ضرورت تفكر براي آينده و بهبود اتوماسیون اداری

خط توليد ماشينهاي اتوماتيك در توليد محصولاتي كه به همان منظور طراحي شده، بازدهي بالائي دارد، اما نمي تواند چيز ديگري توليد كند. اما نمي تواند چيز ديگر توليد كند. بنابراين ، با اتوماسيون، مديريت نمي تواند در مورد توليد يا طراحي سيستمهاي توليدي، روشي آسان گير و به اصطلاح لسه فر (laiseesz fair داشته باشد.

اتوماسيون فقط مي تواند بعد از اينكه يك موسسه در مورد توليد يك محصول خاص تصميم گرفت و تعهد كرد به كار گرفته شود. قبل از اينكه هر نوع اتوماسيوني كه ؛ البته بسيار گران قيمت است، به كار افتد، همه چيز بايد روشن و مشخص شود. بدين سبب ، با بكارگيري اتوماسيون ، مديريت بايد قبلاً در اين باره بينديشد و تا آنجا كه ممكن است در تشخيص نياز براي تغيير، حساسيت به خرج دهد. تغيير اتوماسيون بسيار پرهزينه است، اما بعضي اوقات اين كار لازم است. و نمي توان با خوش خيالي چنين پنداشت كه در آينده كارها خود به خود درست خواهد شد. تصميم گيري درخصوص از رده خارج كردن يا تغيير كارخانه اتوماسيون بايستي بسيار سنجيده باشد.

اتوماسيون با ويژگيهاي حركت و آزمايش خودكار ؛ غیريدي ، كه دارد و يكپارچگي كاملي كه در چارچوب فيزيكي كارخانه پديد مي آورد، مديريت را با معارضه اي ؛ چالشي ، سخت روبرو مي كند. مديريت نه تنها بايستي به فكر آينده باشد، بلكه بايد تمام وجوه و جنبه هاي يك سازمان را به صورت يكپارچه درآورد تا اتوماسيون به نحو موثر به كار برده شود .

بهبود كار و اتوماسيون

براي بهبود كار، دامنه وسيعي وجود دارد. اين نكته اي است كه بايد براي همه كس جاذبه داشته باشد، زيرا هدف، حداكثر صرفه جوئي در تلاش براي به دست آمدن حداكثر ستاده ها با حداقل داده ها است.قدمهاي اساسي براي بهبود كار عبارتند از :

آيا مي توان قسمتي از عناصر كار را با اطمينان خاطر حذف كرد ؟
آيا مي توان بعضي از قسمتهاي عمليات را تلفيق كرد ؟
آيا با تغيير توالي مراحل كار مي توان عمليات را ساده تر كرد ؟
آيا محل استقرار ابزارها و مواد در فرايند توليد را مي توان مجدداً سازماندهي كرد، به طوري كه افراد وقت كمتري روي اينها صرف كنند ؟

براي اينكه يك شغل مكانيزه شود، تصميم گيري درخصوص سرمايه گذاري لازم است. چنانچه فعاليتي مكرر يا پرهزينه نباشد، مكانيزه كردن آن سودي ندارد. بررسيها نشان داده است كه جابجايي مواد بين 10 تا 90 درصد كل هزينه نيروي كار كارخانه را تشكيل مي دهد.ابزارهاي مكانيكي كار يدي در مورد جابه جائي مواد، مفيد است. اما اغلب ايده هاي ساده، نياز به ابزارهاي گران قيمت و پيچيده با هزينه نگهداري بالا را كاهش مي دهد. به عنوان مثال، وسائل ساده اي را مي توان با استفاده از مايعات و نيروي جاذبه، طراحي كرد.

قبل از اينكه هرگونه اتوماسيوني به كار گرفته شود، لازم است كه روشها و تجهيزات، استاندارد شود. بنابراين نخست بايد بررسي مبسوطي براي آماده شدن جهت اتوماسيون و مكانيزه كردن به عمل آورد.غالباً اتفاق افتاده است كه كار مفصل مقدماتي پيش از مكانيزه كردن، خود به آنچنان بهبودي در كار منجر شده است كه سرمايه گذاري اضافي در مكانيزه كردن، ديگر ضروري نبوده است. زيرا توجيه قابل قبولي نداشته است.

معيارهاي زماني اساس مديريت مطلوب است، براي همه فعاليتها، بايستي معيارهاي زماني وضع كرد. تعيين معيارهاي زماني برمبناي ميانگين هاي گذشته ، چندان مناسب نيست. معيارهاي زماني موثر آنهايي هستند كه به ما مي گويند انجام يك فعاليت چقدر طول مي كشد. براي بررسي زمان انجام كار، بايد نخست يك فعاليت را برحسب عناصر مختلف تشكيل دهنده آن تجزيه كرد. مرحله دوم، استاندارد كردن بهترين راه انجام كار است و سپس معيارهاي زماني را مي توان وضع كرد.

هيچ كاري نيست كه آن را نتوان برحسب سنجش زمان بررسي كرد ، اما زمان سنجي، خود مستلزم صرف وقت زياد و باارزشي است. صدها مرحله از كار وجود دارد كه در ميان بيشتر بنگاههاي بزرگ مشترك است. چنانچه زمان اين مراحل كار ثبت شود و در اختيار همه توليدكنندگان قرار گيرد، مي توان در وقت و هزينه براي تعيين استانداردها، صرفه جوئي بسياري كرد. اين كاري است كه اينك به گونه فزآينده اي صورت مي گيرد .

ابزارهاي مكانيكي كار يدي در مورد جابجائي مواد، مفيد است، اما اغلب ايده هاي ساده، نياز به ابزارهاي گران قيمت و پيچيده با هزينه نگاهداري بالا را كاهش مي دهد. به عنوان مثال، وسايل ساده را مي توان با استفاده از مايعات و نيروي جاذبه، طراحي كرد. قبل از اينكه هرگونه اتوماسيوني به كار گرفته شود، لازم است كه روشها و تجهيزات، استاندارد شود. بنابراين نخست بايد بررسي مبسوطي براي آماده شدن جهت اتوماسيون و مكانيزه كردن به عمل آورد.

غالباً اتفاق افتاده است كه كار مفصل مقدماتي پيش از مكانيزه كردن، خود به آنچنان بهبودي در كار منجر شده است كه سرمايه گذاري اضافي در مكانيزه كردن، ديگر ضروري نبوده است. زيرا توجيه قابل قبولي نداشته است.

معيارهاي زماني اساس مديريت مطلوب است. براي همه فعاليتها، بايستي معيارهاي زماني وضع كرد. تعيين معيارهاي زماني بر مبناي ميانگينهاي گذشته، چندان مناسب نيست. معيارهاي زماني موثر آنهايي هستند كه به ما مي گويند انجام يك فعاليت چقدر طول مي كشد. براي بررسي زمان انجام كار، بايد نخست يك فعاليت را برحسب عاصر مختلف تشكيل دهنده آن تجزيه كرد. مرحله دوم، استاندارد كردن بهترين راه انجام كار است و سپس معيارهاي زماني را مي توان وضع كرد.

هيچ كاري نيست كه آن را نتوان برحسب زمان بررسي كرد، اما زمان سنجي، خود مستلزم صرف وقت زياد و با ارزشي است. صدها مرحله از كار وجود دارد كه در ميان بيشتر بنگاههاي بزرگ مشترك است. چنانچه زمان اين مراحل كار ثبت شود و در اختيار همه توليدكنندگان قرار گيرد، مي توان در وقت و هزينه براي تعيين استانداردها، صرفه جوئي بسیار كرد. اين كاري است كه اينك به گونه فزآينده اي صورت مي گيرد.

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید