سازمان های پاسخگوی سریع

سازمان های پاسخگوی سریع

یکی از مهمترین فاکتورهای بقا و پیشرفت سازمان ها در محیط پویای امروزی، چابکی و پاسخگویی سریع آنها می باشد. ویژگی اساسی این محیط تغییر و عدم اطمینان است. در چنین محیطی عملکرد سازمان ها باید به نحویی باشد تا ضمن حفظ موقعیت خود در محیط، حداکثر منفعت را از تغییرات کسب نموده و پیشرفت کنند. علم مدیریت نیز بنابر این اصل تحولاتی را شاهد بوده است. مدیریت اعم از اینکه در بخش دولتی باشد یا خصوصی، مسئوولیت به کارگیری صحیح و مناسب عوامل تولید را در جهت اهداف سه گانه سازمان، کارکنان و دولت به عهده دارد. به این دلیل ایفای نقش مدیریت در این عصر، بسیار پیچیده و دشوار است. همچنین از آنجا که تغییر، یکی از بزرگترین خصوصیات سازمان ها و مؤسسات در حوزه رقابتی امروز است. تغییرات تکنولوژی یا هر نوع تغییر دیگری تغییرات مدیریتی را نیز طلب می نماید.

در این بین پاسخگویی سریع، به معنای توانایی پاسخگویی و واکنش سریع و موفقیت آمیز به تغییرات محیطی است که توانایی سازمان برای عرضه محصولات و خدمات با کیفیت بالا را ارتقا داده و در نتیجه عامل مهمی برای بهره وری سازمان می شود. قابلیت پاسخگویی سریع استفاده از دانش بازار جهت بهره برداری از فرصت های سودمند در یک بازار دمدمی مزاج تعبیر شده است. پژوهشگرانی همچون سلمسون، گراوز و هال، بسانت، مک کان، سل اسکی و لواری در مورد تغییرات، عدم قطعیت، بقا و پیشرفت در محیط از طریق سازمان های باقابلیت درک تغییر و واکنش موثر نسبت به آن سخن گفته اند. این توانایی را قابلیت پاسخگویی سریع و چنین سازمانی را سازمان پاسخگوی سریع می نامند. به عبارتی دیگر، سازمان های پاسخگوی سریع دارای خاصیت واکنش موثر در برابر تغییرات می باشند که توان استفاده بهینه از فرصت ها و تبدیل تهدیدها به فرصت ها را دارند. خاصیت پاسخگویی سریع، رویکرد استراتژیکی به سمت موفقیت در خصوص قوانین و شرایط جدید و متفاوت کسب و کار قلمداد می شود. این سازمان ها عملکرد رقابتی بالایی را در عرصه رقابت جهانی نوید می دهند.آنها به طور موفقیت آمیزی قابلیت های تولیدی را برای پشتیبانی از کل سازمان جهت دستیابی به یک مزیت رقابتی مستمر بهبود می بخشند.

یک سازمان پاسخگوی سریع تلاش های مرتبط با برنامه ریزی استراتژیک خود را بر روی پاسخگویی به دو سوال متمرکز می کند: چگونه می توان مشتریان را کاملا پایبند نمود؟ چگونه می توان در این امر از رقبا موفق تر عمل کرد. چارچوب سازمان های پاسخگوی سریع راهی به سوی موفقیت سازمان ها در راستای به دست آوردن سودهای بلندمدت است. از سوی دیگر بهبود مستمر، تحقیق و توسعه، اتخاذ تکنولوژی پیشرفته و یکپارچه سازی افراد و سیستم ها چهار پیش نیاز ساختاری می باشندکه قابلیت رقابت را به سازمان اعطا می کنند. سازمان پاسخگوی سریع نياز به ظرفيت هاي موجود بالقوه و تطابق براي مواجهه با اين تغييرات و عدم اطمينان ها در محيط را دارد و براي رسيدگي به تغيير، عدم اطمينان و عدم قابليت پيش بيني در محيط كاری خود، به شماري از قابليت هاي متمايز یک سازمان با خاصیت پاسخگویی سریع بر پایه پنج عنصر قرار گرفته و برای پاسخگویی به نیازهای مشتریان، قابلیت به کار گیری ترکیب های مختلفی از این ابعاد را دارا است. واژه های دیگری که ممکن است در این رابطه به کار گرفته شود عبارتند از: سازمان های چاپک و سازمان های در کلاس جهانی، اين قابليت ها كه به عنوان مبناي حفظ و توسعه سازمان های پاسخگوی سریع به شمار مي روند. عبارتند از:

کیفیت: مشتریان امروز خواهان کیفیت برترمحصولات و خدمات هستند و حفظ کیفیت در راستای ارضای مشتریان است. کیفیت دارای بیش از یک بعد است و اهمیت هر بعد متناسب با نوع محصول متغیر است و چون با سلایق متفاوت مشتریان رو به رو می شویم توجه به آن یک امر ضروری و حیاتی است.
قابلیت اطمینان: به معنای قابلبت یک سازمان در پایبندی به تعهداتش است. قابلیت اطمینان تنها حول محور تحول به موقع دور می زند و این تنها یک بعد است. بعد دیگر احترام به تعهدات قانونی و اخلاقی نسبت به مشتریان و تامین کنندگان است.
انعطاف پذیری: عبارت است از قابلبت پاسخگویی یا تطبیق با شرایط جدید. نکته مهم قابل ذکر این است که احتیاجات و ارجحیت های مشتریان همواره رو به تکامل هستند. بنابراین سازمانی که بخواهد به سرعت به تغییرات محیط پاسخ گوید، انعطاف پذیری بسیار مهم خواهد بود.
سرعت /چابکي/تيزي: توانايي انجام فعاليت ها در کوتاه ترين زمان ممکن. مشتریان از یک سو خواهان خدمات و کالاهای به روز شده و از سوی دیگر خواهان دریافت سریع آنها هستند؛ به عبارتی دیگر، چون زمان برای مشتریان ارزش فراوان دارد خدمات و محصولات باید به سرعت و در کوتاه ترین زمان در اختیار آنها قرار گیرد.
نوآوری در خدمات: خدمات دیگر یک خاصیت جانبی نبوده بلکه امروزه یک خاصیت تکمیلی محصول است. زیرا منظور از ارائه خدمات تعهد نسبت به مشتریان به عنوان عنصری صنعتی کمک به مشتریان در تولید محصولات و خدمات است به گونه ای که خدمت به نحو قابل ملاحظه ای با سهم بازار ارتباط دارد.

منبع: اردلان، محمدرضا، بهشتی راد، رقیه و سلطانزاده، وحید(1395)، امکان استقرار سازمان های پاسخگوی سریع(FRO) بر اساس مولفه های یادگیری سازمانی، نشریه مدیریت اجرایی، 8(15):13-31.

http://journals.umz.ac.ir/article_1265.html