عوامل موثر بر ايجاد اضافه بار اطلاعاتي

علل پيدايش اضافه بار اطلاعاتي را ميتوان به چهار دسته تقسيم بندي كرد. اضافه بار اطلاعاتي معمولا نتيجه تركيب چند عامل است ونه محصول يك عامل:

اشخاص:يكي از تعاريف بيان مي‌كند كه اضافه بار اطلاعاتي، زماني به وقوع ‌مي‌پيوندد كه مقدار اطلاعاتي كه پردازش ميشود، فراتر از ظرفيت اشخاصي است كه ‌مي‌توانند در زمان موجود آن را پردازش كنند. دلايل شخصي اضافه بار اطلاعاتي چنين است:

محدوديت در ظرفيت پردازش اطلاعات افراد
انگيزه، نگرش و رضايت‌مندي
مشخصه‌هاي شخصي ؛ تجربه، مهارت، طرز فكر، سن
حالت شخصي ؛ وقت روز، صدا ،دما، مقدار خواب
عدم توانايي دراولويت بندي، طبقه بندي، سازماندهي اطلاعات وارده
استفاده بي فايده از زمان
فقدان مهارتهاي سازماني
تمايل فردي به کسب اطلاعات بسيار زياد
تمايل به انجام کارها بدون هيچ کمکي
جذب شدن به فناوري و استفاده از آن براي افزودن به اطلاعات تا کاستن آن.

فناوري

فناوري، نقش مهمي ‌در ايجاد اضافه بار اطلاعاتي دارد. فناوري نه تنها در ايجاد مضمون اطلاعات به ما کمک ميکند، بلکه به ما اين امکان را ميدهدکه به مقدار زيادي از اطلاعات ، دسترسي پيدا کنيم. قابليتهاي فناوري مديريت اطلاعات، بدون ترديد افزايش پيدا کرده و اين پيشرفتها روزبه‌روز سرعت بيشتري خواهند داشت. اما با وجود اينکه سيستم‌هاي پيشرفته و عوامل هوشمند آينده اي آزاد از اضافه بار را نويد ميدهند، کاربران اطلاعات در زمان حال، هنوز بايستي رويکرد بسيار دقيقي را درنظربگيرند. دلايل تکنولوژيکي که منجر به اضافه بار اطلاعاتي ميشود را ميتوان چنين برشمرد:

طراحي ضعيف يا پيچيده سيستمهاي اطلاعاتي
ارائه اطلاعات، بيشتر از آنچه لازم است
اعتماد بيش از حد به فناوري
تداخل چند فناوري باهم.

سازمان

يک سازمان موفق بايد پويا باشد. نياز اساسي به تغيير، مستلزم ارتباط و هماهنگي قوي است. وقتي فرايند تغيير به خوبي انجام نميشود، اين عوامل، ميتوانند اضافه بار اطلاعاتي را به وجود آورند:

فقدان سياست ارتباط دروني سازمان
فقدان آموزشهاي اطلاعاتي لازم درون سازمان

ناتواني در پاسخگويي به اين سوالات ‌مي‌تواند يکي از دلايل وجود اضافه بار اطلاعاتي در يک سازمان خاص باشد:

آيا فرد جايگاه خود در سازمان را ميشناسد وميداند چه انتظاري از او ميرود؟
آيا ميداند چه اطلاعاتي از نظر انتقال اهميت دارد؟
آيا افراد شاغل در سازمان مسئوليت کامل اطلاعاتي را که توليد ميکنند برعهده دارند يا بيماري به من مربوط نيست يا اين مشکل من نيست در سازمان رواج دارد؟
آيا در ميان بخشها مشارکت در تهيه و ارسال اطلاعات ميان گروهها انجام ميگيرد؟
آيا فرم‌هاي اطلاعاتي سازمان به شکل استاندارد تدوين ميشود؟

ويژگي اطلاعات

علل نهايي اضافه بار اطلاعاتي ويژگيهاي خود اطلاعات است. اپلر، علل اضافه بار اطلاعاتي را،از لحاض ويژگي اطلاعات چنين ذکر ميکند:

عدم قطعيت اطلاعات
گوناگوني اطلاعات و افزايش در تعداد انواع آن
ابهام اطلاعات
بداعت اطلاعات
پيچيدگي اطلاعات
غلظت اطلاعات
کيفيت؛ارزش و نيمه عمر اطلاعات
فراواني بيش ازاندازه اطلاعات بيربط؛آلودگي اطلاعات
اعتبار ناشناخته منبع اطلاعاتي
افزايش ابعاد اطلاعات .

عوامل موثر بر ايجاد اضافه باراطلاعاتي وب

در اين بين اينترنت به دليلي ماهيتي که در دسترسي آسان به اطلاعات دارد دراضافه باراطلاعاتي نيز نقش به سزايي ايفا ميکند محاسبه حجم اطلاعاتي که روزانه از طريق وب و پايگاه‌هاي اطلاعاتي نشر پيدا ‌مي‌کند بسيار زياد و پيچيده است بطوريکه اين مسئله بر شيوه‌هاي جاري کنترل اطلاعات تاثير بسزايي گذاشته است و سرريزاطلاعات را براي بسياري از کاربران اينترنت به مشکل حل نشدني تبديل شده است. سرزدن به ده‌ها سايت و وبلاگ براي کسب اطلاع از آخرين اخبار و اطلاعات وقت زيادي از کاربر ‌مي‌گيرد.

وقت، هزينه و سردرگمي‌و گيجي و پيگيري اخبار خاص در اين دنياي بيکران اطلاعات هم از مشکلاتي هستند که کاربرامروزي به آن مبتلا است.بطور کلي 14 معيار براي ارزيابي کيفيت اطلاعات در وب شناسايي شده است که شامل ربط، قابليت فهم، ارزش افزوده، باورپذيري، دامنه، عينيت؛ مبتني بر واقعيت بودن، کامل بودن، صحت، روزآمدي، دسترسپذيري، ايجاز، اعتبار، امنيت و يکدستي مي‌باشند.درادامه به بيان عواملي که باعث ناهمگوني ساختار اطلاعات وب شده است، ‌مي‌پردازيم:

فقدان ساختار واحد و استاندارد براي ذخيره سازي و انتشار اطلاعات:در محيط وب هنوز بسياري از صفحاتْ: مؤلف، ناشر و تاريخ انتشار صفحه را که جزء عناصر اصلي يک صفحه وب معتبر به شمار ‌مي‌روند، ذکر نمي‌کنند. افزون بر اين، اطلاعات موجود با ساختارهاي برنامه نويسي مختلف و با فرمت‌هاي گوناگون و گاهي غيرمتعارف ارائه ‌مي‌شوند. همچنين، گاهي برخي از طراحان پايگاه‌هاي وب براي بالا رفتن رتبه خود در موتورهاي جستجو در برنامه نويسي صفحات از کلمات کليدي مهم و در عين حال نامرتبط با محتواي صفحه استفاده ‌مي‌کنند که باعث بازيابي نتايج نامرتبط ‌مي‌شود. از اين جهت، اکنون به اعتقاد برخي استفاده از فهرست‌هاي راهنماي موضوعي به جاي موتورهاي جستجو، کارآمدتر است؛ زيرا در فهرست‌هاي راهنما کار دسته بندي پايگاه‌ها به صورت دستي انجام ‌مي‌شود و در نتيجه، از کيفيت بالايي برخوردار است.

عدم ثبات در منابع اينترنتي:محيط شبکه اينترنت، به دليل اينکه قابليت بسيار بالايي که در هک و اصلاح منابع و حتي تغيير کلي آن دارد، باعث شده است که نتوان ويژگي ثابتي براي منابع اينترنتي در طول زمان تعيين کرد و در نتيجه، پايگاه‌هاي کتاب شناختي مدام در حال تغيير باشند که اگر چنين شود، طبق پيش بيني بانرجي، يادداشت‌ها و نقاط دستيابي اضافي که به علت تغييرات در منابع اينترنتي رخ ‌مي‌دهد، و نيز پيشينه‌هاي پايگاهها بسيار طولاني شده، مختصر ومفيد بودن خود را از دست خواهند داد.

تغيير نشاني منابع:تصور کنيد اگر محل نگهداري يک کتاب در کتابخانه جا‌به‌جا شود، چه مشکلي در دسترسي بدان به وجود خواهد آمد. بعضي وقت‌ها نشاني اينترنتي برخي از منابع اينترنتي و حتي نشاني يک پايگاه عوض ‌مي‌شود و گاهي نيز هيچ راهي براي دسترسي به نشاني جديد پيش بيني نمي‌شود. بدين ترتيب، کار دسترسي به منابع اينترنتي همواره با مشکل همراه خواهد بود.

مشکلات ناشي از موتورهاي جستجو:ابزارهاي جستجو خاصه موتور جستجو که قدرتمندترين و پراستفاده ترين آنهاست، از مشکلات و کاستي‌هايي برخوردار است که موارد زير از آن قبيل اند:

ناتواني در نمايه سازي همه فرمت‌ها: موتورهاي جستجو قادر نيستند تا همه فرمت‌هاي موجود در اينترنت را نمايه سازي کنند و در نمايه سازي برخي از فرمت‌ها، مانند فرمت پي دي اف و برخي از فرمت‌هاي گرافيکي و چندرسانه اي، با مشکلاتي چند روبه‌رو هستند.
وجود نتايج تکراري در تعدادي از موتورها:با وجود اين کاستي‌ها، براي يافتن اطلاعات مورد نظر در مدت زمان کمتر به ناچار بايد با ابزارهاي کاوش و راهکارهاي پژوهش کارآمد در اينترنت آشنا شد؛ چنان که معمول است کاربران اينترنت، سفر در اين دنياي مجازي را با موتورهاي جستجو آغاز ‌مي‌کنند. آمار نشان ‌مي‌دهد که بيشترين استفاده کاربران بالاي 18 سال پس از پست الکترونيکي استفاده از موتورهاي جستجو ‌مي‌باشد. بر اساس اين تحقيق، 76 تا 80 درصد استفاده کاربران اينترنتي در ايالات متحده در اين مقاطع سني به موتورهاي جستجو مربوط ‌مي‌شود.امروزه استفاده از ابزارهاي کاوش به ويژه موتور جستجو براي بيشتر کاربران اينترنت در دنيا امري اجتناب ناپذير است.
عدم پوشش کل وب: تابحال قوي ترين موتورهاي جستجونتوانسته حتي نيمي‌از اطلاعات وب را تحت پوشش قراردهند.درحال حاضر،موتورجستجوي گوگل که ازلحاظ تعدادصفحات پيشتيباني،رقيب ممتازديگرموتورهاست،درحدود 8 ميليارد صفحه وب رانمايه سازي کرده است؛بااينحال،بسياري از پايگاه‌هاي جديد و کم اهميت دراين موتور نمايه سازي نشده اند.

همچنين در رابطه با پايين بودن ميزان دقت بازيابي مدارک توسط موتورهاي جستجو به دلايل زير نيز ميتوان اشاره کرد:

بي‌دقتي جستجوگردرتنظيم عبارت جستجو
اشتباهات موتورجستجودرنمايه سازي مدارک اينترنتي
علامت‌گذاري کليدواژه‌هايي که بيانگر محتواي واقعي مدارک نيستند توسط تهيه کننده مدرک .

در اين راستا مبحثي که مطرح ميشود پديده اي است که از آن بعنوان وب پنهان يا وب نامرئي ياد ميشود،چرا که با وجود اينکه بزرگترين قسمت وب را تشكيل ميدهد، اما به دليل اينکه منابع اطلاعاتي موجود درآن ازدسترس كاربران خارج شده‌است، داراي اهميت زيادي در بازيابي اطلاعات است.

وب نامرئي را ‌مي‌توان به طور خلاصه چنين تعريف نمود:

وب نامرئي بخشي از شبکه جهان گستر وب است که عمدتآ شامل منابع اطلاعاتي غيرمتني و پوياست که به هر دليل به طور موقت يا دائم خارج از حوزه جستجو و بازيابي موتورهاي کاوش قرار دارند و بازيابي اطلاعات موجود در آن از طريق استفاده مستقيم از اين موتورها ميسر نمي‌باشد. امکان بازيابي منابع پنهان در وب نامرئي يا براي موتورهاي کاوش از نظر فني ميسر نيست و يا محدوديت‌هاي مالي مانع از نمايه سازي اين منابع شده است .

اينترنت پنهان به سه بخش:

وب تاريك يا وب مات كه تعمدي در مخفي شدن اطلاعات آن در كار نيست ولي به دلايلي اطلاعات آن خارج از دسترس قرار ميگيرد،
وب عميق كه شامل بسياري از پايگاههاي اطلاعاتي است كه نظام بازيابي اطلاعات خاص خود را دارند،
وب خصوصي كه اطلاعات موجود در اين بخش جزء داراييهاي شخصي و خصوصي افراد مي‌باشد.

اين قسمت از اينترنت از اين جهت كه اطلاعات موجود دربخشهاي مختلف اين مجموعه بويژه منابع اطلاعاتي موجود دروب عميق معمولا منابع ارزشمند ومفيدي هستند و ميتوانند در بسياري ازموارد پاسخگوي نياز كاربران باشند، بسيار ارزشمند است.

تاثير اضافه بار اطلاعاتي بر کاربران

سير پرشتاب تحولات درعرصه فناورى اطلاعات، تاثيرات متعددى را برافرادوجوامع ميگذارد. بنظر مي‌رسد انسان‌ها نتوانند خود را با اين تحولات سريع، مطابق و هماهنگ سازند. تاثيراتى كه عصر اطلاعات و شتاب فزاينده تكنولوژى‌هاى اطلاعاتى بر افراد ميگذارند از ابعاد گوناگون قابل طرح و بررسى است.اطلاعات نادرست، مغرضانه،کهنه، ناقص، متضاد، داده‌هاي نادرست ترجمه شده ومانندآن موجب سرريزاطلاعات ‌مي‌شوند که اين سرريزي پيامدهاي فرهنگي، اجتماعي،رواني وفيزيکي درازمدتي رادر جامعه باعث مي‌شود.اکنون اضافه بار اطلاعاتي به يک تهديد بزرگ در عصر حاضر تبديل شده است.

تاثير بر سلامت جسمي

از نظر فيزيکي حجم بالاي اطلاعات باعث خستگي زيادي در افراد ‌مي‌شود كه از آن به خستگي اطلاعاتي تعبير مي‌شود. برخلاف گذشته كه به دليل محدود بودن فناورى‌هاى اطلاعاتى فقط اطلاعات مهم امكان بروز و انتشار مى يافتند، اينك تمام اطلاعات حتى اطلاعات پيش پاافتاده و محدود به يك منطقه يا گروه نيز امكان بروز و نشر يافته‌اند اين مسئله باعث مى شود كه فرد از اطلاعات ارائه شده اشباع شده ، در برابر پيام‌هاى مهم و غيرمهم به طور يكسان قرار گرفته و امكان تشخيص اهميت و ضرورت اطلاعات را از دست بدهد و به اصطلاح خسته شود.گاداسميت ،و برانس کمب،عقيده دارند که بسياري از آثار ارزش بازيابي يا بررسي ندارند. ديويد شنک،در حدود 30 سال بر روي آثار فيزيکي و رواني ناشي از اضافه بار اطلاعاتي مطالعه داشت.دسته بندي وي از آثار مخرب اضافه بار اطلاعاتي بر روي سلامت فيزيکي شامل موارد زير است:

افزايش استرس قلبي و عروقي ناشي از افزايش فشار خون
تضعيف بينايي بدليل فشار ناشي از خواندن صفحات نمايش
گيجي و پريشاني
قضاوت نادرست در هنگام تصميم‌گيري
خود رايي در تصميم گيري هنگا‌مي‌
نا کارآمدي حافظه
افزايش سردرهاي ميگرني
کاهش مهارتهاي خواندن
کاهش سيستم ايمني
بي خوابي

تاثير بر سلامت رواني

درارتباط با اضافه بار اطلاعاتي مسئله مهمي‌که مطرح مي‌شود موضوع اضطراب اطلاعاتى است.اضطراب اطلاعاتى احساسى است كه بر اثر ناتوانى در يافتن اطلاعات مورد نياز، عدم توانايى تشخيص اطلاعات صحيح، عدم فهم اطلاعات موجود و يا عدم توانايى راه به دست آوردن اطلاعات مورد نياز فرد، در وى به وجود مى آيد. اين مسئله موجب بروز اضطراب اطلاعاتى در فرد مى‌شود. در اين زمينه ميتوان به موارد زير نيز اشاره کرد:

احساس عصبانيت
کاهش اوقات فراغت افراد
اضطراب
افسردگي و پريشاني
کاهش انگيزه
رضايت شغلي كمتر
ترس و هراس

تاثير بر جامعه

رشدسريع اطلاعات ازابعاداعتقادى وفكرى نيز تاثيرات بسيارى را بر جوامع و فرهنگ‌ها باقى مى گذارد. بسيارى از اين اطلاعات منتشره، خارج از چارچوب و نظام اعتقادى،ارزشى وفكرى افراد يک جامعه خاص بوده و مربوط به ديگر نظام‌هاى اعتقادى و فكرى در دنيا است. افراد به نوعى درگيرى ذهنى با اين داده‌ها و اطلاعات جديد و بيگانه پيدا مى كنند ودچار دوگانگى فكرى مى شوند. در اين ميان چنانچه افراد در چالش با اطلاعات اين چنينى، قدرت مقابله صحيح با آنها را نداشته باشند، طبيعتاً دچار دوگانگى فكرى، اعتقادى و فرهنگى مى گردند. لذا آمادگى فكرى و سلامت اعتقادى افراد خواهد توانست آنان رادربرابر سيل بنيان كن اطلاعات كه بسوى آنان سرازيرست محافظت نمايد.اماافرادى كه نظام عقيدتى و فكرى آنان سست باشد تاب مقاومت نداشته و احساس ناامنى وعدم اطمينان مى‌‌نمايند،نهايتاً نيز گرفتار سيلاب ساير نظام‌هاى فكرى ومسلكى خواهند شد.

تاثير بر هزينه‌هاي اقتصادي و زماني

يكي از صاحبنظران در بحث انفجار اطلاعات نادرست ، مشاهدات خود را اينگونه بيان ميدارد:

تجربه من حاكي از آن است كه بيشتر مديران بيش از آنچه احتمالا بتوانند حتي با صرف تمام وقت خود را جذب داده؛اگر نگويم اطلاعات دريافت ميدارند. از اين رو آنان هم اكنون از دريافت اطلاعات اضافي رنج ميبرند.آنان وقت زيادي را بايد صرف جداسازي اطلاعات مربوط از نامربوط كنند و در ميان اطلاعات به دنبال اصل مطلب بگردند. براي مثال متوجه شدم كه هر مديري به طور متوسط 43 ساعت مطالب خواندني خريداري نشده در هفته دريافت ميدارد. مطالب خريداري شده نيز نصف اين مقدار است.

هر روز، گزارش وضعيت بازار بورس كه تقريبا 600 صفحه كامپيوتري است، تكثير شده و روي ميز مديران قرار ‌مي‌گيرد، همچنين تقاضاهايي براي هزينه‌هاي سرمايه‌اي عمده كه به قطر يك كتاب است و در هر هفته چند جلد از آنها ميان مديران توزيع ميشود. از نظر اقتصادي اضافه بار اطلاعاتي هزينه زيادي را متوجه دولتها، سازمانها و کاربران ميکند. مطابق با بيسکس، اضافه بار اطلاعاتي هزينه اي معادل 997 بيليون دلار در جهت کاهش توليد و نوآوري در سال 2010 فقط براي اقتصاد آمريکا در پي داشت .

تاثير بر سيستم‌هاي اطلاعاتي

اضافه بار اطلاعات مشکلات و معضلات بسياري را براي سيستم‌هاي اطّلاعاتي که با آنها سر و کار داريم ايجاد مي‌کند که برخي از مهمترين آنها عبارتند‌از:

سرعت جستجو را پايين مي‌آورد.
دقّت جستجو کاهش مي‌‌يابد.
فضاي زيادي براي ذخيره‌سازي فايل‌هاي اضافي به هدر مي‌رود.
هزينه‌ي گزافي براي نگهداري به مصرف مي‌رسد.
ايجاد کپي و نسخه‌هاي پشتيبان سخت شده و هزينه‌بيشتري از حالت معمول خواهد داشت.
نسخه‌هاي متفاوتي از اطّلاعات شکل مي‌گيرند.

تاثير بر سازمان

اگر اضافه بار اطلاعاتي در سطوح پايين تصميم‌گيري وجود داشته باشد،درگذرهرمرحله بمراحل کلان‌تر،اين باراضافي منتقل شده و تصميمات عمده و کلان را نيز مورد هجوم خود قرار خواهد داد. اگر تصميمات کلّي و مهم دچار نقصي مبتني بر اطّلاعات اضافي باشند، نتايج به‌دست‌آمده از اعمال آنها در جوامع اطّلاعاتي نيز نتايج مثبتي نخواهد‌بود و منجر به تصميم‌گيري‌هاي نادرست و زيان‌بار خواهد شد. در اين مورد ميتوان موارد زير را نام برد: