اثرات سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی بر سازمان

ورود سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی به سازمان، اثرات مختلفی بر سازمان به جا می­گذارد. این اثرات به چهار دسته ساختاری، رفتاری، اقتصادی و اجتماعی؛  فرهنگی تقسیم می­شوند.

اثرات ساختاری سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی بر سازمان عبارتد از:

•  کوتاه­تر شدن و تخت­تر شدن هرم سازمانی به دلیل حذف مدیریت­های میانی.
•  سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی به دلیل تسهیل دسترسی مدیریت عالی سازمان به اطلاعات کلیدی راهبردی می­تواند تمرکز در تصمیمات راهبردی را افزایش دهد. به دلیل بالا بردن توان نظارتی مدیران عالی، می­تواند باعث تفویض اختیارات بیشتری از طرف آنان به مدیران میانی و عملیاتی گردد که در نتیجه آن عدم تمرکز در تصمیمات راهکاری و عملیاتی را افزایش می­دهد.
•  استفاده از سیستم فناوری­های اطلاعات می­تواند باعث کاهش رسمیت و تسهیل و تسریع ارتباطات عمودی و افقی شود.
•  در خصوص رابطه پیچیدگی، سیستم­های اطلاعات می­تواند باعث کاهش پیچیدگی عمودی ؛ تعداد سلسله مراتب  و افزایش پیچیدگی افقی ؛ تعداد واحدهای سازمانی و پراکندگی جغرافیایی واحدها  شود.

اثرات رفتاری سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی

• سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی بر عواطف، اخلاق و امور شخصی، انگیزش و جبران خدمات کارکنان در سطح فردی تاثیر­گذار می­باشند.
• سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی بر تصمیم­گیری، ارتباطات سازمانی، رهبری، اعتماد­سازی و سیاست­های سازمانی در سطح گروهی تاثیر­گذار می­باشد.

اثرات اقتصادی سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی بر سازمان

نظریه اقتصاد خرد: بر مبنای این نظریه سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی یکی از عوامل تولید به شمار می آیند که به آسانی می­توانند جانشین سرمایه و نیروی کار شوند. با بکارگیری سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی و خودکار کردن بخشی از عملیات که بیشتر به صورت دستی انجام می­شود، به تدریج از هزینه و حجم نیروی انسانی کاسته می­شود. بر مبنای این نظریه، شمار مدیران و کارکنان دفتری در نتیجه کاربرد (آی.اس) و (آی.تی) کاهش می­یابد.

نظریه داد و ستد: بر اساس این دیدگاه، شرکت­ها می­کوشند از هزینه­های داد و ستد و هزینه­های تامین منابع خود از بازار بکاهند. سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی می­توانند با فراهم آوردن راه آسان بهره­گیری از تامین کنندگان برون سازمانی به جای بکار بردن منابع درونی از هزینه­های تماس با بازار و داد و ستد بکاهند.

نظریه نمایندگی: بر اساس این نظریه، کارفرما، عامل یا کارمند استخدام می­کند تا از جانب وی کارها را انجام دهند و اختیارات محدودی نیز به آنها تفویض می­کند. این عمل موجب پیدایش هزینه اجرای نمایندگی و هزینه نظارت بر آنها می­شود. (آی.اس) و (آی.تی) هزینه­های نمایندگی سرپرستی، مدیریت و نظارت بر عاملان و نمایندگان را کاهش می­دهند.

اثرات اجتماعی- فرهنگی سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی بر سازمان

از دید جامعه شناسان، سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی به مدیران سازمان این امکان را می­دهد تا تمرکز و یا عدم تمرکز در قدرت و تصمیمات را به صلاحدید خود و به عنوان شیوه­های پایدار به بهترین نحو ممکن عملی سازند. بعضی از دانشمندان به ویژه مردم شناسان معتقدند که سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی باید با فرهنگ سازمان بخواند وگرنه پذیرفته نمی­شود. آنگاه که پیش­فرضهای فرهنگی با واقعیت­ها و عملکردهای سازمان­ها بالاخص در حوزه سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی نخواند، کارکنان سازمان می­کوشند تا واقعیت را انکار و یا نادیده بگیرند و یا آنچنان دگرگون کنند که با فرهنگ آن­ها هماهنگ شود. سیستم­ها و فناوری­های اطلاعاتی می­توانند به تهدید یا پشتیبانی از فرهنگ سازمان بپردازند .

مزاياي فناوري­هاي اطلاعات براي سازمان­ها

بر هيچ كس پوشيده نيست كه اطلاعات صحيح يكي از مهمترين پارامترهاي تصميمات صحيح می­باشد. و اطلاعات همانند خوني است كه در كالبد سازمان­ها جريان پيدا مي­كند و در فرآيندهاي تصميم­گيري از مهمترين وظايف مديران حمايت مي­كند. سيستم­هاي اطلاعاتي همانند قلبي سالم و قوي اطلاعات سودمند، صحيح، دقيق و به موقع را پردازش مي­كنند و فناوري­هاي ارتباطاتي نظير انواع كنفرانس­هاي ويدئويي، صوتي، پست الكترونيک، فكس و حتي تلفن، بسان رگ حياتي در درون و بين سازمان­ها با سرعت، دقت و هزينه كم، اين اطلاعات را به گردش در مي­آورند. اصولاً نياز به فناوري­هاي اطلاعاتي ناشي از سه عامل است:

• اول اينكه فناوري اطلاعات، صنعتي استراتژيك است و در زمره سودآورترين صنايع جهان بشمار مي­آيد.
• دوم اینکه فناوري اطلاعات يك فناوري مادر و كليدي است و در تمام صنايع و خدمات كاربرد دارد.
• سوم اينكه فناوري اطلاعات يك زير بناي اساسي است كه همه سازمان­ها را قادر مي­سازد تا در فضاي اطلاعاتي مناسب تنفس كنند، هزينه­هاي خود را كاهش داده و بهره­وري و كيفيت محصول و خدمات خود را افزايش دهند.هماهنگي كارها يكي از مهم­ترين وظايف مديران مي­باشد. كارايي هماهنگي، بطور فزاينده­اي از طريق استفاده از پست الكترونيك و خريد نرم افزارهاي ارتباطي افزايش خواهد يافت و فناوري بر كاهش عدم اطمينان و هماهنگ كردن افراد و گروههاي مختلف سازماني، موثر مي­باشد .

توسط فناوري اطلاعات نظير شبكه­ها، مرزهاي مكاني و زماني سازمان­ها شكسته مي­شوند و افراد به راحتي در ارتباط با هم قرار مي­گيرند چه اين ارتباطات درون سازمانی باشد و چه برون سازماني .فناوري اطلاعات اين توانايي را به افراد مشابه مي­دهد كه كارهاي مشابه بيشتري را نسبت به آنچه كه قبلاً انجام مي­دادند انجام دهند. فناوري­هاي اطلاعاتي راههاي جديدي را براي ذخيره سازي، بازيابي، انتقال و دريافت اطلاعات فراهم آورده و امكان تأسيس سيستم­هاي اطلاعاتي كارآمدتر و موثرتري را بيش از پيش مهيا كرده ­اند . همچنین یکی از مهمترین تاثیرات فناوری اطلاعات بر سازمان­ها می­تواند تاثیر آن بر مدیریت کیفیت در عصر کنونی باشد که مهمترین این تاثیرات عبارتند از:

• بهبود روابط با مشتریان و تامین کنندگان
• افزایش فرآیندهای کنترلی
• آسان­تر کردن انجام کارهای تیمی
• آسان­تر کردن فرآیند گردش اطلاعات بین بخش­های مختلف سازمانی
• بهبود فرآیند طراحی کیفیت
• اعمال بهتر نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه
• اندازه­گیری هزینه­های کیفیت
• بهبود فرآیند تصمیم­گیری در بخش­های کیفیت.

همچنین استفاده از فناوری اطلاعات می­تواند در بهبود کیفیت از طریق فعالیت­های زیر به سازمانها کمک نماید:

• افزایش آگاهی­ها نسبت به کیفیت
• کاهش هزینه­های کیفیت
• سرعت بخشیدن به تجزیه و تحلیل داده­های کیفی
• اطلاعات در دسترس در مورد سطوح کیفیت

 فناوری اطلاعات و ارتباطات

فناوری اطلاعات و ارتباطات   شامل سه مولفه است: الف) فناوری.          ب) اطلاعات.          ج) ارتباطات.

فناوری و اطلاعات را قبلا تعریف کرده­ایم اما ارتباطات چیست؟ ارتباطات فرآیندی است که ارگانیسم­ها را به یکدیگر پیوند می­دهد. این ارگانیسم ممکن است به دو دوست که با هم صحبت می­کنند، روزنامه­ها و خوانندگان آنها، کشور و خدمات پستی و سیستم تلفن آن اشاره داشته باشد.

در هر ارتباط چهار جز اصلی وجود دارد که عبارتند از: الف) فرستنده.        ب) گیرنده.             ج) پیام.              د) محیط ارتباطی.

هدف از برقراری ارتباط انتقال پیام ؛ نماد  از طریق محیط ارتباطی بین فرستنده و گیرنده است. لکن دو واژه فناوری اطلاعات و فناوری اطلاعات و ارتباطات از یک مفهوم برخوردار بوده و معمولا به جای یکدیگر نیز استفاده می­شوند اگرچه در منابع اطلاعاتی متعلق به کشور آمریکا معمولا از فناوری اطلاعات و در منابع اروپایی از فناوری اطلاعات و ارتباطات استفاده می­شود. گاهی فناوری ارتباطات را به شکل هر گونه روشی برای تبادل اطلاعات بین دو یا چند نقطه تعریف می­کنند در این صورت مشخص است که مفهوم فناوری اطلاعات وارتباطات ذیل مفهوم فناوری اطلاعات قرار می­گیرد و فناوری اطلاعات بار معنایی کاملتری را در بر خواهد داشت.

 منبع

هوشیاری،سعید(1393)، تاثیر بکارگیری فناوری اطلاعات بر هزینه­های کیفیت،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت صنعتی؛ موسسه آموزش عالی غیردولتی غیرانتفاعی ارشاد دماوند

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید