مفاهیم ومبانی اطلاعات

شاید بتوان اطلاعات را لایه ای بین دو لایه داده ها و آگاهی دانست . داده ها مواد خام اطلاعات را فراهم و اطلاعات خبری را منتقل می سازند و این آگاهی است که محتوای خبر را تحلیل می کند . برای فهم واقعی معنی اطلاعات و عدم اختلاط آن با داده ها ما ابتدا تعریفی از  این دو را ارائه      می نمائیم : داده ها شامل واقعیتها و اشکالی هستند که برای کاربر ، بی معنی می باشند . وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند پس اطلاعات ، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند . تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود . پردازنده اطلاعات یکی از عنصر کلیدی سیستم ادراکی است . پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه ای ، عناصر غیر رایانه ای یا ترکیبی از آن دو باشد  .

اطلاعات در سیستم های سازمانی مختلط انسان و ماشین از منابع زیر تغذیه می شود :

• دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت
• روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم های
• روشهای انتقال اطلاعات و نحوه ایجاد ارتباط و ذخیره سازی و بازیابی .

امروزه اطلاعات برگ برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد . از آنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی و معمولی برای شرکتهای چند ملیتی بزرگ غیر ممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پر کردن این خلاء روی آورده اند . اطلاعات لازمه تصمیم گیری است و امروزه      پدیده ای چون انفجار اطلاعات ، آلودگی  اطلاعات و آنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفید از اطلاعات در این آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه و منسجم برای تنظیم و منظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد . مدیران ، همچنین به یکی از دو سبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده   می کنند . سبک سیستماتیک ، مدیر توجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه  شده حل  مشکل ، مانند روش سیستمها دارد . سبک حسی ،  مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی را برای وضعیت خاص ، تغییر می دهد.

از آنجا  که نیاز ما در اختراع  است ابتدا باید نیاز های اطلاعاتی سازمان یا موسسه را یافته سپس به فراهم آوری و جمع آوری اطلاعات بپردازیم . مدیر آشنا به اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تایید شود . یعنی درست نیست . آشنایی یک مدیر به اطلاعات و دانستن ارزش اطلاعات در حل مساله باعث تشویق مدیران در تقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود آشنایی با اطلاعات در نهایت منجر به استفاده از اطلاعات در حل مسائل است دانش اطلاعات ماوری دانش رایانه ی و استفاده از اطلاعات ایجاد شده از طریق رایانه است.

 افزونگی بطور جمال عبارت است از اطلاعات اضافی که در مورد داده ها وجود  دارد ، لیکن افزونگی در فرآیند ارتباطات مانعی در مقابل بروز خطاست . یک نکته مهم در طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی در تصمیم گیری است . ارزیابی عنصر اطلاعات ، کار مشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصر اطلاعات در یک مجموعه است .

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

 اطلاعات یکی از منابع با ارزش و اصلی مدیران یک سازمان است . همان طور که منابع انسانی ، مواد اولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند . لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات  اطلاعات دارای ارزش ویژه ی هستند از طرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شخص اجتماعی به شمار می رود . رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهد بود  اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد .

فناوری و ابزار های الکترونيکی و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و  اطلاعات مورد نیاز آنها خواهند گذاشت . امروز نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی ، بلکه تمام  اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند . کاربران نظام اطلاعات ، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند ، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند . از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب میشوند ، لذا بایستی سیستم هایی را بر پا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند . هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت  ، اعتبار و روایی اطلاعات در دسترس در زمان مورد نیاز و به شکل  قابل استفاده . امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی درهمه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند . توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است . سیستم های اطلاعاتی  که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند ، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثر بخش اهداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند.

سیستمهای اطلاعاتی

 نگرش سیستمی به جهت جامعیت بالقوه ، به یکپارچگی و هماهنگی اطلاعات موجود در سازمان کشیده می شود و عالیترین نمود نگرش سیستمی به سازمانها ، به استقرار سیستمهای اطلاعات مدیریت منجر می شود . این سیستمها  که گرد آوری و سازماندهی داده ها و تولید اطلاعات و انتقال آن را به مدیران به انجام می رسانند ، همچون ناظری  مقتدر در تمامی سطوح سازمانها حضور یافته  و حیطه معرفتی مدیر را توسعه داده و بینش وی را برای اتخاذ تصمیمات صحیح مهیا می سازد .

به علت گستردگی و پیچیدگی موجود در سیستمها ، مدیران اطلاعات و متخصصان اطلاعاتی به سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزار های رایانه ای و فن آوری اطلاعات به گرد آوری اطلاعات و پردازش سیستم های می پردازند روی آورده اند . البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکر کنند . برنامه ریزی کنند و به چگونگی تغییرات واکنش دهند . هنوز چندین اتاق برای افراد که  این سیستم ها را اداره می کنند وجود دارد . باید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی از این افراد عملاً سیستم های رایانه ای یا سیستم های فن آوری اطلاعات را طراحی  می کنند . تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران ، کارکنان اداری و  دیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند .

انبوه اطلاعاتی که در پایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدر زیاد هستند که برای مدیران ، بی معنی ؛  و غیر قبل استفاده می شوند . این آنارشی هرج و مرج در حجم انبوه اطلاعات نیاز به یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی و تقسیم بندی آن برای استفاده هر چه  بیشتر از آن می باشد .

 سیستمهای اطلاعاتی ریشه در تصاویر غار ها دارند و اعضای یک قبیله با استفاده از این سیستمهای بسیار اولیه داد و ستدهای خود را انجام می دادند . وقتی میزان دادوستدها اندك و تعداد افرادي كه بايكديگر ارتباط برقرار مي كنند انگشت شمار باشد ميتوان كارها را با استفاده از این سیستمها انجام داد، اما چنانچه میزان معاملات افزایش افزایش پیدا کند و افراد بیشتری نیز در این فعالیتها در گیر شوند  سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته تر باشد  .

 باید توجه داشت که سیستم های اطلاعاتی با مدیریت اطلاعات تفاوت دارند ، بطوریکه  سیستم های اطلاعاتی در خدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرار گرفته و از آن استفاده می کند . سیستمهای اطلاعاتی به معنی گرد آوری ، ذخیره ، پردازش ، پردازش اشاعه و استفاده از اطلاعات است این مساله به نرم افزار و یا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان و هدفهایش را در استفاده از فن آوری ، ارزشها و معیار هایی که در این انتخاب به  کار می رود . همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ی برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یا خیر را در بر   می گیرد. در صورتی  که هدف از مدیریت اطلاعات ارتقای کار آیی سازمان از طریق تقویت تواناییهای آن برای بر آورد نیاز های درونی  و برونی آن در یک وضعیت فعال و پویا ، تثبیت شده است . امروزه مدیران ارزش رقابتی و استراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی را به خوبی تشخیص می دهند . در میان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی ، و برای تماس و اطلاع رسانی از سیستم های کامپیوتری استفاده می شود . این سیستم اطلاعاتی موجب خواهد شد که تماس های بین مقامات بالا و پایین سازمان و کارایی بیشتری صورت گیرد . برای مثال ، رئیس شرکت معروف میکرو سافت ، از طریق سیستم پست الکترونیکی شرکت ، به صورت منظم با کارکنان در تماس است او هر روز به تعداد زیادی از پیام ها پاسخ می دهد . در شرکت زیراکس هر ماه از 40 هزار مشتری نظر خواهی می شود ، این    داده ها جمع آوری و خلاصه می شوند و نتیجه به مقامات بالای سازمان داده مي شود .

 تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی

سازمانها عصر کامپیوتر را به سرعت پشت سر می گذارند و وارد عصر اطلاعات می شوند ، یعنی عصری که انقلاب ریز پرداز ها را به همراه دارد یک ریزپردازنده شامل یک ذره نیمه هادی است که می تواند در چشم به هم زدن ده ها هزار عملیات حسابداری انجام دهد ، که تمام آنها در فضایی کمتر از یک ناخن دست جای می گیرد . این انقلاب توانست موجب پیدایش سیستم مکانیزه منسجم گردد .

 ریز پردازنده ها این امکان را به وجود آورده اند که کامپیوتری های بسیار بزرگ که دارای سیستم متمرکز هستند به صورت کامپیوتر های شخصی در آیند که در نقاط مختلف و فاصله های دور از هم    ؛ در سازمان  پراکنده اند ، و هریک از آنها توان بسیار محاسباتی  بر خوردار است گذشته از این ، یک کامپیوتر  که در یک نقطه دور افتاده قرار گرفته است به یک شبکه سراسری کامپیوتر  متصل می شود که به صورت فزآینده ای قدرت ارتباط مدیریت سازمان با جاهای دیگر را بالا  می برد . افزایش توان گروه مدیران باعث شده است که ریز پرداز ها بتوانند در تکنولوژی اداری سازمان نقش بزرگ تری ایفا نمایند . در واقع نقشی که این ریز پرداز ها در سیستم مدیریت دارنده به اندازه نقشی است که سیستم مکانیزه منسجم در صحنه تولید دارد .سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی ، سیستم تصمیم گیری گروهی و سیستم پیام دهنده الکترونیکی از مهم ترین ویژگی های پیشرفته اطلاعاتی هستند . سیستم اطلاعات مدیران اجرایی ،  عبارت است از کاربرد تکنولوژی کامپیوتری برای تامین نیاز های اطلاعاتی مدیران اجرایی سازمان .

برای مثال ، مدیر عامل یکی از شرکتهای معروف آمریکا توانست برای  مقایسه عملکرد نیرو های کاری مستقر در آمریکا و سایر واحد های شرکت که در اروپا یا نقاط دیگر دنیا مستقر بودند از کامپیوتر شخصی خود استفاده کنـــد . بــر روی صفحه کامپیوتر ایـن مقام ارشد سازمانی جدول هایی  بــه رنگ های مختلف پدیدار می گشت که میزان باز دهی مناطق یا واحد های مختلف ، در نقاط مختلف دنیا را نشان می داد . او با استفاده از این داده ها به مساله پی برد که فروشندگان واحد های خارج از آمریکا در مقایسه با فروشندگان آمریکایی  وقت بیشتری صرف مراجعه و باز دید از فروشگاه های کوچک می کردند ، که در نتیجه او توانست با اقدام مقتضی و تصمیم به موقع این مساله را حل کند ، و هزینه نوع خدماتی را که به فروشگاه های کوچک داده می شد پایین آورد . سیستم اطلاعاتی مدیران اجرایی این ظرفیت را دارد  که بتوان آن را برای تصمیمات برنامه ریزی نشده ؛  مثل تعیین استراتژی شرکت و نوع واکنشی که باید در برابر شرکت های رقیب نشان داد  به کاربرد .

 گروه افزار یا تشکیل میز گرد از راه دور  این امکان را به وجود می آورد  که چندین عضو یک گروه ، با استفاده از کامپیوتر های شخصی خود ، در نقاط مختلف دنیا جلسه تشکیل دهند . به صورت گروهی تصمیم بگیرند . برای مثال ، مدیرانی که در این گرد همایی ها مشارکت می کنند می توانند دور یک میز کنفرانس بنشینند ، یا در دفاتر خود باقی بمانند ، ولی هر یک از آنها به سیستم کامپیوتری متصل هستند که بر روی صفحه آن پیشنهادها و نظر های سایر اعضا نوشته می شود . همه کسانی که در چنین جلسه کامپیوتری مشارکت می کنند . جملات همانندی بر روی صفحه تلویزیون خود می بینند ، که در نتیجه می توانند تبادل نظر بنمایند ، اختلاف نظر ها را از بین ببرند ، در نتیجه کار اطلاع رسانی و مشارکت در تصمیم گیری بسیار آسان می گردد.

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید