« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »مدیریت چرخه اطلاعات
مدیریت چرخه اطلاعات، فرایند مدیریت داده از زمان تولید تا حذف احتمالی آن را شامل می‌شود. از دید ذخیره‌سازی، این فرایند شامل جابه‌جائی داده‌ها از طریق انواع مختلف رسانه‌های ذخیره‌سازی است تا سازمان‌ها را به منظور بکارگیری بهترین شیوه ذخیره‌سازی هزینه–اثر‌بخشی قادر سازد .از طرفی مدیریت چرخه اطلاعات جامع شامل سری پیچیده‌ای از فرایندهایی است که انواع گوناگون اطلاعات، عملیاتی که به جمع‌آوری و مصرف آن می‌پردازد، و مردم داخل و خارج سازمان را که باید به اطلاعات و به همدیگر متصل شوند را یکپارچه و متحد می‌کند .
اهميت مديريت جريان اطلاعات
امروزه رشد و توليد اطلاعات سازماني از رشد قابل توجهي برخوردار است، و سازمان‌ها نيز بايد بتوانند همزمان با اين روند رو به رشد اطلاعات سازماني، اين اطلاعات را سازماندهي و مديريت كنند. مديران سازمان‌ها نيز مسئول اقدامات انجام شده براي فرايندهاي مديريت اطلاعات هستند. اين فرآيندها از يك سو بايد حداقل هزينه و بيشترين كارايي را براي سازمان به دنبال داشته باشد و از سوي ديگر بايد با پيشرفت‌هاي فناوريهاي اطلاعاتي نيز هم خواني داشته باشند. در سازمان‌ها كارمندان نيز به منظور ارائه خدمات بهتر و اثربخشي بيشترِ سازمان، نيازمند دسترسي سريعتر و آسان‌تر به اطلاعات هستند. سازمان‌ها نيز به منظور اثربخشي بيشتر نيازمند اين امر هستند كه اطلاعات مختلف خود را در داخل و خارج سازمان با ديگر بخش‌ها به اشتراك بگذارند. از اين رو جريان اطلاعات با ديگر سازمان‌ها نيز از اهميت زيادي برخوردار است. تمامي اين عوامل سبب شده تا سازمان‌ها به دنبال يافتن و بهبود جريان‌هاي اطلاعاتي باشند .
پيچيدگي و درهم تنيدگي فعاليت‌هاي سازماني منجر به ايجاد روش‌ها و ابزارهاي مختلفي براي گردآوري، توليد، ذخيره و اشاعه اطلاعات شده است. امروزه در يك سازمان، اطلاعات تنها از طريق منابع چاپي و يا كاغذي منتقل نمي‌شود. براي انتقال اطلاعات در سازمان‌ها اشكال مختلفي را مي‌توان متصور شد. وجود انواع شبكه‌هاي داخلي، پست‌هاي الكترونيكي در كنار تنوع بيش از حد منابع الكترونيكي براي ثبت و ضبط اطلاعات، مديريت جريان اطلاعات سازماني را به عنوان يكي از مهمترين چالش‌هاي پيش روي رهبران و مديران سازمان مطرح كرده است. از طرف ديگر به دليل افزايش سرعت نوآوري‌هاي حوزه منابع اطلاعاتي و روند رو به رشد حاكم بر فناوريهاي اطلاعاتي، ساختار جريان اطلاعات بايد از حداكثر انعطاف‌پذيري برخوردار باشد. به عبارتي، در مديريت جريان اطلاعات بايد آنرا به عنوان يك مدل پويا در نظر گرفت كه بتواند پويايي خود را همگام با تغييرات ناشي از ورود فناوريهاي نوين حفظ كند. در واقع در جريان اطلاعات سازماني و ساختار حاكم بر آن نبايد با ورود يك پديده جديد اطلاعاتي، تماماً دستخوش تغييرات كلي و بنيادين شود.
عدم مديريت صحيح منابع اطلاعاتي و جريان‌هاي اطلاعاتي مي‌تواند منجر به عدم دستيابي به اهداف سازماني، سردرگمي كاركنان در مواجه شدن با منابع اطلاعاتي، افزايش دوباره‌كاري در بخش‌هاي مختلف، بازتوليد اطلاعات مشابه و در نهايت وارد شدن اين اطلاعات به جريان اطلاعات سازماني خواهد شد كه مستلزم صرف هزينه و زمان مجدد براي بكارگيري اين اطلاعات است .بهاتیا نيز در باب اهميت مديريت جريان اطلاعات، نوعی چهارچوب برای سازماندهی جریان اطلاعات در سازمان‌ها معرفی می‌کند که با استفاده از آن می‌توان زیرساخت مفهومی لازم برای خودکار‌سازی این سازمان‌ها را فراهم ساخت. وی این مدل را “جریان اطلاعات نظام‌مند” می‌نامد. در معرفی این مدل مفهومی سهولت استفاده از این مدل را ناشی از سه مساله می‌داند:
- جریان اطلاعات نظام‌مند ویژگی‌های عمده هر سازمانی را به کار می‌گیرد تا از آن برای خودکار‌سازی جریان اطلاعات در سازمان استفاده کند.
- جریان اطلاعات نظام‌مند، موجودیت‌های بیرونی سازمان را نیز به عنوان نوعی موجودیت درونی در نظر می‌گیرد، تا از این طریق امکان جریان اطلاعات به صورت یکپارچه به سمت و یا از سمت آنها را فراهم کند.
- جریان اطلاعات نظام‌مند مستقل از هرگونه روش، سازمان و فن‌آوری است. این امر نوعی ماهیت عمومی به این روش می‌بخشد که استفاده از آن را برای هر سیستم دیگری امکان‌پذیر می‌سازد.
کنترل جریان اطلاعات
كنترل جريان اطلاعات در مبحث مربوط به رقابت و عوامل محيطي مطرح است كه جداگانه نيازمند بررسي است و به بحث مديريت و ارزيابي جريان اطلاعات بر مي گردد و نقش موثري در جريان مطلوب اطلاعات دارد. اشاره‌اي كوتاه به مولفه‌هاي اصلي كنترل جريان اطلاعات مي تواند بر اهميت موضوع بيفزايد.
امنیت اطلاعات
با گسترش روز افزون اطلاعات یکی از مهمترین دغدغه‌های ذهنی استفاده گنندگان اطلاعات، امنیت آن است. خصوصاٌ اینکه امروزه با استفاده از اینترنت و توسعه شبکه‌های محلی، مشکل نفوذ به رایانه‌ها و دسترسی به اطلاعات موجود شدت گرفته است.قبل از این که هر تشکیلاتی، معماری سیاست امنیت اطلاعات را ایجاد کند لازم است رسالت، اهداف و ماموریت‌های آن تشکیلات به منظور عمل کردن و ارزیابی شدن بر اساس آنها تعریف و توسعه یابد. اکثر تیم‌های امنیت اطلاعات، ماموریت خود را تعیین کرده‌اند، تا از سرمایه‌های با ارزش تشکیلات حفاظت و حمایت کنند. متخصصان امنیت به این امر واقف‌اند که امنیت اطلاعات فرایندی مداوم و مستمر است.
وجود مدیریت و نظارت موثر، از عوامل مهم کنترلهای داخلی یک سازمان است. مدیریت صحیح در یک سازمان موجب عملکرد صحیح تمام بخشهای سازمان، از جمله واحد اطلاعات رایانه‌ای آن می‌شود. چنانچه مدیریت و نظارت در سازمان مناسب نباشد، اگر هم بهترین ضوابط کنترلی تدوین شده باشد، در اجرا ناموفق خواهد بود و قابل اعتماد نیست.پس، اختيار مسائل امنيتي يك جزء بديهي از تحقيقات مي‌باشند. زمانيكه نتايج تحقيقات، منتشر يا به ثبت مي‌رسد براي استفاده همگان مهيا مي‌شوند اما تا زمانيكه به اين مرحله از كار نرسيده باشند نياز كامل به مسائل امنيتي و حفاظتي دارند. امنیت اطلاعات به عنوان تضمین موارد ذیل مشخص می‌شود:
- محرمانه بودن اطلاعات
- جامع بودن اطلاعات
- دسترس‌پذیر‌ی اطلاعات
خلاصه، هدف از امنیت اطلاعات، استفاده از مجموعه‌ای از سیاستها، راه‌کارها، ابزار‌ها، سخت‌افزار‌ها و نرم‌افزار‌ها، برای فراهم آوردن تجریدی از یک محیط عاری از تهدید در تولید، پالایش، انتقال و توزیع اطلاعات است.
ممیزی اطلاعات
منطق ممیزی اطلاعات اين است كه اگر اطلاعات منبعي ارزشمند تلقي شود كه نياز به مديريت و بهره‌برداري دارد، آنگاه هر چند وقت يكبار بايد به منظور اطمينان از انجام درست كار مديريت و بهره‌برداري، يك وارسي انجام گيرد. اين كار معقول است که يك فرد خبره مستقل، وارسي خواهد كرد كه آيا اطلاعات موجود و در دسترس داخل آن شركت مناسب هدف تعيين شده‌اش است. مميز، چنين شكافهاي مهمي را كه بايد پر شود، مورد توجه و دقت قرار خواهد داد. او به چگونگي مديريت اطلاعات در درون سازمان نيز مي‌نگرد، آيا اطلاعات مي‌تواند بسادگي مبادله شود يا در دسترس قرار گيرد و آيا موانع امنيتي لازم در جاي خود قرار دارد؟ مميز همچنين بايد بررسي كند آيا اين منبع به درستي و به طور كامل مورد استفاده قرار مي‌گيرد يا اينكه نيروي بالقوه‌اش هرز مي‌رود. مميزي بخش مديريت اطلاعات و دانش يك سازمان مهم است چون، بجز در موارد استثنايي نادر، مديران خودشان در اين كار خبره نيستند .
بازرسی اطلاعات
بازرسي اطلاعات به عنوان هسته اصلي فرايندهاي مديريت بهينه اطلاعات سازماني در نظر گرفته مي‌شود. ايده اصلي بازرسي اطلاعات در واقع ريشه در علوم حسابداري و بازرسي مالي دارد كه در آن اين مسئله مورد رسيدگي قرار مي‌گيرد كه آيا سازمان در اموري مالي و حسابداري خود با استانداردها و قوانين مالي مطابقت و هم نوايي دارد يا خير .بازرسي اطلاعات ابزاري است كه سازمان مي‌تواند با بكارگيري آن، فعاليت‌ها و اقدامات مرتبط با منابع اطلاعاتي خود را بهتر شناسايي كرده و گام‌هايي را در جهت موفقيت آميز بودن آنها بردارد. با توجه به اهميتي كه بازرسي اطلاعات در فرآيندهاي مديريت اطلاعات سازماني می‌تواند داشته باشد، کاملا منطقی به نظر می‌رسد که سازمان‌ها این رویکرد را برای مدیریت اطلاعات سازمانی خود انتخاب كنند، به خصوص با توجه به رشد خدمات اطلاعاتي و سامانه‌هاي پيوسته در طي دهه گذشته، اهميت اين مسئله براي سازمان مي‌تواند بسيار حياتي باشد .در مورد بازرسی اطلاعات چند نکته را باید در نظر گرفت، چون بازرسی اطلاعات:
- بررسي و ارزيابي نيازهاي اطلاعاتي سازمان نيست، زيرا ارزيابي اطلاعات سازمان بخشي از بازرسي اطلاعات سازماني است.
- تنها سياهه‌بندي رايانه‌ها، منابع اطلاعاتي و مواردي شبيه اين‌ها نيست.
- نوعي جاسوسي صنعتي به حساب نمي‌آيد پس مهمترين هدفي را كه براي بازرسي اطلاعات مي‌توان متصور شد، “فراهم آوردن رهنمودهاي منسجم براي مديريت اثربخش اطلاعات سازماني” است. همچنين مي‌توان در بازرسي اطلاعات سازماني دو بخش مهم را در نظر گرفت:
- شناسايي منابع اطلاعاتي سازماني
- شناسايي نيازهاي اطلاعاتي سازماني
کیز معتقد است: بازرسی‌های اطلاعاتی مناسب سازمانهای خاص و نیاز‌های فردی می‌باشند. هدف این فرایند انعکاس دقیق نیاز‌های اطلاعاتی یک سازمان، سپس پیشروی برای پیشنهاد راه حل‌هایی به منظور برآوردن این نیاز‌هاست كه از چهار گام اساسی تشکیل شده است.
- انتخاب نیاز‌ها وشناسایی آنها
- جمع‌آوری اطلاعات
- تبدیل اطلاعات جمع‌آوری شده به محصول نهایی
- توزیع محصول نهایی به کارکنان مناسب
منبع
صادق‌زاده وایقان، علی(1390)، جریان اطلاعات در پژوهشکده‌ها، رساله دکتری، علم اطلاعات و دانش‌شناسی، دانشگاه آزاد اسلامی
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید