مديريت زمان در محل کار

رهنمودهاي كلي وجود دارد که می تواند راهنمای مدیریت زمان در محل کار باشد. اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت ، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است.

کار درست را در زمان درست انجام دهيد

حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت كه هميشه نمي توان هر كاري را سر وقت انجام داد . اما كارهايي وجود دارند كه بايد سر وقت انجام شوند و كارهايي نيز هستند كه مي توان به تأخير انداخت . بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان،‌يك فهرست اولويت بندي شده از كارها بايد تهيه كنيد. در سراسر روز كارهايي از فهرست را انجام دهيد كه بيشترين اولويت را دارند. اين كار خيلي ساده است و به يك متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي كه خيلي از ما كار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم . انجام كارها بر اساس اولويت كمك مي كند كه كارها را خوب مديريت كنيد.

قبل از ترك دفتر فهرست کارهاي فردا را مرورکنيد

فهرست كار را بررسي كنيد و كارهاي انجام نشده را تعيين كنيد . كارهاي انجام شده را پاك كنيد و كارهاي انجام نشده را اولويت بندي كنيد . هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي ،‌كارهايي كه قرار است فردا انجام دهيد را مرور كنيد. براي مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي كنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه كنيد . اين كار باعث مي شود اقداماتي را كه براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد . اگر با چند نفر كار مي كنيد ، با آنها در مورد كار فردا صحبت كنيد و مطمئن شويد كه هر يك مي دانند فردا چه كاري بايد انجام دهند .

ساعات اوج کاري خود را پيدا کنيد

با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده مي توانيد، تعيين كنيد كه در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد.

اين تمام تحقيقي است كه نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج كاري خود را پيدا كنيد. ساعاتي كه بيشترين انرژي را داشته ايد، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمركز به كارتان بوده ايد را بشماريد . اين ساعات زماني هستند كه در آن بايد مشكل ترين كارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج كاري استفاده كنيد .

از جلسات حداکثر استفاده را ببريد

براي برگزاري جلسه چهار نكته را بايد در نظر بگيريد. اولين نكته اين است كه در جلسه را هنگامي برگزار كنيد موضوع آن اتفاق افتاده باشد . جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود . بنابراين جلسات را بر اساس نياز تشكيل دهيد نه بر اساس قاعده . دومين رهنمود براي تشكيل جلسه تنظيم دستور جلسه است . دستور بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد . حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند . جلسات ساخته يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمركز مي كنند . اين كار منجر به جلسات كوتاهتر و پربارتر مي شود . توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشكيل جلسه ، به افراد اين امكان را مي دهد كه خود را براي جلسه آماده كنند . اين اقدامات باعث مي شود كه جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند . سومين رهنمود براي تشكيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است . ساعت تشكيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت . براي مثال ، اگر شما مي دانيد كه افرادي در جلسه هستند كه تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعت پاياني روز تنظيم كنيد. اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري براي تمركز و توجه داشته باشند .نكته چهارم اين است كه جلسات را در ساعات غير معمول برگزار كنيد اگر با تأخير و كندي روبرو مي شويد.

به صورت مؤثر تفويض کنيد

تفويض زمان بيشتري ايجاد مي كند . اما اين كار هميشه به سادگي قابل انجام نيست . در حقيقت خيلي از افراد با تفويض كارها مشكل دارند . اين به چند دليل رخ مي دهد . گاهي اوقات توضيح انجام يك كار به فرد ديگر بيش از انجام كار توسط خود طول مي كشد . اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد كه اگر يك وقت اضافي صرف كنيـــد  مي توانيد در آينده نيز كار مورد نظر را تفويض كنيد . دليل ديگر عدم تفويض كمال گرايي است . وقتي تفويض مي كنيد به افراد اجازه مي دهيد كه اشتباه كنند . اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند كه كار مورد تفويض را به صورت مناسب انجام دهند . دليل آخر عدم تفويض ترس از كاهش قدرت است . اين وجه از تفويض چيزي است كه همه ما با آن روبرو خواهيم بود . به چيزي كه از تفويض بدست مي آوريد فكر كنيد نه به چيز ي كه از دست مي دهيد .

وقتي توانستيد بر ترس هاي خود ار تفويض كردن غلبه كنيد بايد ياد بگيريد كه چگونه به صورت اثر بخش تفويض كنيد . ابتدا تعيين كنيد كه چه چيزي بايد تفويض شود . به فهرست اولويت بندي شده كارها نگاه كنيد . اين فهرست در تعيين كارهاي نيازمند تفويض كمك مي كند . سپس افراد توانا و مشتاق انجام كار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب كنيد . بياد داشته باشيد كه كل كار را تفويض كنيد . كار و چيزي كه مورد انتظار است را توضيح دهيد . قدم بعدي اين است كه اجازه دهيد فرد كار را انجام دهد . كار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد . دائماً بالا سر كار نايستيد زيرا اين كار فقط عملكرد را كاهش مي دهد .

ميز خود را مرتب کنيد

فردي كه روي ميز شلوغ و درهم برهم كار مي كند به طور متوسط روزي يك ساعت و نيم دنبال وسايل خود روي ميز مي گردد . عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز ،‌كاغذ است . كاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند ،‌يا به ديگر همكاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند . نيازي نيست كه انبوهي از كاغذ به مدت نا محدود روي ميز باشد . بعد از مرتب كردن روي ميز به سراغ كشوها برويد . مرتب كردن ميز كافي نيست ،‌هر روز آن را تميز كنيد . مرتب نگهداشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته كاري اضافه مي كند.

روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد

توجه به اين نكته مهم است كه رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله كلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است . براي مديريت موفق زمان ، بايد يك سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي كنيد.

منبع

رزاقی، صابر(1392)، مقایسه میزان آشنایی دانشجویان مدیریت و غیر مدیریت دانشگاه ارومیه با مدیریت زمان، پایان نامه کارشناسی مدیریت آموزشی، دانشگاه ارومیه.

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید