فناوری اطلاعات و توانمندی سازی کارکنان

توانمندی سازی عبارت است از فرایند تسهیم قدرت با اعضای گروه تا بدین طریق احساس خود اثر بخشی آنها ارتقاء یابد. توانمند سازی برای افراد مختلف معانی متفاوتی را تداعی می نماید و چند دهه از کاربرد آن می گذرد.اما آنچه جدید است نقشی است که فناوری اطلاعات در امکان پذیر ساختن توانمند سازی منسجم و جامع ایفا می نماید. هنگامی که سازمانها قصد توانمند سازی کارکنان را دارند. سیستم های اطلاعاتی می توانند به عنوان یک رکن مهم در این زمینه مطرح گردند و امکان دسترسی بیشتر را برای سطوح پایین سلسله مراتب فراهم می آورند.فناوری اطلاعات عدم تمرکز در تصمیم گیری و اختیارات را به وسیله کنترل متمرکز امکان پذیر می نماید و کارکنان را قادر می سازد تا به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری سریع دسترسی داشته باشند.مهم ترین حمایت فناوری اطلاعات از توانمند سازی، تامین اطلاعات صحیح و به موقع، با کیفیت و هزینه مناسب می باشدو علاوه بر این فناوری اطلاعات قادر است ابزارهای جدیدی را فراهم آورد که خلاقیت و کارایی کارکنان و کیفیت کارشان را نیز افزایش دهد.

فناوری اطلاعات و کنترل در سازمان:

ابزارهای کنترل را می توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد:

• کنترل سنتی: درساختارهای سنتی فئودالی،کنترل از طریق سنت و ادراک اعمال می شود.مقامات کنترل بطور سنتی و موروثی به نسلهای بعدی منتقل و جامعه نیز این ساختار کنترلی را چون سنت بود، می پذیرفت.
• کنترل کاریزماتیک: در این حالت کنترل از طریق رابطه ی بین رهبر و پیروان اعمال میگردید.در این حالت رهبران کاریزماتیک،شیوه عمل را انتخاب و پیروان نیز از آنها تبعیت می نمودند، چون آنها را قبول داشتند.
• کنترل بوروکراتیک: در بوروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می شد، ساختاری کهبر، قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آنها الزامی بود.
• کنترل اینفورماتیک: در این نوع کنترل، کنترل از طریق نرم افزارها اعمال می شود. مجموعه دانش ها و آگاهی های تخصصی بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می تواند هر نوع اطلاعی را از طریق شبکه های الکترونیکی به دست آورد، از سیستمهای خبر استفاده کند و به کلیه دانش های تخصصی و حرفه ای مجهز شود.

استفاده گسترده از فناوری اطلاعاتی ، این امکان را برای سازمانها فراهم آورد که هر فعالیتی، چگونگی انجام آن و زمانی را که برای آن اختصاص می یابد کنترل کنند.کلیه فعالیت ها تحت نظارت قرار می گیرند و اطلاعات مربوط به آنها در پایگاههای اطلاعاتی وسیع ذخیره می شوند.  با استفاده از فناوری اطلاعات می توان پنج رویکرد را برای سازمانها تعیین نمود این رویکردها عبارتند از:

• رویکرد نظریه تابع تولید: در این رویکرد فناوری اطلاعات به عنوان نهاده ی جدید در کنار سایر نهاد ها در تابع تولید قرار می گیرد و اثر آن بر خروجی سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرد.
• رویکرد فرآیند گرا یا رویکرد راهبرد رقابتی: در این رویکرد توسعه فناوری اطلاعات از طریق ارتقای کارآیی عملیاتی  فرآیندهای واسطه ای کسب و کار منجر به مزیت رقابتی برای سازمانها می شود.
• رویکرد مبتنی بر منابع: در این رویکرد سرمایه گذاری فناوری اطلاعات با خلق مزایای رقابتی با دوام از طریق شایستگی ها و منابع منحصر به فرد، ثابت و وابسته به مسیر بر عملکرد سازمانها اثر می گذارد.
• رویکرد گزینه دیجیتال: طبق این رویکرد فناوری اطلاعات از طریق خلق راهها و گزینه های انتخابی جدید و افزایش انعطاف پذیری سازمانها در انتخاب گزینه ها در محیط ناامن رقابتی امروزی، منجر به خلق ارزش های جدید و به تبع آن افزایش عملکردهای سازمان می شود.
• رویکرد اضافه رفاه مصرف کننده: در این رویکرد این فرضیه عموما آزمون می گردد که تغییر در رفاه مصرف کننده پس از سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات مثبت بوده و ماهیت فزاینده دارد.

فناوری اطلاعات و مشکلات پیش روی آن

 چالشهای فرا روی پروژ ه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات را به سه دسته تقسم می کنند این سه دسته عبارتند از:

1. مشکلات ناشی از محیط تعریف و اجرای پروژه
2. مشکلات ناشی از روش پروژه
3. مشکلات ناشی از نحوه اجرای پروژه

هرچند از این سه دسته مشکل ، تنها مشکلات دسته3و2 مستقیما به مجری پروژه مربوط می شود و مهار مشکلات ناشی از محیط خارج از کنترل تیم اجرایی است. با وجود این شناخت و تحلیل مشکلات، توانایی مجری را در کاهش اثرات ریسک های ناشی از این گونه مشکلات افزایش می دهد.

 مشکلات ناشی از محیط: مشکلات ناشی از محیط را می توان به چند دسته تقسیم نمود:

ابهام در استراتژی های سازمانی: یکی از اصلی ترین اهداف برنامه ریزی فناوری اطلاعات در سازمانها، همسو سازی فناوری اطلاعات با استراتژی های سازمانی است. در دهه 1990 بروز آنچه به پارادوکس بهره وری شهرت یافت، موضوع همسو سازی استراتژیک را به پارادایم غالب برنامه ریزی فناوری اطلاعات تبدیل کرد، به گونه ای که امروزه در همه روش های برنامه ریزی فناوری اطلاعات، شناخت جهت گیریهای استراتژیک سازمان و عناصر برنامه استراتژیک آن، اولین گام در فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات به شمار می رود.

 نیاز به تجدید مهندسی فرایندها: اگر اثربخشی یک پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات را در میزان تحولی بدانیم که این پروژه در بهبود عملکرد نهایی سازمان دارد، باید اذعان کرد که انجام این گونه پروژه ها در سازمانهایی که فرایندهای سنتی انجام کار در آنها بطور اساسی نیاز به طراحی و مهندسی مجدد دارند، از پیش محکوم به شکست است. برنامه ریزی فناوری اطلاعات که با هدف بهینه سازی استفاده از فناوری اطلاعات در دست یابی  سازمان  به اهدافش انجام می شود، در صورتی که در چنین سازمانهایی اجرا شود، در نهایت ممکن است به مکانیزه شدن فرایندهایی منجرگردد که میزان ارتباط آنها با اهداف استراتژیک سازمان مورد تردید است وبه دلیل اشکالات فراوان در گردش کار، عملا مانع از دست یابی به سطح بالایی ازبهره وری سازمانی میگردد.

عدم مشارکت مدیران و کارکنان: با توجه به ماهیت مشارکت فرایند برنامه ریزی در سازمانها ، یکی از بزرگترین چالشهای مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات جلب مشارکت فعالان مدیران ارشد، مدیران میانی و سایر کارکنان سازمان در این پروژ ه هاست. نقش هریک از این سطوح سازمانی در فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات متفاوت است و از تعیین جهت گیری استراتژیک تا ارائه اطلاعات لازم برای مدل سازی معماری موجود سازمان متغیر است، اما بدون میزان معینی از مشارکت هر یک سطوح ذکر شده، نمی توان به موفقیت پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات خوش بین بود.

مشکلات ناشی از روش:

مشکلات ناشی از روش را نیز می توان به چند دسته تقسیم نمود:

تعریف محدوده و اهداف: یکی از مراحل ابتدایی هر پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات که متاسفانه در عمل اهمیت چندانی بدان داده نمی شود، روشن کردن یک محدوده و کسب یک بینش مشترک اهداف پروژه، بین همه عوامل دست اندرکار آن است. دستیابی به این بینش مشترک از سویی به مجریان پروژه کمک می کند تا درک درستی از گامها و اقدامات ضروری پروژه پیدا کنند و بین این اقدامات و اقداماتی که می توان بسته به مقتضیات پروژه از آنها چشم پوشی کرد تمایز قائل شوند و از سویی دیگر انتظارات مدیران و کارکنان سازمان را از نتایج واقعی پروژه تعدیل می کند.

تمرکز بر روش به جای توجه به نتایج: یکی از دامهایی که بر سر راه مجریان پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات وجود دارد،عطف توجه بیش از حد به متدولوژی پروژه به بهای غفلت از نتایج آن است. هر چند فرایند برنامه ریزی اطلاعات فرایندی است روشمند که متدولوژی های مختلفی برای انجام آن پیشنهاد شده است، اما باید توجه داشت که همه این متدولوژی هاصرفا الگوهای راهنمایی برای هدایت فرایند برنامه ریزی هستند. فرایندی که ذاتا ماهیتی خلاق و پویا دارد و باید با توجه به مقتضیات محیطی خاص طراحی شود.

تعداد مراحل: تعداد مراحل یک پروژه برنامه ریزی فناوری اطلاعات، به متدولوژی انتخاب شده بستگی دارد. با وجود این بسته به مقتضیات پروژه می توان با ادغام یا تجزیه مراحل استاندارد تعداد مراحل عملی هر پروژه را کم یا زیاد کرد.

داده گرایی یا فرایند گرایی: انتخاب یکی از این دو دیدگاه ، با توجه به ماهیت کسب و کار و مدل کاری کلان سازمان، در ابتدای پروژه اهمیت زیادی دارد. رهیافتهای داده گرا در مورد سازمانهایی که بر مبنای ارائه خدماتیا انجام فرایندهای پیچیده و مرتبط شکل گرفته اند، معمولا به شناسایی مجموعه ای از سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه می انجامد، بدون آن که در عمل یکپارچگی عملیاتی مناسب را در سطح گردش کار روز مره سازمان تامین کند .

مشکلات ناشی از اجرا:

این مشکلات را می توان به چند دسته تقسیم نمود

 برنامه ریزی فرایند است نه نتیجه : نکته ای که در اکثر پروژه ها ی برنامه فناوری اطلاعات  هم از سوی کار فرمایان و هم از سوی مجریان، از آن غفلت می شود، ماهیت مستمر فرایند برنامه ریزی است. در واقع اجرای پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات را تنها به عنوان نقاط شروع این فرایند در سازمانها می توان محسوب کرد. انجام این پروژه ها توسط مشاوران بیرونی، بیش از آنکه برای به سرانجام رساندن پروژه و تولید گزارش های نهایی باشد، باید با هدف توانمند سازی ساختار داخلی سازمان برای ادامه و. استمرار فرایند برنامه ریزی صورت گیرد. عدم توجه به ماهیت فرایندی بر نامه ریزی فناوری اطلاعات موجب می شود که مدیران از انجام نخستین پروژه فناوری اطلاعات، که در کاثر موارد پس از پایان پروژه به نحو موثری به استمرار فرایند برنامه ریزی منجر نمی شود، توقع تاثیر درازمدت در تصمیم گیری های سازمانی در مورد فناوری اطلاعات داشته باشند. توقعی که معمولا برآورده نخواهدشد.

 برآوردهای نادرست از زمان و هزینه پروژه: هرچند که زمان طبیعی برای انجام پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات بین 9تا6 ماه برآورد می شود، با وجود این در کشور ما کمتر پروژه ای را می توان یافت که در این محدوده زمانی به نتیجه مطلوب رسیده باشد. یکی از دلایل عمده ی این عدم تحلیل مخاطرات پروژه در ابتدای کار یا عدم توجه کافی به برخی از ریسک های جدید مانند عدم مشارکت مدیران و کارکنان، یا تغییرات سازمانی است.

ترکیب و تخصص تیم اجرایی: فرایند برنامه ریزی فناوری اطلاعات دریک سازمان فرایندی است پیچیده، که به دانش نسبتا بالایی در زمینه های متنوعی از مدیریت استراتژیک و مهندسی سیستم گرفته تا مهندسی نرم افزار و تخصصهای ارتباطات و شبکه نیاز دارد.

ارتباط با پروژه های در دست اجرا: یکی از چالشهای اصلی تیم های اجرایی پروژه های برنامه ریزی فناوری اطلاعات در این سازمانها، چگونگی ارتباط فرایند و نتیجه پروژه، با دیگر پروژه های فناوری اطلاعات در دست اجراست.

منبع

جلیلی دیزجی، کریم(1392)، رابطه ی بکارگیری فناوری اطلاعات با رضایتمندی دانشجویان،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت آموزشی،مرکز آموزشهای نیمه حضوری دانشگاه ارومیه

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید