مفاهیم ومبانی مديريت دانش

مفهوم مديريت دانش

در سال­هاي اخير، مديريت دانش به عنوان يکي از جالب‌ترين و چالش برانگيزترين موضوعات مديريت کسب و کار بوده و دايره کاربرد آن همراه با ساير مباحث عرصه مديريت گسترده تر مي‌شود. مديريت دانش فرايندي است که به سازمان‌ها در شناسايي، انتخاب، سازماندهي، انتشار و انتقال اطلاعات و مهارت‌هايي که بخشي از سابقه سازمان هستند و عموماً به صورت ساختار نيافته در سازمان وجود دارند ياري مي‌رساند. از آنجا که مديريت دانش درسيستم‌هاي خبره، يادگيري سازماني و نوآوري ريشه دارد، به خودي خود ايده جديدي نيست. مديران موفق هميشه از سرمايه‌هاي فکري بهره برده و ارزش آن را تشخيص داده‌اند. اما اين تلاش‌ها سازمان يافته نبوده و تضميني وجود نداشت که دانش بدست آمده به طور مناسب براي حداکثر منافع سازمان به اشتراک گذاشته شده و توزيع گردد، در حالي که دانش و سرمايه فکري، پايه و اساس شايستگي‌هاي اصلي و نيز راهبردي براي عملکرد بهتر مي‌باشد. دانش در صورتي نقش راهبردي دارد که سازمان بتواند آن را در فعاليت‌هاي ارزش آفريني استفاده نموده و از دانش به عنوان ابزاري براي عملي ساختن فرصت‌هاي موجود در بازار رقابتي بهره برداري کند. زيرا حفظ مزيت رقابتي براي شرکت‌ها با انجام بهتر و سريع‌تر کارها ديگر امکان پذير نيست، بلکه حفظ مزيت رقابتي هنگامي امکان پذير مي‌شود که کارهايي صورت گيرد که قابل تقليد توسط ديگران نباشد. در دستيابي به مزيت رقابتي پايدار، هم توجه به دانش موجود و استفاده مؤثر از آن و هم ايجاد ساختاري براي استفاده از دانش نوين، اهميت بسيار دارد. سازمان‌ها بايد به همه امور توجه داشته باشند. زيرا مديريت دانش هم چون يک استراتژي کاري همزمان در کل سازمان عمل مي‌کند و ابزار پيشرفت برنامه کلي يک سازمان محسوب مي‌شود.

مفهوم دانش

دانش، مفهوم پيچيده­اي است که نظريه پردازان از زواياي مختلفي به آن پرداخته‌اند و آن را تعريف کرده‌اند. اسويبي افرادي را که دانش را تعريف مي‌کنند به دو دسته تقسيم کرده است:

• دسته اول، جمعيت دانش- شيء (ديدگاه مبتني بر فناوري اطلاعات) که دانش را برحسب نظريه اطلاعات تعريف مي‌کنند. اين گروه بر اين باورند که دانش، اطلاعات مدار است و از طريق مديريت اطلاعات توليد مي‌شود.
• دسته دوم، گروه دانش- فرآيند (ديدگاه انسان گرا) که دانش را برحسب فلسفه، روانشناسي و جامعه شناسي تعريف مي‌کنند.

اين دو گروه از نقاط شروع متفاوتي به مفهوم دانش نزديک مي‌شوند. گروه اول از تعريف داده و اطلاعات شروع کرده و به وسيله آن­ها به تعريف دانش مي‌رسد. اين گروه بيشتر بر اين باور است که مي‌توان با مديريت اطلاعات، دانش را نيز مديريت کرد. مديران و دست اندرکاران فناوري اطلاعات معمولاً چنين ديدگاهي دارند. اما گروه دوم که بيشتر متشکل از مديران تجاري هستند، دانش را به عنوان فرآيند مورد ملاحظه قرار داده و آن را موجوديتي تلقي مي‌کنند که در کارکنان سازمان و فرآيندهاي کسب و کار تجسم يافته است. از ديدگاه اين گروه، دانش عبارت است از مجموعه اي از تجربيات، مهارت‌هاي ذهني و يادگيري فرد. اين گروه مديريت دانش را در کارآموزي، آموزش و يادگيري دانش مي‌دانند . با توجه به اين دو ديدگاه مي‌توان تعريفي از دانش ارائه کرد که دربرگيرنده هر دو ديدگاه باشد. داونپورت و گروورچنين مي‌گويند:

 «دانش، مخلوط سيالي از تجربيات، ارزش‌ها، اطلاعات موجود و نگرش‌هاي نظام يافته است که چارچوبي براي ارزشيابي و بهره گيري از تجربيات و اطلاعات جديد به دست مي‌دهد. دانش در ذهن دانشگر به وجود آمده و به کار مي‌رود. دانش در سازمان‌ها نه تنها در مدارک و ذخاير دانش، بلکه در رويه هاي کاري، فرآيندهاي سازماني، اعمال و هنجارها مجسم مي‌شود.» براي دانش طبقه بندي ­هاي مختلفي ارائه شده است. اولين و  رايج‌­ترين  طبقه بندي،  تفکيک  دانش به  دو  نوع ضمني و صريح است. دانش صريح، دانشي است که مي‌توان آن را به وسيله کلمات و اعداد بيان کرد و در قالب داده، فرمول‌هاي علمي، مشخصات، دستورالعمل‌ها و امثال آن تسهيم مي‌شود. اين نوع دانش، به آساني ميان اشخاص هم به صورت رسمي و هم سيستماتيک منتقل مي‌شود. از سوي ديگر، دانش ضمني به شدت شخصي بوده و به سختي رسمي مي‌شود و ميان افراد منتقل مي‌شود. بصيرت ذهني، ادراک و حس ششم در زمره اين نوع دانش قرار مي‌گيرد. دانش ضمني عميقاً ريشه در اعمال، تجربه‌ها، آرمان‌ها، ارزش‌ها و يا احساسات افراد دارد. دانش ضمني در مغز افراد نهفته است و به آساني قابل ارائه نيست، در حالي که دانش صريح به آساني مدون مي‌شود. هر دو دانش، اهميت خاص خود را دارند، ولي سازمان‌هاي غربي بر اداره دانش صريح تمرکز و تأکيد دارند .

 مفهوم دانش صريح رابطه نزديکي با مفهوم دانش رمزگذاري شده، دارد. رمزگذاري درجه اي است که دانش در زمان انتقال بين دو فرد به طور کامل مستند شده و يا به صورت نوشتاري ارائه مي‌شود. پيچيدگي دانش با کاهش سطح رمزگذاري بيشتر مي‌شود. در بعضي موارد دانش صريح را دانش قابل تشخيص مي‌نامند. دانش صريح قابل رمزگذاري و در نتيجه قابل نوشتن بوده و به آساني قابل انتقال است، در حالي که دانش ضمني معمولاً در روال غير مدون، در بافت اجتماعي، در مهارت‌هاي اشخاص و در ارتباطات کاري سازمان جاسازي شده است. دانش ضمني از مهارت‌هاي اشخاص جدايي ناپذير است و در نتيجه معمولاً منحصر به فرد و به سختي قابل تقليد است و احتمالاً ارزش استراتژيک بيشتري نسبت به دانش صريح ايجاد مي‌کند.

لانگ و فاهي طبقه بندي ديگري ارائه داده‌اند که به شرح زير است:

دانش انساني : اين نوع دانش شامل دانش چيستي، دانش چگونگي و دانش چرايي اشخاص است. دانش اشخاص معمولاً ترکيبي از دانش ضمني و صريح است. اين دانش، ممکن است در مهارت حرکتي باشد؛ مانند چگونگي تايپ کردن و يا راندن دوچرخه و يا ممکن است ادراکي باشد که به شدت مفهومي و ذهني است.

دانش اجتماعي : اين نوع دانش، تنها در روابط بين اشخاص و يا در گروه‌ها موجود است. مثلاً دانش تيم‌هاي مشاوران حقوقي مالياتي، از مجموع دانش شخصي اعضاي تيم بيشتر است. دانش جمعي يا اجتماعي اساساً دانش ضمني است که توسط اعضاي گروه تسهيم مي‌شود و تنها در نتيجه کار گروهي اعضا پرورش داده مي‌شود و وجود آن بازتاب کارآيي تشريک مساعي است.

دانش ساختار يافته : اين نوع دانش در سيستم‌ها، فرآيندها، ابزار، رويه‌ها و شيوه هاي سازمان نهفته است. اين نوع دانش، همان دانش صريح است و بيشتر مبتني بر نظم است. تفاوت کليدي ميان دانش ساختار يافته و دو نوع ديگر اين است که دانش ساختار يافته وابسته به اشخاص نيست. با اين حال اين دانش مي‌تواند در ذهن افراد هم موجود باشد .

در سال‌هاي اخير، سازمان‌ها و شرکت‌هاي مختلف، پيوستن به روند دانش را آغاز کرده‌اند و مفاهيم جديدي چون کاردانشي، دانشکار، مديريت دانش و سازمان‌هاي دانشي، خبر از شدت يافتن اين روند مي‌دهند. پيتر دراکر، با به کارگيري اين واژگان خبر از ايجاد نوع جديدي از سازمان­ها مي‌دهد که در آن­ها به جاي قدرت بازو، قدرت ذهن حاکميت دارد. بر اساس اين نظريه در آينده جوامعي مي‌توانند انتظار توسعه و پيشرفت داشته باشند که از دانش بيشتري برخوردار باشند. به اين ترتيب برخورداري از منابع طبيعي نمي‌تواند به اندازه دانش مهم باشد. سازمان دانشي به توانمندي‌هايي دست مي‌يابد که قادر است از نيروي اندک، قدرتي عظيم بسازد . اين‌گونه سازمان‌ها با چالش‌هاي نويني روبرو هستند. تغييرات مستمر دانش نيز وضعيت عدم تعادل جديدي براي سازمان­ها به وجود آورده است جريان بي پايان دانش، بازارها را در حالت تغيير مداوم قرار داده که اين امر سازمان‌ها را ملزم به تغييرات مستمر مي‌کند.

تاريخچه و سير تحولي مديريت دانش

مديريت دانش از اواخر دهه 1970 مطرح گرديد. در اواسط دهه 1980 و با آشکار شدن جايگاه دانش و تأثير آن بر قدرت رقابت در بازارهاي اقتصادي، اهميت آن مضاعف شد. در اين دهه نظام‌هاي مبتني بر هوش مصنوعي و نظام‌هاي هوشمند براي مديريت دانش به کار گرفته شد و مفاهيمي چون اکتساب دانش، مهندسي دانش، نظام‌هاي دانش مدار و مانند آن رواج يافت. در اواخر دهه 80 ميلادي سير صعودي انتشار مقالات مربوط به دانش را در مجلات حوزه‌هاي مديريت، تجارت و علوم کتابداري و اطلاع رساني مي‌توان مشاهده کرد. در همين دوران اولين کتاب‌هاي مربوط به اين حوزه منتشر شدند. در آغاز دهه 1990 فعاليت گسترده شرکت‌هاي آمريکايي، اروپايي و ژاپني در حوزه دانش به نحو چشمگيري افزايش يافت. ظهور وب جهاني در اواسط دهه 1990 تحرک تازه‌تري به حوزه دانش بخشيد. شبکه بين المللي دانش در اروپا و مجمع مديريت دانش ايالات متحده فعاليت‌هاي خود را در اينترنت گسترش دادند. در سال 1995، اتحاديه اروپا در برنامه اي به نام اسپريت، بودجه قابل ملاحظه اي را براي اجراي طرح‌هاي مديريت دانش اختصاص داد. به تدريج شرکت‌هاي بزرگي مانند ارنست و يانگ، بوزآلن و هميلتون و ده‌ها شرکت ديگر به شکل تجاري وارد عرصه مديريت دانش شدند. اکنون در سال­هاي آغازين قرن 21، مديريت دانش براي بسياري از کشورهاي پيشرفته به عنوان نماد رقابت و عامل دستيابي به قدرت و توسعه است. شرکت‌هاي بزرگ اروپايي از سال 2000 به بعد حدود 55 درصد درآمد خود را به مديريت دانش اختصاص داده‌اند. جدول زير گاه شمار مديريت دانش را به طور خلاصه نشان مي‌دهد.

گاه شمار مديريت دانش

مهم‌ترين نقشي که مي‌توان به مديريت دانش نسبت داد اين است که آن را به عنوان يک روش شناسي تغيير در نظر بگيرند. مديريت دانش از يک طرف با جذب دانش‌هاي جديد به درون سيستم و از طرفي ديگر با اداره مؤثر آن دانش‌ها مي‌تواند مهم‌ترين عامل تغيير يک سازمان باشد. دانش به واسطه نزديکي به تصميم‌ها و اقدامات سازماني به مراتب بيش از داده‌ها و اطلاعات مي‌تواند باعث بهبود عملکرد شده و در نتيجه کيفيت خدمات سازمان­ها به طور عام و سازمان‌هاي دولتي را به طور خاص بهبود بخشد.

تعريف مديريت دانش

براي شناخت هر مفهوم، نياز است که درباره آن مفهوم در حد امکان تعريفي جامع وجود داشته باشد. مديريت دانش نيز از اين قاعده مستثني نيست. از اين رو در اين جا چند تعريف متداول در مورد مديريت دانش ارائه شده است. به نظر بوسه مديريت دانش يک رويکرد سيستماتيک يکپارچه جهت شناسايي، مديريت و تسهيم تمام دارايي‌هاي اطلاعاتي سازمان است که شامل بانک‌هاي اطلاعاتي، مدارک، سياست‌ها و رويه‌ها است.به نظر اسميت مديريت دانش يک محيط کاري جديد ايجاد مي‌کند که دانش و تجربه به آساني مي‌توانند به اشتراک گذاشته شوند و همچنين اطلاعات و دانش را فعال مي‌کند تا به سمت افراد واقعي و در زمان واقعي جريان يابند تا آن‌ها بتوانند مؤثر و کاراتر عمل نمايند.

دسوزا معتقد است مديريت دانش به عنوان روشي براي تبديل داده‌هاي خام به اطلاعات رمزگرداني شده و سپس تفسير آن اطلاعات به دانش، محسوب مي‌شود. سيستم‌هاي مديريت دانش را مي‌توان با استفاده از تکنولوژي­هاي اطلاعاتي جاري و آتي توسعه داد. با اين وجود تکنولوژي براي نيل به اهداف مديريت دانش شرطي لازم است ولي کافي نيست. فرايندهاي مديريت دانش را بايد براي پرداختن به موضوعاتي نظير مشارکت، تفسير معنايي و دستيابي مورد استفاده قرار دارد .

 اخيراً تعريفي از سوي سازمان توسعه و همکاري‌هاي اقتصادي ارائه شده است که به نظر مي‌رسد علاوه بر تازگي، مفاهيم اصلي تعاريف موجود را به صورت خلاصه دربرمي‌گيرد. همچنين اين تعريف به صورت عملي در پژوهشي از سوي سازمان مذکور استفاده شده است. بنابراين تعريف مديريت دانش مجموعه­اي از فعاليت‌هاي سازماني براي خلق، کسب، توزيع دانسته‌ها و ارتقاي به اشتراک گذاري دانش در داخل سازمان و محيط پيرامون آن است.  با مرور تعاريف مختلف، مديريت دانش را به اين صورت مي‌توان تعريف کرد: مديريت دانش عبارت از اعمال مديريت و زمينه سازي براي تبديل دانش (ضمني به آشکار و بالعکس) در داخل يک سازمان از طريق گردآوري، به اشتراک گذاري و استفاده از دانش به عنوان يک سرمايه سازماني در راستاي دستيابي به اهداف سازمان است .

ارتباط نوع مديريت دانش و نوع دانش

همان­طور که گفته شد، دانش صريح به راحتي مورد تجزيه و تحليل و طبقه بندي قرار مي‌گيرد. اما دانش ضمني، در روحيه، روان و درک انسان‌ها نهفته است. از اين رو تجزيه و تحليل و طبقه بندي آن داراي دشواري‌هاي خاص خود است. با توجه به اهميت و نقش هر يک از اين دو نوع دانش، عده­اي از اين منظر، روش‌هاي به کارگيري مديريت دانش در سازمان را به چهار دسته پويا، انسان گرا، نظام گرا و انفعالي تقسيم کرده‌اند.

در اين دسته بندي، سطح دانش صريح، بستگي به تقسيم دانش از طريق رمزگذاري و نگهداري اطلاعات مورد نياز يک فرد و سطح دانش ضمني نيز به سطح تقسيم دانش از طريق نحوه روابط ميان افراد بستگي دارد.روش منفعل: سازمان‌هايي که از اين روش استفاده مي‌کنند، تمايل کمي به مديريت دانش دارند و به صورت روشي سيستماتيک اداره نمي‌شوند. در اين سازمان‌ها، تعريفي مناسب از دانش وجود ندارد، از اين رو اثربخشي در سازمان‌هاي فوق در طول مدت زمان کاهش مي‌يابد و احتمال شکست در اين سازمان‌ها بسيار زياد است .

روش سيستم محور: سازمان‌هايي که از اين روش استفاده مي‌کنند، تأکيد بيشتري بر کدگذاري و استفاده دوباره از دانش (صريح) دارند. به اين ترتيب تأثيرپذيري خود را از طريق فناوري اطلاعات افزايش داده و در مقابل، پيچيدگي‌هاي دسترسي به اطلاعات و استفاده از آن را کاهش مي‌دهند. بنابراين در اين روش، هزينه اندک تبادل اطلاعات و جواب سريع‌تر به مشتري امکان پذير است و معمولاً دانش صريح، بهتر تقسيم مي‌شوند و نيز مي‌توان با استفاده دوباره از اطلاعات کدگذاري شده به سطح مناسب‌تري از دانش دست يافت. همچنين برنامه هاي آموزشي استاندارد و گروهي اين روش، توانايي‌هاي سازمان‌ها را بالا برده، نياز به داشتن اطلاعات گسترده تر را در ميان اعضاي يک سازمان کاهش مي‌دهد .

روش انسان محور: تأکيد بر روش انسان محور، بر پايه تقسيم دانش‌هاي ضمني است. در اين روش اطلاعات مناسب‌تري را شناسايي مي‌کنند، چرا که روش مزبور در ارتباط ميان اعضاي يک سازمان بسيار باارزش است. در اين روش سطح دانش ضمني سازمان بسيار بالاست و از اين نظر در مقابل رقبا مشکلي وجود ندارد. بنابراين سازمان بايد شروع به کدگذاري و مالکيت دانش ضمني کند. استفاده از فناوري در اين زمينه تکنولوژي مي‌تواند بسيار مؤثر باشد .

روش پويا: سازمان‌هايي که از روش پويا استفاده مي‌کنند، از هر دو نوع دانش ضمني و صريح بهره مي‌گيرند و آن‌ها را به بهترين نحو مورد توجه و استفاده قرار مي‌دهند. در اين سازمان‌ها که اکثراً شرکت‌هاي مشاوره­اي هستند، بر روي فناوري اطلاعات، سرمايه گذاري‌هاي زيادي انجام مي‌شود .

نتايج بررسي‌هاي انجام شده بر روي سازمان‌هايي که روش‌هاي نامبرده را به کار برده‌اند نشان مي‌دهد که روش پويا نسبت به ديگر روش‌ها کارآمدي بيشتري دارد. زيرا به هر دو نوع از دانش (ضمني و صريح) توجه دارد که اين امر باعث مزيت رقابتي براي آنها مي‌شود .

ضرورت و اهميت مديريت دانش

مديريت دانش مفهوم تازه اي نيست. سازمان‌ها معمولاً به شکل‌هاي مختلفي براي تصميم گيري و توليد کالا و خدمات، مديريت دانش را تجربه کرده‌اند اما اين تجربه‌ها نظام­مند و اصولي نبوده است. اصولاً آنچه درباره مديريت دانش جديد است ، وجود آگاهي نسبت به فرآيند مديريت دانش است. توانايي سازمان در خلق، کسب، پردازش و حفظ دانش قديم و جديد، قابليت سازمان براي مواجهه با پيچيدگي، عدم اطمينان و تغييرات را افزايش مي‌دهد. مديريت دانش اجازه مي‌دهد که سازمان تغييرات را مديريت کند، نه اينکه تغييرات سازمان را مديريت کند.

 مديريت دانش بر استفاده از دانش براي ايجاد مزيت رقابتي و پويايي شرکت‌ها در محيط با رشد سريع و پيچيده امروزي تاکيد دارد . در شرايطي که اهميت عوامل توليد همچون سرمايه ، نيروي کار و زمين به دليل در دسترس بودن يا امکان جايگزيني کم شده است، دانش مهم‌ترين منبع توليد و تعيين کننده پيشتاز رقابت شده است. هيچ سازماني برتري يا عدم برتري به صورت ذاتي ندارد. تنها برتري که مي‌تواند بدست بياورد توانايي براي بهره برداري از دانش در دسترس است. بنابراين چگونگي توليد (يا دسترسي به منابع دانش) و انتقال آن به بدنه سازمان و نهايتاً استفاده سريع و صحيح از آن در حوزه هاي کارکردي امري بسيار حياتي است.

 نوناکا دانش را تنها مزيت رقابتي پايدار براي يک سازمان مي‌داند . به تعبير او در شرايطي که بازارها مرتبا تحول مي‌يابند، فناوري‌هاي قديمي منسوخ مي‌شوند، رقبا متنوع و چند برابر مي‌شوند و محصولات و خدمات دچار تحول بنيادين مي‌شوند، سازمان‌هاي موفق آن­هايي هستند که مرتبا به توليد دانش جديد پرداخته، آن را در سطح سازمان گسترانده و بالاخره با سرعت زياد از آن در فناوري‌ها و محصولات جديد استفاده مي‌کنند. مديريت دانش به عنوان يک استراتژي کاري و شغلي به طور هم زمان بر روي مرزهاي چندگانه سازمان عمل کرده و نيز ابزاري جهت پيشرفت برنامه-هاي کلي سازمان محسوب مي‌شود . مديريت دانش با ايجاد قدرت داخلي در سازمان‌ها سعي در برطرف نمودن چالش‌هاي خارجي دارد و اين امر با بهره برداري از منابع دانش موجود در کارکنان، منابع اطلاع رساني، تکنولوژي اطلاعاتي و کاربردهاي آن و هم چنين ارتباطات آن‌ها با مشتريان و تأمين­کنندگان انجام­پذيرخواهد بود. مفهوم مديريت دانش تعيين کننده، ابزاري براي انجام و پيشرفت‌هاي کاري است که مي‌تواند شامل اجزاي مختلف کار، توزيع و توسعه محصولات و خدمات جديد باشد و توانايي اجراي فعالانه براي توسعه و بهبود مستمر را نيز در بر داشته باشد.

 زماني که فضاي اعتماد و انگيزش براي افراد به جهت تسهيم و به کارگيري دانش فراهم شود و فرآيندهاي نظام مند يافته و خلق دانش ايجاد گردد، و نيز در صورت نياز فناوري لازم براي ذخيره و آسان سازي يافتن و به اشتراک گذاري دانش مهيا باشد، ارزش افزايي مداوم دانش اتفاق مي‌افتد. حسن زاده منافع مديريت دانش در يک سازمان را در سطح فردي و سازماني مورد بررسي قرار داده است. در سطح فردي مديريت دانش به کارکنان امکان مي‌دهد که مهارت‌ها و تجربيات خود را از طريق همکاري با ديگران و سهيم شدن در دانش آنان و يادگيري ارتقا دهند تا به رشد حرفه اي دست يابند. در سطح سازماني، مديريت دانش سازمان را قادر مي‌سازد تا از طريق افزايش کارايي، بهره­وري، کيفيت و نوآوري عملکرد سازمان را ارتقا بخشد. سازمان­هايي که دانش خود را مديريت مي‌کنند، به سطح بالايي از بهره‌وري دست مي‌يابند. سازمان‌ها با دسترسي بيشتر به دانش کارکنان خود مي‌توانند تصميمات بهتري اتخاذ کنند، فرايندها را بهينه سازي کنند، از تکرار کارها کاسته و بر نوآوري بيفزايند و در نهايت يکپارچگي و همکاري درون سازماني را ارتقاء بخشند.

منبع

اکبری، سما(1394)، تاثير توانمندي فناري اطلاعات و مديريت دانش بر چابکي سازماني، پايان نامه کارشناسي ارشد، مدیریت فناوری اطلاعات، دانشگاه پيام نور

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید