مفاهیم مدیریت منابع انسانی

ماهیت مدیریت منابع انسانی

فلسفه نوین مدیریت منابع انسانی ساختار وسازماندهی آن به شکل امروزی همگی نتیجه تعامل میان مجموعه حوادث و تحولاتی که با وقوع انقلاب صنعتی در انگلستان ( حدود سال 1760) آغاز شده است و تا به امروز ادامه دارد . البته پیدایش و رشد تدریجی مدیریت منابع انسانی به پیشتر از آن و به دوران باستان باز می گردد و شواهدی از تشکیل اصناف و بروز اعتصابات کارگری منظم و سازمان یافته در روم و مصر مشاهده شده است تحقیقات نشان می دهد که پیشه وران و صنعت گران رومی در قرن هفتم قبل از میلاداتحادیه ها و سندیکا ها بوجود آورده بودند که اعضای آن را اصناف مختلفی مانند صنف مطرب ( نوازنده   طلاکار- مسگر- رنگرز- کفاش و مهتر) تشکیل می دادند. همچنین تحقیق دیگری نشان می دهد در 1100 سال قبل از میلاد بردگانی که در یکی از معابد مصر به کار واداشته شده بودند دست به اعتصاب زدند . اما مقصود در این جا تنها یک مرور تاریخی نیست بلکه شرح وقایع مهمی است که در پیدایش اداره امور کارکنان به واحدی مستقل و دارای وظایف کاملا تخصصی تاثیر بسزایی گذاشته اند.

نیروی انسانی گرانبهاترین منبع سازمان برای شکوفاسازی استعدادها و دستیابی مستمر به عملکرد عالی محسوب می شود. مدیران در مواجهه با فشار های محیط رقابتی جدید می کوشند تا حد امکان استعداد نیروی انسانی خود را به طور کامل شکوفا سازند زیرا اگر سازمان بخواهد حتی با برخورداری از رسالتی روشن و راهبردهایی مطلوب و ساختار های سازمانی کارامد و طراحی شغل مناسب به طور کامل به هدف های خود دست یابد به نیروی انسانی توانمند و مستعد نیاز خواهد داشت. همین امر موجب شده است که امروزه موضوع مدیریت منابع انسانی در سازمانها از اهمیت ویژه ای برخوردار گردد.

با وجود اهمیت آشکار مدیریت منابع انسانی همیشه ابهامات و سوء تعبیر هایی درباره ماهیت واقعی نقش و وظیفه دقیق آن وجود داشته است. یکی از دلایل این امر جدید بودن این وظیفه نسبت به سایر وظایف در سازمان است زیرا تا چندی پیش نیازی به جدا کردن مدیریت منابع انسانی و اختصاص واحد یا اداره بخصوص با مجموعه ای از وظایف تخصصی به این منظور احساس نمی شد و در واقع مدیریت منابع انسانی جزء وظایف عمومی مدیریت به شمار می آمد.دلیل دوم و مهمتر اینکه انسان موجودی زنده است که قادر به تفکر- قضاوت و تصمیم گیری است و ماده ای بی جان نیست که براحتی در دست دیگران شکل گیرد به همین جهت خواسته ها ، اهداف و آمال نیرو های شاغل همیشه موافق یا همسو با اهداف سازمان نیست . مقاومت کارکنان در مقابل در باره تصمیماتی که درباره آنها گرفته می شود منشأ دشواری ها و تنش هایی است که در امر اداره و کنترل انسان ها وجود دارد به همین دلیل دانشمندان علوم انسانی هرگز نتوانسته اند واکنش ها و رفتار های انسان را طبق فرمول یا مدل خاصی به طور دقیق پیش بینی کنند علاوه بر ویژگی های فردی و شخصیتی انسان که تجمع انسان ها – پیدایش گروه ها و در نتیجه رفتار گروهی بوجود می آورد بر پیچیدگی موضوع افزوده اداره و کنترل انسان ها را به مراتب دشوار تر می سازد. نقش مدیریت منابع انسانی نخست تشخیص استعداد های  بالقوه نیرو های شاغل در سازمان و سپس فراهم آوردن امکاناتی برای شکوفایی آنها است.

تعریف برنامه ریزی نیروی انسانی

مدیران سازمانهای اجتماعی برای نیل به یک نظام پایدار و کسب مقاصد و مأموریت های آرمانی می کوشند نیروی انسانی خود را در یک نظام متعادل ،منطبق بر ضوابط و اصول عقلی و منطقی سامان دهند تا تحقق هدف های سازمانی تسهیل شود. دو وظیفه مهم مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی و سازماندهی نیروی انسانی سازمان است.برنامه ریزی نیروی انسانی ، منابع انسانی لازم برای فعالیت های آینده را مشخص می سازد و مدیران را یاری میدهد تا نوع ومیزان نیروی انسانی مورد نیاز را برای رسیدن به هدف ها و برنامه های آینده سازمان را بر گزینند. سازماندهی نیروی انسانی هم که بخشی از فعالیتهای مربوط به برنامه ریزی انسانی را در برمی گیرد اشاره به شناسایی و گروه بندی فعالیت ها ،تعیین اختیار و مسئولیت هایی برای کارکنان و ایجاد هماهنگی بین وظایف و فعالیتها دارد.

برنامه ریزی نیروی انسانی برنامه ای است که منابع انسانی مورد نیاز را پیش از نیاز واقعی و برای رسیدن به هدف های سازمانی پیش بینی می کند ومدیران سازمانی به ویژه مدیران پرسنلی راقادر می سازد تا گام های لازم را در زمان های مناسب برای تضمین وصول به آن هدفها دربردارند.برنامه ریزی نیروی انسانی در واقع پایه هایی را برای تدوین سیاست های کلی جذب،گزینش،آموزش،جا به جایی،ترفیعات و…نیروی انسانی شکل می دهد. اولین و ساده ترین تعریفی که از برنامه ریزی نیروی انسانی شده است ، متعلق به ملیکوج و ماهوتی است که گفته اند «برنامه ریزی نیروی انسانی عرضه و تقاضای آتی کارکنان را به طور نظام یافته در سازمان ها پیش بینی می کند».از نظر دسنزو  و رابینز «برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که یک سازمان را از داشتن تعداد و انواع درست نیروی انسانی که در جای مناسب و زمان درست قرار گرفته  و بتواند به طور اثر بخش و کارآ وظایف خود را انجام بدهند و به اهداف کلی سازمان دست یابند مطمئن می سازد». فرایند تجزیه وتحلیل نیاز های منابع انسانی در شرایط متغیر و طراحی فعالیت های لازم برای تامین این نیاز ها می باشد. این فرایند اطمینان میدهد که شمار کافی از کارکنان مناسب در زمان  مکان های مورد نیاز وجود خواهند داشت تا برنامه های سازمانی را تحقق بخشند. برنامه ریزی منابع انسانی برای تحقق اهداف استراتژیک سازمان منابع انسانی مورد نیاز آن راتعیین میکند . آنگونه که بولا و اسکات تعریف کرده اند برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است برای تضمین ابنکه نیاز های سازمان به منابع انسانی دقیقا شناسایی و برای برآورده ساختن آنها برنامه هایی آماده شده است . برنامه ریزی منابع انسانی بر این باور مبتنی است که کارکنان مهمترین منبع استراتژیک سازمان هستند . برنامه ریزی منابع انسانی اساسا با هماهنگ کردن منابع با نیاز های شرکت در بلند مدت سرو کار می یابد هر چند که گاه به نیاز های کوتاه مدت نیز می پر دازد . برنامه ریزی نیروی انسانی از دو جنبه کمی و کیفی نیاز های منابع انسانی را مورد توجه فرار می دهد یعنی در واقع به دو پرسش اساسی پاسخ می دهد : 1- چند نفر ؟ 2- چه نوع کارکنانی ؟ برنامه ریزی منابع انسانی در عین حالبه موضو عات گسترده تری نیز که به روش های استخدام و توسعه کارکنان به منظور بهبود اثربخشی سازمان مربوط می شوند نیز توجه دارد و به همین خاطر می تواند نقش مهمی در مدیریت استراتژیک  منابع انسانی ایفا کند.

هر سازمانی برای نیل به اهداف خویش به منابع مالی ( پول ، اعتبار ) منابع فیزیکی ( زمین – ساختمان – تجهیزات ) و منابع انسانی نیاز دارد . برنامه ریزی نیروی انسانی که امروزه از مهم ترین وظایف مدیریت منابع انسانی به شمار می آید. در ابتدا به عنوان مرحله ای مهم در فرایند مدیریت منابع انسانی چندان جدی گرفته نمی شد و بیشتر جنبه تشریفاتی داشت ولی به مرور اهمیت آن به عنوان یکی از وظایف مهم مدیریت در سازمان شناخته شد. بنا به تعریفی برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن سازمان معین می کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند – با چه تخصص و مهارت هایی برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد. بنابراین بدون برآورد نیروی انسانی لازم و برنامه ریزی دقیق برای تامین آن نیل به اهداف سازمان امکان پذیر نخواهد بود بنا به تعریف دیگری برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن نخست کم وکیف نیاز های سازمان به نیروی انسانی تجزیه و تحلیل می شود و سپس با اتخاذ سیاست ها و رویه های مناسب و با طذاحی سیستم ها و مکانیسم هایی این نیاز رفع می شود ، سرانجام گفته شده است که برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن عرضه کار در داخل سازمان و خارج از آن با تقاضای سازمان برای نیروی انسانی مطابقت داده می شود پس از تعاریف مختلف می توان نتیجه گرفت برنامه ریزی نیروی انسانی فرایندی است که به وسیله آن ورود افراد به سازمان حرکت وگردش آنها در داخل سازمان و خروج آنها از سازمان پیش بینی و برای آن به گونه ای برنامه ریزی می شود که هرگاه در هر جای سازمان پستی خالی شود مسیولان سازمان غافلگیر نشوند و همیشه نیرو های شایسته ای برای تصدی آن پست آماده داشته باشند .

نظریه پردازان برنامه ریزی نیروی انسانی

برنامه ریزی نیروی انسانی در سازمان از آن رو مهم است که دستیابی به چندین مقصود را امکانپذیر می سازد و مهم آن است که با در نظر گرفتن بهترین منافع فرد و سازمان نیاز های آینده به نیروی انسانی مشخص شود و ناهمخوانی ها از میان برداشته شود.برنامه ریزی نیروی انسانی کاهش هزینه هایی را می پردازد که از راه غیبت ،ترک خدمت بی اندازه کارکنان ، پایین بودن بهره وری و برنامه آموزشی بی ثمر پدید می آیند.

از نظر کاظمی برنامه ریزی نیروی انسانی مجموعه ای از فعالیت های طراحی شده منظم و مداومی است که مدیریت را از وجود نیروی انسانی مناسب و لازم برای عملیات و فعالیت های گوناگون در واحد های مختلف سازمان و در زمان های مورد نیاز و مورد نظر مطمئن می سازد.به زعم میر کمالی برنامه ریزی نیروی انسانی فرایند نیروی انسانی فرایند نیاز سنجی پیش بینی و تأمین نیروی انسانی مناسب مورد نیاز سازمان (جامعه) در حال و آینده و بر اساس اهداف و سیاست های سازمان و طرح و توسعه با مقایسه منابع موجود است.

حاجی کریمی و رنگریز معتقدند برنامه ریزی نیروی انسانی فرایند مستمر و سیستمی تجزیه و تحلیل نیاز های نیروی انسانی یک سازمان در شرایط متغیر و بهبود خط مشی های کارکنان برای دستیابی به اثر بخشی سازمان در بلند مدت است. به عقیده دوچینز رابینز برنامه ریزی منابع انسانی فرایندی است که به وسیله آن سازمان معین می کند که برای نیل به اهداف خود به چه تعداد کارمند ، با چه تخصص و مهارت هایی برای چه مشاغلی و در چه زمانی نیاز دارد.

ﺗﻮﻟـﺪ دوﺑـﺎره  ﺑﺮﻧﺎﻣﻪرﻳﺰي اﺳﺘﺮاﺗﮋﻳﻚ، از ﺗﻔﻜﺮاﺳﺘﺮاﺗﮋﻳﻚ ﺑﺎ ﻋﻨﻮان ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي اﺳﺘﺮاﺗﮋﻳﻚ ﻳﺎد ﻧﻤﻮده ﻛـﻪ ﺗﻨﻬـﺎ آن را ﻧﻴﺎزﻣﻨﺪ ﭼﺮﺧﺶ ﺳﺮﻳﻌﺘﺮ در ﻗﺒﺎل ﺗﻐﻴﻴﺮات ﺳﺮﻳﻌﺘﺮ ﻣﺤﻴﻄﻲ ﻣﻲداﻧﺪ.از ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي اﺳﺘﺮاﺗﮋﻳﻚ زﻣﺎﻧﻲ ﻛﻪ ﺑﺎ ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ رﻳﺰي و ﻓﺮآﻳﻨﺪ ﺗﻔﻜﺮ ﺗﺤﻠﻴﻠﻲ ﻣﻮاﺟـﻪ ﻫـﺴﺘﻴﻢ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﻲ ﺷﻮد و از ﺗﻔﻜﺮ اﺳﺘﺮاﺗﮋﻳﻚ زﻣﺎﻧﻲ ﻛﻪ ﺑﺎ ﺧﻼﻗﻴﺖ و ﻓﺮ آﻳﻨﺪ ﺗﻔﻜﺮ واﮔﺮا ﻣﻮاﺟﻪ ﻫـﺴﺘﻴﻢ اﺳﺘﻔﺎده ﻣﻲ کنند .دو رویکرد تفکر استراتژیک و برنامه‌ریزی استراتژیک به دو انتهای طیف مکتبهای دهگانه استراتژی تعلق دارند. تفکر استراتژیک با مکتب یادگیری تعریف می‌شود که برای محیط غیر قابل درک و پیش بینی مناسب است و برنامه ریزی استراتژیک جزو مکتب برنامه ریزی است که در محیط قابل شناخت و قابل پیش بینی اثر بخش است .

لاینچ 2 هدف برنامه ریزی نیروی انسانی مشارکتی را تعریف کرد: 1) تضمین استفاده مناسب از پرسنل جاری 2) تدارک نیازمندی های کارمندان آینده شرکت برحسب توانایی ها و تعداد و سنشان .او برای بدست آوردن تعداد صحیصی از کارمندان با سطحی مناسب از استعداد ها و توانایی ها برای دست یابی به اهداف واقعی و تحقق بخشیدن به اهداف مشارکتی روی استراتژی توسعه تمرکز می کند.

ضرورت برنامه ریزی نیروی انسانی

همانگونه که گفته شده شرایط پیچیده و پویا نیاز به برنامه ریز ی منابع انسانی را روز افزون می کند اما پرسش این است که این شرایط پویا و پیچیده چیست به سخن دیگر چه عامل هایی به پویایی و پیچیدگی شرایط می انجامد ؟ مهمترین این شرایط عبارتند از :

شرایط اقتصادی : شرایط اقتصادی اثر بسیار مهم بر شمار شاغلان دارد به سخن دیگر در شرایط رکود اقتصادی بسیاری از کارکنان از کار بیکار می شوند و بر عکس در شرایط رونق اقتصادی بسیاری از کارکنان را به کار می گیرد . شرایط اقتصادی بر بهره وری اقتصادی نیز اثر می نهد . هر چه شرایط اقتصادی بهتر باشد یعنی در هنگام رونق اقتصادی سطح حقوق و دستمزد نیز افزایش می یابد و با افزایش سطح حقوق و دستمزد بهره وری افراد نیز بیشتر می شود . افزون بر آن در شرایط رونق لقتصادی سازمان ها در بخش هایی چون تحقیق و توسعه ، آموزش ،تندرستی کارکنان ، ایجاد انگیزش و مانند آنها سرمایه گذاری بیشتر می کند و این خود نیز به افزایش بهره وری نیروی انسانی می انجامد . افزایش بهره وری نیز سر انجام افزایش تولید ناخالص ملی را در بردارد .

شرایط فناوری : مهمترین اثر های بکار گیری فناوری نوین بر منابع انسانی عبارتند از :

• شماری از شغل ها از میان می رود
• شفل های تازه به میان می آیند
• شماری از تخصص ها از میان می روند
• تخصص های تازه به میان می آیند

شرایط حقوقی – دولتی : این عامل اثر های بسیار بر منابع انسانی دارد و گواه آن پدید های زیر است :

• هر سال قانون های بیشتری در این زمینه مطرح می شود
• هر سال دادگا ه های بیشتری در این زمینه فعال می شود
• هر سال مقررات بیشتری در زمینه استخدام تصویب می شود
• هر سال این بحث گسترده تر می شود
• هر سال موضوع تندرستی کارکنان با اهمیت بیشتری دنبال می شود

یاد آور می شود که استخدام ، آموزش و ارزیابی نیز در چارچوب مقررات دولتی انجام میشود و مجموعه این مقررات بر همه زیر مجموعه های منابع انسانی ( استخدام ، خروج از خدمت ،حقوق و دستمزد ، ارتقا و مانند آنها ) اثر می گذارد و از همین روست که امروزه اخراج کارکنان همواره دشوارتر می شود.

شرایط جمعیتی : با رشد جمعیت ، تولید ناخالص ملی افزایش می یابد و با رشد تولید ناخالص ملی ، شغل های تازه ایجاد می شود . این شغل های تازه به کارکنان تازه نیاز دارد و از همین روست که مساله زنان و ایجاد شغل برای آنان روز به روز بیشتر مطرح می شود

شرایط جغرافیایی : در این بخش سخن از ایجاد کار و کارخانه در کشور های دیگر وبا فرهنگ های گوناگون به میان می آید یعنی انتقال کار های ساده به کشور هایی که نیروی انسانی فراوان و ارزان دارند . ازسوی دیگر تلاش میشود فعایت ها با تکنولوژی پیچیده به شهر های بزرگ منتقل شود.

شرایط اجتماعی : در این بخش دو مساله زیر مطرح می شود :

• بکارگیری نیرو های دانش آموخته و آموزش دیده
• تغییر مفهوم خانواده در دیدگاه سنتی به زن به عنوان زن خانه دار نگریسته می شود

در نگاه نو به زن باید به عنوان زن نان آور نگریست،گفتنی است که در شرایط پویای امروز شرکتی می تواند به بالندگی برسد و یا حتی در نبرد برای بقا پیروز باشد که با توجه به شرایط و عامل های یاد شده برانامه ای فراگیر برای نیاز های نیروی انسانی خود داشته باشد.

مراحل برنامه ریزی نیروی انسانی

هدف از برنامه ریزی نیروی انسانی ، تامین ، استخدام و حفظ کارکنانی است که بقا و توسعه سازمان به وجود آنها بستگی دارد . بدین منظور لازم است نخست وضعیت فعلی سازمان از نظر موجودی نیروی انسانی شاغل در سازمان مورد ارزیابی قراریرد و سپس با توجه به اهدافی که برای آینده سازمان تعیین شده است ، نیاز سازمان به افراد برای نیل به این اهداف برآورد و برای تامین آن برنامه ریزی شود .

• مرحله اول: تعیین موجودی نیروی انسانی

اولین مرحله برنامه ریزی نیروی انسانی تعیین مشخصات و خصوصیات نیروی انسانی موجود در سازمان است. این مرحله در واقع یک مطالعه و بررسی جامع درون سازمانی به منظور تجزیهو تحلیل دقیق کلیه مشاغل و پست های سازمانی و تهیه فهرستی از تخصص ها و مهارت های موجود در آن سازمان است.تهیه فهرست موجودی مهارت ها ، سیستم اطلاعاتی منابع انسانی و طرح جانشینی از جمله روش هایی است که به وسیله آن می توان کم وکیف نیروی انسانی موجود در سازمان را تعیین کرد.

• تهیه فهرست موجودی مهارت ها:

برای تهیه فهرست مشخصات و ویژگی های نیروی انسانی شاغل در سازمان می توان از فرم های مختلفی که کارکنان در هنگام استخدام و بعد از آن پر کرده اند استفاده کرد و اطلاعاتی از قبیل خصوصیات فردی، مدارج تحصیلی ، دوره های آموزشی ،سوابق و تجربه های کاری ،سمت فعلی ، نتایج ارزیابی های عملکرد ،سطح حقوق ، توانایی ها و مهارت های خاص فرد را استخراج نمود و برای تایید درستی یا اعمال هرگونه تغییر در آن به نظر سرپرستان مستقیم و کارشناسان اداره امور پرسنل رساند . اطلاعات جمع آوری شده از این طریق برای برنامه ریزی نیروی انسانی بسیار مفید و ارزشمند است زیرا بدین وسیله می توان تعیین نمود چه مهارت هایی در سازمان وجود دارد و می توان از آن استفاده کرد . این اطلاعات می تواند راهنمای خوبی برای برنامه ریزی کلی در سطح سازمان نیز باشد زیرا شناسایی تخصص ها و مهارت های موجود ، مسیولان سازمان را متوجه می سازد که چه اهداف دیگری را می توانند دنبال کنند یا امکان گسترش عملیات و فعالیت بیشتر در چه حوزه و زمینه هایی وجود دارد.

• سیستم اطلاعات منابع انسانی:

موجودی نیروی انسانی را می توان با اطلاعاتی که به وسیله سیستم اطلاعاتی منابع انسانی به شمار می آید تعیین نمود . امروزه در محیط اجتماعی تغییر و تحولات بسیاری صورت می گیرد که هر یک به شکلی در مدیریت منابع انسانی تاثیر می گذارد. به منظور مقابله با آثار ناشی از این تحولات استفاده از روش مذکور در سازمان ها متداول شده است. منظور از سیستم اطلاعات منابع انسانی استفاده از روشی منظم و سازمان یافته برای کسب اطلاعاتی است که تصمیم گیری عقلایی درباره منابع انسانی را در سازمان امکان پذیر سازد . این اطلاعات باید به روز ، صحیح و دقیق ، کوتاه و مختصر ،مربوط و مناسب ، کامل و بهنگام باشد.

• طرح جانشینی :

علاوه بر تهیه فهرست  مهارت های موجود در بعضی از سازمان ها فهرستی از مهارت ها و ویژگی های مدیران میانی و ارشد به طور جداگانه به منظور تعیین ردیف و توالی جانشینی تهیه می گردد تا مشخص گردد چه کسانی به چه ترتیبی در چه پستهایی قرار خواهند گرفت. روش کار بدین صورت است که نخست فهرستی از اسامی مدیران و مسیولیت هایشان تهیه و آملده می شود سپس کلیه پست های مدیریتی سازمان بررسی و احتمال خالی شدن این پستها در اثر بازنشستگی ،ارتقا ،انتقال ،استعفا یا مرگ متصدیان آنها مطالعه میگردد. در مرحله بعد این اطلاعات با اطلاعاتی که از صورت برداری از ویژگی ها و مهارت های مدیران به دست آمده است مقایسه و مشخص می شود که آیا سازمان توانایی پر کردن پست هایی که در جریان عادی کار یا به طور غیر منتظره خالی می شوند دارد یا نه . به عبارت دیگر نتیجه این مطالعه نشان می دهد که در سازمان افراد مستعدی برای احراز پست های بالاتر وجود دارد یا خیر .

• مرحله دوم: بررسی اهداف آتی سازمان

اهدافی که سازمان ها برای آینده خود معین می کند و همچنین نوع استراتژی هایی که برای نیل به این اهداف طراحی می شوند ، تعیین کننده کمیت و کیفیت نیروی انسانی مورد نیاز سازمان است. به عبارت دیگر تعداد افراد و نوع تخصص های مورد نیاز ،بستگی به اهداف و استراتژی های کلی سازمان دارد.

نیاز سازمان به نیروی انسانی تابع تقاضا برای کالا یا خدماتی است که سازمان ارایه میدهد . با برآورد درآمدی که از تولید کالا و عرضه خدمات نصیب سازمان میشود و همچنین با در نظر گرفتن نوع عملیاتی که به این منظور باید انجام گیرد . تعداد و ترکیب نیروی انسانی مورد نیاز سازمان معین می گردد ، اما در بعضی موارد عملیات تولید کالا یا عرضه خدمات به تخصص ها و مهارت های بخصوصی نیاز دارد که عرضه آنها در بازار کار بسیار کم است . در این موارد دسترسی به نیروی انسانی با تخصص مورد نظر ، تعیین کننده سیاست های سازمان در این زمینه خواهد بود . در مجموع اهداف کلی سازمان و درآمد هایی که انتظار می رود در اثر دستیابی به این اهداف عاید سازمان شود . دو عامل اصلی در تعیین نیاز سازمان به نیروی انسانی کم وکیف آن است. بنابراین قبل از اینکه نیاز سازمان به نیروی انسانی تعیین شود باید اهداف سازمان و نوع فعالیت و عملیات آن در یک دوره برنامه ریزی ، مشخص گردد.

• مرحله سوم : برآورد نیروی انسانی مورد نیاز ( تقاضا برای نیرو )

بعد از اینکه با صورت برداری از مهارت ها ، وضعیت نیرو های موجود در سازمان معلوم شد ( مرحله اول ) و بعد از اینکه اهداف آتی و استراتژی های سازمان برای نیل به آنها مطالعه و مشخص گردید ( مرحله دوم ) می توانیم برآوردی از نیرو های مورد نیاز سازمان به عمل آوریم. برای پیش بینی نیاز سازمان به نیروی انسانی معمولا عوامل متعددی در نظر گرفته می شود اما همان طور که گفته شد مهم ترین  عامل میزان تقاضا یی است که در بازار برای تولیدات یا خدمات سازمان برآورد گردد و سپس تعداد تعداد نیرو های لازم برای جوابگویی به این تقاضا تعیین می شود. علاوه بر سطح تقاضا برای تولیدات یا خدمات سازمان عوامل دیگری نیز در میزان نیاز سازمازمان به نیروی انسانی موثرند که مهم ترین آنها عبارتند از:

• برآورد تعداد نیرو هایی که در اثر اخراج ، استعفا ، بازنشستگی ، خاتمه خدمت و غیره سازمان را ترک می کنند.
• میزان تطبیق تخصصها و مهارت های کادر فعلی با تخصصها و مهارت هایی که سازمان در اثر تغییر وتحولات آتی نیازمند آن خواهد بود.
• اتخاذ تصمیماتی از قبیل متنوع کردن محصولات ، افزایشش کیفیت تولیدات و عرضه خدمات یا ورود به بازار های جدید
• پیشرفت تکنولوژی و تغییر رویه ها و شیوه های اداری و اجرایی
• افزایش بودجه سازمان ( واحد ) با تخصیص منابع مالی بیشتر به آن

• مرحله چهارم : برآورد عرضه نیروی انسانی

بعد از تعیین کمیت و کیفیت نیرویی که سازمان برای نیل به اهداف خود به آن نیاز دارد ( تقاضا برای نیرو) .در این مرحله باید به این سوال پاسخ داد که این افراد را چگونه و از کجا می توان پیدا کرد . پس منظور از عرضه نیروی هایی است که سازمان برای رفع نیاز های خود به آن دسترسی دارد .سازمان می تواند نیرو های انسانی مورد نیاز خود در آینده را از میان کارکنان فعلی تامین نماید یا متوسل به منابعی شود که در خارج از سازمان وجود دارد.

برآورد عرضه نیرو از منابع داخلی:

قبل از مبادرت به کارمندیابی و استخدام از خارج از سازمان باید نیرو های موجود در داخل سازمان بررسی و معین شود برای مشاغلی که انتظار می رود در آینده بدون متصدی بمانند یا در اثر گسترش عملیات سازمان ایجاد شوند چه تعداد نیرو را می توان از منابع داخلی تامین کرد. روش های اصلی برآورد نیرو های موجود در سازمان عبارتند از :

فهرست موجودی مهارت های مدیریتی : در مورد تهیه فهرست موجودی مهارت ها در سازمان ( در مرحله اول فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی ) توضیح داده شد. در مواردی ممکن است که تهیه فهرست مهارت ها تنها شامل مدیران و کسانی شود که برای تصدی پست های مدیریتی در نظر گرفته شده اند . فهرستی که بدین شکل به دست می آید اصطلاحا فهرست موجودی مهارت های مدیریتی خوانده میشود. در فرم هایی که برای جمع آوری اطلاعات درباره مدیران طراحی شده است علاوه برسوالات عمومی از قبیل سطح تحصیلات ، تجربیات ، سوابق استخدامی و مهارت های فرد سوالات دیگری نیز مطرح می شود که با بررسی آنها می توان قابلیت ارتقا ، شایستگی ، توانایی و استعداد ، جنبه های شخصی و سایر صفات و خصوصیات مدیر را مطالعه و آمادگی او را برای احراز پست های بالاتر و مسولیت  های سنگین تر  ارزیابی کرد.

جدول جایگزینی : جدول جایگزینی تصویر روشنی از وضعیت استخدامی افراد در سازمان یا در واحد هایی از سازمان به مدیر ارایه می دهد. علاوه بر این ابزاری است که به وسیله آن می توان بنا به به مورد وضعیت عرضه و تقاضا را تعیین نمود . از این جدول برای تعیین مسیر شغلی افراد و پیش بینی هایی که باید برای پرورش و آماده سازی آنها به عمل آید نیز استفاده می شود. تنظیم جدول جایگزینی کاری وقت گیر است اما مطالعات مهم را به صورت طبقه بندی شده و کامل برای تصمیم گیری های مربوط به نیروی انسانی در اختیار برنامه ریزان قرار میدهد، طبیعی است هر قدر در تنظیم جدول معیار ها و شاخص های دقیقتر و واقعی تری برای تعیین شایستگی و قابلیت ارتقای کارکنان به کار برده شود،اقدامات مبتنی برآن نیز صحیحتر و موثرتر خواهد بود.

نظر سرپرست : گروهی از محققان معتقدند که هیچکس بهتر از فردی که سپرستی کاری را به عهده دارد. نمی داند که انجام دادن آن کار به چند نفر نیاز دارد یا چند نفر برای انجام دادن آن کار آمادگی دارند. سرپرستان به دلیل تجربه و بینشی که درباره ماهیت و ویژگی های مشاغل تحت سرپرستی خود پیدا کرده اند،بدرستی و به سرعت میتوانند تعداد کارکنان مورد نیاز یا تعداد افراد موجود برای کار را برآورده کنند.در این روش سرپرست هر واحد با توجه به اهدافی که برای واحد او در نظر گرفته شده است پیش بینی می کند:

• چه وظایف و عملیات جدیدی باید انجام گیرد و به چه نیرو هایی نیاز است؟
• چه وظایف و عملیاتی را باید حذف کرد؟
• وظایف و مسیولیت های فعلی چه تغییری خواهد کرد؟
• به حجم عملیات چه مشاغلی باید افزود شود و در نتیجه نیاز به اضافه کاری خواهد بود؟
• از حجم عملیات چه مشاغلی باید کاسته شود و در نتیجه کارکنان آن وقت اضافی خواهند داشت؟
• هزینه ها چه تغییری خواهد کرد و چه تاثیری در بودجه تعیین شده برای واحد خواهد داشت؟

گزارش های سرپرستان درباره نیاز های استخدامی واحد ها به نظر مسیولان مربوط می رسد و بعد از بررسی تجدیدنظر و انجام اصلاحات لازم برای مدیر رده بالاتر در سلسله مراتب سازمانی ارسال می شود. با تکرار این کار انبوه گزارشات از واحد ها،واحدها،دوایر،اداراتو حوزه های مختلف سازمانی به سوی رده های بالای سازمان رفته درنهایت به نظر رییس اداره و سایر مسئولان برنامه ریزی نیروی انسانی می رسد. با مطالعه و مقایسه گزارشات رسیده از بخشهای مختلف گزارش نهایی درباره پیش بینی نیاز های استخدامی سازمان تهیه و تقدیم مدیر عامل و سایر مدیران ارشد می گردد.

روش دلفای : در جلسات تصمیم گیری گروهی هنگامی که اعضا روبروی یکدیگر می نشینند،رودربایستی به وجود می آید که مانع از ابزار صریح عقاید واقعی می گردد. اصولا کارایی روش دلفای هنگامی بیشتر است که اعضا از هویت یکدیگر آگاه نباشند و ندانند به جزء خودشان  چه کسان دیگری در تصمیم گیری مشارکت دارند.در این روش یکسری پرسشنامه میان اعضاء توزیع و نظر های آنها جمع آوری می شود و طی مراحلی به نظر اکثریت می رسد این مراحل عبارتند از :

• برای هریک از اعضای گروه به طور جداگانه و محرمانه پرسشنامه ای فرستاده میشود که در آن مساله مورد نظر مطرح و از عضو خواسته میشود هر راه حلی که به فکرش میرسد بنویسد.
• هر یک از اعضای گروه بدون ذکر نام خود پرسشنامه را تکمیل میکند و آن را به ایستگاه مرکزی ارسال می دارد. در انجام نظرات گردآوری و خلاصه میشود و بر ارسال اطلاعات به دست آمده پرسشنامه جدیدی تنظیم و مجددا برای اعضاء ارسال میگردد.
• اعضاء پرسشنامه دوم را تکمیل میکنند و آن را به ایستگاه مرکزی بر میگردانند
• مراحل دوم و سوم آنقدر تکرار میشود تا نظرات تا حدممکن به هم نزدیک شود.

برآورد عرضه نیرو از منابع خارجی

اگر در نتیجه برآوردی که از منابع داخلی به عمل آمده است معلوم میگردد که نیروهای موجود در سازمان برای انجام دادن امور یا تصدی پست های سازمانی در آینده کافی نخواهند بود،مسیولان سازمان باید به منابع خارجی یعنی نیرو هایی از خارج از سازمان متوسل شوند. میزان عرضه نیرو در بازار کار به وضعیت عمومی اقتصادی ،بازار های محلی کار و بازارهای تخصصی کار بستگی دارد..

وضعیت عمومی اقتصادی : پیش بینی وضعیت عمومی اقتصادی بخصوص میزان بیکاری اولین قدم برای برآورد عرضه نیروی انسانی در بازار کار است، زیرا هرقدر میزان بیکاری کمتر باشد عرضه نیرو نیز کمتر و در نتیجه کارمندیابی مشکلتر خواهد بود. بدین منظور می توان از آمار و ارقامی که بانک مرکزی، وزارت کار امور اجتماعی،سازمان امور استخدامی و سایر موسسات دولتی و همچنین دانشگاه ها و مراکز تحقیقاتی منتشر می کنند استفاده نمود.

بازار های محلی کار : علاوه بر وضعیت عمومی اقتصادی، وضعیت بازارهای محلی نیز در میزان عرضه نیرو بسیار موثر است. برای مثال اگر در شهر یا منطقه ای، کارخانه بزرگی راه اندازی یا تعطیل شود این امر در کمیابی یا فراوانی نیروی کار در آن شهر یا منطقه اثر می گذارد علاوه بر این کار خانه ای که در مجاورت شهر بزرگ و پرجمعیتی قرار گرفته است مسلما از نظر دسترسی به نیرو های مورد نیازش در وضعیت مناسبتری خواهد بود تا کارخانه ای که در مکانی دور افتاده و خالی از سکنه قرار گرفته است.

بازار های تخصصی کار: ممکن است که سازمان به افرادی با تخصصهای خاصی نیاز داشته باشد در این صورت موضوع مورد توجه تامین تخصصهای مورد نظر است و مناسب بودن وضعیت عرضه نیروی انسانی به تنهایی کمکی به سازمان نمی کند،بدیهی است هر قدر کارکنانی با تخصصهای ویژه تری مورد نیاز سازمان باشدکارمندیابی نیز دشوارتر است.

• مرحله پنجم : مقایسه عرضه و تقاضا

آخرین مرحله در فرایند برنامه ریزی نیروی انسانی مقایسه تقاضای سازمان برای نیروی انسانی و عرضه آن است. نتیجه این مقایسه از سه حالت خارج نیست:

تقاضا با عرضه مساوی است: در چنین حالتی تعداد کارکنان کافی است و لازم نیست اقدامی صورت گیرد فقط در صورتی که تخصص نیرو ها با اهداف اتی سازمان متناسب نباشد باید دور های آموزشی به خصوصی طراحی و برپا شود تا افراد با گذاراندن آنها مهارت های ضروری و مورد نیاز سازمان را بیاموزند.

تقاضا بیشتر از عرضه است : در این حالت نیاز سازمان به نیرو بیشتر از تعدادی است که در حال حاضر در سازمان وجود دارند. در چنین وضعیتی علاوه بر تعیین تعداد نفرات باید تخصصها و مهارتهای مورد نیاز به طور دقیق، مشخص شود. برای تامین کسری نیرو سازمان باید به اقداماتی از قبیل کارمندیابی، انتخاب و استخدام نیروهای جدید،آموزش کارکنان،تربیت مدیر،فراخوانی کسانی که سازمان را ترک کرده اند استخدام پیمانی یا اضافه کاری توسل شود.

تقاضا کمتر از عرضه است : در این حالت نه تنها سازمان برای نیل به اهداف خویش در آینده نیازی به استخدام نیروهای جدید نخواهد داشت.بلکه نیروهای موجود نیز بیش از نیاز سازمان است. به عبارت دیگر سازمان با اضافه نیرو مواجه است.

روش های برآورد نیروی انسانی مورد نیاز

روش روندیابی _ پیش بینی نیاز های آتی سازمان به نیروی انسانی را می توان با مطالعه تعداد افرادی که در چند سال گذشته به استخدام سازمان درآمده اند آغاز کرد.با محاسباتی که انجام می گیرد احتمال ادامه این روند تعیین میشود و مبنای پیش بینی نیاز های آتی سازمان به نیروی انسانی قرار میگیرد.

روش نسبت یابی _ روش دیگر برای پیش بینی تعداد کارکنان مورد نیاز تعیین نسبتی است که میان یک عامل معین (مانند حجم فروش ) و تعداد افراد مورد نیاز وجود دارد.

روش همبستگی _ رابطه آماری میان دو متغیر را می توان به وسیله روش همبستگی محاسبه کرد، در این روش ارتباط میان میزان فعالیتی در سازمان و تعداد افراد مورد نیاز بررسی میشود. چنانچه ارتباط و همبستگی میان این دو عامل وجود داشته باشد می توان پیش بینی کرد در صورت تغییر میزان فعالیت مورد نظر تعداد افراد مورد نیاز چقدر خواهد بود. پیش بینی هایی که براساس روش همبستگی انجام میگیرد به مراتب دقیقتر از پیش بینی هایی است که براساس دو روش قبلی یعنی روش روند یابی و روش نسبت یابی انجام گیرد.

روش رگرسیون _ رگرسیون روشی است که از طریق آن می توان با استفاده از اطلاعاتی که در مورد متغیر مستقل وجود دارد، متغیر های وابسته را پیش بینی کرد.هنگامی که تنها یک متغیر وابسته مطالعه میشود رگرسیون را خطی ساده و هنگامی که بیش از یک متغیر مستقل وجود داشته باشد آن را رگرسیون مرکب ( چند متغیره ) می نامند.

روش شبیه سازی _ روش آماری دیگری که از آن برای پیش بینی نیازهای آتی استخدامی سازمان استفاده می شود روش شبیه سازی است که نسبت به سایر روش های آماری از پیچیدگی بیشتری برخوردار است.روش شبیه سازی براساس این فرض بنا شده است که می توان با ساختن مدل هایی که به طور مصنوعی شرایط واقعی دنیای خارج را منعکس می کند، مسائل را مطرح و مطالعه نمود. با استفاده از کامپیوتر می توان نتغیر های بسیاری را وارد مدل کرد و با انجام دادن آزمایش های مختلفی روی آن نتایج را مطالعه نمود.بدین طریق تصمیم گیرنده می تواند قبل از اتخاذ تصمیم نهایی اثر تصمیمات خود را در مدل، تجربه و مشاهده کند. در برنامه ریزی نیروی انسانی با استفاده از روش شبیه سازی مدلهایی ساخته میشود که در آن رابطه میان تعداد افراد مورد نیاز سازمان و سایر متغیرها محاسبه میگردد.

ارتباط برنامه ریزی نیروی انسانی با برنامه ریزی کسب و کار

برنامه ریزی منابع انسانی باید بخشی اساسی از برنامه ریزی کسب و کار باشد . فرایند برنامه ریزی استراتژیک تغییرات پیش بینی شده در انواع فعالیت های انجام شده سازمان و گستردگی آنها را تعریف می کند . این برنامه ریزی شایستگی های اساسی مورد نیاز سازمان برای تحقق اهداف را شناسایی و مشخص میکند و بدین ترتیب مهارت ها و رفتار های مورد نیاز سازمان را نیز معین و آشکار می شود. برنامه ریزی منابع انسانی این برنامه ها را از حیث نیاز های سازمان به نیروی انسانی تفسیر میکند ، اما می تواند از طریق جلب توجه مدیران سازمان به روش های بهینه پرورش و استفاده از کارکنان براستراتژی کسب وکار تاثیر بگذارد. این برنامه همچنین از طریق تمرکز بر هر مشکلی که می توانسته است حل بشود به منظور تضمین این که کارکنان مورد نیاز حضور دارند و می توانند مشارکت لازم را انجام بدهند می تواند بر استراتژی کسب و کار تاثیر بگذارد آن گونه که کویین میلز می گوید برنامه ریزی منابع انسانی عبارت است از نوعی فرایند تصمیم گیری که سه فعالیت عمده را تلفیق میکند و در بر می گیرد :

• شناسایی و جذب تعداد مناسب کارکنان دارای مهارت های مناسب
• انگیزش آنها به هر چه بهتر کار کردن
• خلق و ایجاد پیوند های متقابل بین فعالیت های برنامه ریزی نیروی انسانی و اهداف کسب و کار

مزایای برنامه ریزی نیروی انسانی

تفکر مطلوب و ایده ال در برنامه ریزی منابع انسانی این است که همه سازمان ها باید با استفاده از از این فن نیاز های پرسنلی کوتاه مدت – میان مدت – بلندمدت خود را مشخص کنند. چراکه نیروی انسانی یک سازمان عامل اصلی رقابت می باشد و در رقابت جهانی جایی که چرخه حیات کوتاه تر و بهینه گزینی و انتقال سریع اطلاعات کلید موفقیت می باشد ، منابع انسانی مزیت میان مدت و بلند مدت برای شرکت فراهم می آورد.

• کمک به سازمان در پیش بینی میزان تقاضای نیاز به نیروی انسانی مورد انتظار آتی
• یاری رساندن به سارمان در پیش بینی میزان عرضه منابع انسانی موجود که شامل گزارشی از موجودی نیروی انسانی فعلی سازمان است.
• هدایت سایر مؤلفه های مؤثر در مدیریت منابع انسانی از قبیل (نیرویابی – انتخاب – انتصاب – ارزشیابی – عملکرد- آموزش )
• مشخص کردن کمبود و مازاد منابع انسانی
• کشف راه های کاهش و افزایش منابع انسانی
• تعیین وضعیت مطلوب در سازمان .

موفقیت در این امور مستلزم اهتمام مدیران به مدیریت صحیح و دقیق فراگرد های برنامه ریزی منابع انسانی،تحلیل نیاز های سازمان به نیروی انسانی و برنامه ریزی برای رفع این نیاز ها می باشد.برنامه ریزی نیروی انسانی به مدیران کمک می کند تا بتوانند میزان نیاز سازمان به نیروی انسانی را تعیین می کندو نیروی کار موجود را ارزیابی نمایند تا میزان کمبود منابع انسانی برای پاسخگویی به نیاز های آتی مشخص شود.

محدودیت های برنامه ریزی نیروی انسانی

باید پدیرفت که اگر چه تفکر برنامه ریزی منابع انسانی به خوبی در واژگان و اصطلاحات مدیریت منابع انسانی به چشم می خورد لیکن به نظر نمی رسد که به مثابه نوعی فعالیت محوری و تعیین کننده قلمداد شده باشد. همان گونه که راث ول می گوید « فارغ از نمونه ها و مثال های ارایه شده تنها تحقیقات معدودی نشان میدهند که توجه به برنامه ریزی منابع انسانی یا موفقیت آن افزایش یافته است » او معتقد است که شکاف بین حیطه نظری و عملی ناشی از مواردی است که در پی آن می آیند :

• تاثیرات تغییر و تحول و دشواری پیش بینی آینده نیاز به برنامه ریزی ممکن است با عملی بودن انجام آن نسبت عکس داشته باشد
• وضعیت پویا و در حال تغییر استراتژی ها و سیاست ها در سازمان
• بی اطمینانی بسیاری از مدیران به حیطه نظری برنامه ریزی یا خود آن چراکه آنان معمولا ترجیح شان این است که واقع بینانه با مسایل برخورد کنند.
• فقدان شواهد و مدارک دال بر موثر و کارا بودن برنامه ریزی منابع انسانی

تحقیقات انجام شده توسط کاولینگ و والترز نشان از آن است که تنها فعالیت های رسمی و مرتب صورت گرفته به وسیله پاسخ دهندگان در این زمینه عبارت بودند از شناسایی نیاز های آموزشی آینده ، تجزیه و تحلیل هزینه های آموزش و تجزیه وتحلیل بهره وری کارکنان ( پس از آموزش ) کمتر از نیمی از آنهاتوانسته اند عرضه و تقاضای نیروی کار در آینده را به طور رسمی برآورد وپیش بینی کنندو کمتر از 20 درصد آنها رسما توانسته اند به نظارت بر روش های برنامه ریزی منابع انسانی بپردازند .تیلور به منظور خلاصه کردن مشکل چنین توضیح می دهد :« به نظر می رسد کار فرمایان ترجیحشان این است که منتظر بمانند تا وضعیت آینده محیط آنان چنان روشن و مشخص بشود که پیش از آماده کردن نیروی انسانیشان برای مواجهه با آن بتوانند آن را ببینند ( در واقع دست روی دست می گذارند و منتظر آینده می مانند ) آناه فکر می کنند هر چقدر محیط متلاطم تر و پیچیده تر باشد اهمیت صبر کردن و دیدن پیش از عمل ( یا همان دست روی دست گذاشتن ) بیشتر می شود. به هر حال به راحتی نمی توان گفت که نباید برای تعیین نیاز های منابع انسانی به عنوان اساس برنامه ریزی و اقدام استراتژیک تلاش کرد و دست به حرکتی زد.

منبع

 کیمیایی، نیلوفر(1393 )، اثر تفکر استراتژیک بر برنامه ریزی نیروی انسانی ،پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت دولتی، دانشگاه آزاد اسلامي

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید