« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »خودنوسازي سازمان ورشد وخلا قیت آن
سازمان‌ها با گذشت زمان گرايش به نابودي دارند، براي بقاء خود تلاش مي نمايند، ديوان سالاري خشک و فزاينده‌اي را اعمال مي کنند و کارها را بطور سنتي انجام مي دهند امري عادي است. در دنيايي که مشخصه بارز آن تغييرات وسيع است چنين سازمان‌هايي ناسالم به نظر مي رسند، زيرا بقاء و حفظ خود را به بهاي نياز به سازگاري مستمر و هماهنگ با تغييرات، در پاسخ به خواست‌ها و انتظارات محيط خارجي مورد تاکيد قرار مي دهند.مفهوم خودنوسازي سازمان ابتدا در سال 1961 توسط رنسيس ليکرت، بطور جامعه توصيف گرديد. ليکرت، راه‌هاي مديريت نظام تعاملي _ تنفيذي سازمان را که موجب خلاقيت ورشد افراد سازماني ميشود و حل مسائل را آسان مي کند بنوعي تشريح نموده است.در سال 1969 گوردون ليپيت،شيوه سنجيده‌اي از فرايندهاي نوسازي را تشريح نمودومبتني بر اين اصلست که هر سازماني داراي يک چرخه زندگي است.
خودمختاري
شخص سالم، با ميل و اراده دروني عمل مي‌کند تقريبا از وابستگي به بيرون و متابعت از منابع همچنين از طغيان عليه نهادهاي بيروني نيز بي‌نياز است. به همين ترتيب، سازمان سالم، به طور منفعل به خواسته‌هاي بيروني عمل نمي‌کند، و خود را ابزار محيط نمي‌داند و در عين حال واکنش آن نسبت به محيط، خرابکارانه و طغيان گرانه نيست. به داشتن نوعي استقلال از محيط گرايش دارد و در ضمن اين که با محيط تعادل دارد، واکنش‌هاي آنها را تعيين کننده رفتار خود نمي‌داند .
براي اين که بدانيد آيا استقلال، عامل انگيزش يک فرد است، ببينيد که آيا وي در مورد روش‌ها و خط مشي‌ها که توانايي فرد را در انجام يک کار محدود مي کند سوال مي کند يا نه. بايد مواظب باشيد که در کار اين افراد زياد دخالت نکنيد و سيستم مديريت ذره بيني را روي آنان اعمال نکنيد در عوض به دنبال راه‌هايي باشيد که فرد بتواند راه خود را پيدا کند و به نتايج مورد توافق طرفين دست يابد. البته شما بايد مواظب باشيد به اين افراد آزادي فراواني ندهيد به طوري که از قوانين تبعيت نکرده، از موازين قانوني چشم پوشي کنند، يا از کار گروهي با ديگران اجتناب ورزند .فضاي توسعه منابع انساني جزء جدايي ناپذير فرهنگ سازماني است. کارمندان بايد محيط توسعه محوري در سازمان داشته باشند. بطور کلي عناصر فضاي توسعه منابع انساني بايد به شرح زير مورد توجه قرار گيرد:
- همه کارمندان کتابخانه بايد به عنوان مهمترين منبع تلقي شوند؛
- صلاحيت کارمندان بايد رشد کند؛
- کارمندان در ارتباطات، بحث و مبادله عقايد و انديشه‌ها آزاد باشند؛
- براي اين که کارمندان نقاط ضعف و قدرت خود را از طريق بازخوردها تشخيص دهند بايد تلاش‌هايي صورت گيرد؛
- بايد به توانايي کارمندان و اين که آنها مي توانند شايستگي‌هاي جديدي را در هر مرحله از دوره خدمت کسب کنند، اعتماد کرد؛
- محيط همکاري، تعاون و انسجام وجود داشته باشد؛
- روحيه جمع گرايي بايد نيروي هدايت گر باشد؛
- پذيرش فناوري نوين در عمليات کتابخانه الزامي است؛
- از شغل‌هاي يکنواخت و کليشه اي و رابطه مداري جلوگيري گردد؛
- خدمات توسعه منابع انساني بايد فرايندي مداوم شامل: چرخش مشاغل، انتصاب، برنامه ريزي، مديريت پاداش، ارزيابي عملکرد، آموزش شغلي و غيره باشد.
اگر توسعه منابع انساني به دنبال تحقق اهدافش مي باشد، وجود يک محيط پشتيبان ضروري است. مديران رده بالا بايد نسبت به سرپرستان، تعهدي براي داشتن نگرش‌هاي مثبت در قبال توسعه داشته باشند. فضاي توسعه منابع انساني ايجاد کننده فرهنگ کار سازماني است. بايد آزادي وجود داشته باشد تا همه کارمندان کتابخانه بتوانند احساس کنند که در بحث، تبادل و ارتباط انديشه‌ها، احساس‌ها و فعاليت‌ها با‌يکديگر آزادند. هر زماني که مشکلي وجود دارد، بايد با آن روبرو شد و آن را حل کرد و نبايد آن را به تاخير انداخت. اعتماد دو جانبه در روابط کاري براي پيشرفت کتابخانه الزامي است. بايد به اشخاص اجازه داده شود به طور مستقل و با مسئوليت پذيري کار کنند و نتايج کار آنها مورد نظارت قرار گيرد. ابتکار عمل بايد ترغيب شود و در شرايطي که کار گروهي لازم است بايد تلاش‌هاي مشارکتي اعمال شود.
سازگاري با محيط
ويژگي‌هاي خودمختاري و نوآوري حاکي از آن است، که شخص، گروه يا سازمان در ارتباط واقع گرايانه و اثربخش با محيط قرار دارند. وقتي تقاضاهاي محيطي و منابع سازمان‌ها با هم همخواني ندارند، يک رويکرد حل مشکل بازسازي پديد مي‌آيد که در آن هر دو محيط و سازمان، از جهاتي تفاوت دارند. سازمان‌هاي سالم بايد سريع تر از محيط خود قادر به تغيير، اصلاح و انطباق باشند .
هر سازمان براي اين که اثربخش باشد بايد قبل از هر چيز بتواند در موارد بحراني ضمن انطباق و سازش با محيط متغير و مقابله با هر مشکلي، بهترين منابع خود را به کار گرفته و با نيروهاي تهديد کننده خارجي به طور موفقيت آميزي برخورد کند و نيروي آنها را در جهت هدف اصلي سازمان هدايت کند و همواره با حفظ توانايي بقاي خود، آن را رشد و توسعه دهد و به تعبيري ديگر از سلامت سازماني برخوردار باشد .
امروزه بيشتر سازمان‌ها با تغييرات سريع محيطي روبرو هستند، باید ساختار خود را همزمان با تغييرات محيطي تغيير دهند، داشتن شناخت از سازماندهي به عنوان يک وظيفه سازماني، به کارمندان کمک مي کند تا درک صحيحي هم از ساختاري که اکنون در آن مشغول به کارند و هم از ساختاري که در آينده ممکن است در آن بکار گرفته شود، داشته باشند.
سازماندهي
سازماندهي در لغت دلالت بر فراهم آوردن شکل و ساختار براي يک سازمان دارد. سازماندهي شامل بررسي تمام وظايفي است که بايد در سازمان انجام شود؛ و همچنين تصميم گيري در مورد اين که وظايف چگونه و توسط چه کساني انجام گيرد. در تلاش براي بهره وري و کارايي بيشتر، سازمان‌ها مجبور بوده اند، به ايجاد تغيير در ساختار سازماني خود روي آورند و از طريق حذف لايه‌هاي مياني مديريت، سلسله مراتب سازماني را به حالت افقي نزديک تر کنند. الگوهاي جديد سازماني که متخصصان بر آنها بسيار تأکيد دارند، انعطاف پذير و تقريبا سازگار با تغييرات هستند، همچنين سطوح کمتري را نسبت به نمودار سازماني رسمي دارند و مرزبندي‌هاي کمتري را بين وظايف و بخش‌هاي سازمان ايجاد مي کنند .
در محيط‌هاي ثابت، رخداد تغييرات به کندي صورت مي گيرد. براي سازمان‌ها، محيط ثابت به اين معناست که نيازهاي کاربران به کندي تغيير مي کند، بنابراين سازمان‌ها براي تغيير الگوهاي موجود خود تحت فشار قرار نمي گيرند. در محيط‌هاي ثابت، سازمان‌ها با اطلاعاتي که به طور وسيع قابل پيش بيني هستند، سر و کار دارند. امروزه، نه تنها محيط ثابت نيست بلکه پرتلاطم نيز هست. تغييرات سريع که اکنون در محيط بيرون رخ نمايي مي کند، باعث شبهات زيادي در خصوص توانايي روش بوروکراتيک سازماني شده است. سازمان‌هايي که در محيط متغير قرار دارند، دايما با تغييرات جديد مواجه مي شوند. آنها بايد سازگار و انعطاف پذير باشند. نمي توان بر فهرست‌هاي مفصل سياست‌ها و قوانين تکيه کرد؛ سرعت رخداد تغييرات بالاتر از آن است که تصميمات به طور کامل تحت پوشش قوانين قرار گيرند.
از زماني که فناوري چنين سريع رشد مي کند، تغييرات دايمي محصولات و خدمات، هم ناشي از تغيير نيازهاي مشتريان است و هم ناشي از فشاري است که رقبا وارد مي کنند. در چنين شرايطي بوروکراسي کارايي بسيار پاييني خواهد داشت چرا که براي سازگاري آسان با تغييرات از توانايي کافي برخوردار نيست، در عوض با محيط‌هاي ثابت بسيار هماهنگ است. ساختارهاي بوروکراتيک، ساختارهاي اجرايي هستند که براي تکميل برنامه‌ها در شرايط قابل پيش بيني طراحي شده اند، و نه برنامه‌هايي براي حل مشکلات که به منظور پاسخگويي به نيازهايي که سازمان تا به حال هرگز با آنها روبرو نشده است، بوجود مي آيند .
سازگاري با محيط در کتابخانه‌ها
هر کتابخانه عمومي موفق سازماني است پويا که با سازمان‌ها و افراد ديگر براي فراهم آوردن خدمات اطلاعاتي و کتابخانه‌اي همکاري مي کند تا نيازهاي گوناگون و متغير جامعه را برطرف سازد. براي اين که کتابخانه عمومي بتواند موثر واقع شود، بايد مديران و کارمندان با تجربه، قابل انعطاف و کاملا آموزش ديده را که قادر به استفاده از فنون مديريت باشند بکار گيرد.
کتابخانه‌هاي عمومي همراه با ساير سازمان‌ها در موقعيت بي سابقه‌اي قرار دارند که نتيجه تغييرات مداوم و پيشرفت‌هاي سريع در فناوري اطلاعات و تحولات اجتماعي مردم جهان است.اين وضع فرصت‌هاي عظيمي را در اختيار کتابخانه عمومي قرار مي دهد، براي اين که فراهم آوردن اطلاعات از وظايف اوليه اين نهاد است. اين وضع همچنين چالش‌هايي را براي مديران و کارمندان پيش مي آورد، تا اطمينان حاصل شود که مي توان تغييرات را با حداکثر اثربخشي و حداقل فشار روحي به کارمندان و سازمان، معرفي و عرضه کرد. مديران کتايخانه‌ها بايد از مسايل حاصل از تغييرات مداوم و اساسي آگاهي داشته و روش‌هايي را جهت رويارويي با آنها اتخاذ کنند.
مدير کتابخانه بايد از پيشرفت‌هايي که در داخل و خارج از حرفه کتابداري انجام مي گيرد و احتمالا در توسعه خدمات موثر است، آگاهي داشته باشد. او بايد براي خواندن و مطالعه فرصت‌هايي پيدا کند تا بتواند اثرات تغييرات، بخصوص تغييرات فناوري را در نوع و شکل خدمات آينده پيش بيني نمايد. او همچنين بايد اطمينان حاصل کند که مسئولاني که خط مشي کتابخانه در دست آنهاست و کارمندان از پيشرفت‌هايي که در آينده روي خواهد داد، آگاهي دارند.
لينچ ، در بررسي محيط کتابخانه چهار عامل بسيار مهم را شرح داده است که بايد مورد توجه گيرد:
- ماهيت خود محيط
- رابطه ميان کتابخانه‌ها در مجموعه‌اي از سازمان‌ها ؛ همچنين بررسي روابط ساير سازمان‌هاي تشکيل دهنده آن محيط نيز حايز اهميت است
- ويژگي‌هاي تبادل مواد اطلاعاتي در درون کتابخانه‌ها ؛ در اين مورد هم، مطالعه مبادلات ميان ساير سازمان‌ها، اعم از آن که ميان خودشان باشد و ميان خودشان و کتابخانه حايز اهميت است
- تاثير محيط بر بافت داخلي و فعاليت‌هاي کتابخانه‌ها .
کتابخانه‌هاي سرآمد، مشارکت‌ها و همکاري‌هاي بيروني و منابع داخلي را به منظور حمايت از خط مشي و استراتژي و اجراي اثربخشي فرايندهاي خود، برنامه ريزي و مديريت مي کنند. کتابخانه‌ها بايد براي دستيابي به سرآمدي روابط با ساير کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني و نيز چگونگي اداره منابع داخلي را توسعه دهند. همان طور که اشاره شد، کتابخانه‌ها به منظور تحقق اهداف خود نيازمند تدوين خط مشي و استراتژي و نيز مديريت صحيح کارکنان به منظور دستيابي هر چه بهتر به اين اهداف کتابخانه، نيازمند سرمايه گذاري و صرف منابع مي باشد. با توجه به اين که منابعي که در اختيار کتابخانه‌ها مي باشد معمولا محدود است، بکارگيري شيوه‌هايي که بوسيله‌ي آنها بتوان از اين منابع به بهترين شکل استفاده کرد، الزامي است.
از جمله اين روش‌ها، توسعه همکاري‌هاي بين کتابخانه اي و مديريت صحيح منابع داخلي است. همکاري‌هاي بين کتابخانه اي، اين امکان را فراهم مي آورد تا پس از انجام مطالعات مقدماتي در زمينه‌ي فعاليت‌هاي اشتراکي و چگونگي انجام اين فعاليت‌ها و تدوين راهبردهايي جهت انجام اين همکاري‌ها، تعامل سودمندي با ساير کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني شکل گيرد. بديهي است که با بهره گيري صحيح از مناسبات دو طرفه داخلي کتابخانه، دستاوردهاي مديران در زمينه‌ي تامين نيازهاي مراجعه کنندگان افزايش خواهد‌يافت .کتابخانه‌ها مانند ديگر سازمان‌ها، در پاسخ به تغييرات محيط برون سازماني، در حال سازماندهي مجدد ساختار خود هستند.
اما علي رغم بسياري از سازمان‌هاي ديگر، کتابخانه‌ها براي تجديد سازماندهي دليل قانع کننده ديگري نيز دارند. طي بيش از چند دهه گذشته، کتابخانه از سازمان‌هايي که منابع چاپي در آنها تسلط کامل داشت به سازمان‌هايي تبديل شدند که در آنها منابع چاپي سنتي و منابع ديجيتالي هر دو با هم حضور دارند. امروزه کتابخانه‌ها، کتابخانه‌هاي دورگه هستند که در آنها منابع چاپي و الکترونيکي هر دو وجود دارد، اما نسبت منابع الکترونيکي موجود در بسياري از کتابخانه‌ها سال به سال در حال افزايش است. کاربراني که در گذشته انتظار مي رفت براي دسترسي به منابع در کتابخانه حضور يابند، اکنون انتظار دارند که به منابع بسيار بيشتري از طريق درگاه‌هاي الکترونيکي _ چه در درون کتابخانه و چه بيرون از آن _ دسترسي داشته باشند. امروزه کتابخانه‌ها به موادي بيشتر از آنچه خودشان دارند، دسترسي پيدا کرده اند. بنابراين خيلي عجيب نيست که کتابخانه‌هايي که همواره براي دسترسي تک بعدي به مواد چاپي سازماندهي مي شدند، اکنون نيازمند تغيير الگوي سازماني خود باشند.
بيشتر سازماندهي‌هاي مجددي که در کتابخانه‌ها صورت گرفته، منجر به افقي شدن ساختار سازماني گشته است که خود نشان دهنده رشد اهميت استفاده از تيم‌ها ؛ فعاليت گروهي است. سازمان‌هايي مثل کتابخانه‌ها که مورد حمايت سازمان‌هاي مادر قرار دارند، در اعمال تغييرات کندتر عمل مي کنند، و به آهستگي از ساختارهاي سازماني سنتي فاصله مي گيرند. اگر چه کتابخانه‌ها و ساير مراکز اطلاع رساني کلا نمي توانند، مثل بسياري از سازمان‌ها، در اصول بنيادين خود تغيير ايجاد کنند، اما با اين حال به تغيير شکل و ساختار سازمان خود اقدام کرده اند.
نياز به بررسي و احتمالا شکل دهي دوباره ساختار سازماني، به همان اندازه که براي ساير سازمان‌ها اهميت دارد، براي کتابخانه‌ها نيز داراي اهميت است. تغييرات سريع بخشي از ويژگي‌هاي محيط انواع کتابخانه‌ها است. اين تغييرات مديران کتابخانه‌ها را _ مانند مديران ساير سازمان‌ها _ مجبور مي کند که حالات ممکن براي تجديد ساختار سازمان را به دقت در نظر بگيرند. برخي از نيروهاي وادار کننده که باعث دوباره سازي ساختار انواع سازمان‌ها از جمله کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع رساني مي شوند بدين شرح مي باشند: افزايش خودکارسازي، کاهش بودجه، تغيير نيازهاي اطلاعاتي کاربران و انتظارات آنها، نياز کارمندان به داشتن اختيار و کنترل بيشتر بر کارهاي خود .
اصلاح بوروکراسي کتابخانه اي
برخي از اصلاحات و تغييرات رايج کتابخانه‌ها بر روي ساختار بوروکراتيک سنتي پياده مي شود. ممکن است اصلاحات سنتي باشد مثل تشکيل کميته‌ها، نوآورانه باشد مانند تشکيل گروه‌ها؛ يا دايمي باشد مانند سازمان‌هاي ماتريسي، يا بسيار گذرا باشد مانند برنامه‌ها و نيروهاي ويژه. اگر چه بسياري از سازمان‌ها در حال فاصله گرفتن از روش بوروکراتيک هستند، اما اکثريت کتابخانه‌ها به واسطه اندازه، نوع فناوري که از آن استفاده مي کنند و خدماتي که ارائه مي دهند، همچنان بر اساس اين روش سازماندهي مي شوند.
اما وقتي کتابخانه‌ها به خاطر ناتواني در پاسخگويي به انتظارات افراد و جامعه و همچنين به خاطر شکست در ايجاد تغييرات سريع به منظور مقابله با چالش‌هاي رقابتي، مورد انتقاد قرار گرفتند به جستجو براي يافتن شکل‌هاي جديد ساختار سازماني اقدام کردند. لزوم اصلاح نظام‌هاي سلسله مراتبي سنتي با مقبوليتي رو به رشد مواجه شده است. باور عمومي اين است که بکارگيري فناوري‌هاي جديد به ناچار منجر به ايجاد تغييرات اساسي در ساختار سازماني کتابخانه‌ها خواهد شد. اگر چه تا کنون رخداد اين تغييرات بنيادين مشاهده نشده است، اما ميزان بالايي از سازماندهي مجدد در کتابخانه‌ها در حال ايجاد است.يکي از بهترين مکان‌ها براي مشاهده اين سازماندهي مجدد، کتابخانه‌هاي بزرگ است، چرا که تعداد کارکنان در اين کتابخانه‌ها نشان از پيچيدگي بيشتر ساختار سازماني آنها است.
از سال 1973، انجمن کتابخانه‌هاي پژوهشي مجموعه اي چند جلدي منتشر کرده است؛ اين مجموعه شامل نمودارهاي سازماني کتابخانه‌هاي پژوهشي بزرگي است که عضو اي آر ال هستند. به علاوه، اين انجمن بررسي سازماندهي مجدد را در ساير نشريات رديابي مي کند، اين بررسي نشان مي دهد که اگر چه ساختار سلسله مراتبي در کتابخانه‌هاي دانشگاهي بزرگ همچنان پابرجاست، اما ميزان بالايي از سازماندهي مجدد نيز در اين سازمان‌ها در حال وقوع است.
بسياري از کتابخانه‌ها يا به طور کامل به سازماندهي مجدد اقدام کرده اند و يا اين که تنها واحدهاي خاص از خود را مجددا سازماندهي کرده اند. در اين بين تغيير شکل بخش‌هاي امانت سابق در کتابخانه‌ها و تبديل آنها به بخش‌هاي خدماتي براي دسترسي گسترده تر، با استقبال و علاقمندي زيادي مواجه شد. همچنين بسياري کتابخانه‌ها بخش‌هاي مرجع، خدمات رايانه اي و منابع را با هم ترکيب کرده اند که عموما با نام بخش اطلاع رساني يا با نام ديگري شبيه آن در کتابخانه خوانده مي شود.
رشد منابع الکترونيکي باعث ترغيب برخي از کتابخانه‌ها شده تا بخش جديدي با عنوان بخش منابع الکترونيکي ايجاد کنند. ساير کتابخانه‌ها نيز سيستم اداري خود و يا فعاليت‌هاي حفاظتي خود را مجددا سازماندهي کرده اند. خدماتي مانند گفتگوي مرجع يا راهنمايي کاربران گاهي در بخش مرجع و گاهي در واحدهايي که به تازگي ايجاد شده ارائه مي شود. بدون شک اين کتابخانه‌ها به شماري از تغييرات در ساختار سازماني تن خواهند داد، اما به نظر مي رسد بيشتر در حاشيه به آن بپردازند تا اين که به طور کامل ساختار قديمي خود را کنار بگذارند و ساختاري جديد را بکار گيرند .
منبع
قنبری مطلوب،مریم(1392)، بررسی سلامت سازمانی در کتابخانههای شهرداری اصفهان،پایان نامه کارشناسی ارشد،کتابداری واطلاع رسانی،دانشکده علوم تربیتی وروانشناسی اصفهان
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید