« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »تعیین هدف و برنامه‌ریزی
افراد موفق، کسانی هستند که قادرند به طور واضح و روشن تعریف دقیقی از اهداف خود و همچنین عملیات اجرایی لازم برای رسیدن به این اهداف ارائه کنند.چند دقیقه کار و فعالیت خلاقه توأم با تفکر که در زمان مناسب انجام شود، می‌تواند بخش بزرگی از وظایف یک مدیر را به انجام رساند و نتایج سودمندی به بار آورد.برای یک برنامه‌ریزی پویا و مؤثر موارد ذیل را در نظر داشته باشید:
- اهداف و فعالیتها را در جهت اهدافتان بهم مربوط کنید.
- اهداف و فعالیتهای مربوط شده (یکی شده) را اولویت‌بندی کنید.
- زمانی را برای تنظیم و ترتیب دادن و فعالیتهای یکی شده مقدر کرده و مطابق با برنامه‌تان حرکت کنید.
برای تنظیم برنامه زمانی دقیق‌تر، بهتر است به موارد ذیل توجه کنید:
- تجزیه و تحلیل عملیات برنامه‌ریزی.
- توجه به عادات رفتاری و کاری.
- یکی کردن موارد بالا و ساده کردن کارها.
موفقیت، یعنی رسیدن به هدف در زمان معین، در زبان مدیریت به هر یک از خواسته‌های انسان، هدف گفته می‌شود و برای هر کدام نیز زمانی تعریف شده است. خواسته و معیار مدیریت این است که هدف باید دقیق باشد و چارچوب محکمی داشته باشد، یعنی عدد، رقم و مبلغ داشته باشد. هدف مدیریتی باید سررسید معینی داشته باشد. یعنی برای رسیدن به آن، مدت معینی مشخص شود. برای هدف‌گذاری موارد ذیل را در نظر بگیریم:
- هدف روشن
- قابل اندازه‌گیری
- واقع‌بینانه
- قابل دسترسی
- محدودة زمانی معینی.
هدف مدیریت زمان صرفاً انجام دادن کاری بنابر برنامه‌ای که تعیین کرده‌اید نیست. همچنین منظور از این نوع مدیریت به انجام رساندن ماموریتهای که رئیس، مشتری یا هر شخص دیگر در محدوده زمانی برایتان تعیین می‌کند، نیست. تنها دلیل مدیریت زمان، افزایش توانایی شما برای رسیدن به هدفهای ویژه است. از آنجا که مدیریت زمان ارزشمند است، باید پیوسته آن را در نظر داشت. راه این کار، تمرکز بر هدفهایی است که می‌جویید، نه چسبیدن به برنامه‌ها و سایر شیوه‌های رسیدن به آن هدفها.برنامه‌ریزی، زمان را ذخیره می‌کند. یک برنامه‌ریزی یک ساعته خوب، سه یا چهار ساعت وقت را ذخیره می‌کند، و نتایج بهتری حاصل می‌شود،تا زمانی که ندانید برای فردا چه اقدامی انجام خواهید داد، برای امروز نیز نمی‌توانید تصمیم‌گیری کنید. برای استفاده بهتر از زمان، برنامه‌ای موفق خواهد بود که در آن اهداف آینده مشخص شده باشد.توانایی تعیین هدفهای روشن، سپس برنامه‌ریزی برای دستیابی به آنها مهارت مهم و اساسی است که همة آنهایی که این توانایی را دارا بودند در زندگی به دستاوردهای بزرگی رسیده و در تمام عرصه‌های زندگی از آن بهر‌مند شده‌اند.
هدف‌گذاری به شما کمک می‌کند که : کوششهای خود را متمرکز کنید؛ افکارتان را پالایش دهید؛ به یاری آنها اولویتهای خود را تشخیص دهید؛ انگیزه‌تان را افزایش دهید؛ ارتباطات خود را بهتر سازید؛ دستاوردهای خود را بیشتر کنید.بهترین روشی که ما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهی کنیم و همچنین از زمان برای رسیدن به اهداف شخصی و حرفه‌ای استفاده مناسب و بهینه کنیم برنامه‌ریزی است. به عبارت دیگر برنامه‌ریزی، آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقق بخشیدن به اهداف می‌باشد.
تعیین اولویت‌ها
کلیدموفقيت مدیریت زمان، انجام فعالیتهای اولویت‌بندی شده طبق فهرست و در نظر گرفتن وضوح کامل دراولویت‌بندی و نحوه تنظیم و طراحی فعالیتها طبق طبقه‌بندی ABC است.
- وظایف A: از جمله مهمترین وظایف مدیریت هستند، آنها وظایفی هستند که بطور صحیح فقط بوسیله فرد و یا بوسیله یک سیستم قابل اجرا هستد ،این وظایف غیرقابل واگذاری هستند و بیشترین درجه اهمیت را در عملیات مدیریتی دارا هستند.
- وظایف B: فعالیتهایی هستند که از لحاظ درجه اهمیت در حد متوسط هستند و آنها را می‌توان به دیگران واگذار کرد.
- وظایف c: وظایفی هستند که در عملیات قابل انجام،دارای کمترین درجه از نظر اهمیت هستند، اما به طوری ظاهر می‌شوند که به نظر می‌رسد از جمله مهمترین و بزرگترین کارها هستند,مطالعه نامه‌های اداری، تلفن زدن، پرونده‌ها،مکاتبات و بسیاری دیگر از کارهای اداری.
تجزیه و تحلیل ABC دقیقاً به معنای این نیست که وظایف بخش A بایستی تماماً انجام بشود و وظایف بخش C می‌تواند کامل انجام نشود، بلکه تجزیه و تحلیل ABC موجب می‌گردد C تا یک توازن و ارتباط منطقی بین تمامی وظایف برقرار گردد و در نهایت نتایج دقیق و سودمندی به بار آید. این سازماندهی، ما را به داشتن یک جدول کاری سوق می‌دهد و این همان اولویت‌یندی فعالیت است. در عمل تجزیه و تحلیل ABC، فعالیتها وقتی بهترین بازدهی را دارند که :
- برای هر روز فقط یک یا دو فعالیت درجه A در نظر بگیرید .(در حدود 3 ساعت)
- دو تا سه فعالیت درجه B برای هر روز اختصاص دهید .(در حدود 1ساعت)
- زمانی برای فعالیتهای درجه C در نظر بگیرید. (در حدود 45 دقیقه)
دو عامل مهم که اولویت هر کاری را تعیین می‌کند: شامل: فوریت و اهمیت آن کار می‌باشد.(اهميت*فوريت=اولويت) کاری که از اولویت بالایی برخوردار است هم فوری است و هم مهم، کاری که از اولویت متوسط برخوردار است می‌تواند فوری باشد يا مهم. اما هرگز هر دو آنها نیست، کاری که ازاولویت کمتری برخوردار است نه مهم است نه فوری.در صورتی که کاری باید حتماً انجام پذیرد، آن هم توسط شما، اهمیت آن را طبق مقیاس زیر درجه‌بندی کنید:
- بی‌اهمیت، با انجام ندادنش مشکل مهمي روی نمی‌دهد
- مهم، اگر انجام نگیرد مشکلات جدی به وجود می‌آید
- ضروری، حتماً باید تمام شود.
برای محاسبه اولویت کارها هر دو نمره را در هم ضرب کنید. برای مثال، کاری که هم خیلی مهم است و هم خیلی ضروری نمره (9=3*3) بدست می‌آورد.درحالی که کار دیگری که گرچه مهم است اما آنقدر فوری نیست ممکن است نمره (6=2*3) بدست آورد. کاری باید انجام شود که به انجام رسیدن هر چه زودتر آن سود فراوانی به همراه داشته باشد و کاری هم از همه دیرتر باید صورت گیرد که در نتیجه تأخیر آن کمترین زيان به بار آید. یکی از بزرگترین راههای ذخیره وقت، انجام دادن امور براساس اولویت است. با انجام دادن امور براساس اولویت، هرگز کارهای مهم بر زمین نمی‌ماند و زمان در دسترس به کارهای غیرضروری اختصاص نمی‌یابد.
منبع
مصطفایی،احمد(1391)،بررسی میزان مهارت مدیریت زمان درنوجوانان وجوانان، پایان نامه کارشناسی ارشد،روانشناسی تربیتی،دانشگاه آزاداسلامی تهران
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید