مديريت زمان شخصی

مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف ميآند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشكالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشكل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند. اين بخش به شما کمك مي کندکه اهداف شخصي خود را اولويت بندي را ياد مي گيريد آه به « فقط بگو نه » آنيد بطوري آه در برنامه شما قرار گيرند. شما روش شما در سبك آردن زمانبندي آمك م يآند. اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد.

فقط بگو “نه”

مشكل داريم. اين موضوع موجب بيشتر « نه » در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن آلمه تناقضات در وقت ما م يشود. به خاطر اآراه طبيعي در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولوي تهاي شخصي ضروري است. چندين روش براي نه گفتن به صورت غيرمستقيم وجود دارد بطوري آه دوستان و خانواده خود را نرنجانيد. يك ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي آه با اولويت موجود وي تناقض دارند خلاصي يابد. اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست. اشكالي ندارد آه با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت. به افرادي آه تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد آه شما مسئولي تهايي به عهده داريد آه امكان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد. شما متعجب خواهيد شد آه م يبينيد آه به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود.

هدف گذاري کنيد

وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر « نه» بگوييد، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد. اهداف ، حوزه ي ‌خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي  هستند . اهداف به ما كمك مي كنند كه از طريق ايجاد كار براي ما و اجــازه تمـركز بر تلاش هايمان ، زندگي خود را سازماندهي كنيم. هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف كنيم. با تنظيم اهداف از پيش ، به خود اجازه مي دهيد كه يك مسير استراتژيك به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي كنيد. اهدافي تعريف كنيد كه به سادگي قابل دستيابي باشند. وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد، براي هدفي كه مشكل تر است اقدام كنيد. اين فرايند را ادامه دهيد تا اينجا كه احساس كنيد كه اهداف شما نه آسان و نه دور از دسترس هستند. اين فرآيند كند است اما به شما كمك مي كند كه ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد كه تمام انتظاراتتان يك شبه برآورد شوند چرا كه يك فرآيند تدريجي است .

اهداف خود را اولويت بندي کنيد

وقتي اهداف خود را تنظيم كرديد، بايد آنها را اولويت بندي كنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است . خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم كه برگرديم . اهداف را به صورت روشن تعريف كنيد و مشخص كنيد كه آنها چه هستند و چه اهميتي دارند. اهدافي كه اهميت كم دارند مي توانند به تعويق بيافتند . اجاره دهيد اقلامي كه به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند. شما مي توانيد يك فهرست از كارهايي كه بايد انجام دهيد تهيه كنيد و به هر يك از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينكه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه كنيد. پيتر دراكر مي گويد كه « انجام دادن كارهاي درست مهمتر از انجام درست كارهاست ».  اقتصاددان ايتاليايي، ويلفر دو پارتو، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد كه تقريباً 80درصد نتيجه مورد نظر از بيست درصد تلاش هايي حاصل مي شود كه انجام مي دهيم . براي اينكه كارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي كنيد، بايد بيست درصد مهم را جدا كنيد. وقتي كارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمركز كنيد كه بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي كند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود متوجه خواهيد شد كه خيلي از اوقات شما صرف كارهاي كوچك و ناچيز مي شود. به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي كه نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به كار بريد و خواهيد ديد كه زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد .

تعلل

وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت بندي كرديد، مي توانيد كارهاي مورد نياز هر روز را تعيين كنيد. اگر كارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل كرده ايد. تعلل چيزي است كه اكثر ما با آن درگير هستيم . اغلب نمي توانيم به كل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود. با تعداد زيادي از كارهاي انباشته شده بر روي هم، سخت است كه در انجام كارها تعلل نكنيم ؛ خصوصاً براي كارهاي بزرگتر كه به زمان بيشتر از آنچه كه شما داريد نياز دارند.  وقتي با كار بزرگي روبرو مي شويد آن را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كنيد. تقسيم كار به كارهاي كوچكتر اين امكان را فراهم مي آورد كه اجزاء‌كوچكتر را بدون اضطراب انجام دهيم. بزودي در خواهيد يافت كه با انجام كارهاي تقسيم شده، كل كار بزرگ انجام شده است.

مزاحمت کما لگرايي

وقت هدفگذاري و اولويت بندي كرديد،‌بايد از چندين مسئله فرعي كه بروز مي كنند جلوگيري كنيد. يكي از اين مسائل تمايل شخص به كمال گرا بودن است. اين نوع رويكرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد . توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود كه ديگر كارها را به تأخير بياندازيد. ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي كارهايي كه انجام داده ايم مسئله ديگري است كه با آن روبرو هستيم . وقتي كاري را انجام داديد،‌شما بايد به خود پاداش دهيد. پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين كار و تفريح است. اگر بتوانيم ياد بگيريم كه بين كار و تفريح تعادلي برقرار كنيم زندگي سالم تر و شادتري خواهيم داشت.

 وقت گذاشتن براي همسر

زندگي شخصي شامل چندين حوزه مقاومت است كه بايد در نظر بگيريم. يكي از اين حوزه ها وقتي است كه با همسر خود مي گذرانيم. اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديكته مي كنند. افرادي كه وقت كافي براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پرتنش در مي يابند كه مي شد از آنها جلوگيري كرد . اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت كرده ايم فرض كنيم كه به دليل برنامه فشرده كاري ، همسر ما عذر ما را مي پذيرد. چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد. اگر مدت زمان كافي با همسرتان نيستيد زمانهايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد. روش ديگر رفتن به خريد با يكديگر است .

کارهاي مربوط به خانه

هر خانه تعداد زيادي كارهاي متفاوت دارد كه بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد كنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي ،‌بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام كارهاي خانه پيدا كنند. از آنجايي كه خود نمي توانيد همه اين كارها را انجام دهيد،‌اگر امكان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض كنيد.

وقت گذاشتن براي فرزندان

همه قبول دارند كه قرار دادن فرزندان دراولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است . كه ديگر اولويت ها را همراه با ايت موضوع برنامه ريزي كنيد .  مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حالكه به اتفاق آنها كارهاي خانه را انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند كه برخي كارهاي خانه را انجام دهند. خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد كه شما به عنوان يك خانواده مي توانيدآنها را با هم انجام دهيد در حالي كه با هم هستيد . انجام برخي از كارهاي خانه توسط فرزندان ، استرس شما را كاهش مي دهد . تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين كودكي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش مي دهد.  نقش شما به عنوان يكي از والدين فرزندان ، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد. شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي كنيد كه اين زمانها به حداقل برسند. شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد كه بايد كارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود كه به اهداف خود نرسيد. فرزندان خيلي اهميت دارند بايد به حجم ديگر كارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد .

مديريت ميز کار

آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي كه مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است. ميز كار مهمترين چيزي است كه همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود. براي موفق بودن، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد. بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي كنيد. با داشتن يك ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر كارهاي انجام نشده خود را پيدا كنيد. وقتي كاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد كارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي كوچكتر تقسيم كرده و جداگانه هر يك را انجام دهيد. روشي كه اتاق كار خود را بر اساس نيازها ترتيب مي دهيد كليد خبره شدن در انجام كارهايتان است. حتي اگر نيازهاي شما در پايين ترين حد لازم باشند،‌اقلام خاصي وجود دارند كه به موفقيت شما كمك مي كنند. اول بايد بدانيد كه به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد. نبايد اسناد و مدارك را روي هم بر روي ميز انباشته كنيد چرا كه باعث مي شود نتوانيد به كارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد . از ميزهاي داراي چند كشو و فايل هاي بايگاني مي توانيد استفاده كنيد.

متخصصين اعتقاد دارند كه بايد از يك صندلي مناسب استفاده كرد. نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد كه به شكل مناسب در آن جاي گيريد. يك صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي كه با اندام شما تطابق يابد و اين امكان را فراهم آورد كه هنگام كار كردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم ، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها، گردن و دستها را كاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر كار خود تمركز كنيد . بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي كنيم . روشنايي مناسب،‌كارايي را بالا مي برد. سطح متفاوتي از روشنايي براي كارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارك و نامه ها نور بايد به قدر كافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نكنيد. اما هنگام كار با كامپيوتر نور بايد به قدري باشد كه انعكاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند.  ابزار غير فني زيادي وجود دارند كه مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده كنيد. ازيك تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده كنيد. بدين شكل مي توانيد كل روزهاي ماه را ببينيد . حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي كامپيوتري نيز مي توانيد استفاده كنيد.

مديريت زمان و کسب وکار

محيط كسب و كار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف كرد. در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي ، طول عمر كوتاهتري پيدا مي كنند. خبر تازه امروز ، يك خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و كساني كه با تغييرات پيش نرود عقب خواهند ماند . شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده كنيد تا با زمان پيش رويد . بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار، زمان است ،‌ با ساعات نا محدود روزانه مي توانستيم سرعت كار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم . متاسفانه زمان چيزي است كه بشر نمي تواند آن را كنترل كند . به خاطر اين شرايط غير قابل كنترل ، بايد با زمان كار بكنيم . درك محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان كمك مي كند با زمان كار كنيم نه اينكه در مقابل آن قرار گيريم . روشي كه شما زمان خود را استفاده مي كنيد تعيين كننده موفقيت شماست . با اين حال،‌فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بايد بگونه اي باشد كه با كار شما مطابقت داشته باشد . در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي كنيم كه به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان كمك خواهد كرد. اين رهنمودها را با دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد كه نياز شما را برآورده كنند.

منبع

رزاقی، صابر(1392)، مقایسه میزان آشنایی دانشجویان مدیریت و غیر مدیریت دانشگاه ارومیه با مدیریت زمان، پایان نامه کارشناسی مدیریت آموزشی، دانشگاه ارومیه.

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید