عوامل نظارتی

نظارت و كنترل در سازمان (control)

کنترل فعاليتی است که ضمن آن عمليات پيش بينی شده با عمليات انجام شده مقايسه مي شوند و در صورت وجود اختلاف و انحراف بين آنچه بايد باشد و آنچه که هست به رفع و اصلاح آنها اقدام مي شود. شايد به جرات بتوان گفت که انجام هر فعاليتی در سازمان قرين توفيق نخواهد بود، مگر آنکه  کنترل های لازم به عمل آمده باشد. به کمک کنترل است که مديريت نسبت به نحوه تحقق هدفها و انجام عمليات آگاهی يافته و قدرت پيگيری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پيدا می کند. کنترل ابزار کارآمد مديران در رده های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده های سرپرستی است و لزوم آن در مراتب مختلف به سادگی می توان احساس کرد.

شايد مهمترين مسئله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد، آن است که پيش بينی ها و برنامه های عملياتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع اين خطاها و اصلاح عمليات، کنترل تنها راه چاره است. از آنجايی که فرد جزيی اساسی از سيستم کنترل در سازمان است، بحث هايی که به آن خواهيم پرداخت حاوی مرزبندی های دقيقی بين کنترل برنامه ها و کنترل افراد در سازمان بوده و مورد بررسی واقع خواهند شد.

کنترل گذشته نگر و کنترل آينده نگر

شايد از تعريف کنترل اينطور نتيجه شود که اساساً کنترل بر فعاليتهای انجام شدهِ گذشته استوار است  و با اطلاعات حاصل از آنهاست که کنترل عملی مي شود. مفهومی  که از مکانيسم بازخور نيز به ذهن متبادر مي شود، همين بازگشت به گذشته و استفاده از اطلاعات گذشته برای مقايسه و يافتن انحرافات و انجام اصلاحات است. بازخور با استفاده از نتايج، يا در اصطلاح سيستم با استفاده از ستاده ها کنترل  را عملی مي كند و در زمينه های مختلف موارد استفاده بي شماری دارد.

يک شکارچی را در نظر بگيريم که مي خواهد يک پرنده را در حال پرواز در هوا نشانه گيری نمايد و او را هدف قرار دهد. وی نمي تواند با استفاده از مکانيسم بازخور هدف را تحقق بخشد بلکه بايد به کمک کنترل پيش نگر نقطه ای را نشانه گيری کند که پرنده لحظاتی بعد به آنجا خواهد رسيد و با توجه به حرکت پرنده به جلو ، پيش نگری او را شکار نمايد.و يا راننده مجربی که در سربالايی يک جاده مشغول رانندگی است نيز از کنترل پيش نگر و هدايت کننده استفاده  می کند. او با توجه به سربالايي، قبل از رسيدن به آن دنده مناسب را انتخاب کرده و به کار مي گيرد.

اما راننده ناآشنا و بی تجربه زمانی که دنده کشش لازمه را ندارد و موتور خواموش شود از نتيجه حاصله که نوعی بازخور محسوب مي شود آگاه شده و دنده ديگری را به کار می برد، اگرچه بازخورد نقش مهمی را در امر کنترل ايفا مي کند اما در پاره ای ازموارد نمی تواند پاسخگوی نياز ما باشد.

کنترل زمان وقوع

کنترل گذشته نگر بر اطلاعات گذشته استوار بوده و کنترل پيش نگر بر پيش بينی های آينده نظر داشته و کنترل زمان وقوع، اطلاعات زمان حال را ملاک قرار مي دهد. اطلاعاتی را که ماشين های الکترونيکی و کامپيوترها برای ما فراهم مي کنند. اين اطلاعات را اصطلاحاً اطلاعات زمان وقوع مي نامند. بعنوان مثال اطلاعات پروازی هواپيماها و ذخيره جا بوسيله کامپيوتر نوعی اطلاعات زمان وقوع است.حساسيت برخی از برنامه ها ايجاب می کند تا مديريت ازاين نوع کنترل استفاده ،تصميماتی بموقع وسريع اتخاذ کند.

طراحی سيستم کنترل

یکی از وظايف اصلی مدير طراحی سيستم کنترل در سازمان است. برای طراحی اين سيستم معمولاً طی مراحل زير ضروری است:

• تعيين نتايج مورد انتظار (بايدها) در کنترل
• در اين مرحله مديريت بايد اهداف و نتايجی را که از اجرای برنامه ها انتظار دارد مشخص سازد.
• تعيين شاخص برای سنجش نتايج مورد انتظار

شاخص ها مقياس هايي برای سنجش عملکردها بشمار مي روند و در جريان کنترل بايد شاخص های وجود داشته باشد تا بتوان به وسيله آنها ميزان نيل به نتايج را مورد سنجش قرار داد.

• تعيين استاندارد يا الگوی مطلوب

پس از آنکه شاخص ها يا مقياسهای سنجش مشخص شدند بايد ميزان مورد نظر در آن شاخص ها برای موضوع کنترل تعيين شود.  استانداردها خود به صور زير تدوين مي شوند:

• استاندارهای تاريخی: اين نوع استانداردها بر اساس تجربيات و اطلاعات گذشته بدست مي آيند.
• استانداردهای تطبيقی يا خارجی:این نوع استانداردها ازسازمانها وواحدهای مشابه اقتباس ميشود.
• استانداردهای مهندسی يا کارسنجی: اين نوع استانداردها  از طرق مختلف (مطالعه کار) بدست می آيند.
• استاندارد های نظری: قضاوت ذهنی مديران و صاحب نظران، پديد آورنده اين نوع از استانداردها هستند.

 طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل

در طراحی شبکه اطلاعاتی بايد به اين نکته توجه داشت که اطلاعات اضافی به همان اندازه مشکل آفرينند که اطلاعات ناقص مسئله ساز هستند. همچنين شبکه اطلاعاتی بايد بتواند اطلاعات را بطور مستمر به روز درآورده و آخرين اطلاعات را در اختيار مسئولان مربوطه قرار دهد. ارزيابی اطلاعات و نتيجه گيری؛در اين مرحله به کمک استانداردهای انتخابی، اطلاعات جمع آوری شده مورد ارزيابی قرار  مي گيرند.

منبع

فروردین،علیرضا(1390)، عوامل مدیریتی موثر بر بهره وری سازمان از دیدگاه مدیران و کارکنان دانشگاه ،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت آموزشی، دانشگاه آزاداسلامی تهران

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید