« بیشتر تلاش می کنیم تا با ما مطمئن پژوهش کنید. »ارتباطات و رفتار سازمانی
ارتباطات یکی از پویایی های رفتار سازمانی است که اغلب مورد بحث قرار می‌گیرد، ولی هنوز به درستی درکی از آن وجود ندارد. ارتباطات خون جاری در شریان تمامی سازمانهاست و فرایندی است که افراد، گروهها و سازمان را بهم مرتبط می‌سازد. ارتباط بین اعضای سازمان در داخل و بین آنها و مشتریان و ذینفعان در خارج از سازمان اطلاعات حیاتی برای سازمان فراهم می‌آورد و این اطلاعات در درون یک سازمان به حرکت در می‌آید و مبادله می‌شود. این تبادل اطلاعات در سازمان از طریق ساختارهای رسمی و غیر رسمی جریان یافته و به صورت عمودی، افقی و جانبی به حرکت در می‌آید.
تعاریف موجود در باب ارتباطات
اغلب تعاریف مربوط به ارتباطات که در ادبیات رفتار سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند، بر روی استفاده از علائم برای انتقال مفاهیم و اطلاعات تأکید دارند . ارتباطات سازمانی فرایندی است که توسط آن معنا را در اذهان افراد دیگر توسط پیامهای کلامی و غیر کلامی ایجاد کرده و این مسئله در محتوا و متن رسمی سازمانی اتفاق می‌افتد. به طور حتم ارتباطات ورودیها را از محیط وارد سازمان کرده و خروجی ها را از سازمان به محیط هدایت می‌کند.
کارکردهای ارتباطات در سازمان
در سازمان و در گروه، ارتباطات چهار نقش عمده ایفا می‌کند: کنترل، ایجاد انگیزش، ابراز احساسات و اطلاعات که نمایانگر اهمیت آن در رفتار گروه در سازمان می‌باشد. در زیر به آنها اشاره می‌شود:
کنترل: ارتباطات در کنترل رفتار اعضای سازمان مؤثرند. به این ترتیب که سازمانها دارای ساسله مراتب و خطوط راهنمایی هستند که کارمندان را موظف به تعقیب آنها می‌کنند. زمانی که کارمندان ملزم باشند موارد مربوط به کار را به رئیس اطلاع دهند یا از توضیحات مربوط به کار تبعیت کنند یا با سیاستهای سازمانی موافق و همساز باشند در تمامی این موارد ارتباطات نقش اساسی دارد.
انگیزش: ارتباطات با شفاف سازی آنچه افراد باید انجام دهند و خوب انجام دادن آنها عملکرد را بهبود بخشیده و در آنها ایجاد انگیزه می‌کند.
بیان احساسات: برای بسیاری از افراد گروه کاری یک منبع اساسی برای تعامل اجتماعی است. با ارتباطاتی که در بین اعضای یک گروه اتفاق می‌افتدافراد احساسات خود از قبیل رضایت و ناامیدی را می‌توانند بروز دهند.
اطلاعات: ارتباطات روند تصمیم گیری را سهولت می‌بخشد. زیرا اطلاعات مورد نیازی را که افراد و گروهها برای تصمیم گیری به آن نیازمندند را مهیا می‌کند.
کانالها و جهت های ارتباطی در سازمان
به زعم لاننبرگ و اورنستین غنی‌ترین آنها کانالهای ارتباط رو در رو و بعد از آن تلفن، ابزار الکترونیکی، ایمیل و نامه های نوشتاری است. به علاوه از تابلوی اعلانات و یادداشتها نیز استفاده می‌شود. زمانی که پیغامها سرباز و پیچیده تر می‌شوند کانالهای ارتباطی قوی تری مورد نیاز هستند. امروزه بیشتر از پیش تکنولوژی رایانه ای نقش مهمی در چگونگی تقسیم اطلاعات و استفاده از آن در سازمان بازی می‌کند.
ولی به طور کلی اطلاعات در سازمان از طریق کانالهای رسمی و غیر رسمی تبادل می‌شوند.کانالهای رسمی زنجیره فرمان را که توسط سازمان و سلسله مراتب قدرت بنا شده است، دنبال می‌کند.ولی اغلب شبکه ارتباطات از طریق کانالهای غیر رسمی شکل می‌گیرد که از سلسله مراتب اقتدار و اختیار پیروی نمی‌کنند.به علاوه لاننبرگ و اورنستین و چنی،جهت حرکت ارتباطات سازمانی را شامل ارتباطات عمودی و ارتباطات افقی می‌دانند که در زیر به آنها اشاره مختصری می‌شود.
- ارتباط عمودی از بالا به پایین: برای نفوذ در استراتژی، اهداف، دستورالعمل ها، سیاست و بازخورد است.
- ارتباطات عمودی از پایین به بالا: برای اطلاع رسانی در مورد مسائل، پیامدها، پیشنهادها، پرسشها و نیازهای افراد است.
- ارتباط افقی: برای هماهنگی مسائل، نیازها، پیشنهادها و بازخوردهاست.
انواع ارتباطات
بر اساس نظریات مختلف در مورد ارتباطات قابل مشاهده در سازمان، می‌توان انواع ارتباطات را به صورت زیر بیان نمود :
- کلامی: مثل ارتباطات رو در رو
- غیر کلامی: مطالعه حرکات بدن، شکل بدن، قد ، وزن، ویژگیهای فیزیکی، هیکسون
- مکانی: راهی که افراد به دنبال فضا و استفاده از آن هستند شامل؛ چیدمان صندلی ها، فضای فیزیکی، فاصله بین افراد هنگام گفتگو
- فرا کلامی: تنوع در سخن مثل کیفیت صدا، بلندی صدا، عدم روانی کلام یا خندیدن
- زمانی: استفاده از زمان مثل دیر کردن، یا زود آمدن، دیگران را منتظر گذاشتن
لوتانز نیز ارتباطات در رفتار سازمانی را به صورت یک پیوستار شامل؛ ارتباطات از راه دور، فرایند ارتباطات سازمانی، ارتباطات بین شخصی و ارتباطات غیر کلامی نشان می‌دهد.
نظریه اسلام در مورد ارتباطات
علاوه بر موارد فوق رویکرد دینی به ارتباطات عناصر و مواردی از قبیل روابط محبت آمیز، امر به معروف و نهی از منکر، روحیه همکاری و همیاری و سبقت در خیرات را از ویژگیهای مهم ارتباطات افراد در گروهها می‌داند
موانع ارتباطی در سازمان
بسیاری از موانع سبب مخدوش شدن شبکه های ارتباطی اثربخش می‌شوند. رابینز برخی از آنها را برمی‌شمرد:
از صافی گذراندن اطلاعات: مقصود اینست که دهنده پیام آگاهانه در اطلاعات دستکاری می‌کند تا آن را برای گیرنده پیام مطلوبتر کند یا زمانی که اطلاعات از سلسه مراتب سازمانی عبور می‌کند دستخوش تغییرات می‌شود.
ویژگیهای شخصی: گیرنده پیام با توجه به نیازها، انگیزه ها، تجربه ها، زمینه های کاری و بسیاری ویژگیهای شخصی دیگر همان چیزهایی را که علاقه دارد، می‌بیند یا می‌شنود.
جنسیت: زنان ومردان به دلیلهای گوناگون باید بین خود ارتباطات گفتاری برقرار کنند. در نتیجه جنسیت به صورت مانعی بر سر راه ارتباطات اثربخش بین دو جنس در می‌آید.
عواطف: نوع احساس گیرنده پیام به هنگام دریافت پیام، بر تفسیری که او از محتوای پیام می‌کند اثر می‌گذارد.
زبان:کلام برای افراد مختلف معانی مختلف دارد. سن، میزان تحصیلات و زمینه فرهنگی، سه متغیر مشخصی هستند که کلمه ها و معنی و مفهومی را که ما برای این کلمه‌ها قائل هستیم تحت تأثیر قرار می‌دهند. در یک سازمان کارکنان دارای زمینه های گوناگون هستند و دسته بندی آنها و قرار دادن ایشان در یک دایره از سازمان موجب می‌شود تا در میان آنها، گروه متخصص از زبان فنی خاص استفاده کنند.
ارتباطات غیر گفتاری: در واقع، این قسمت به زبان بدن افراد در زمان ارتباط با یکدیگر اشاره دارد. مانند آهنگ صدا و حرکات بدن فرد، که افراد دیگر بر اساس آنها پیامی را که فرد منقل می‌کند را دریافت می‌کنند.
نقش ارتباطات در رفتار
افراد برای برآوردن نیازهای درونی خود مبادرت به برقراری ارتباط با دیگران می‌کنند، که این به نوبه خود بر انتخاب‌های ارتباطی و رفتار آنان نیز تأثیر گذار است. ارتباطات جای مهمی در سازمان دارد زیرا نوع ساختار، حوزه و گستره سازمانها تماماً به وسیله روشهای ارتباطی تعیین می‌شوند . به عبارت دیگر ارتباطات جوهره سازمانهاست . که به زعم ایوانسویچ ومتسون به نیروهایی در درون افراد و محیط آنها وابسته است. ارتباطاتمشتمل بر فرایندی است که در درون فرد اتفاق می‌افتد و علاوه بر آن تنها وسیله ای است که از طریق آن یک فرد می‌تواند بر دیگری نفوذ پیدا کند و از این طریق امکان بروز رفتارها را در افراد پدید می‌آورد. یعنی تبادلاتی که از ارتباط بین افراد شکل می‌گیرد، روشی رابه وجود می‌آورد که از طریق آن نفوذ یا تأثیر بر دیگران ممکن می‌شود . به عبارتی رفتارهایی که در یک سازمان رخ می‌دهند برا ی فرایند ارتباطات حیاتی هستند .
ارتباطات در توسعه روابط بین شخصی، بدست آوردن تشریک مساعی، و بدست آوردن درک صحیح از افراد دیگر در سازمان مؤثر و دارای اهمیت است. از طرفی ارتباطات خوب برای اثر بخشی هر گروه و سازمانی حیاتی است . از آنجایی که افراد در سازمانها حدود 70 % از ساعات کاری خود را صرف ارتباطات نوشتن، خواندن، صحبت کردن، و گوش دادن می‌کنند این منصفانه به نظر می‌رسد که بگوییم یکی از مؤثر ترین نیروهایی که منجر به عدم عملکرد موفق گروهی می‌شود نداشتن ارتباطات مؤثر است.
منبع
دهقان هراتی، فرزانه(1392)، تحلیل مقایسه ای مبانی رفتار سازمانی، پایان نامه ی کارشناسی ارشد، مدیریت آموزشی، دانشگاه شیراز
از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید
دیدگاهی بنویسید