انواع کاربرد های سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری و بهره وری:

یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری اطلاعات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می باشد . بررسیهای شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره ده ساله منتهی به اواخر دهه 1980 نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً90% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری 4% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی از این شرکتها حاکی از آن است که در خلال این دوره ده ساله کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 در صد به 30 الی 40 در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام شده نشان می داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات ماشین آلات بکار رفته است . در حدود 10 برابر سرمایه گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد ، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .

بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت :

اندازه گیری بهره در محیط اداری و مقايسه آن با ساخته های محیط صنعتی کار مشکلی است .
ممکن است رابطه بهره وری و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و بهره وری پایین شود .
میزان بهره وری در آغاز بررسی های فوق مشخص نشده بوده است . ممکن است کارکنان دفتری قبلاً کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روشهای انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد . در صورتی که با مکانیزه کردن امور واقعاً بهره وری افزایش یابد ، تاثیر آن بر سازمان به شرح زیر خواهد بود :
استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل
استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .
افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیری بهتر .
افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .
اثر بخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان .

نکات برجسته درباره اتوماسیون و بهسازی روشهای کار

اگر کامپیوتر نمی بود ، سخنی درباره ساختن مدلهای ریاضی، تحقق در عملیات یا علم مدیریت ، شنیده نمی شد . زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می رفت ، غیر اقتصادی از آب در می آمد . بنابراین ، اتوماسیون ارتباط بسیار نزدیکی با پیشرفتهای اخیر تئوریهای مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهای ریاضی است.

در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی ، در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می دهد که چگونه عملکرد واقعی را می توان به عملکرد مورد انتظار، مقایسه کرد ، چنین گزارشهایی به ؛ باز خور ، مرسوم اند . داشتن سیستم باز خور کارساز ، برای مدیریت مطلوب ، ضروری است . کامپیوتر با سرعت زیاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی باز خور کمک زیادی می کند .

ترموستات نیز یک مثال عالی باز خور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می سنجد و با درجه برنامه ریزی شده مقایسه می کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می فرستد و برای اصلاح لازم ، سوپاپ را باز می کند یا می بندد. مفهوم کنترل به وسیله باز خور به طور کلی و به خصوص در صنایع پردازش ، حایز اهمیت است .

خودكارسازي

جايي كه در يك سازمان مواد با دست جابجا نمي شوند، چنين حالتي خودكار ،يا اتوماسيون، ناميده مي شود. خودكار كردن دستگاهها به علت افزايش استفاده از وسايلي حساس براي تعيين و انتقال اطلاعات مربوط به وزن ، حجم ، ابعاد ، عمق شكافها ، وضعيت جاي گيري ، كشش انبساطي ، درجه حرارت ، فشار ، ميزان رواني ، يا جاري بودن، تعداد واحد ها و ويژگيهاي شيميايي گوناگون امكان پذير است.

اتوماسيون عملاً عبارتست از توليد مستمر با فرايندهاي مجزا ولي به هم پيوسته به گونه اي كه تمام اجزا در سلسله اي قرار مي گيرند كه به صورت خودكار ؛ برقي يا مكانيكي ، با هم پيوستگي كامل دارند. در مواردي كه عملكرد خودكار وجود نداشته باشد، اتوماسيون هم وجود ندارد.

كنترلي اتوماتيك عبارتست از به كار بردن وسايل حساس مكانيكلي يا الكتريكي كه عمليات ماشيني و محصول آن را در مقايسه با معيارهاي از پيش تعيين شده كنترلي مي كند . در پرداختن به مواد راديواكتيو، اتوماسيون ضروري است ، زيرا عاملي ايمني حايز اهميت است. در عمليات هواپيما و موشكها از كنترل اتوماتيك بايد استفاده شود، زيرا فضاي كار محدود است و اقدام سريع نياز دارد كه خارج از ظرفيت انسان است .

اتوماسيون و تصميمات مديريت

مشاهده شخصي يك مدير لزوماً بايد نمونه كوچكي از كلي فعاليت او را تشكيلي دهد. بنابراين ، وقتي كه وي براساس مشاهدات شخصي، اقدام اصلاحي به عمل مي آورد ، بايد به دلايل ذيل دقت كافي داشته باشد.اولاً، به سبب اينكه اقدام اصلاحي ممكن است لازم نباشد، ثانياً وقتي كه لازم هم باشد، ممكن است نتواند دست به اقدام اصلاحي بزند، زيرا هنگام مشاهده ممكن است واقعه اي رخ نداده باشد. اين جاست كه اتوماسيون مي تواند فوق العاده سودمند واقع شود. اتوماسيون به مدير، يك تصوير كلي خوب ارائه مي دهد و بنابراين او را در تصميم گيري ياري مي كند ؛ در مقايسه با وقتي كه بر مبناي مشاهده شخصي تصميم مي گيرد.روند كنوني اين است كه فعاليت هاي ثانوي توليد مانند جمع آوري قراضه ها و دم قيچي ها، بازرسي ، شمارش، روغن كاري و قسمتهائي از فعاليت هاي مربوط به كنترل ابزار، مكانيزه شود. همچنين، مكانيزه كردن تا حدود زياد در فعاليتهايي نظير طراحي مهندسي، كنترلي موجودي ، استفاده از ماشينهاي پنجاه ساله در بارگيري سيستمهاي دريافت سفارش و آزمايش به كار برده مي شود.

منبع

مرادی،مجتبی(1392)، تاثیر اتوماسیون اداری بر بهبود تصمیم گیری مدیران،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید