ارکان اصلی فرایند ارتباطات

جان کاتر؛ ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است: یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاري به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می دهد. در این شکل ساده می توان الگویی به طریق زیر ارائه کرد.

فرستنده پیام ؛ پیام ؛ گیرنده پیام. الگوي مزبور نشان می دهد که در یک ارتباط سه رکن اصلی وجود دارد. بدیهی است که اگر یکی از آنها حذف شود، ارتباط برقرار نمی گردد. در یک فرآیند ارتباط هفت بخش وجود دارد:

فرستنده پیام یا منبع پیام : آغازگر ارتباط است. در یک سازمان، فرستنده پیام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وي این است که آن را به یک یا چند نفر اطلاع دهد.

به رمز درآوردن پیام : زمانی انجام می شود که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک رشته علامت یا نماد درآورد. به رمز درآوردن پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها باید بین یک نفر و نفر دیگر از طریق علامت و نشانه مبادله شود.

پیام : اطلاعاتی است که فرستنده پیام آن را از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده است. پیام ممکن است به هر شکل و صورتی باشد و فرد دیگري آن را دریافت و درك کند.

کانال یا مجراي ارتباطی : وسیله اي است براي ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام مثل : هوا برای انتقال صوت ، غالبا نمی توان کانال ارتباطی را از پیام جدا کرد.

دریافت کننده یا گیرنده پیام: شخصی است که اندام هاي حسی او احساس می کنند که پیام را دریافت کرده اند. امکان دارد گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشند.

از رمز خارج کردن پیام : فرایندي است که به وسیله آن گیرنده پیام، پیام را تفسیر می کند. گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند.

بازخورد نمودن نتیجه : مسیري دارد که در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن واکنش گیرنده پیام به فرستنده پیام داده می شود. بازخورد ممکن است مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشد.

پارازیت: پارازیت را می توان عاملی تعریف کرد که پیام را تحریف می کند. وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد.

ارتباطات سازمانی

از ترکیب دو واژه ارتباط و سازمان م یتوان به مفهوم جدیدي دست یافت که ارتباط یا ارتباطات سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندي، ساختارمندي، وظیفه مداري و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است. در رویکردهاي گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوتهاي محسوسی دیده می شود. براي مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می شود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودي است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است. در دو رویکرد دیگر یعنی روابط انسانی و منابع انسانی که به نیازهاي کارکنان و تاثیر رضایتمندي بر میزان بهره وري توجه می شود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتکاري دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودي، افقی و یا گروهی می باشد. در این جا کانال ارتباط نیز اغلب حالت رودررو و بدون محدودیت را دارد و سبک ارتباط شکل غیر رسمی را دارا می باشد. در مقابل این مکتب می توان به رویکردهاي سیستمی، فرهنگی و انتقادي اشاره کرد.

براي مثال در رویکرد سیستمی، سازمان به عنوان یک موجود زنده دیده می شود که هم بر محیط اثر می گذارد و هم از آن تاثیر می پذیرد و این دیدگاه که متاثر از نظریه عمومی سیستم هاست، هر مجموعه را داراي اجزایی می داند که وجه اشتراك آنها نظم سلسله مراتبی، وابستگی به یکدیگر و مرزهاي نفوذپذیري است. به علاوه، نظام داراي فرایند داده و ستاده و بازخورد است.

نوربرت ونیرا، در کتاب سایبرنتیک یا کنترل، ویژگی هاي هر نظام را به چهار دسته کلی مجموعه، هم پایانی، آنتروپی منفی و تنوع الزامی، تقسیم بندي می کند. در این رویکرد، سازمان عبارت از یک کل با اجزاي پیوسته و متشکل از افراد انسانی، سازمانهاي رسمی و غیر رسمی، روشهاي رهبري و روابط انسانی حاکم بر محیط فیزیکی و افراد آن مجموعه است.ارتباطات سازمانی را می توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان داراي فرهنگی قوي یا ممتاز و متشکل از عناصري چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته می شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی داراي ارزش بیشتري است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.

در برابر دیدگاه هاي پنج گانه ذکر شده که بر اهداف مشترك سازمانی تاکید دارند، تعارض مفهومی نامطلوب دارد و قدرت حق طبیعی مدیران محسوب می شود، دیدگاه رادیکال ها قرار دارد که تعارض را پدیده اي مثبت و بخشی از امور سازمانی ذکر می کند. بر پایه این نگرش سازمان میدان جنگی است که در آن نیروهاي حریف؛ مدیریت و اتحادیه ها ، در دستیابی به اهدافی بسیار ناسازگار با یکدیگر مبارزه می کنند.رویکرد رادیکال ها به دو دسته انتقادي و پست مدرن تقسیم بندي می شود که در اولی سازمان عرصه سلطه گري است و دومی سازمان را به عنوان موجودیتی نظم یافته و معنادار زیر سوال می برد. در این رویکرد تسلط بر دانش و اطلاعات، شبکه هاي غیر رسمی ارتباطی، فن آوري ارتباطی و نمادها از عناصر چهارگانه قدرت در سازمان ذکر می شوند.ارتباطات سازمانی فرایندي است که به وسیله آن سیستمی را براي گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگان هاي مختلف داخل و خارج سازمان راه اندازي می کنند. ارتباطات، نظامی براي هماهنگی و یکپارچه سازي و ایجاد زمینه مشترك براي فعالیت سازمان و در نهایت افزایش بهره وري سازمان است.

می توان یک سازمان را به بدن انسان تشبیه کرد که مدیریت، سر آن است، یعنی سازمان یک موجود زنده و نظم یافته است. همانطور که بدن انسان براي انتقال پیام هاي مغز که کی بخورد، کی بخوابد، کی بایستد و … به سیستم عصبی تکیه دارد؛ یک سازمان هم به ارتباطات سازمانی براي رسیدن به اهداف خود نیازمند است. اگر در بدن انسان، اختلال فیزیکی یا عصبی به وجود بیاید یعنی مانعی در راه جریان آزاد پیام ها ایجاد شود، عواقب منفی به دنبال خواهد داشت به همین صورت اگر مشکلی در ارتباطات سازمانی ایجاد شود، باید به صورت سریع و کامل برطرف شود. درك مفهوم ارتباطات سازمانی، اثربخشی کارکنان سازمان را افزایش می دهد و کمبود اصول ارتباطات سازمانی باعث ایجاد مشکل در سازمان می شود.

عباسي، ارتباطات سازماني را در كتاب خود؛ مديريت روابط عمومي، اينگونه تعريف مي كند: روابط انساني در سازمان عبارت است از فرآيند برقراري، حفظ و گسترش روابط هدف دار، پويا و دوجانبه در بين اعضاي يك سيستم تا سازمان اجتماعي مانند اداره، كارخانه، مدرسه و آموزشگاه با تأمين نيازهاي مادي و معنوي افراد سبب ايجاد تفاهم، احساس رضايت و خرسندي متقابل كاركنان و كارگران با يكديگر شده و زمينة انگيزش و رشد يافتگي افراد را در جهت رسيدن به اهداف سازمان فراهم سازد. بدين منظور، هر مسئولي بايد كوشش كند تا رابطة دوجانبه مثبت همراه با حس تفاهم و احساس رضايت متقابل و سازنده به وجود آورد.ارتباط سازمانی، شكلی از ارتباط میان‌فردی است؛ كه در آن، ارتباط، ناظر به روابط كاری كاركنان درون یك سازمان می‌باشد.

این‌گونه از ارتباط، كه ریشه در آموزش‌های سخنرانی برای مدیران شركت‌ها در دهه‌ی 1920 دارد، در سال 1927 مورد توجه قرار گرفت. در آن سال ؛ تلیسبرگر و دیكسون؛ در كارخانجات وسترن الكتریك ، در زمینه روابط كاری بین رئیس و مرئوس، مطالعاتی انجام دادند. بعد از ایشان، بسیاری از پژوهشگران مدیریت، در این زمینه مطالعه كرده و نظریاتی را به جامعه بشری ارائه دادند؛ كه از این میان می‌توان به نظرات ردینگ ، در سال 1972، نظرات پرتر و لسنیسك ؛در سال 1978 و تحقیقات جابلین ، در 1985 و كلی ، در 1982 اشاره كرد.در سال 1978 گلدهی‌بر و سایر نویسندگان كتاب ؛ تجزیه و تحلیل ارتباطات سازمانی ، اولین تحلیل‌گری نظام‌گرایانه ارتباط سازمانی را انجام دادند. تأكید اساسی بررسی‌های فوق، عمدتاً بر چگونگی ارتباطات سازمانی، رضایت كاركنان و عملكرد سازمان بود.

در دهه‌ی 1980 مطالعه ارتباطات سازمانی از رشدی سریع برخوردار شد و تعداد زیادی از رویكردهای متدولوژیكی و تئوریكی را شامل گردید. برخی از كوشش‌های تحقیقی كه از افق‌های جدید در تحقیقات مربوط به ارتباطات سازمانی به‌شمار می‌روند عبارتند از:

دیدگاه پردازش اطلاعات
دیدگاه بلاغی
دیدگاه فرهنگی
دیدگاه سیاسی

ارتباطات سازمانی همراه با توسعه روان‌شناسی صنعتی، روان‌شناسی اجتماعی، رفتار سازمانی و علوم اداری صورت گرفت و تئوری‌های رایج و مفاهیمی كه صاحب‌نظران ارتباطات سازمانی مطرح كرده‌اند، عموماً توسط متخصصان رشته‌های مذكور شكل گرفته است. پانتام ؛ رشته ارتباطات سازمانی را متشكل از سه محور اصلی ارتباطات گفتاری می‌داند كه عبارتند از: