« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »مدیریت در قرن 21
مدیریت در قرن 21 جایگاه خاصی برای دو سياست کلان قائل است :
استراتژی رقابت ، کاهش هزینه ها ، که خود یک سیاست رقابت صادراتی می‌باشد برای لحاظ کردن این دو استراتژی به کار بردن سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر فن آوریهای اطلاعات و ارتباطات ضروری می‌نماید .مدیران امروز ، با انبوهی اطلاعات روبرو هستند . اطلاعاتی که به عنوان داده‌های سیستم بایستی پردازش گردیده و قابل فهم و تمیز و نگهداری و بازیابی گردد . از طرف دیگر سیستمهای مدیریت و ابزارهای کنترل در طول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات را می‌توان در چهار زمینه کلی عنوان کرد :
1- کنترل سنتی 2- کنترل کاریزماتیک 3- کنترل بروکراتیک 4- کنترل اینفور ماتیک
در ساختار‌های سنتی فئودالی ، کنترل از طریق سنت ، ادراک و اعمال می‌شد . مقامات کنترلی به طور سنتی موروثی به نسلهای بعد منتقل می‌گردید و جامعه نیز این نوع ساختار کنترلی را چون سنت بود می‌پذیرفت و بدان گردن می‌نهاد . در وضعیت کاریزماتیک ، کنترل از طریق رابطه بین رهبر پیروان اعمال می‌گردید .در اين حالت ، رهبران کاریزما ، شیوه عمل را انتخاب می‌کردند و پیروان نیز از آنها تبعیت می‌کردند زیرا آنها را قبول داشتند .
در بروکراسی ، کنترل در ساختار سازمانی تعبیه می‌شد . ساختاری که بر قانون و مقررات استوار بود و جنبه غیر شخصی داشت و تبعیت از آن الزامی بود . در اینفوکراسی ، کنترل از طریق نرم افزار ها اعمال می‌شود . مجموعه دانشها و آگاهیهای تخصصی ، بسیار رشد کرده است و اینفوکراسی می‌تواند هر نوع اطلاعاتی را از طریق شبکه‌های الکترو نیکی بدست آورد . از سیستمهای خبره ، استفاده کند و به تمامی‌دانشهای تخصصی و حرفه ای مجهز شود .
عملاً کار مدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روز آمد و اطلاعات مفید به مدیر شرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده و تصمیم گیری می‌باشد این مدیر برای گرد آوری داده ها و پردازش آنها نیازمند سیستمهای اطلاعاتی و رایانه ای و حتی سیستمهای خبره می‌باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی و سیستمی‌داشته و از امکانات سیستمهای اطلاعاتی و فن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده ، داشتن سواد رایانه ای و سواد اطلاعاتی می‌باشد .
آغاز بکار گیری فناوری‌های اداری
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز‌های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه‌ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می‌شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می‌شود و باید توجه داشت که سیستمهای پردازش داده‌های مقداری اطلاعات نیز تولید می‌کنند .
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه‌های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می‌کردند روشهای جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز‌های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت‌های حاصله در تجهیزات رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستمهای اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .
اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نوار مغناطیسی / ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد . ماشین تایپی که می‌توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستمهای کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می‌آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند .
موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار‌های خود آگاه بودند و می‌دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بودند . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً ازسیستمهای اطلاعات مدیریت چه می‌خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته‌های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی‌دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرایندهای مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .
سیر تکامل فناوری اداری
سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره‌های فناوری اداری ، فناوری رایانه و فناوری ارتباطات است . در دوره اول کار فرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آوردند که جدا از مسئله کارخانه ای و در معنای عام محیط تولید ، کلیه امور اداری ، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد ، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی در مورد جایابی و فضا سازی برای محیطهای اداری بود . ( دهه 20 به بعد ) در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و در نهایت واحد‌های ستادی از لحاظ مکانی از واحد‌های اجرایی جدا گردیدند . تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان ، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری ، حقوق و دستمزد و مالی بود ، فراهم گردد .
دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه
در این دوره با ورود رایانه‌های کوچک که ازسرعت و دقت بالایی بهره مند بودند ، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ی کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را بری انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد .
دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات
با گسترش روز افزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم ها در یکدیگر در حقیقت امروزه سیستمهای اداری سیستمهای جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند . نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعاتی تجاری از اهمیت بسزایی بر خوردار است . از مشخصات دیگر اين دوره که الان در آن به سر می‌بریم ، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و با کیفیت پی برده اند و در بازار‌های پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعاتی به معنای از دور خارج شدن سازمان است . به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است .
تعریف اتوماسیون اداری : بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد ، بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیتهای اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند .اما از دهه 1960 که جنبه‌های بیشتری از کاربرد ها و فعالیتهای اداری و بازرگانی گسترش یافت . وجود یک سیستم یکپارچه اداری ، مناسب که حجم عظیم اطلاعات ، مکاتبات ، مراسلات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با نامهای مختلفی همچون سیستمهای اداری ، سیستمهای اطلاعاتی اداری ، سیستمهای کاربر نهایی و سیستمهای محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است . ولی عمومی‌ترین و بالاترین درجه از اتوماسیون، سیستمهای به نام اتوماسیون اداری نامیده می‌شود .
منبع
هاشمی‌فرد، مراد(1394)، تاثير اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران، پایان نامه کارشناسی ارشد، مدیریت بازرگاني، دانشگاه آزاد اسلامي
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید