سازماندهی اطلاعات

در فرایند اطلاع یابی هر قدر اطلاعات منظم و سازمان یافته تر باشد زمان صرف شده برای کسب اطلاعات بهتر تقلیل خواهد یافت، اطلاعات برای حضور در سیستم نیازمند نظم و سازماندهی است تا به روش درست و دقیق ایفای نقش کند. برای اینکه نظام قادر به انجام این عمل باشد باید محتوای مجموعه کاملا مشخص باشد، جهت نزدیک کردن مواد موجود در مجموعه اطلاعات و نیاز استفاده کنندگان، نیازمند نظام استاندارد اصطلاحنامه نویسی هستیم. اصطلاحنامه استاندارد با ارائه واژه های نمایه ای استاندارد باعث تقویت زبان نمایه سازی شده و اطلاعات بازیابی شده مرتبط با نیاز کاربران را افزایش می دهد.

سازماندهی اطلاعات از فرایندهای کلیدی در حوزه اطلاع رسانی است که برای امکان پذیرساختن جستجوی آسان و بازیابی م‍‍ؤثر اطلاعات و مدارک به کار می رود. اطلاعات و مدارک بدون سازماندهی، به ویژه هنگامی که حجم آنها رو به فزونی می رود، قابلیت استفاده خود را از دست می دهند؛ به همین منظور برای سازماندهی اطلاعات روش های گوناگونی پدید آمده اند که رولی و فاور آنها را چنین طبقه بندی می کنند:

فهرست نویسی و رده بندی که برای فهرست کردن مدارک موجود در مجموعه یا در یک زمینه تخصصی به کار می رود.
نمایه سازی و چکیده نویسی که برای شناسایی مدارک مورد نیاز و پاسخ به درخواست موضوعی خاص استفاده می شود.

سازماندهی اطلاعات را می توان مجموعه ای از فعالیت ها تعریف کرد که در آنها مدارک و منابع اطلاعات، تحلیل، طبقه بندی و قابل بازیابی می شوند. هدف از سازماندهی اطلاعات، دسترسی بهتر و سریع تر به اطلاعات است که از دو طریق صورت می گیرد: اول توصیف مدرک از لحاظ مشخصات ظاهری و دوم تحلیل و بازنمایی محتوای آن. در این میان نمایه سازی نقش عمده ای در مدیریت اطلاعات ایفا می کند.

معمولا همه افراد بی آنکه با این مفهوم آشنا باشند، برای مرتب ساختن اطلاعات و نظم دادن به آن از نوعی نمایه سازی ابتکاری استفاده می کنند، اما نمایه سازی حرفه ای که با استفاده از زبان طبیعی یا واژگان کنترل شده به تبدیل محتوای مدرک به اصطلاحات نمایه ای می پردازد، به روش ها و شیوه هایی استاندارد و همخوانی با سیاست هایی از پیش تعیین شده در چارچوب یک نظام نمایه سازی نیاز دارد.

نمایه سازی حرفه ای از رهیافت های اساسی سازماندهی اطلاعات است که برونداد آن، حلقه ارتباطی میان تولید کنندگان و کاربران اطلاعات را تشکیل می دهد. بر این اساس اگر نمایه سازی با کیفیتی مطلوب اجرا نشود، نه تنها به هدف اولیه خود در تأمین این حلقه ارتباطی نائل نمی شود بلکه باعث بازیابی اطلاعات بی ارتباط و سردرگمی کاربران و پیامدهای منفی دیگر خواهد شد. از این رو توجه به کیفیت در این زمینه اهمیت می یابد و در مواردی نیز حیاتی می شود که حجم مدارک و شمار نمایه سازان زیاد باشد.

نمایه

Index از واژه لاتینی Indic به معنی دلالت کردن گرفته شده است. واژه انگلیسی Indicate نیز ظاهراً از همین واژه Indic لاتینی گرفته شده است. برابر فارسی Index نمایه و فهرست است. فهرست گویا از واژه پهلوی پهرست آمده و معرب پهرست است. کلمه نمایه نیز از مصدر نمودن و نماییدن گرفته شده است. در متون نمایه سازی، منظور از نمایه، کلمه ای است که نشان دهنده مفهومی از مفاهیم اصلی یک مدرک باشد. البته در انگلیسی کلمه Index در عین حال به فهرستی از این کلمه ها نیز اطلاق می شود که در این مورد باید آن را نمایه نامه ترجمه کرد.

در واقع معیار معنی این کلمه، متن است. نمایه، مفصل ضروری ارتباطی است بین منابع اطلاع و کسانی که در سوی دیگر قصد دستیابی به این منابع را دارند بعبارت دیگر نمایه یک زنجیره ارتباطی بین مجموعه نمایه سازی شده و جامعه استفاده کننده است. طبق تعریف دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی : نمایه، صورتی از موضوع ها و واژه های مهم، اساسی و دیگر مطالب یک یا چند کتاب با ارجاع به صفحاتی که این مطالب در آن واقع شده است . نمایه ها در حکم نقشه های دقیق یا ابزاری هستند که می توانند مخازن اطلاعات را از آشفتگی حفظ کنند و راه میان بر مؤثر و نظام یافته ای میان کاربر و اطلاعات به شمار می روند.

هدف نمایه

هدف ازتهیه نمایه،فراهم کردن ابزارهای کارآمد برای کمک به کاربران درپیداکردن اطلاعات درون مدرک است. نمایه ساز باید به نکات زیر توجه کند:

شناسایی و جایابی اطلاعات مرتبط در متن اثری که در دست نمایه سازی است؛
قائل شدن تمایز بین اشارات کامل و گسترده و اشارات سطحی و گذرا به موضوع؛
حذف اشارات سطحی و گذرا به موضوع هایی که برای کاربر بالقوه اطلاعات قابل توجهی ندارد؛
تحلیل مفاهیم موجود در مدرک و ارائه آنها به صورت نمایه واژه ها؛
استفاده از اصطلاح هایی که برای کاربران مناسب باشد و آنان را به هدف های زیر برساند:

تشخیص سریع وجود اطلاعات مربوط به یک موضوع خاص در یک اثر ناآشنا
بازیابی سریع اطلاعات مربوط به یک موضوع در یک اثر شناخته شده یا کمابیش آشنا
شناسایی سریع مدارک مناسب در یک مجموعه

برقرار ساختن ارتباط میان مفاهیم؛
یک جا گردآوردن اطلاعات مربوط به یک موضوع که در متن اثر یا مجموعه مدارک پراکنده است؛
تنظیم و تلفیق نمایه واژه ها و نمایه واژه های فرعی در شناسه ها. این کار ممکن است قبلا در فایل های مستند انجام شده باشد؛
هدایت کردن کاربر از نمایه های واژه های ناگزیده به نمایه واژه های گزیده با استفاده از ارجاع

تنظیم شناسه ها به ترتیبی نظام مند و مؤثر.

انواع نمایه

از جهت اصطلاحی نمایه ها را می توان به دو دسته تقسیم کرد:

نمایه واژه ای: از این نظام، برای سهولت بازیابی مدارک از خنثی ترین شیوه نظم دهی که برای همگان آشناست، یعنی نظم الفبایی، استفاده می شود. نمایه واژه ای یا الفبایی خود به سه دسته تقسیم می شود:

نمایه کنترل شده
نمایه سازی آزاد
نمایه سازی طبیعی

اولین نمایه ها با تأکید بر زبان طبیعی ساخته شدند. در این روش تأکید بر استفاده طبیعی کلمات متن است. با ورود کامپیوتر، دو نوع نمایه ماشینی کوییک و کووک از نوع نمایه سازی واژه ای پیش کشیده شد.

نمایه موضوعی: که غالبا ناظر بر مجموعه ای از مدارک مانند کتاب های یک کتابخانه، مطالب چند مجله و … است. در اینگونه نمایه، هر مدرک مورد مطالعه قرار می گیرد و تعدادی واژه که بیانگر محتوای اطلاعاتی آن مدرک یا مقاله است از درون متن استخراج می شود. معمولا انتساب واژه به هر مدرک با استفاده از واژگان کنترل شده صورت می پذیرد. استفاده از سرعنوان های موضوعی یا اصطلاحنامه، روند موضوع دهی و همگونی واژه های انتسابی به مدارک مشابه را تسهیل می کند.

نمایه ها به دو دسته کلی تقسیم می شوند:

نمایه تک متنی یا انتهای کتاب که معادل واژه انگلیسی “back of the book index” است و ناظر بر متنی واحد است.
نمایه مجموعه که ناظر بر مجموعه ای از مدارک است که بنا بهدف و سیاست خاصی جمع آوری و نگهداری می شوند، در این معنا، نظام نمایه سازی عبارتست از مجموعه ای از رهیافتهای دستی یا ماشینی ازپیش توصیف شده برای سازماندهی محتویات پیشینه های دانش بقصد بازیابی واشاعه آنها.

در نمایه انتهای کتاب، آنچه دامنه موضوعی و نوع اصطلاحات را معین می کند محتوای کتاب است اما در نمایه مجموعه، چارچوب نمایه و دامنه موضوعی آن بر اساس یک سلسله پیش بینی ها و با توجه به اهداف سازمان مورد نظر تعیین می شود.

اندازه و جزئیات نمایه

با توجه به تفصیل و تعداد موضوعات مدرک، نمایه باید با اندازه کافی به جزئیات بپردازد تا نیازهای اطلاعاتی کاربران برآورده شود. عواملی که بر طول و جزئیات نمایه تأثیر می گذارد عبارتند از:

ماهیت و هدف مدرکی که نمایه می شود، برای مثال نمایه گزارش های فنی و دانشگاهی مفصل تر از نمایه های معمولی است؛
هدف نمایه سازی، برای مثال یک کاربر خاص می تواند فقط به یک جنبه از مدرک علاقه مند باشد. هدف نمایه باید به روشنی در یادداشت مقدماتی، یا عنوان و یا جای دیگر ذکر شود.

کیفیت نمایه

نمایه کارآمد نیازهای اطلاعاتی کاربران را برآورده می کند. شناسه های نمایه باید از جنبه های مختلف، جوابگوی نیاز های اطلاعاتی کاربران باشد. نمایه ساز باید در گزینش موضوع و اصطلاح بی طرف و واقع نگر باشد. احاطه نمایه ساز به اصول نمایه سازی که از طریق تجربه و مطالعه به دست آمده است کیفیت نمایه را تعیین می کند. عوامل دیگری که حائز اهمیت هستند عبارتند از تسلط نمایه ساز به موضوع و زبان مدرک و کیفیت ابزارهای نمایه سازی که مورد استفاده قرار می گیرد مثل اصطلاحنامه ها.

نمایه سازی

در دانشنامه کتابداری و اطلاع رسانی، نمایه سازی بدین گونه تعریف شده است: ثبت و ضبط محتوای اطلاعاتی مدارک با استفاده از روش های گوناگون به منظور سازمان دادن اطلاعات به قصد سهولت بازیابی. پروسه یا فرایند اختصاص واژه به مدارک، برای توصیف محتوای موضوعی آنها به منظور بازیابی در مراحل بعد نمایه سازی نامیده می شود.

یکدستی در نمایه سازی

نمایه از نظر تفصیل، سبک یا آرایه باید یکدست باشد. نمایه باید بر مبنای طرحی منطقی، متناسب و یکدست و قابل شناسایی ساخته شود. یکدستی در نمایه بستگی به تفصیل نمایه، استفاده از اصطلاحات، تقسیمات فرعی، اصطلاح های مقلوب، ارجاعات، جاینماها و سبک کلی و آرایه دارد. یکدستی در نمایه زمانی تحقق پیدا می کند که:

سیاست های نمایه سازی تعیین و فایل های مستند ساخته و پیروی شود؛
از ابزارهای نمایه سازی قابل اعتماد مثل واژه نامه ها، اصطلاحنامه ها استفاده شود و با متخصصان مشورت گردد
تصمیمات نمایه سازی به طور منظم یادداشت شود
نمایه ای که توسط دو یا چند نفر تهیه می شود به دقت هماهنگ شود .

زبان نمایه سازی

راولی ، زبان نمایه سازی را زبانی می داند که برای توصیف موضوع یا دیگر جنبه های اطلاعات یا مدارک در نمایه مورد استفاده قرار می گیرد. از دیدگاه کلی، هر واژگانی- از جمله واژگان کنترل نشده- که برای نمایه سازی به کار برده می شود و قوانین نحوی آن، زبان نمایه سازی نامیده می شود و از دیدگاه تخصصی تر، یک واژگان کنترل شده یا نظام رده بندی و قواعد نحوی آنها زبان نمایه سازی است که از آن برای ارائه موضوع ها و مشخصات مدرک و بازیابی آن در نظام بازیابی اطلاعات استفاده می شود.

در نظام های اطلاع رسانی به زبان ساختگی و قراردادی اطلاق می شود که برای مقاصد نمایه سازی بویژه قابلیت بازیابی اطلاعات و مدارک به کار گرفته می شود. سرچشمه زبان ساختگی، همان زبان طبیعی است. میزان تغییرات و تصرفات در زبان طبیعی، بیانگر درجه ساختگی بودن زبان نمایه سازی است. به طور کلی زبان نمایه سازی، استانداردی را مهیا می کند که هم نمایه ساز و هم جستجوگر می توانند از آن استفاده کنند. از طریق زبان نمایه سازی، نمایه ساز و جستجوگر می توانند مفاهیم را به یک صورت به کار برند. از آنجا که زبان های نمایه سازی هم در نمایه سازی مدارک و هم در امر جستجوی مدارک؛ یعنی بازیابی در مراحل بعد بکار می روند، به زبان های بازیابی نیز معروفند.

منبع

حیدری،صفیه السادات(1389)،میزان انطباق واژه های نمایه ای پایان نامه هاوطرح های تحقیقاتی دانشگاه علوم پزشکی ،اطلاع رسانی وکتابداری،دانشگاه آزاداسلامی تهران

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید