیل به اهداف سازمان) .
کارایی مفهومی است که هزینه منابع صرف شده در فرایند کسب هدف را ارزیابی می‌کند. بدین صورت که مقایسه خروجی‌ها بدست آمده با ورودی‌های مصرف شده میزان کارایی را مشخص می‌کند. برای سنجش کارایی هزینه تأمین منابع انسانی، هزینه استفاده از تجهیزات، نگهداری تسهیلات و نرخ بازگشت سرمایه و نظایر آن مورد ملاحظه قرار می گیرد. كارايي به معناي كمترين زمان يا انرژي مصرفي براي بيشترين كاري كه انجام شده است. سطح افزايش كارايي مستقيماً به دست مديران سپرده شده است. افزايش كارايي موجب ارتقا بهروري و كمك موثر در نيل به اهداف سازماني خواهد شد. در این تعبیر از کارایی، کاراترین سرپرست کسی است که واحدش بتواند با کمترین هزینه مواد و دستمزد روزانه کارکند.
واژه کارایی، مفهوم محدودتری دارد و در رابطه با کارهای درون سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. کارایی سازمان عبارت است از مقدار منابعی که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و می‌توان آن را برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. اگر سازمانی بتواند در مقایسه با سازمان دیگر با صرف مقدار کمتری از منابع به هدف مشخص برسد، می‌گویند که کارایی بیشتری دارد. به عبارت دیگر کارایی به معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کار انجام شده است. یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می شود به مقدار کاری که باید انجام می گیرد.
كارايي، يك مفهوم كمي است و اصولاً به ميزان رضايت مشتري يا ميزان دستيابي به اهداف مورد نظر اشاره دارد و در واقع نسبتي است كه برخي از جنبه هاي عملكرد واحدها را با هزينه هايي كه بر انجام آن عملكرد متحمل شده مقايسه مي كند.
اهمیت کارایی
در سنجش اثر بخشی سازمان و به طور کلی در ازریابی عملکرد سازمان لازم است، که علاوه بر استفاده از معیارهای مربوطه، به درجه کارایی سازمان نیز توجه شود. کارایی از این جهت برای سازمان و عملکرد آن مهم است که یک سازمان ممکن است اثر بخش باشد، به اهدافش برسد، ولی کارایی لازم را نداشته باشد. به عبارت دیگر خیلی مشکل نیست که به هدف خود برسیم، اما نکته مهم این است که با مصرف چه میزان منابع و هزینه؟ همچنین عکس آن نیز صادق است یعنی سازمانی ممکن است کارا باشد، ولی اثربخش نباشد.
عوامل مؤثر در کارایی
معمولا عوامل موثر در بهره‌وری در كارایی هم تأثیر دارند و موجب افزایش یا كاهش آن می‌شوند
عوامل درون سازمانی خود شامل:
- عوامل سخت‌افزاری: ماشین آلات و تجهیزات و ابزار، تكنولوژی، مواد اولیه، منابع مالی و زمین؛
- عوامل نرم‌افزاری: اطلاعات، دستورالعمل ها، نقشه ها و فرمول ها؛
- عوامل انسان افزاری یا مغزافزاری
- نیروی انسانی: توانایی، تخصص، تجربه، تحصیلات، انگیزه، محیط كار و برخوردهای مدیریت؛
- مدیریت: فلسفه و سبك مدیریت و…
دسترسی به تكنولوژی های اطلاعاتی و عوامل برون سازمانی عواملی هستند كه در بهره‌وری بسیار مؤثر هستند ولی بنگاه ها قادر به كنترل آن ها نیستند؛ مانند: سیاست های دولت، قوانین و مقررات ملی و بین‌المللی، محیط كار، دسترسی به منابع مالی، برق، آب، حمل و نقل، ارتباطات و مواد اولیه و… .
شاخص های کارایی
هرینگتون امرسون از معاصران زمان تیلور محسوب می شود لیکن از آن جایی که او اکثر کار خود را بطور مستقل و در مسیر جداگانه ای به انجام رسانیده بایستی وی را در زمره پیشکسوتان مدیریت علمی به حساب آورد. تاکید عمده امرسون بیشتر بر بازدهی در سازمان های بزرگ خلاصه می شدو از این رو دوازده اصل بنام اصول دوازده گانه کارایی را تدوین نمود .
این اصول دوازده گانه عبارتند از:
- هدف های صریح و روشن
- درایت
- -استشاره تخصصی (مشورت تخصصی انجام دادن)
- انضباط
- رفتار منصفانه
- اسناد و مدارک معتبر
- هماهنگی
- استانداردها و جداول زمانی
- شرایط استاندارد شده
- عملیات استاندارد شده
- روش های کار استاندارد و مکتوب
- پاداش برای انجام صحیح وضایف
شاخص های کارایی که به اشتباه به عنوان شاخص های بهره وری بیان شده اند نسبت ستانده به نهاده می باشند که افزایش آن ها نشان از بهبود است که این شاخص ها نیز به دو دسته تقسیم می شوند:
- شاخص های کارایی عمومی
- شاخص های کارایی اختصاصی
شاخص های کارایی عمومی
این شاخص ها عموماً با الهام از مفاهیم اقتصاد کلان تعریف شده اند که به دو دسته جزئی و کل عوامل تولید دسته بندی می شوند که ویژگی این شاخص ها به گونه ای است که با محاسبه آن ها می توان بررسی های تطبیقی در واحد اقتصادی طبقه، گروه فعالیت بخش و قسمت اقتصادی را انجام داد . از مهمترین شاخص های کارایی عمومی شاخص های بهره وری نیروی کار، بهره وری سرمایه، بهره وری هزینه شاغلین و بهره وری انرژی را می توان نام برد که از تقسیم ارزش افزوده به عنوان یک ستانده به یک نهاده بدست می آید. مفاهيم″كارايي″، ″اثربخشي″ و″بهره وري″، همواره با بهبود روش ها و سيستم ها و به طور كلي، بهبود سازمان، مطرح بوده و از اهميت خاصي برخوردار است. در فرهنگ سازماني، غالباً اين مفاهيم به جاي يكديگر به كار مي روند، در حاليكه كاملاً مفهوم جداگانه اي دارند.
پيتر دراكر، اين تفاوت را به اين صورت بيان مي كند:
- كارايي یعنی انجام دادن صحيح كار
- اثربخشي یعنی انجام دادن كار صحيح است
پس در جایی که بحث هدف و دستیابی به آن است، با کارایی سر و کار داریم. بحث کارایی چگونگی رسیدن به هدف است نحوه انجام کار و کیفیت مطرح می باشد. اگر هر دو با هم باشند به این معنی است: درست انجام دادن کارهای درست.جمع کارایی و اثربخشی که در این حالت بهره وری داریم ما گاهی به هدف می رسیم. مثلا فارغ التحصیل می شویم (اثربخشی) اما با چه معدلی؟ (کارایی) اگر هر دو با هم باشند ما به بهره وری رسیده ایم. پس در اثربخشی با انتخاب اهداف درست و در کارایی با چگونگی رسیدن به اهداف سر و کار داریم و در بهره وری با هر دو.
در برخی سازمان ها کارایی به اثربخشی منجر می شود. در برخی هم بین این دو رابطه وجود ندارد و امکان دارد یک سازمان از کارایی بالاتری برخوردار باشد ولی نتواند به هدف هایش برسد. زیرا کالایی را تولید می کند که متقاضی زیادی ندارد به همین گونه امکان دارد یک سازمان به هدف های سودآور خود برسد ولی کارایی نداشته باشد. استراتژی الگوی بنیادی از اهداف فعلی و برنامه ریزی شده، بهره برداری و تخصیص منابع و تعاملات یک سازمان با محیط است. به طور خلاصه، استراتژی به واحد یا طرح یک عملیات بلند مدت گفته می شود که برای رسیدن به هدف مشخص و طراحی شده است که شامل زمینه های گوناگون تصمیم گیری است در رابطه با محیط.
استراتژی دارای سه عنصر است:
- اهداف
- راه ها
- منابع
فرآیند مدیریت استراتژیک عبارتند از:
- تدوین استراتژی
- اجرای استراتژی
- ارزیابی استراتژی
در تدوین استراتژی به اثربخشی تاکید می شود. ارزیابی سازمان برای تعیین اینکه آیا کارهای درست را انجام میدهد یا خیر و مشخص نمودن شیوه ای که می تواند کارها را به شیوه ای اثربخش تر انجام دهد عصاره فرآیند تدوین استراتژی می باشد.
مدیریت در استراتژی با چنین مسایلی روبرو است:تعیین هدف های سالانه، تدوین سیاست ها، تخصیص منابع، تغییر ساختار کنونی سازمان، تجدید ساختار و مهندسی مجدد، تجدید نظر در پاداش و برنامه های انگیزشی، کاهش دادن مقاومت هایی که در برابر تغییرات ایجاد می شود، وفق دادن مدیران با استراتژی، تقویت فرهنگی که پشتیبان استراتژی می باشد، تطبیق فرآیندهای تولید (عملیاتی) با استراتژی؛ تشکیل یک واحد منابع انسانی اثربخش و در صورت لزوم کاهش دادن نیروی انسانی، در اجرای استراتژی به کارایی تاکید می شود. در مرحله ارزیابی کنترل های لازم در مورد اجرای درست استراتژی و تحقق اهداف استراتژی انجام می شود.
اگر هدف ها تحقق بایند و منابع بصورت مطلوب به کار گرفته شوند بهره وری حاصل شده است. در این صورت استراتژی درست انتخاب شده و درست اجرا شده است. استراتژی اثربخش بوده و کارا اجرا شده است.اگر هدف ها تحقق بایند ولی فدری اتلاف منابع داشته باشیم و در این صورت استراتژی اثربخش بوده ولی بصورت ناکارا اجرا شده است لذا اقدام اصلاحی در نحوه (اجرای) استراتژی باید اعمال شود. اگر هدف ها تحقق نیابند آنگاه استراتژی درست انتخاب نشده است و استراتژی نا موثر می باشد و به دنبال تدوین و اجرای استراتژی اثربخش می رویم. لذا نقش اثربخشی روی استراتژی این است که استراتژی درست انتخاب شود نقش کارایی روی استراتژی این است که از منابع به صورت کارا استفاده شود.
تعاریفی از اثربخشی
اثربخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدف های موردنظر خود نائل می‌آید. اثربخشی یک مفهوم کلی دارد. به‌بیان ساده‌تر اثربخشی را می‌توان “انجام کارهای درست” نامید. اثر بخشی عبارت است از، درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده است.به بیان دیگر اثربخشی نشان می دهد که با چه میزان از تلاش انجام شده، نتایج مورد نظر حاصل شده است. در حالیکه نحوه استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج، مربوط به کارایی می شود. پیتر دراکر معتقد است اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای درست. از نگاه دراکر اثربخشی کلید موفقیت سازمان محسوب می شود.
بهره وری= کارایی+ اثربخشی
بهره وری (اثربخشی+ کارایی) چیست؟
در ادبیات مدیریت، اثربخشی را انجام کارهای درست و کارایی را انجام درست کارها تعریف کرده اند. مفهوم اثربخشی در درون مفهوم کارایی جا دارد. کارایی جنبه کمی و اثربخشی جنبه کیفی دارد.
تفاوت بین کارایی و اثربخشی
کارایی و اثربخشی از اصطلاحات معمول مدیریت می باشد. با اینکه هر دو با صدا و حرف یکسان شروع می شوند اما معانی متفاوتی دارند. کارایی اشاره به انجام کار به شیوه درست دارد. به طور علمی، از آن به عنوان خروجی نسبت به ورودی تعریف شده و برگرفتن حداکثر خروجی با حداقل منابع از سوی دیگر اثربخشی اشاره به انجام کارهای صحیح دارد. به طور معمول خروجی واقعی در مقابل خروجی مورد نظر می باشد.
از آنجایی که در کارایی همه چیز در مورد تمرکز بر روی فرآیند مورد اهمیت است که به معنای انجام کارها است در حالی که رسیدن به پایان هدف تعیین شده است. کارایی نگران وضعیت کنونی و یا وضع موجود است. فکر کردن درباره آینده و اضافه کردن و یا حذف منابع جریان کارایی را بر هم می زند. اثربخشی از سوی دیگر معتقد است هدف در پایان هر جلسه باید مورد توجه قرار گیرد. و هر متغیر دیگری در آینده ممکن است تغییر کند. بدین منظور گاه در کارایی نظم و دقت زیاد مورد نیاز است. این می تواند باعث انعطاف ناپذیری در سیستم شود اثربخشی از سوی دیگر استراتژی بلند مدت را در ذهن نگه می دارد بنابراین بیشتر با تغییرات محیط مطابقت می کند.کارایی بر فرآیند تمرکز می کند در حالیکه اثربخشی بر پایان کار تمرکز می کند. کارایی محدود می شود به زمان حال، در حالیکه اثربخشی شامل فکر کردن به زمان های طولانی می شود. سازمان ها باید هر دوی اثربخشی و کارایی را برای رسیدن به موفقیت تنظیم کنند.
منبع
توفیقی، شهلا(1394)، تاثیر موانع بهبود کارایی نیروی انسانی برمدیریت بهینه سازی منابع انسانی و کارایی کارکنان ، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگانی، دانشگاه آزاد اسلامی
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید