ارتباطات سازماني

ارتباط: ارتباط فرآيندي است كه طي آن افكار، عقايـد و احساسات يك فرد به فرد ديگر منتقل مي شود ارتباط فرآيندي است آگاهانه يا ناآگاهانه، خواسته يا ناخواسته كه از طريق آن احساسات و نظرات به شكل پيامهاي كلامي و غير كلامي بيان، ارســال، دريافت و ادراك مي شوند. بنا به تعريفي ديگر ارتباط فرآيند انتقال پيام از فرستنده به گيرنده به شرط اين كه ذهنيات مورد نظر فرستنده به گيرنده پيام انتقال يابد و بالعكس مي باشد.

ارتباطات سازماني/کارمندي به تعاملات و ارتباطات في مابين کارمندان يا اعضاي يک سازمان گفته مي شود. ما از اصطلاح ارتباطات داخلي و ارتباطات سازماني به يک معني استفاده ميکنيم.ارتباطات داخلي همچنين روابط داخلي و روابط عمومي داخلي نيز ناميده مي شود.ارتباطات يکي از فعاليتهاي غالب ومهم در سازمان است اساسا روابط خارج از ارتباطات رشد کرده و عملکرد و بقاء سازمانها بر روابط موثر ميان افراد و گروهها بنا شده است.همچنين قابليتهاي سازماني از طريق “فرايندهاي بشدت ارتباطي و اجتماعي” توسعه يافته و مصوب شده اند.. بعلاوه ارتباطات به افراد و گروهها کمک مي کند جهت رسيدن به اهداف ، فعاليتهايشان را هماهنگ کنند که اين امر در فرايند هاي اجتماعي کردن ، حل مسئله و مديريت تغيير امري حياتي است.

ارتباطات به کارکنان تمامي سطوح در سازمان اجازه ميدهد که با يکديگر تعامل داشته، به اهداف مطلوب نائل شده، حمايت شوند و از ساختار رسمي سازمان بهره گيرند. در سطح سازماني نيز ارتباطات باعث ايجاد انسجام و پيوند بين اجزاي مختلف سازمان شده و سازمان را در توانمندسازي و پيشبرد مأموريتها و در نهايت بهبود عملکرد سازماني و دستيابي به سطح مطلوبي از آن ياري مينمايد .

برقراري ارتباط اولين کار شخص سازمان دهنده و کار مستمر مدير مي باشد. دنياي بدون ارتباطات و اطلاعات ، دنياي ترس آور و حزن انگيز است. انسان وفتي نداند که در اطراف او چه مي گذرد و احتمالا چه اتفاقاتي در شرف تکوين است به همه چيز بدبين شده و اعتماد به نفس خود را از دست مي دهد. در بسياري از مواقع ، از ارتباط بعنوان وسيله اي براي آرامش رواني و تخليه الام و درد هاي انساني استفاده مي شود. پس ارتباط بعنوان اساسي ترين کارکرد مديريتي ، اهداف گوناگوني دارد که در همه جنبه هاي فردي ، گروهي ،سازماني و اجتماعي قابل مشاهده است. ارتباطات در سازمان نشان دهنده يک سيستم پيچيده از جريان اطلاعات ، سفارشات و آرزوها و ارجاعات دو سيستم تا حدودي مکمل هم با استفاده از شبکه ارتباطي رسمي و غير رسمي است . براي هريک از افراد در يک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ يکي مفهوم سازمان که حياتي ترين امر در پروسه شغلي هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که يک المان منحصر به فرد براي فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظيفه فرد براي ارتقاء و پيشرفت سازمان است.

در تقسيم بندي ديگر براي ارتباط، ارتباطات به دو دسته يك جانبه و دو جانبه تقسيم مي‌شوند:

ارتباطات يك جانبه :هر گاه عكس العمل گيرنده پيام نسبت به پيام ابراز نشود، آن ارتباط را يك جانبه گويند. يعني در اين نوع ارتباط، بازخورد پيام وجود ندارد.
ارتباطات دوجانبه :چنانچه محيط به گونه‌اي باشد كه گيرنده عكس العمل ها و نظرات خود را درباره محتواي پيام به اطلاع فرستنده پيام برساند و عملا چنين كند، به اين ارتباط، ارتباط دوجانبه مي‌گويند.

ضرورت برقراري ارتباط در مديريت

هنري مينتزبرگ عامل ارتباطات را به عنوان يكي از مهم ترين عوامل در ايفاي نقش مديران بيان مي‌كند. با استقرار كانال ارتباطي صحيح بين مدير و كاركنان پنج هدف زير تحقق مي‌يابد:

رهنمودهاي مشخصي براي انجام موفقيت آميز وظايف به كاركنان ارائه مي شود.
کاركنان از عمليات و رويه هاي سازمان مطلع مي شوند.
به كاركنان آموزش داده مي شود كه چرا شغل آنها در مجموعه سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است.
كاركنان در مورد عملكرد و اينكه كارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پيشرفت حاصل كنند بازخود لازم را به دست مي‌آورند.
اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهاي سازماني در اختيار كاركنان قرار مي‌گيرد.
از آنچه گذشت چنين استنباط مي شود كه تمامي وظايفي كه مدير انجام مي‌دهد به ارتباطات موثر بستگي دارد.

ارتباطات نه تنها وظيفه مدير را تسهيل مي‌كند، بلكه وسيله اي است كه سازمان را با محيط خارج مرتبط مي‌سازد. به عبارت ديگر بايد گفت كه از طريق ارتباطات، هر سازماني به صورت يك سيستم باز در مي‌آيد و با محيط خارج ارتباط برقرار مي‌كند. ارتباطات را به عنوان خوني به حساب مي‌آورند كه در رگ حيات سازمان جريان دارد و نبودن اطلاعات باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد. خلاصه اين كه بدون ارتباطات موثر انجام وظايف سازمان و ادامه حيات آن امكان پذير نخواهد بود.

ارتباط هميشه به خودي خود هدف نيست ولي به عنوان مهمترين ابزار مديريت در همه اقدامات مديريت دخالت دارد و باز خورد حاصل از ارتباط سازماني به مديريت سازمان کمک ميکند که نقش صحيح مديريت را در سازمان به اجرا درآورد. بنابراين هدف از اين پژوهش کمک به مديريت سازمان بمنظور ايجاد ارتباطات مفيد و اثربخش در سازمان و آگاهي از عناصر موثر بر بهبود آن بمنظور ايجاد همدلي در سازمان و رفع تنش و عوامل ايجاد تعارض در سازمان ميباشد.

مجاري ارتباطي: انسان ها به واسطه ي مجاري ارتباطي ، مي توانند ميان خود ارتباط برقرار نمايند. مجاري ارتباطي بين افراد در سازمان به سه بخش عمده ي چهره به چهره ،‌كتبي و الكترونيكي طبقه بندي شده اند.
سبك هاي ارتباطي : كه ناظر بر نوع رفتار افراد با يكديگر است و به دو دسته ي رسمي و غير رسمي تقسم مي شوند.
مسيرهاي ارتباطي : كه شامل ارتباطات عمودي، افقي و مورب ميان افراد سازمان بوده و ناظر بر مسيرهاي ارتباطي است .
محتواي ارتباطي : محتواي پيام ها و ارتباطات به سه دسته ي وظيفه اي ، اجتماعي و ابتكاري تقسيم مي شوند.

ارتباطات و انگيزش

طبق تعريف انگيزش توسط مولفه هاي تئوري انتظار اشاره شده است که قدرت انگيزه فرد براي کار کردن موثر تحت تاثير ادارک فرد است يعني درک تبديل تلاش به عملکرد ، عملکردي که منجر به نتايج خاص(پاداش) مي شود و پاداشي که براي فرد جذابيت دارد. رابينز ارتباطات و انگيزش را بهم مرتبط دانسته و اظهار مي دارد که :”ارتباطات انگيزش را پرورش مي دهد ، توسط روشن کردن کارمندان که چه کار کنند ، چطور انجام دهند ، و اگر عملکرد پايين بود چکار ميتوانند براي بهبود عملکرد انجام دهند.” او همچنين اضافه ميکند که ” شکل گيري اهداف خاص ، بازخورد در پيشرفت بسوي اهداف ، و تقويت رفتار مطلوب همگي تحريک کننده انگيزش و نيازمند وجود ارتباطات هستند”. نکته مهم اينست که رابينزاظهار ميدهد ارتباطات توسط انتقال اطلاعات در جهت درک بهتر پيوندهاي رضايت بخش تلاش-عملکرد ، عملکرد –پاداش و پاداش-اهداف نقش حياتي در انگيزش دارد.

منبع

پاشاپور، حبيب(1394)، تاثير نتايج بازخورد عملکرد بر انگيزش، پايان نامه کارشناسي ارشد، مديريت، دانشگاه پیام نور

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید