مدیریت بر مبنای فرایند چیست ؟

یکي از ويژگي­هاي دنياي کسب و کار کنوني تغيير مداوم و نسبتاً سريع در نيازهاي مشتريان است. در تجارت پر رقابت امروز، سازماني شانس بقا دارد که سازوکارهاي لازم براي آگاهي سريع از اين تغييرات را داشته و توانايي پاسخگويي سريع به آنها را نيز دارا باشد، در غير اين صورت شانس چنداني براي باقي ماندن در عرصه رقابت نخواهد داشت. سازمان­ها به مرور زمان و در اثر تجربه دريافته اند که رويکرد وظيفه‌اي در کسب و کار، انعطاف و پويايي را از بين مي برد. سازمان­هاي وظيفه مدار به سختي مي توانند در برابر تغييرات محيطي از خود انعطاف نشان دهند و با محيط سازگار شوند. رويکردي که در مقابل رويکرد وظيفه اي به سازمان­ها پيشنهاد مي شود رويکرد فرايندي است.فرايند عبارت است از يک سري فعاليت­هاي مرتبط به هم که براي رسيدن به هدفي خاص انجام مي شوند. فرايند را مي توان يک زنجيره ارزش دانست که هر مرحله (هر دانه زنجير) ارزشي به مرحله قبل مي افزايد. بنابراين، فرايند هاي کسب و کار عبارتند از فعاليتهاي اساسي در ســازمان که محدود به مرزهاي وظيفه اي نيستند و منابع انساني، مهارت­هاي مديريتي و فناوري را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژي ايجاد ارزش براي ذي‌نفعان و بخصوص مشتريان به هم مرتبط مي کنند. فرايندهاي کسب و کار با فرايندهاي کاري فرق دارند. فرايندهاي کاري فعاليت­هايي هستند که کاملاً در کنترل يک بخش خاص هستند و در واقع در مرزهاي وظيفه‌اي محدود شده اند.مديريت فرايند محور عبارت است از شناخت مديريت فرايندهاي کسب و کاري که هدفشان، برآورده ساختن نيازهاي مشتريان است. سيستم مديريت فرايند محور بر جريان کار در طول سازمان تمرکز مي کند. اين جريان کار با خواسته هاي مشتريان شروع مي شود و با تامين رضايت مشتري که کالاها يا خدمات با کيفيتي را با قيمت مناسب و بموقع دريافت کرده است، به پايان مي رسد. در واقع فرايند نشان مي‌دهد که چگونه کار در طول نواحي وظيفه اي داخلي سازمان انجام مي شود. مديريت فرايند محور، روابط تامين کنندگان و مشتريان را با فرايندهاي کسب و کار نشان مي دهد. در سيستم مديريت فرايند محور، همواره اشتياق براي بهبود مستمر در سازمان وجود دارد. در سازمانهاي فرايند محور چون کارکنان يک فرايند کامل را انجام مي دهند و نه يک جزء کوچک کار را، رضايت بيشتري دارند.تفاوت ميان «وظيفه» و «فرايند» همانند تفاوت ميان جزء و کل است. وظيفه واحدي از کار است؛ فعــاليتي که معمولاً يک نفر انجام مي دهد. در برابر، فرايند، گروهي از وظيفه هاي به هم پيوسته است که با همديگر، نتيجه اي باارزش از ديد مشتري را به بار مي آورند. براي مثال، انجام يک سفارش يک فرايند است؛ فعاليتهـــــــايي که کالا را به دست مشتري مي رسانند. اين فرايند از وظيفه هاي گوناگوني درست مي شود. دريافت درخواست از مشتري، واردکردن آن به رايانه، بررسي اعتبار مشتري، بررسي موجودي کالا و يا توليد، گزينش و بسته بندي سفارش، برنامه ريزي حمل و روش ارسال کالا (زميني، دريايي، هوايي) و در پايان بارگيري و ارسال کالا به سوي مشتري. هيچ کدام از اين وظيفه ها به تنهايي ارزشي براي مشتري نمي آفرينند. حمل بدون بارگيري و يا بسته بندي بدون انتخاب کالاها از انبار، شدني نيست. بررسي اعتبار مشتري به خودي خود يک تجزيه و تحليل مالي است. تنها هنگامي که اين فعاليتهاي مستقل و جداگانه با همديگر جمع شوند، ارزشي به وجود مي آيد.مشکل کندي سازمانهاي نوين، ريشه فرايندي دارد. دسترسي دير هنگام به نتيجه هاي دلخواه، ناشي از کندي انجام وظيفه ها نيست. بيش از 50 سال است که روشهاي زمان سنجي، حرکت سنجي و خود کارسازي به بهسازي وظيفه ها مي پردازد. علت کندي کار اين است که پاره اي از افراد وظيفه هايي غيرضروري انجام مي دهند و در فاصله ميان انجام اين دو وظيفه نيز وقت زيادي تلف مي شود. وجود اشتباه در نتيجه نهايي کار، به دليل بدکار کردن افراد نيست، بلکه مي تواند علت­هاي بسياري داشته باشد. انعطاف ناپذيري سازمان به اين دليل نيست که کارکنان در انجام وظيفه هاي خود روش ثابت و يکنواختي دارند، بلکه بدان علت است که کسي نمي داند که وظيفه هاي جداگانه چگونه بايستي ترکيب شوند تا نتيجه دلخواه به دست آيد. هزينه سنگين سازمان­ها گوياي اين مطلب نيست که انجام وظيفه هاي مستقل پرهزينه اند. علت واقعي آن است که ما افراد گوناگوني را به کار مي گيريم تا از ترکيب مناسب وظيفه هاي جداگانه اي که نتيجه نهايي را به بار خواهندآورد، مطمئن شويم. کوتاه سخن اينکه مشکل نه در انجام وظيفه ها و فعاليتهاي مستقل، که در چگونگي پيوند دادن آن­ها و ايجاد يک کل، نهفته است. سالهاست کـــه شرکت­ها در زمينه بهسازي وظيفه هاي سازمــاني کوششهاي چشمگيري مي کنند، ولي کمترين توجهي به فرايند کارها ندارند.

منبع

باحور ،ناصر (1369)،بررسی تاثیر مدل سازی هدف گرای فرایندهای سازمانی با رویکرد تقسیم و غلبه در آموزش پرورش ،پایان نامه کارشناسی ارشد مدیریت ،دانشگاه آزاد اسلامی نراق

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید