« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »کار برد سیستم اطلاعاتی رایانه محور
کاربرد سیستمهای اطلاعاتی رایانه محور امروز در پنج محیط می‌باشد . پردازش داده‌های حسابداری ، سیستمهای اطلاعات مدیریت MIS ، سیستمهای پشتیبانی تصمیم ، اداره مجازی و سیستمهای دانش محور ، پردازش داده‌های حسابداری از اولین کاربرد‌های رایانه و سیستمهای اطلاعاتی بود .سیستمی‌که کنترل و باز سازی اطلاعات را از دنیای محیطی و عملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد ، بطریقی که با سازماندهی و انتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می‌شود . مدیران همواره بدنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیمات آنان بر اساس داده‌های مرتبط و با موضوع تصمیم است در گذشته منابع اطلاعات آنان اتفاقی و غیر مطمئن و به طرق مختلف و گوناگون بوده و اطلاعات آنان ازطریق مقامات مافوق و یا مرئوسین و سایر پرسنل سازمان تامین می‌شد .
که عدم اطمینان و اتکاء به صحت اطلاعات را تشدید می‌کرد زیرا افراد اطلاعات را با افزایش و یا کاهش به مقامات و مسئولین منتقل می‌کردند . لذا اطمینانی از درستی آن نبود . تجهیز مدیریت به یک سیستم اطلاعاتی صحیح و مطمئن که توانایی مدیریت را در اتخاذ تصمیم برنامه ریزی و کنترل سازمان یاری دهد دارای یک روند تاریخی است و این سیر تاریخی با مفاهیم دفتر اداری دوبل که توسط پروز لوکاپاکلیلی ((LUCKA PAKELILY )) در سال 1494 ارائه شد آغاز گردید . سیستمهای اطلاعات مدیریت تا قرن بیستم با تأثي به حرکت خود ادامه داد و شاید علت آن عدم توانایی بشر در حفظ ، نگهداری و باز یابی اطلاعات بود . با توسعه رایانه‌های با ظرفیت ، سرعت و دقت بالا در اواسط قرن بیستم تکامل و کاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ، با روندی دیگر و با سرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات و فعالیتها و وظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیر شد :
- مدیریت متمرکز و تکیه بر محور‌های متمرکز اطلاعات و بهره گیری از فن آوری پیشرفته .
- طراحی اطلاعات و ارائه گزارشات لازم مورد نیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت ، برنامه ریزی و کنترل سازمان.
- طراحی سیستم اطلاعات مدیریت با تکیه بر کنترل و سیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه .
نتایج حاصل از این مفاهیم ، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می‌شوند هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریتی افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات و کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوع مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای باز خور اطلاعات و بازتاب بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده‌های جدید به سیستم است . MIS شامل سه جزء است : مدیریت ، اطلاعات و سیستم . MIS نه تنها مدیران را امور استراتژِیک حمایت می‌کند ، بلکه در تصمیمات تکراری و روز مره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می‌دهد و آنها را قادر می‌سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد . MIS می‌تواند تصاویری از مغایرتها و انحرافات از برنامه‌های تعیین شده را نیز آشکار سازد و چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت در قالبها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجربه و تحلیل در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد . زیر مجموعه‌های سیستم MIS عبارتند از :
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی ، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی و حسابداری ، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید و سیستمهای طلاعاتی بازار یابی و فروش که متکی بر پایگاههای مشترک و متقابل است مدیران MIS بایستی از دنیای حقیقی و سیستمهای موجود در سازمان مطلع باشند تا بتوانند نقش موثری را ایفا کنند و به همین دلیل بایستی اطلاعات صحیح در اختیار شان قرار گیرد . یکی از نقشهای مهم مدیر MIS ، آگاهی و تفسیر از عوامل محیطی و بیرونی سازمان است . مدیران MIS بایستی از ارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند و اینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات و نقشی را بعهده درند . عملاًٌ مدیر MIS برای طراحی و کنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یا معاون ارشد گزارش می‌دهد در بسیاری از شرکتها ، شاخه معاونت MIS بوجود می‌آید که گزارش خود را مستقیماً به مدیریت عالی تسلیم می‌دارد .
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر ، کنترل دقیقتر و گرد آوری داده‌های مطمئن تر و پردازش سریعتر داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات مدیران ، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی ، رهبری و ایجاد انگیزه ، گزارش دهی وکنترل استفاده کرده و این اعمال مدیریتی را با نهایت دقت و کار آیی ، در مدت زمان بسیار کمتری در سازمان انجام می‌دهد . حال برای انجام این کار ها مدیریت باید واسطی به نام مدیر سیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتر و خدمات برای مدیریت ، ضروری می‌باشد . موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیز‌های دیگری فرا گرفتند .
در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستمهای اطلاعات مدیریت ، مدیران هستند . مديران به عنوان یک گروه در مورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان از کار‌های خود آگاه و می‌دانستند چگونه مسائل را حل کنند : لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل توجه نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً از سیستم اطلاعات مدیریت چه می‌خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود زیرا که دانسته‌های آنان از مدیریت کم بود ، آنها نمی‌دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند ، با طی زمان مدیران درباره رایانه و در مورد فرایند‌های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت را فرا گرفتند .
سیستمهای اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر با نیاز‌های مدیران اصلاح و توسعه یافت . عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از رایانه مستحکم شد . سیستم اطلاعات مدیریت به دو طریق عمده در حل مساله کمک می‌کند : یک منبع اطلاعات در پهنه سازمان فراهم می‌نماید. و نیز به شناسائی و درک مساله کمک می‌کند . نور ساطع از سیستم اطلاعات مدیریت با این هدف است که برای مدیران علائم مساله بیان متحمل الوقوع بودن مسائل را علام دارد . ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن ست که نمی‌تواند نیاز‌های خاص هر فرد را برطرف کند ، مساله را بر آورد سازد . اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق مورد نیاز را فراهم نمی‌کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم در پاسخ به چنین نیازی بوجود آمد .
از آنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه و اتوماسیون می‌باشد ، ممکن است نا خواسته بعضی تغییرات رفتاری در کارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتور انسانی را در موسسات می‌رساند . کارکنان شرکتهایی که برای اولین بار سیستمهای پردازش داده ها را نصب کرده بود ، احساس ترس کردند . کارکنان از این می‌ترسیدند که رایانه ها باعث بیکاری آنها شود که عملاً از رایانه ای شدن بکاهند ، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده و به حریم شخصی آنها وارد شود ، می‌ترسیدند .
ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود . البته باید این را در نظر داشت که اکثر کارکنان ترس خود را پنهان می‌کنند . در صورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است از سیستم جدید ، خود ترس داشته باشند در چنین مواقعی چنین مدیری نمی‌خواهد اطلاعات را با دیگران تقسیم کند . دلیل آنها این است که آنها اطلاعات را جمع کرده اند و باید توانایی استفاده از آن را داشته باشند . باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشیده شود . مدیریت شرکت می‌تواند با اجرای تدابیر زیر از ترس کارکنان بکاهد :
- استفاده از رایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادادن کار‌های تکراری خسته کننده به رایانه و دادن کار هایی که تواناییهای آنها را به چالش بر می‌انگیزد ؛
- استفاده از ارتباطات رسمی‌برای حفظ آگاهی کارکنان از توجهات شرکت ؛
- ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان ، متخصصان اطلاعاتی و مدیریت ؛
- اهداف شرکت را در راستای نیاز‌های کارکنان مشخص کنند.
در نهایت قابل توجه است که امروزه وظایف MIS از مدیران فراتر رفته و کلاً MIS با کاربرد رایانه در خدمات تارت و شرکتها در آمده است امروزه در دفتر هر شرکتی بخش MIS یا معاونت MIS را می‌توان مشاهده کرد.
مقایسه انواع سیستمهای اطلاعاتی
اتوماسیون اداری برای جریان اطلاعات در داخل سازمان مناسب تر است تا بین سازمان و محیط ، زیرا خیلی از کاربرد‌های اتوماسیون اداری به فرستنده و دریافت کننده برای استفاده از وسایل سازگار و یا پروتکل‌های ارتباطات نیاز دارد . البته باید مد نظر داشت که انوماسیون اداری تمام ارتباطات را فراهم نمی‌سازد . مدیران هنوز از تلفن ، جلسات حضوری و خواندن گزارشهای اداری استفاده می‌کنند اتوماسیون اداری راهی برای تکمیل و ایجاد ارتباطات خاص است ، ولی هنوز مدیران به استفاده از گزارشهای غیر رسمی‌ادامه می‌دهند .
اتوماسیون اداری عمدتاً یک سیستم رسمی‌با رویه تعریف شده است که بایستي در ارتباطات با دیگر سیستمهای رسمی‌مانند سیستم پشتیبانی تصمیم گیری مورد استفاده قرار گیرد . کاربرد اتوماسیون اداری بسیار ساده است . بنابراین ، احتمال استفاده مدیر ازآن بیشتر است . یک مدیر بایستی هم رایانه و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضی از ابزار‌های پیچیده سیستم پشتیبانی تصمیم گیری دارا باشد . ولی استفاده از اتوماسیون اداری احتیاج به چنین ابزار پیچیده توسط مدیر را ندارد به همین دلیل اتوماسیون اداری از جذابیت خاصی بر خوردار است .کاربرد‌های اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته و بهترین شکل برای مسائل کمتر ساختار یافته که ارتباطات غیر رسمی‌فراوان است وفق می‌یابد . با وجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مسئله را در اختیار قرار می‌دهد . تصمیم در مورد نحوه به کار گیری آن به مدیران محول می‌شود .
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS )
داده‌های سیستمهای تی – پی – اس را برای نظارت بر عملکرد سازمان در اختیار مدیران قرار می‌دهند . سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی‌است برای تبدیل داده به اطلاعات از منابع داخلی و خارجی و بر قراری ارتباط بین اطلاعات در یک شکل مناسب برای مدیران در همه سطوح و در همه وطایف برای قادر ساختن آنها به اخذ تصمیمات به موقع و اثر بخش برای برنامه ریزی ، هدایت و کنترل فعالیتهایی که انها مسئول آنها هستند . سیستم اطلاعات مدیریت ترکیبی است از تصمیم گیری و اجرای عملیات پردازش داده‌های حاصل از تبادلات ، سیستمهای اطلاعاتی پشتیبانی از فرایند تصمیم گیری را بر عهده دارند و یکی از منابع با ارزش سازمان محسوب می‌شوند .سیستم اطلاعات مدیریت به طور ساده سیستمی‌است متشکل از مجموعه افراد ، دستور العملها ، داده ها، سخت افزار و نرم افزار که به جمع آوری ، ثبت پردازش و ارتباط داده ها برای پردازشهای تراکنشی در سطح عملیات و ارائه اطلاعات در پشتیبانی از تصمیم گیریهایی مدیریتی می‌پردازد . این تعریف به چند مورد اشاره دارد .
- سیستم اطلاعات می‌تواند دستی یا رایانه ای باشد .
- هدف از سیستمهای اطلاعات پشتیبانی از عملیات تصمیمات است .
- محور اساسی سیستمهای اطلاعاتی افراد ، مدیریت ، اطلاعات و سیسستمهای سازمان است .
سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
تقسیم بندی سیستمهای اطلاعات مدیریت بر اساس ساختار :
سیستمهای اطلاعات بخشی : سازمانها از سیستمهای اطلاعات مختلفی در سطح واحد‌های عملکردی خود استفاده می‌کنند . برنامه‌های کاربردی غالباً به منظور انجام تعاملات خاصی طراحی می‌گردد . مثلاً سیستم پردازش حقوق و دستمزد و یا سیستم حسابهای پرداختی . مجموعه این سیستمها عملکرد‌های یک واحد خاص را پشتیبانی می‌کنند مانند سیستم اطلاعات حسابداری .
سیستمهای اطلاعات سازمانی : مجموعه سیستمهای اطلاعات که جهت بخشهای مختلف طراحی گردیده است را می‌توان به صورت یکپارچه جهت پشتیبانی از سازمان مورد استفاده اطلاعات سیستمهای کاربردی را جهت برنامه ریزی ها وطراحی‌های سازمانی میسر می‌کند .
سیستمهای میان سازمانی: استفاده از این سیستمها به منظور تبادل اطلاعات و انجام تعاملات میان چندین سازمان انجام می‌گیرد و چندین سازمان را به یکدیگر مرتبط می‌نمایند . این سیستمها می‌تواند جهت موسساتی که با یکدیگر اشتراک منابع دارند ، طراحی شوند ، معمولاً از شبکه‌های اکسترانت جهت این ارتباط استفاده می‌شود .
سیستم پشتیبانی تصمیم ( DSS )
سیستمهای اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستمهای پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است . سیستم اطلاعات مدیریت به منظور تدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیر نمی‌باشد . این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی را باعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت . سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یا گروهی از مدیران در هر سطح سازمانی بری اتخاذ تصمیم در فرایند حل مساله نیمه ساختاری ، تعریف می‌شود . سیستم پشتیبانی خروجی به شکل گزارشات ادواری یا خاص ، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی را ایجاد می‌کند استیون . ال . آلر پس از مطاله پنجاه و شش موسسه ،شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسائی نمود . ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم از طریق ایجاد توانایی باز یابی عناصر داده از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می‌کند .پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی را برای مدیر اتخاذ می‌نماید .
سیستم تصمیم در مقابل سیستم اطلاعات مدیریت
1- فرد را حمایت می‌کند 2- حمایت مستقیم ایجاد می‌کند 3- تمام مراحل حل مساله را حمایت می‌نماید . 4- مسائل نیمه ساختاری را حمایت می‌کند 5- بر پشتیبانی تصمیم تاکید دارد . مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم، شکست‌های اولیه سیستم اطلاعات مدیریت را تجربه نکرد . به احتمال قوی دلیل اصلی آن ، دامنه محدود تر سیستم پشتیبانی تصمیم است بر خورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم ، شانس موفقیت خود را حداکثر می‌کند.
سیستمهای پشتیبانی گیری ( DSS )
سیستم پشتیبانی تصمیم ابزار بهره وری در دست کارکنان فکری است تا آنها را در امر تصمیم گیری یاری رساند . پردازش معاملات به موضوعات عملیاتی روشن مربوط می‌باشد و لذا سیستم پشتیبانی تصمیم شامل کلیه اجزاء سیستم اطلاعاتی مدیریت بجز پردازش معاملات است .سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، سیستمی است که به منظور پشتیبانی از تصمیم گیرندگان در سطوح مختلف سازمان با تاکید بر تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی و به کار گرفته می‌شود . این سیستم از طریق مدل سازی می‌تواند مسائل پیچیده را حل و راهکار را بر اساس منطق پیشهاد کند . مثلاً ارائه بهترین ترکیب کالا یا قیمت در تولید و یا مشخص کردن نقاط توزیع در سیستم فروش سیستم پشتیبانی تصمیم گیری ، تصمیم نمی‌گیرد ( یعنی در مراحل تصمیم گیری ، مرحله انتخاب را انجام نمی‌دهد) بلکه راه حل پیشنهاد می‌کند و این تصمیم گیرنده است که با توجه به نتایج تحلیل‌های انجام شده، انتخاب راه حل می‌کند . اجزا این سیستم عبارتند از :پایگاه مدل – پایگاه داده – مدیریت پایگاه مدل – مدیریت پایگاه داده – برنامه رابط
ویژگیهای سیستم پشتیبانی تصمیم گیری عبارتند از:
نیاز به سخت فزار ، نرم افزار و نیروی انسانی ( طراح و کاربر ) دارد . نرم افزار شامل بخشهای مدل سازی و تجلیل داده هاست . به منظور پشتیبانی از تصمیم گیری و تصمیمات شبه ساختاری و غیر ساختاری طراحی می‌شود . از مدیران و تصمیم گیرندگان کلیه سطوح سازمان پشتیبانی می‌کند . به منظور ارتقا ء اثر بخشی و کارایی فرایند تصمیم گیری طراحی می‌شود . در فرایند تصمیم گیری تا مرحله تحلیل را انجام می‌دهد ولی انتخاب به عهده کاربراست . از مدل سازی استفاده می‌کند . مدلها عمدتاً مدلهایی هستند که در پژوهش عملیاتی توسعه می‌یابند . تحلیها وابستگی زیادی به داده ها دارند .
بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری
بکار گیری سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یک فرایند تعاملی است که می‌تواند به وسیله پنج مرحله زیر خلاصه شود :
- بررسی و صورت بندی مساله به طوری که مساله بتواند بیشتر مطالعه شود .
- تعیین پارامتر ها و متغیر‌های مرتبط تا به کاربر درکی از موقعیت بدهد .
- صورت بندی مدل به وسیله پارامتر ها و متغیر‌های بهم مرتبط
- آزمایش مدل برای تعیین ثبات راه حلها ازطریق تهیه داده ها برای متغیر ها و پردازش و محاسبه برای تعیین نتایج
- پالایش مساله ها ، مدل بندرت در ابتدا صحیح است و غالباً نیاز به برخی اصلاحات دارد .
سیستمهای پشتیبانی گروهی (GSS )
این سیستم از گروههای کاری که به کار خاصی اشتغال دارند و هدف مشترکی دارند پشتیبانی می‌کند . این سیستم از ابزار‌های کار گروهی بهره می‌گیرد با پیشرفت فناوری ارتباطات سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی قادرند تا از گروههای کاری به صورتهای مختلف جدا از زمان و مکان پشتیبانی کنند . استفاده از نرم افزار‌های گروهی امروزه در سازمانهای نوین بسیار رایج می‌باشد . سازمانها باطراحی اتاقهای تصمیم گیری و تجهیز آنها به ابزار‌های مختلف مانند .ویدئو پروژکتور، تابلوهای الکترونیکی ، تجهیزات ارتباط با اینترنت و رایانه‌های مجهز به نرم افزار‌های طراحی و تحقیق می‌توانند کارایی گروههای تصمیم گیرنده را افزایش دهند . این عمل به تسریع زمان تصمیم گیری و کاهش هزینه ها می‌انجامد.
سیستم پردازش معاملات ( TPS )
پردازش معاملات بخش مهمی‌از سیستم اطلاعاتی مدیریت را تشکیل می‌دهد . اگرچه سیستمهای پشتیبان تصمیم نیز جهت تصمیم گیریها در سراسر سازمان بکار گرفته می‌شود و در موفقیت سازمان نقش مهمی‌را ایفا می‌نماید ، ولی بخش نسبتاً کوچکی از منابع محاسباتی را در بر می‌گیرد و بر عکس آن پردازش معاملات بخش اعظمی‌از هزینه‌های معاملاتی سیستم اطلاعاتی مدیریت را بخود اختصاص می‌دهد . اکثر فعالیتهای روزمره سیستم اطلاعاتی مدیریت جامع ، از طریق سیستم پردازش معاملات اداره و اجرا می‌شوند و در صورت بروز مشکل این سیستم پاسخگو خواهد بود .
سیستم پردازشی تعاملات ( TPS )
سیستمهای پردازشی تعاملات از اولین سیستمهایی هستند که با ورود رایانه ها به سازمانها شکل گرفتند . این سیستمها جایگزین روش دستی می‌شوند و امور ساخت یافته ای مانند نگهداری سوابق، کنترل انبار ، محاسبه حقوق و دستمزد و غیره را انجام می‌دهند . تاکید این سیستم بر پردازش حجم عظیمی‌از داده هاست و از این طریق کاهش هزینه‌های عملیات در سازمان را به همراه دارند . امور عملیاتی سازمان که ماهیتی تکراری و مستمر دارند و به دلیل حجم بالا ،نیروی انسانی زیادی را به خود اختصاص می‌دهند ، را می‌توان از طریق بکار گیری سیستمهای پردازشی تعاملی مکانیزه کرد و از تعداد نیروی انسانی کاست.
منبع
هاشمی‌فرد، مراد(1394)، تاثير اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگاني، دانشگاه آزاد اسلامي
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید