ابزارهای سازمان برای تحقق چابکی

ساختار:

ساختار سازمان لازم است انعطاف پذیر باشد.در ارتباط با حوزه سازمان،اقدامات زیر قابل انجام است:

تشکیل شراکت با سایر سازمان ها
بهبود انعطاف پذیری از طریق تمرکز زایی و اتخاذ ساختارهای منعطف
ترویج فرهنگ تحول و نوگرایی

کارکنان:

در سازمان چابک که با تغییرات مدام محیطی روبروست توانایی و انعطاف پذیری انسان نقش مهمی را ایفا می کند،در این رابطه،اقدامات زیر مرثرند:

تمرکز بر فعالیتهای گروهی و فرهنگ مشارکت
تفویض اختیار به پرسنل سازمان
تکیه بر آموزش به عنوان ابزار مهم
تربیت و آموزش پرسنل در مهارت های مختلف

تکنولوژی:

یک سیستم تولید چابک توانایی مقابله با تغییرات پیش بینی نشده را دارد.این تغییرات می تواند در مدل محصولات باشند.از این رو سیستم تولید چابک باید قابلیت تولید محصولات جدید را داشته باشد.اقدامات زیر در این رابطه حائز اهمیت است:

سرمایه گذاری روی تکنولوژی های سخت افزاری مناسب ومدرن
استفاده از سیستم های انعطاف پذیری تولید به منظور انطباق با تغییرات در ترکیب و نوع سفارشها
به کارگیری سیستم های انعطاف پذیری،پشتیبانی تولید به منظور انطباق با شرایط متغیر سفارش ها
پی ریزی یک سیستم تولید مجازی

تکنولوژی اطلاعات

یکی از تمایزات بین سیستم های چابک باسایر سیستمها،بالا بودن محتوای اطلاعاتی است.به علاوه حجم اطلاعات مبادله شده بین شرکت های همکار بالاست و لزوم حفاظت از اطلاعات کلیدی هر سازمان را نمایانتر می سازد.بنابراین سازمانهای چابک،نیازمند سیستم های اطلاعاتی و ارتباطاتی پیشرفته و انعطاف پذیری بوده که هم جریان روان و مطمئن اطلاعات را با توجه به مشکلات تضمین کند و هم قابلیت انطباق با شرایط متغیر را داشته باشد.در این راستا اقدامات زیر توصیه می شود:

استفاده از استانداردها و پروتکل های مناسب در مبادله اطلاعات بین سازمانی
استفاده از سیستم ها و تکنولوژی اطلاعاتی و ارتباطی مدرن،جهت ایجاد ارتباط مناسب و به هنگام در بین سازمانهای همکار
یکپارچه سازی اجزلی پراکنده شامل مشتریان،تأمین کنندگان و همکاران در سازمان های مجازی

نوآوری و خلاقیت

یک سازمان چابک به جای فروش محصول تولیدی خود باید راه حل های خود را به مشتریان عرضه کند در واقع هدف نهایی تولید چابک،تحقق واقعی مفهوم سفارشی سازی و برآوردن نیازهای ویژه و متنوع تک تک مشتریان است.اقدامات زیر می تواند کارا باشد.

ایجاد فرهنگ تفکر و نواندیشی در سازمان
سرمایه گذاری و تقدیر از ایده های نو

فراهم کننده های چابکی:

در این بخش راهکارهای عملی و مرثری جهت آماده سازی سازمان برای پاسخگویی به نیازمندیهای محیط پویا و حرکت به سمت ساختار چابک ارائه خواهد شد.تولید چابک را می توان به صورت ساختاری در نظر گرفت که در داخل هر شرکتی توانایی توسعه محصولات و استراتژی های کسب و کار را دارا باشد.این ساختار بوسیله سه منبع اولیه پشتیبانی می شود.این منابع ساختارهای مدیریتی و سازمانی نوآورانه،افراد توانمند با دانش و مهارت بالا و تکنولوژیهای هوشمند و انعطاف پذیر می باشند.

این سه منبع مقدماتی توسط یک متدولوژی با هم هماهنگ می شوند.به عبارت دیگر تولید چابک را می توان به عنوان یکپارچگی سازمان،افراد با دانش و مهارت بالا و تکنولوزیهای پیشرفته جهت حصول به نوآوری و همکاری در پاسخ به نیازهای مشتری در نظر گرفت. ده راهکار مؤثر (توانا سازنده) جهت حرکت سازمانها به سوی چابکی ارائه می شود.چنانچه در نمودار زیر مشخص شده است،یکپارچگی این ده راهکار می تواند سازمان را به سطح مطلوبی از چابکی رساند.

ارزیابی چابکی سازمان:

تنها مستنداتی که برای اندازه گیری چابکی به عنوان یک ویژگی ساختاری موجود است،در شاخص گراسون مشهود است.گراسون مدل سازی چابکی سازمان مجازی و ارتباطات آن را پیشنهاد داده است: ساختن یگ گراف از ارتباطات که مشکلات موجودیتها را نشان می دهد.او در این مدل تعداد نقش آفرینان و روابط میان آنها را شناسایی کرده و به این نتیجه رسیده است که اگر آنها افزایش پیدا کنند پیچیدگی و به تبع آن چابکی نیز افزایش پیدا می کند.

چابكى سازمانى با تكيه بر بعد انسانى

عموما نظريه پردازان مديريت دولتى بر بعد انسانى چابكى در غالب مديريت كيفيت جامع (اغلب بدون بررسى جنبه هاى محاسباتى فنى- انسانى چابكى) توجه دارند. مناسب ترين مجموع هى ادبيات مربوط به ارتباط ميان انسانها، سازمانها و فناورى، همان رويكرد فنى- اجتماعى است كه تقريبا 50 سال پيش، نخستين بار در موسس هى مطالعاتى تاويستاك تشريح شد و به روشنى نقش و ارزش انسانها را در سيستمهاى توليد نشان داد .

به علاوه بسيارى از سازمانها به رويكردهايى چون سازمان تيم مجازى روى مى آورند تا چابكى سازمانى را بهبود داده و از لحاظ جهانى توسعه يابند. البته، گاهى چابكى ممكن است يكپارچه سازى فرآيندها، اعضا و نيز ويژگى هاى سازمان با فناورى هاى پيشرفته بنظر آيد. به عبارتى، توجه به نيروى انسانى و مشتريان و نيز توجه به نقش فناورى اطلاعات در اينجا مى تواند قدرت چابكى سازمان را چند برابر كند. فرض بر اين است كه ارتباطات به رهبرى، فرهنگ سازمانى و سيستمهاى پاداش كاركنان متكي است كه ميان افراد و فناورى ارتباط برقرار مى كند.

اين ارتباطات عبارتند از مشغوليت افراد در تصميم گيرى ، ارائ هى خدمت و محصول با كيفيت از طريق غنى سازى مشاغل، آموزش در زمينه فناورى، و ايجاد يك سيستم پاداش در مدلى كه توسط كروسيتو و يوسف طراحى شده است، فرض مى شود كه ابعاد نرم و سخت سازمان (مطابق مدل هفت اس مك كينزى) براى رقابت بهتر، به سمت فناورى هاى پيشرفته سوق داده م ىشوند. در هدايت سازمان به سمت فناورى هاى پيشرفته، بستر سازى از طريق انگيزش، رهبرى موثر، سيستمهاى پاداش و غيره حائز اهميت است.از طرفى نيز توسل به قدرت مهارت و خلاقيت ذى نفعان سازمانى، واستفاد ه ى درست و بموقع از فناوريها موجب افزايش انعطاف پذيرى وميزان پاسخگويى سازمان مى شود.

در اين حالت است كه سازمان مى تواند با برقرارى ارتباط موثر و مفيد با تامين كنندگان، محصولات و خدمات و يا به عبارتى نيازها و خواسته هاى مشتريان را در زمان لازم پاسخ گفته و به چابكى توليدى دست يابد.حال اگر سازمان، سه مولف هى هزينه و سرعت و كيفيت را مد نظر قرار داده و در بهبود وضعيت اين سه مولفه در سراسر سازمان بكوشد، به چابكى سازمانى دست خواهد يافت. بنابراين، مى توان گفت كه چابكى سازمانى بر پايه ى سه مولفه ى كيفيت، سرعت، و هزينه سنجيده مى شود و سازمانها براى نيل به چابكى سازمانى در سطح كلان، بايد اين سه مقوله را به سطح عاليه برسانند.

قواعد كلي توليد چابك:

هر چيز، خيلي سريع تغيير مي كند و غير قابل پيش بيني است.
بازار نيازمند حجم پائين، كيفيت بالا، محصولات سفارشي و خاص مي باشد.
چرخه زندگي اين محصولات بسيار كوتاه است، سريع توسعه مي يابند و زمان تاخير آنها نيز كوتاه است.
كيفيت جامع و سطوح خيلي بالايي از خدمات مورد انتطار مي باشد.
محصولات و خدمات از لحاظ اطلاعاتي غني مي باشند.

تجارت الکترونیک و چابکی سازمانی:

مفهوم تجارت الکترونیک استفاده از ابزار آلات الکترونیکی در تجارت می باشد.به عنوان مثال تبادل الکترونیکی اطلاعات باعث کاهش هزینه و زمان در سازمانها می شود.تکنولوژی اینترنت جهت دستیابی به چابکی و اغنای مشتری با روشهای متفاوت،از نظارت بر نیازهای مشتری تا پشتیبانی و خدمات پس از فروش کاربرد داشته و اثر اطلاعات و افراد را اهرمی می کند.ارزش اطلاعات زمانی اهرمی می گردد که زمان مورد نیاز،مکان مورد نیاز و شکلی که مورد نیاز است،در دسترس افراد قرار گیرد.افراد نیز زمانی که با دانش و اطلاعات در جهت تصمیم گیری توانمند شوند،دارای اثر اهرمی خواهند شد.از آنجایی که تعامل نزدیک بین مشتریان و نیازهایشان را در نظر می گیرد.در واقع انگیزه اصلی کاربرد تجارت الکترونیک بهبود زمان پاسخ به تقاضای مشتری به صورت سریع می باشد که این امر از اصول بنیادین تولید چابک است.بنا بر این تجارت الکترونیک یکی از فراهم کننده های چابکی است.

سیستم اطلاعاتی یکپارچه کسب و کار و چابکی سازمان:

اطلاعات داخل سیستم باید با فرمت استاندارد،قابل فهم و مؤثر در دسترس افراد نیازمند به آن قرار گیرد. در یک محیط تولیدی چابک برای کنترل مؤثر تولید،باید سیستمهای اطلاعاتی تولید به تعدادی از منابع داده ها و بانکهای اطلاعاتی مرتبط باشند.در یک سازمان مجازی به دلیل وجود شرکای پراکنده از نظر فیزیکی،سیستم اطلاعاتی یکپارچه اندکی پیچیده می شود.این پیچیدگی به علت تفاوت در زبان،تکنولوژی و مهارتهای در دسترس به وجود می آید.

چابکی برای کسب کیفیت،انعطاف پذیری و سرعت:

درباره اینکه آیا تولید چابک یک واکنش رقابتی است یا خیر،دو ویژگی را برای تولید کنندگان بیان می کند. یکی توزیع گسترده جغرافیایی اقدامات و دیگری یکپارچگی تسهیلات و منابع در محدوده های نامشهود.نیاز به به اشتراک اطلاعات سازمان،تصمیم گیری و مسئولیت پذیری در میان اعضای تیم پروژه،گزاره جدیدی را برای آگاهی از نحوه جریان اطلاعات و روابط شخصی نیاز دارد.تکنولوژی به تیمهای مجازی کمک می کند تا ارتباط برقرار کرده،نقل و انتقال زیربنایی را هموار کرده،مدل سازی کامپیوتری را تسهیل و به عنوان یک پشتیبان طراحی،عمل کنند.تمامی این مشابهت ها موجب چالاکی و چابکی می شوند و یک مزیت رقابتی را برای سازمان به ارمغان می آورند.روابط میان فردی و کاری از طریق تکنولوژی هموار می شوند تا منافع داده ها و الکترونیک ادغام شود.

مشتری مداری و کیفیت جامع عرصه هایی هستند که در آنها،محققان مدیریتی تولید و عمومی می توانند به دنبال تدوین دیدگاهی جامع از محتوا و فرایند کیفیت آفرینی باشند که به وسیله آنها،سازمان به مزیت رقابتی دست می یابد.در جهت این یکپارچه سازی، یک مدل کاربردی توسط یوسف ارائه شده است.وی فرض می کند که سه بخش تکنولوژی،تأمین کنندگان و مشتریان،بر اساس سرعت،کیفیت و حداقل سازی هزینه در پارامترهای پاسخگویی به مشتریان و انعطاف پذیری،موجب چابکی می شوند.

منبع

سليمي، مستانه(1394)، رابطه بين مديريت دانش با چابكي سازماني كاركنان، پايان نامه كارشناسي ارشد، تكنولوژي آموزشي، دانشگاه آزاد اسلامي

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید