اهمیت ارزیابی سازمانها و ارزیابی عملکرد

امروزه نقش نظام­های ارزیابی و نظارت کارآمد در بهبود و تعالی سازمان­ها کاملاً شناخته شده است. ارزیابی عملکرد سازمان­ها جهت شناسایی نقاط قوت و ضعف به منظور استفاده بهینه از منابع و امکانات از جایگاه خاصی برخوردار بوده و شایان توجه زیادی می­باشد، در واقع مقوله ارزیابی عملکرد، توجه به  ، باید  و  هست ،  است. با استفاده از ارزیابی است که می­توان به شکاف میان عملکرد و هدف دست یافت. در هر سازمانی مجموعه فعالیت­ها و عواملی هستند که در ارتباط با یکدیگر و محیط، عملکرد نهایی آن را می­سازند. پس این مجموعه­ ها باید مورد سنجش قرار گیرند تا بتوان نسبت به آن آگاهی یافت. البته این عمر از آنجا ناشی می­شود که در دنیای پر رقابت امروزی، تنها شرط بقاء و حضور در عرصه فعالیت­ها، صحت عمل و برخورداری از کارایی و اثر بخشی است و اینها بدست نمی­آید مگر با برنامه ریزی، نظارت، کنترول و ارزیابی مستمر فعالیت­ها. در همین راستا مدل­های تعالی سازمانی بعنوان ابزار قوی در پاسخگویی به این نیاز سازمان­ها از موقعیت چشمگیر برخوردار بوده و توانسته تا حدود زیاد در آسیب شناسی سازمانی و تعیین مسیر حرکت جهت دسترسی به تعالی منابع انسانی مورد استفاده قرار گیرند. در واقع مدل­های تعالی سازمانی، در پی پاسخ به این سؤال هستند که سازمان برتر چگونه سازمانی است، چه اهدافی را دنبال می­کند و معیار­هایی که بر رفتار آنها حاکم هستند، چیستند.

با بکار گیری این مدل­ها ضمن اینکه سازمان می­تواند میزان موفقیت خود را در اجرای برنامه­های بهبود رد مقاطع مختلف زمانی مورد ارزیابی قرار دهد، می­تواند عملکرد خود را با سایر سازمان­ها بویژه بهترین آنها مقایسه کند. امروزه اکثر کشور­های دنیا، با تکیه برا ین مدل­ها، جوایزی را در سطح ملی و منطقه­ای ایجاد کرده­اند که محرک سازمان­ها و کسب و کار­ها در تعالی، رشد و ثروت آفرینی است. در بین این مدل­­ها، مدل تعالی سازمانی، بعنوان یکی از جامعترین مدل­ها ارزیابی عملکرد شناخته شده است و الگویی برای بسیاری از کشور­های دیگر در طراحی این جوایز بوده است. مدل تعالی سازمانی، الگویی از یک سازمان ارائه می­کند که در ایده و عمل سر آمد سازمان­های دیگر است و نشان می­دهد در فضای رقابتی برای رشد ماندگاری و برتری، چگونه باید عمل کرد. مدل تعالی سازمانی،  بعبارت دیگر تصویری کلان از نقشه ای است که هر سازمان می­تواند از آن بهره گیرد تا ابعاد مختلف مدیریتی و عملیاتی خود را در قالبی یکپارچه و جامع بهبود و تعالی بخشد.

 اهمیت و ضرورت ارزیابی عملکرد

در دنیای به شدت پیچیده و سخت رقابتی آگاهی از عملکرد تمامی جنبه­های یک سازمان برای تصمیم گیری مدیران حیاتی می­باشد. برای دستبایی به این آگاهی بایستی عملکرد­ها به درستی اندازه­گیری شده و به صورت قابل درکی بیان شوند. این اندازه­ها علاوه بر اینکه بایستی در راستای ماموریت و چشم انداز سازمان باشند بایستی تمامی جنبه­های عملکرد سازمان را نیز پوشش دهند و تنها بر روی جنبه­های مالی و اهداف کوتاه مدت تمرکز ننمایند.

بهبود مستمر عملکرد سازمان‌ها، نیروی عظیم هم‌افزایی ایجاد می‌کند که این نیروها می‌تواند پشتیبان برنامه رشد و توسعه و ایجاد فرصت‌های تعالی سازمانی شود. دولت‌ها و سازمان‌ها و مؤسسات جلو برنده‌ای را در این مورد اعمال می‌کنند. بدون بررسی و کسب آگاهی از میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف و بدون شناسایی چالش‌های پیش روی سازمان و کسب بازخورد و اطلاع از میزان اجرای سیاست‌های تدوین شده و شناسایی مواردی که به بهبود جدی نیاز دارند، بهبود مستمر عملکرد میسر نخواهد شد. تمامی موارد مذکور بدون اندازه‌گیری و ارزیابی امکان‌پذیر نیست.

لرد کلوین،  فیزیک‌دان انگلیسی در مورد ضرورت اندازه‌گیری می‌گوید:  هرگاه توانستیم آنچه درباره آن صحبت می‌کنیم اندازه گرفته و در قالب اعداد و ارقام بیان نماییم می‌توانیم ادعا کنیم درباره موضوع مورد بحث چیزهایی می‌دانیم، در غیر این صورت آگاهی و دانش ما ناقص بوده و هرگز به مرحله بلوغ نخواهد رسید.

علم مدیریت :  هرچه را که نتوانیم اندازه‌گیری کنیم نمی‌توانیم کنترل کنیم و هرچه را که نتوانیم کنترل کنیم مدیریت آن امکان‌پذیر نخواهد بود. موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل‌های سازمانی، عملکرد است و بهبود آن مستلزم اندازه‌گیری است و از این رو سازمانی بدون سیستم ارزیابی عملکرد قابل تصور نمی‌‌باشد.

همچنین صاحب‌نظران و محققین معتقدند که ارزیابی عملکرد، موضوعی اصلی در تمامی تجزیه و تحلیل‌های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد نباشد، مشکل است. ارزیابی و اندازه‌گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و برانگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می‌شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است.در عصر اقتصاد صنعتی معیار­های مالی شاخص­های خوبی برای سنجش موفقیت سازمان­ها بودند، چرا که مزیت­های رقابتی آن عصر عمدتاً بر کاهش بهای تمام شده ناشی از صرفه مقیاس و تولید انبوه بوده اما در آستانه قرن بیست و یکم، اتکای سازمان به شاخص­های مالی برای ارزیابی عملکرد نارسایی این شاخص­ها و ضرورت ارزیابی عملکرد را به شکلی جامع را بیش از پیش نمایان کرد:

• در عصر اقتصاد مبتنی بر دانش، فعالیت­های ارزش آفرین سازمان­ها فقط متکی به دارایی مشهود آنها نیست.
• شاخص­های مالی در زمینه­هایی که قادر به ارزیابی آنها هستند، نشان دهنده رویداد­های تاریخی و گذشته­اند.
• ارزیابی عملکرد مبتنی بر شاخص­های مالی، وزن بیش از حدی به سود، زیان کوتاه مدت سازمان داده و عوامل موثر بر ارقام سود را عمده جلوه می­دهد. در این راستا همه اقدامات مربوط به کاهش هزینه و افزایش درآمد­ها را مثبت ارزیابی می­کنند، در حالی که بسیاری از کاهش­هزینه­ها مانند برنامه­های آموزشی کارکنان، توقف فعالیت­های تحقیق و توسعه اگر چه سود شرکت را افزایش می­دهد، ولی موجب از دست دادن موقعیت رقابتی شرکت شده و سود بلند مدت آن را به مخاطره می­اندازد.
• صورت­های مالی سنتی حتی در سطوح بسیار پیشرفته خود فقط قادر به انعکاس عملکرد واحد­ها و بخش­های مختلف یک سازمان­اند و قادر به انعکاس اثرات ناشی از همکاری­های بین واحد­های مختلف وظیفه­ای نیستند.

در نتیجه نیاز به ضرورت ارزیابی عملکرد جامع در تمامی ابعاد سازمان احساس می­شود. در رابطه با ارزیابی عملکرد تعاریف­های مختلفی ارائه گردیده است که به چند مورد اشاره می­شود:

1. ارزیاب عملکرد فرآیندی است که توسط آن یک مدیر رفتار کاری کارکنان را با اندازه گیری و مقایسه با استاندارد­های از قبل تعیین شده ارزشیابی می­کند نتایج را ثبت می­کند و نتایج را به کارکنان ابلاغ می­کند.
2. ارزیابی عملکرد فرآیندی است در چارچوب اصول و مفاهیم علمی مدیریت، در جهت تحقق اهداف و وظایف سازمانی و در قالب برنامه­های اجرایی، که به وسیله آن کار کارکنان در فواصل معین و به طور رسمی در سازمان مورد بررسی و سنجش قرار می­گیرد و کارکنان را از بازخورد نتایج مثبت و یا منفی عملکرد شخصی خودآگاه می­کند.
3. ارزیابی عملکرد عبارت است از سنجش سیستماتیک و منظم کار افراد در رابطه با نحوه انجام وظیفه آنها در مشاغل محوله و تعیین پتانسیل موجود در آنها جهت رشد و بهبود

 هدف مدیریت عملکرد

مدیریت عملکرد وسیله­ای برای رسیدن به نتایج بهتر از طرف اجزای سازمان، تیم­ها و کارکنان آن از طریق اداره و فهم عملکرد در قالب یک چارچوب مقرر از اهداف طرح ریزی شده، استاندارد­ها و شایستگی­ها می­باشد و فرایندی است جهت مدیریت و توسعه افراد به روشی که احتمال حصول نتیجه در کوتاه مدت یا بلند مدت را افزایش دهد که آن از طریق مدیریت تعیین و ارائه می­گردد. چنان که طبق تعریف فیلپات و شپرد:   هدف اساسی مدیریت عملکردایجاد فرهنگی است که افراد و گروه­ها مسئولیت بهبود مداوم فرایند­ها، مهارت­ها و میزان مشارکت خود را بر عهده بگیرند.

مدیریت عملکرد به عنوان یک فرآیند

شاید مهمتری انتقادی که به اصولی در مورد کاربرد مدیریت عملکرد شده این است که مدیریت عملکرد به عنوان یک سیستم از بالا به پایین، تحمیلی و تغییر ناپذیر معرفی شده است که به دنبال راه حل آسان برای رفع مشکلات پیچیده می­باشد، که به طور اجتناب ناپذیری نه یک سیستم در نظر گرفت. استفاده از واژه ؛ سیستم  در ذهن یک رویداد غیر قابل انعطاف، ثابت، استاندارد و تا حدی دیوان سالار را تداعی می­کند که با مفهوم مدیریت عملکرد به عنوان یک فرآیند انعطاف پذیر و اختیاری که به وسیله مدیران در کار با کارکنانشان و متناسب با شرایط کاری شان به کار برده می­شود ناسازگار می­باشد. همچنین مدیریت عملکرد مدیران و کارکنان را به عنوان مشارکت کننده، در قالب چهرچوبی که تعیین می­کند چگونه با هم به بهترین نحو کار کنند را در بر می­گیرد. این چارچوب باید از از درجه­ای که مدیریت عملکرد به صورت یک رویداد از بالا به پایین است، بکاهد و باید متناسب با نحوه عمل هر سازمان باشد. مدیریت عملکرد برای سازمان­های انعطاف­پذیر و فرآیندی مناسب می­باشد. در چنین شرایطی با افزایش مداوم این هنجار مدیریت عملکرد باید نوعی از سیستم ارزیابی که برای یک سازمان دیوان سالارانه و سلسله مراتبی مناسب می­باشد را جایگزین سازد. به طور کلی همانطور که ویکی رایت و لیزبردینگ^؛  اظهار کرده­اند، مدیریت عملکرد نیازمند ترغیب برای تدوین یک رویداد متعادل با ویژگی­های زیر می­باشد:

• به ارزیابی عملکرد گذشته کمتر پرداخته شود و توجه بیشتر آن به عملکرد آتی و توسعه­ای باشد.
• شناسایی و تشخیص مهارت­ها و توانایی­های مرتبط با سطوح بالاتر عملکرد.
• شناسایی و تشخیص مهرت­ها و توانایی­های مرتبط با سطوح بالاتر عملکرد.
• شناسایی و تشخیص ستاده­هایی که به صورت کیفی نه بصورت کمی تعریف شده­اند.
• یک فرآیند مدیریتی رو به بالا و اختیاری.
• شیوه ارزیابی آن بیشتر به صورت مشاوره­ای و توصیفی بوده، کمتر به انتقادات تاکید کند.
• به ارزیابی عملکرد و بهبود افراد به طور یکسان بپردازد.
• در مقیاس­های ارزیابی عملکرد روش توزیع اجباری به کار گرفته شود و همچنین سناریو­های برد؛ باخت نداشته باشد.
• تا حد امکان مقیاس­های رسمی نباشد.

اگر چه هر سازمانی که خواهان ایجاد مدیریت عملکرد می­باشد باید نوعی خاص از آن طرف را برای برطرف کردن نیاز­هایش گسترش دهد، ولی داشتن چهارچوب مفهومی که در قالب آن فرآیند­های مناسب توسعه یافته و اجرا می­شوند، برای آن سازمان مفید خواهد بود. چنین چهارچوبی در اتخاذ رویکرد مناسب بسیار مفید خواهد بود و وقتی که تصمیم اتخاذ شد، یک راهنمایی برای مدیران و همچنین افراد و تیم­های زیر نظر آنها برای تعیین نوع فعالیت­های مدیریت عملکرد را باید انجام شود، فرآهم می­آورد .

منبع

زمانی،علی عسگر(1393)، تأثیر پیاده­سازی مدل EFQM در عملکرد شرکت بهره برداری نفت و گاز،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید