اتوماسیون اداری در سیستم‌های سازمانی

یافتن تعریفی مشخص سیستم‌های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه تعریف آنها منحصربه تعیین دیدگاههای کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم‌های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی شماری است . در اینجا به برخی از آنها اشاره می‌کنیم . اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم‌های الکترونیک رسمی‌و غیر رسمی‌بوده که به بر قراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می‌شود .کلمه اصلی که انوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می‌سازد و ارتباطات  اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی  سیستم‌های اطلاعات اداری (OIS=PFFICE  INFORMATION  SYSTEM  ) از امور اداری از طریق فناوری اطلاعاتی حمایت می‌کند . سیستم‌های اطلاعات مدرن از جمله اجزا سیستم اطلاعاتی مدیریت ( MIS ) است که ابزار هایی را برای ارتباطات و هماهنگی ما بین کارگران دانشی به وسیله ایجاد مدیریت اثر بخش اسناد و پیامها و جلسات الکترونیک فراهم می‌کند .

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها ، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن مربوط ، به لزوم سرعت و دقت و صحت در کار آنها است . به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است  که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است و اتوماسیون اداری موجب می‌گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت در اختیار مدیران قرار گیرد . به طور کلی ، مزایای کاربرد سیستم‌های اتوماسیون  اداری به دو دسته مزایای مستقیم و غیر مستقیم تقسیم می‌شود :

مزایای مستقیم

 صرفه جویی در وقت یا نیروی کار که قابل اندازه گیری بوده و باعث :

• کنترل بهتر بر کار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار ؛
• تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می‌گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می‌شود ؛
• فعالیتهای غیر مولد مانند بایگانی ، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می‌شود ؛

مزایای غیر مستقیم

این مزایا غیر کمی‌هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلند مدت سازمان را غنی سازند ،

• وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی ، چاپ و امور مشابه دیگر ؛
• نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .
• به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام کار‌های خاص ، رضایت شغلی آنها افزایش می‌یابد ؛
• به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع ، ضرایت مشتریان بیشتر می‌شود ؛
• رقابت بیشتر سازمانها از طریق استفاده از منابع اطلاعاتی و قابلیت برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها .

 معایب سیستم اتوماسیون اداری :

اما کاربرد سیستم‌های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :  از ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کار ها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها ، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها ، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم ، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه ، نپذیرفتن سیستم‌های مکانیزه توسط مدیران یا کارکنان ، کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب . انواع کاربرد ها یا زیر سیستم‌های اتوماسیون اداری ، از دیدگاههای متعددی به انواع کاربرد‌های اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنها می‌پردازیم. در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از :

• در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها : واژه پردازها ، ماشینهای کپی هوشمند ، سند خوانها ، سیستم‌های صوتی دیجیتالی ، حروف چینی نوری .
• در زمینه ذخیره سازی اطلاعات : کشور‌های بایگانی الکترونیک ، زیر نگاشته ها ( میکرو گراف )
• در زمینه ارتباطات : سیستم تلفن رایانه ، پست الکترونیک ، ارسال فاکس ، کنفرانس از راه دور.

 از دیدگاه دیگر عناصر اصلی سیستم‌های مکانیزه اداری

ارگونومی‌در مکانیزاسسیون اداری

پیشرفت فناوری در قرن گذشته و بویژه از جنگ جهانی دوم به بعد در رشد اقتصادی و پیشرفت اجتماعی جهان صنعتی اثر چشمگیر داشته است . بی تردید پیشرفت فناوری علاوه بر ارتقای سطح زندگی بشر در کاهش شدید بسیاری از منابع حوادث ، آسیبها و تنشهای کاری ، نقش برجسته ای داشته است . با این حال ، فناوری پیشرفته به همراه خود منابع جدیدی از آسیب و تنش ناشی از کار آورده است و بایستی در نظر داشته باشیم که ما به شرطی  می‌توانیم  عملکرد را بهینه کرده و به بهره وری بیشتر و تامین بهداشت و سلامت کارکنان برسیم که اصول ارگونومی‌را در طراحی ، عرصه و استفاده از فناوری منظور کنیم .

 اصطلاح ارگونومی، مطالعه عواملی را شامل می‌شود که راحتی ، ارضا ء و کارایی افرادی را که با سیستم‌ها و وسایل تولید ، کار می‌نمایند ، تشریح می‌کند . وقتی کارکنان در وضعیتی تحت فشار قرار گیرند و برای مدت مدیدی به صفحه  مانیتور نگاه کنند ، اغلب آنها دچار سردرد ، کمر درد و چشم درد و … می‌شوند با در نظر گرفتن بسیاری از مسائل ایمنی و بهداشتی در سخت و تولید و عرضه وسایل اتوماسیون اداری در واقع ما در نظر گرفته ایم که کارکنان دفتری قسمت مهمی‌از داراییهای سازمان هستند و اگر خسته و تحت تاثیر باشند ، نمی‌توانند به بهترین وجه کار کرده و کارایی سیستم و فراهم ساختن اطلاعات لازم جهت پشتیبانی مدیران با مشکل مواجه می‌شود .

از طرف دیگر ، می‌توان اتوماسیون اداری فراتر از اضافه کردن سیستم‌های نرم افزاری جدید است و بایستی مسائل مربوط به تغییر و مقاومت در برابر تغییر را هم مد نظر داشت ، یک تحقیق پیمایشی انجام شده در سوئد نشان داده است که هر تغییر روانی – اجتماعی در محیط کاری ، موجب واکنشهای فیزیولوژیکو روانی انسان می‌شود که فرد را برای مبارزه یا فرار تحریک می‌کند و در واقع فرد با مکانیزاسیون که نوعی تغییر محسوب می‌شود مقاومت می‌کند . و مدیران و سایر طراحان و مسئولان ذیربط باستی با کاربرد تکنیک‌های غلبه بر مقاومت که مهمترین آنها مشارکت  و آموزش کاربران است ، بر این مقاومت غلبه کرده و یا میزان آن را کاهش دهند .

بکار گیری تکنولوژی در اتوماسیون اداری

در تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی موضوعی به نام جریان کار خودکار  وجود دارد که  افراد می‌توانند با استفاده از این نرم افزار اسناد و مدارک ( مثل فاکتور خرید و فروش، چک یا سفارش مشتری )رد و بدل نمایند و آنها را جهت اقدام و پردازش به محل ها مربوطه بفرستند . برای مثال ، می‌توان با استفاده از کامپیوتر یک سند هزینه تهیه کرد که مدیر مربوطه می‌تواند آن را کنترل کند و از طریق پست الکترونیکی به اطلاعات کارکنان ذیربط برساند . با استفاده از این سیستم می‌تواند بدون دخالت دست  انسان تمام امور را انجام داد . شرکت‌های کوچک هم می‌توانند با استفاده از این سیستم کار‌های خود را انجام دهند .

چنین پرسشی برای مدیریت سازمان ها مطرح است . « چگونه می‌توان از این توان بسیار بالای محاسباتی استفاده کرد ؟ » همانند مورد بالا ، تکنولوژی اطلاعاتی پیشرفته می‌تواند به گونه ای عمل کند که محیط خارجی سازمان و اطلاعات مربوط به آن بر روی یک صفحه ، در جلوی چشمان مدیریت عالی اجرایی نقش ببندد. حال این پرسش مطرح است که آیا مدیریت سازمان باید از این توان قدرت بالا برای هر چه بیشتر متمرکز نمودن امور یا اعمال کنترل شدید تر بر سازمان استفاده کند ، یا اینکه باید به اعضای  سازمان اطلاعات لازم را بدهد که با استقلال بیشتری کار کنند ؟ تکنولوژی پیشرفته اطلاعاتی می‌تواند همه نوع اطلاعات  درباره مشتریان ، بازار ، نوع خدمات و کارایی واحد یا سازمان به کارکنان بدهد و بعضی از سازمان ها در جهت تشدید سلسله مراتب اداری ، متمرکز نمودن فرایند تصمیم گیری و یکنواخت کردن کارها ، از این تکنولوژی جدید  استفاده می‌کنند . ولی در بیشتر موارد سازمان ها تکنولوژی مزبور را در جهت غیر متمرکز نمودن سازمان به کار می‌برد . و اثرات آن در فرایند‌های مدیریت و طراحی سازمان ها قابل مشاهده است .

سیستم‌های جامع اتوماسیون اداری ، به نقشی حساس در ادارات مدرن دست یافته اند . واژه پردازها جای ماشین‌های تحریر را گرفته اند و کاربرگهای الکترونیکی ، دفاتر کل را بی استفاده کرده اند .برنامه‌های پایگاه اطلاعاتی اوراق حجیم اطلاعات کاغذی را حذف کرده و برنامه‌های نگهداری  اطلاعات شخصی ، جایگزین پرونده‌های حجیم و کاغذی و اطلاعات کارکنان شده اند

مجموعه نرم فزار‌های اتوماسیون

 یک مجموعه کار آمد از نرم افزار‌های اتوماسیون اداری در قالب یک نرم افزار جامع می‌تواند مشتمل بر نرم افزار‌های ذیل باشد :

• واژه پردازها
• برنامه‌های صفحه گسترده
• برنامه‌های پایگاه اطلاعاتی
• برنامه‌های انتشار دسکتاپ
• برنامه‌های مدیریت پروژه
• برنامه‌های ارائه علمی‌در قالب اسلاید
• برنامه‌های مدیریت فایلهای کامپیوتری
• برنامه‌های مرتبط با پست الکترونیکی
• جستجو گرهای وب
• برنامه‌های انتشار دهنده اینترنتی
• برنامه‌های مدیریت پرونده‌های شخصی
• برنامه‌های مدیریت سیستم مالی
• برنامه‌های نگهداری طلاعات پرسنلی

دستیابی به تعریفی بنیادین ؛ اتوماسیون چیست ؟

اتوماسیون عبارت است از : « تکنولوژی که با دو ابزار اساسی در ارتباط است : 1- مکاترونیک 2- کامپیوتر  و در تولید محصولات و یا ارائه خدمات بکار گرفته  می‌شود . » اتوماسیون بطور موسع به دو دسته اساسی تقسیم می‌شود :

اتوماسیون کارخانه ای

اتوماسیون خدمات  از جهت ماهیت نیز اتوماسیون به سه دسته اصلی تقسیم مي شود : اتوماسیون ثابت، توماسیون برنامه پذیر و اتوماسیون منعطف

اتوماسیون ثابت متشکل از دسته ای از ابزار‌های خود کار سازی محیط کاری در جهت اهداف مشخص و با یک طراحی مهندسی از پیش سفارش شده است . این نوع از اتوماسیون سخت نیز نامیده می‌شود ، در ارتباطی تنگاتنگ با تلاش برای یجاد « کارایی حداکثر » قرار داشته و از انعطاف آنچنانی در مقابل تغییرات اساسی در مجموعه کاری بر خوردار نیست . اتوماسیون ثابت یا سخت تنها زمانی قابل کاربرد اصولی است که طراحی مجموعه کاری از ثبات بر خوردار بوده و محصولات و خدمات مجموعه نیز دارای چرخه عمر طولانی تری باشند .

اتوماسیون برنامه پذیر : حاوی یک برنامه قابل کنترل به عنوان برنامه پشتیبان نهایی در مجموعه است که در آن قابلیت سازگاری مجدد با پاره ای از تغییرات از پیش دسته بندی شده وجود درد . در این نوع از اتوماسیون الگو‌های معینی برای تغییرات متناسب با محیط وجود دارد که از آنها درطراحی برنامه کنترلی مزبور استفاده میشود .

اتوماسیون منعطف : حاصل ایجاد حداکثر تغییر در فناوری برای ایجاد بیشترین کارایی در ارائه محصول و خدمات است در کمترین زمان ممکن در یک سیستم اتوماسیون منعطف ، اجزاء بسیاری در سیستم فعلی تغییر می‌یابند  تا امکان ارائه محصول مطلوب فراهم شود . به همین ترتیب در انوماسیون منعطف  امکان زمانبدی منعطف تر برنامه‌های تولید و ارائه خدمات ، به تنسب برنامه ریزیهای رقابتی برای شرکتهای بزرگ در بازار متحول امروز دارند ، آنها قادرند بیشترین میزان ادغام فعالیتهای هماهنگ را برای ایجاد حداکثر سازگاری با شرایط موجود صورت دهند .

اتوماسیون غیر کار آمد مسلماً اتوماسیون ساده فرایند‌های غیر کارای فعلی ، بسیار بسیار نا کار آمد خواهد بود . چنین عملی  ناقض اهمیت بالای بکر گیری تکنولوژی در ایجاد کارایی بیشتر و نیز بدست آوردن منافع بیشتر سازمانی خواهد بود . فرایند‌های مورد تجدید نظر قرار گرفته ، باید سر آغازی برای باز  تعریف رفتارها و ارزشها در مجموعه دولتی و نیز اهداف و معیار‌های ارزیابی آن باشند .

اداره مجازی ( Virtual   office ): گفتیم که امروزه MIS  از مفهوم اولیه خود گسترش پیدا کرده کلاً به صورت کاربرد رایانه در زمینه تجارت و موسسات در آمد است . اولین پدیده ای که ورود این نگرش به موسسه در بر خواهد داشت اتوماسیون خواهد بود که در نهایت منجر به دفتر مجازی می‌شود . اولین اتوماسیون اداری( Office ) در فعالیتهای دفتری و منشی گری بکار برده  می‌شد . بعد ها نیاز‌های ارتباطی  مدیران و دیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد . در سالهای اخیر ، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای از راه دور گسترش یافته است که پیوند در این نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می‌گیرد . موقعیتها ی از راه دور که شامل خانه ، اتاقهای متصل ، خودرو ها و هر مکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند ، اداره  مجازی نامیده می‌شود ، اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات و تجهیزات یک شبکه رسمی‌ارتباطی ، کاهش توقف کاری و یک نوع کمک اجتماعی را دارد . البته در برابر این مزایا اشکالاتی هم در بر دارد . اشکالات عمدتاً شامل کارکنان می‌شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعمق به شرکت ، ترس از دست رفتن شغل ، وجدان کاری کمتر ، و تنش خانوادگی خواهند داشت .

که البته شرکتها می‌توانند حلقه ارتباط خود را با کارکنان ازطریق تماسهای تلفنی مدوم ، بکار بردن کنفرانس‌های تلفنی ، ملاقات‌های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات را کاهش دهند . هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن را بکار   می‌برد . افزایش بهره وری می‌باشد . اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسناد چاپی مانند نامه ها ، یاد داشتها و گزارشها  بود . نامه الکترونیکی و نامه صوتی ، راهکار هایی بودند که ارتباط تلفنی را به چالش طلبیدند . در هر دو مورد فوق ، جعبه پستی کاربران در حافظه رایانه قرار دارد . تقویم الکترونیکی شخص را در شرکت برای دسترسی به تقویتهای ملاقات دیگران برای ملاقات و جلسه با آنان یاری می‌کند . کنفرانس  از راه دور از دیگر امکانات اداره مجازی  می‌باشد .

سه نوع  کنفرانس از راه دور وجود دارند : کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند . کنفرانس رایانه ای مشابه نامه الکترونیکی می‌باشد به جز اینکه  شرکت کنندگان و موضوعات آنها خیلی محدود تر هستند. فاکس یک دستگاه یک برنامه با ارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجود آمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می‌کند . ویدئوتکست . مواد متنی و گرافیکی را از طریق حافظه رایانه قابل دسترس میسازد . سیستم‌های تصویری مدرن بر محدودیتهای کاغذ و ذخیره میکروفرم، با به کار بردن OCR و فن آوریهای دیسک فشرده غلبه کرده است . نشر رومیزی برنامه کاربردی  در اتوماسیون ادارات می‌باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه ای  و تخصصی را دارد . اتوماسیون اداری می‌تواند با ارائه پیوند‌های ارتباطی به حل مشکل کمک نماید . ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر بر اساس خصوصیات سازمان ، سلیقه‌های شخصی و منابع دسترسی شکل می‌گیرد . بعضی برنامه‌های کاربردی اتوماسیون اداری ، جایگزین هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند در حالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی را ارائه می‌دهند.

سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری

برای ارائه راه حلهای موثر بمنظور پردازش شخصی و سازمانی داده ها ، انجام محاسبات و تهیه اسناد و مدارک سازمانی

• کاربران سیستم : هر کس که داده‌های شخصی را نگهداری  می‌کند ، اسناد را تهیه می‌کند و یا  محاسبه انجام می‌دهد .
• اثر روی ارتباطات : از طریق ابزار ایجاد اسناد و مدارک ، از قبیل واژه پردازها و نرم افزار‌های نمایش اسلاید مانند  پاورپوینت .
• اثر روی تصمیم گیری : ازطریق کاربریهای الکترونیکی مانند اکسل  و دیگر نرم افزار ها ی تجزیه و تحلیل اطلاعات .

نمونه کاربرد‌های سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )

مثالهای فروش :کار برگهای الکترونیکی برای تجزیه تحلیل قیمتهای مختلف ، واژه پردازها برای تهیه اسناد مناقصه و قرار داد‌های فروش.

مثالهای تولید : کاربرگهای الکترونیکی برای تجزیه تجلیل یک برنامه تولید ، واژه پردازها برای نوشتن راهنما و توضیحات کاربا دستگاهها یا نگهداری آنها .

 مثالهای مالی : کاربرگهای الکترونیکی برای مقایسه چندین منبع وام و تسهیلات پولی ، واژه پردازها برای نوشتن توضیحات و روالهای مالی جدید .

سیستمهای اطلاعاتی ارتباطات الکترونیکی ( ECS )

مثالهای فروش : فاکس و پست الکترونیکی برای تماس مشتری ، کنفرانسهای ویدئویی برای ارائه اقلام جدید فروش و توضیحات و ترغیب بازار ، سستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تمام مراحل  فروش انجام شده است ، هماهنگ کردن تمام مراحل کار در فرایند‌های پیچیده فروش .

مثالهای تولید : پست الکترونیکی برای ارتباط و توضیحات رفع مشکلات کار با دستگاههای  جدید ، کنفرانس‌های ویدئوئی برای هماهنگی تولید با برنامه‌های فروش ،سیستم مدیریت جریان کار برای ایجاد اطمینان از اینکه تغییرات تولید پس از تصویب و مجوز‌های لازم بوده است .

مثالهای مالی : پست الکترونیکی و فکس برای ارتباط با بانک درباره وام و تسهیلات مالی ، کنفرانسهای ویدئویی برای تشریح اثرات مالی روی سرمایه گذاریها ، تبادل آخرین وضعیت و اطلاعات در ارتباط با دعاوی  حقوقی .

سیستمهای اطلاعاتی عملیاتی  ( TPS )

مثالهای فروش : استفاده  از پی . او. اس برای انتقال طلاعات فروش ، نگهداری  اطلاعات تماس مشتری در جریان سیکل فروش.

مثالهای تولید : ردیابی حرکت کار‌های در جریان ساخت در یک کارخانه ، ردیابی دریافت مواد از تامین کننده ها .

مثالهای مالی : پردازش پرداختها ازطریق کارتهای اعتباری پرداخت سود سهامداران .

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ( MIS )

مثالهای فروش : گزارش هفتگی فروش بر اساس مناطق فروش ، مقایسه پیش بینی فروش و فروش واقعی ، تفکیک اقلام و مناطق فروش ، دسترسی دلخواه به داده‌های فروش به تفکیک محصول و مناطق فروش .

مثالهای تولید : گزارش هفتگی تولید بر اساس محصول و عملیات تولید ، تعیین خرید‌های برنامه ریزی شده بر اساس برنامه تولید ، دسترسی دلخواه به اطلاعات تولید به تفکیک محصول و عملیات تولید .

مثالهای مالی : گزارش صورتحسابها و دریافتها ، برنامه‌های مالی ماهیانه ، دسترسی به اطلاعات برنامه‌های مالی سازمان بر اساس جزئیات دلخواه.

سیستمهای مطالعاتی کمک به تصمیم گیری ( DSS )

مثالهای فروش : مدلسازی برای بررسی راه حلهای جدید فروش ، مدلسازی دده‌های بازار یابی برای تجزیه تحلیل فروش

 مثالهای تولید : مدلسازی برای تعیین الویت عملیاتی یا تعمیراتی دستگاهها بر اساس شرایط جاری ، مدلسازی داده‌های تولید برای تجزیه تحلیل نتایج تولید .

 مثالهای  مالی : تجزیه و تحلیل رفتار مشتریها در مقابل اطلاعیه بدهی و صورتحسابها ، بانک اطلاعاتی سهام و مدلسازی برای تصمیم به خرید یا فروش سهام.

سیستمهای اطلاعاتی جامع و یکپارچه (ES )

مثالهای فروش : کمک به برنامه فروش برای اطمینان از وجود ظرفیت کافی برای پشتیبانی از برنامه‌های فروش .

مثالهای تولید : کمک به مدیران برای برنامه ریزی تعمیرات بر اساس کمترین توقف فروش .

مثالهای مالی : کمک به حوزه مالی برای رد یابی هزینه‌های تولید و مشاهده آثار سفارشات خرید .

سیستمهای اطلاعاتی اتوماسیون اداری ( OAS )

سیستمهای اتوماسیون اداری یا او . ای . اس پردازش اطلاعات روزانه مرتبط با فعالیتهای و وظائف اداری و زیر ساختهای سازمانی را بر عهده دارند . در این سیستمها از ابزار ها و نرم افزار‌های عمومی‌مختلف از جمله واژه پرداز ها مانند MSWord ، کاربرگهای الکترونیکی مانند MSExcel ,  Quattropropro  نمایش اسلاید ها مانند powerPoint و بانکهای اطلاعاتی شخصی مانند MSAccess  استفاده می‌شود . از امکانات دیگری از قبیل پست الکترونیکی ، فاکس و امثال آنها در سیستمهای اتوماسیون اداری برای بر قراری ارتباطات و انجام امکانات و ارسال پیامها هم استفاده می‌شود این ابزار ها در سیستم ارتباطات الکترونیکی دسته بندی شده اند  و در سیستمهای اتوماسیون اداری به آنها پرداخته نمی‌شود .

شاید رایج ترین سیستمهای اطلاعاتی ، همین سیستمهای اتوماسیون اداری باشند که در اکثر سازمانها از آنها  استفاده    می‌شود . اما نکته مهم در این موضوع عدم سازگاری بسیاری از نرم افزار‌های مشابه در برخی از سازمانهاست . یکی از وظایف مهم توسعه فن آوری اطلاعات در سازمانها ، استاندارد سازی فرمتهای کاری و سازگاری برخی از ابزار‌های سیستمهای اتوماسیون  اداری مطابق محیط ارتباطی داخل و خارج سازمانهاست .

برخی سازمانها از نرم افزار‌های ویژه اتوماسیون اداری به طور یکپارچه و هوشمند استفاده می‌کنند تا وظایف گردش و تولید اسناد و مکاتبات  و تصمیم گیریها به اضافه عملیات دبیرخانه نیز به طور سیستماتیک و اتومات انجام گیرد . برخی دیگر از سازمانها به طور  پراکنده و اغلب بدون ارتباط شبکه ای و غیر سیستماتیک از ابزار‌های مستقل سیستمهای اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند . شرکت نرم افزاری مایکروسافت ، یک مجموعه سازگار و عالی از این نوع نرم افزار ها را به نام مجموعه Office تولید و مدام کارایی آنها را توسعه می‌دهد . با توجه به امکانات  نصب شبکه ای مجموعه Office به راحتی می‌توان بسیاری از خدمات  اتوماسیون اداری را در انها طراحی و پشتیبانی نمود .

درنگاه  عامه ، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر با این مفهوم می‌دانند، اتوماسیون اداری . کاربرد فناوری رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آنهاست . استفاده از رایانه جهت تهیه اسناد ، نگهداری و باز یافت آنها و نیز ارسال داده به بخشهای مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است . ایده دفاتر بدون کاغذ و نتایج مفید حاصل از آن تنها ازطریق به کار گیری سیستمهای اتوماسیون اداری تحقق می‌یابد .

با پیدایش سیستمهای پست الکترونیکی ، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال می‌کنند. در ضمن از آنجایی که کارکنان اداری می‌توانند از فایلهای مشترک استفاده کنند ، تابلو‌های اعلانات الکترونیکی نیز ایجاد شده است . این فایلها پست الکترونیکی هستند که مردم می‌توانند پیامهای عمومی‌خود را بر روی آنها قرار دهند . این امکانات بسیار جالب توجه هستند ، به طوری که با پیشرفت فناوری می‌توان نمودار هایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد . به علاوه با پیدایش هزینه مکاتبات  کاهش یافته ، به طوری که مدرک حاوی متن ، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان می‌توان ازطریق خطوط تلفن انتقال داد . به موازات این پیشرفتها فناوری رایانه ی ، سیستمهای صوتی اداری را نیز ارتقاء بخشیده است . تلفنهای اداری به سیستمهای اختصاصی مبادله خیلی پیچده مرتبط می‌شوند .

سیستمهای نوشتار گروهی نیز تهیه شده است . این سیستمها به کارکنان کمک می‌کنند تا بتوانند به صورت كارآموزی و گروهی با یکدیگر کار کنند. ، هدف از تهیه سیستمهای نوشتار گروهی آن است که کار  افراد به تلاشهای گروهی منجر شود و هم این که بتوان به بخشی از کار دیگران که تهیه شده است ، دسترسی داشت . کاربرد سیستمهای ویدئویی نیز رو به گسترش است . سازمان‌های بزرگ از قابلیت کنفراس ویدئویی استفاده می‌کنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط بر قرار کنند . در ابتدای  کار ،  از این قابلیتها  برای ارتباط چند مدیر در دو سه محل استفاده می‌شد . اما اخیراً از این سیستمها برای  ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده می‌شود .

اتوماسیون اداری ( Office Automation ) : مکانیزمی‌است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق  اعمال مدیریت اثر بخش و کاربر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات  در سطح سازمان ، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درون سازمانی .

سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است . این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می‌کند . پردازشگر‌های متن ، پست الکترونیک ، ارسال صدا ، ارسال فاکس ، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی که می‌تواند در این مجموعه  به کار رود . سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می‌شود  که با سیستم دبیر خانه ، سیستم‌های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است . بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم‌های نرم افزار‌های سازماندهی مي شود .

باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می‌توان تمامی‌عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار‌های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد . می‌توان با استفاده  از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم‌های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند . به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی ” تایید‌های ” مورد نیاز هر فرم تعریف می‌شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر  فرایند تکمیل  می‌شود . بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می‌گردد . ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم‌های یکپارچه که در ان کلیه فرایند‌های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می‌توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .

جدول انواع کاربرد‌های سیستم اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری و بهره وری :یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری طلاعات در محیط اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می‌کنند . بررسیهایی که در نیمه دهه 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی می‌باشد . بررسیهای شرکتهای آمریکایی در خلال یک دوره دهساله  منتهی به واخر دهه 1980 نشان داد که بهره وری در صنعت تقریباً90% رشد داشته است . در حالی که در امور دفتری 4% افزایش وجود داشته است . گزارشات دریافتی  از این شزکتها حاکی از آن است که در خلال این دروه  ده ساله کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 در صد به 30 الی 40 در صد کل بودجه افزایش یافته است . یکی از نتایج این مطالعه آن بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استفاده در این بخش نسبت به سایر بخشها ، دارای کارایی کمتری بوده است . بر آورد انجام  شده نشان می‌داد که سرمایه گذاری در محیط کارخانه که برای کنترل رایانه ی تجهیزات  ماشین آلات بکار رفته است . در حدود 10 برابر سرمایه  گذاری در بخش اداری بوده است . نتیجه بدیهی این بود که سرمایه گذاری بیشتر در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد .بنا به دلایل زیر باید نتیجه گیری فوق را پذیرفت :

• اندازه گیری بهره در محیط اداری و مقايسه آن با ساخته‌های محیط صنعتی کار مشکلی است .
• ممکن است رابطه بهره وری و هزینه سرمایه ای هماهنگ نباشد عدم توجه به تاثیر عاملی انسانی در محیط اداری و استفاده از فناوری جدید ممکن است منجر به آشفتگی امور و بهره وری پایین شود .
• میزان بهره وری در آغاز بررسی‌های فوق مشخص نشده بوده است . ممکن است کارکنان دفتری قبلاً کارایی بیشتری داشته اند و لذا با تغییر روشهای انجام کار ، پیشرفت چندانی حاصل نشده باشد . در صورتی که با مکانیزه کردن  امور  واقعاً بهره وری افزایش یابد ، تاثیر آن بر سازمان به شرح زیر خواهد بود:
• استفاده بهتر از نیرو کار توام با کاهش تعداد کارکنان و یا افزایش بازده فردی پرسنل
• استفاده بهتر از زمان به جهت کارایی بیشتر .
• افزایش بازده مدیریت با تصمیم گیری بهتر .
• افزایش بازده با عملکرد بهتر افراد .
• اثر بخشی بیشتر با استفاده از اطلاعات موجود در محیط سازمان .

 نکات برجسته درباره اتوماسیون  و بهسازی روشهای کار

اگر کامپیوتر نمی‌بود ، سخنی درباره ساختن مدلهای ریاضی، تحقق در عملیات   یا علم مدیریت شنیده نمی‌شد  زیرا تمام اینها بستگی زیاد به سطوح محاسباتی دارد که اگر تنها ماشین حساب دستی به کار می‌رفت ، غیر اقتصادی از آب در می‌آمد . بنابراین ، اتوماسیون ارتباط بسیار نزدیکی با پیشرفتهای اخیر تئوریهای مدیریت دارد که متکی بر تحقیق در عملیات و ساختن مدلهای ریاضی است .

باز خورد: در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می‌دهد که چگونه عملکرد واقعی در مواردی که گزارشهای ارائه شده نشان می‌دهد که چگونه عملکرد واقعی را می‌توان به عملکرد مورد انتظار   مقایسه کرد ، چنین گزارشهایی به « باز خور » مرسوم اند . داشتن سیستم باز خور کارساز ، برای مدیریت مطلوب ، ضروری است . کامپیوتر با سرعت زیاد و ظرفیت ذخیره اطلاعات ، به سازماندهی باز خور کمک زیادی می‌کند .

ترموستات نیز یک مثال عالی باز خور است . ترموستات درجه حرارت واقعی اتاق را می‌سنجد و با درجه برنامه ریزی شده مقایسه می‌کند و این اطلاعات را به منبع اصلی حرارت می‌فرستد و برای اصلاح لازم ، سوپاپ را باز می‌کند یا می‌بندد. مفهوم کنترل به وسیله باز خور به طور کلی و به خصوص در صنایع پردازش حایز اهمیت است .

منبع

 هاشمی‌فرد، مراد(1394)، تاثير اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگاني، دانشگاه آزاد اسلامي

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید