مفاهیم و مبانی اتوماسیون

مردی که اولین بار در سال 1947 این کلمه را معروف ساخت، دلمار هاردر رئیس کمپانی اتومبیل­سازی فورد بود. نظر هاردر آن نبود که این کلمه را شهرت جهانی بدهد و منظور وی توضیح اختراع و پیشرفت تازه­ای بود که در کارخانه فورد حاصل شده و برای انتقال ادوات اتومبیل از قسمتی به قسمت دیگر کارخانه از وسیله­ای که به نام ؛ منتقل کننده ،  نامیده می­شد، استفاده می­کردند.

اگر در گذشته، اتوماسیون به دستگاه­های منتقل کننده­ی کارخانه اتومبیل­سازی فورد اطلاق می­شد اما اینک به غول­های عظیمی اطلاق می­شود که اصلاً به کارگر احتیاج ندارند و خودبخود و تحت کنترل یک دستگاه خودکار مغناطیسی دیگر یک قسمت مهم از هواپیما می­سارد. ماشین­آلاتی اختراع شده است که خود به خود انواع و اقسام کالا از اجناس یدکی تا اتومبیل­های باری را که در کنار اسکله ریخته باشد جدا و جور می­کند و در محفظه­های معینی می­گذارد. دستگاه­های الکتریکی جدیدی تهیه شده است که با ترازوهای بسیار دقیق خود مخلوط­های سیمان و صنایع غذایی را با دقت بسیار زیاد تهیه می­کند و ماشین­های جدید حساب الکترونیک عملیاتی انجام می­دهند که گاه عقل از فهم آن قاصر است.

تمام این ماشین­آلات خرد و کوچک را اتوماسیون می­نامند و شاید به همین جهت هنوز تعریف جامعی براب اتوماسیون ارائه نشده است. بعضی­ها اتوماسیون را چنین تعریف می­کنند:

ماشینی که به وسیله­ی وسائل غیرانسانی کنترل می­شود.به عبارت دیگر ماشینی که به وسیله ماشین دیگر کنترل می­گردد. بعضی دیگر می­گویند که اتوماسیون فقط به سیستمی گفته می­شود که به موجب آن اطلاعات لازم دائماً به وسیله ماشین­آلات در اختیار ماشین مورد نظر گذاشته می­شود تا بتواند به کار خود ادامه دهد.به هر حال بحث و تفسیر درباره کلمه اتوماسیون بحدی توجه دانشمندان و علاقمندان را به خود جلب کرده است گه کنفرانس­های گوناگونی برای این منظور تشکیل شده و می­شود و در تمام این کنفرانس­ها مساله تعریف اتوماسیون به صورت یک مساله حاد جلوه­­گرمی­شود.

نظریات در مورد اتوماسیون متفاوت است. گروهی از مردم چنین تصور می­کنند که اتوماسیون بهشت را از آسمان به زمین خواهد آورد وضعی فراهم خواد کرد که همه مردم بتوانند همان طور که همیشه در انتظارش بودند زندگی کنند. اما گروه دیگر درست نظر عکس را دارند. این گروه عقیده دارند که اتوماسیون موجب بیکاری وسیعی خواهد شد و نباید اجازه داد که اتوماسیون توسعه زیادی پیدا کند.تعاریفی که برای اتوماسیون شده از تعاریفی که برای مکانیزاسیون ؛ جانشیون کردن ماشین به جای انسان  می­شود خارج نیست. شاید یک علت که موجب شده است کلمه اتوماسیون شایع شود این است که مکانیزاسیون جانشین انرژی انسان است حال آنکه اتوماسیون جانشین مغز انسان است .

سیر تکاملی فناوری اداری

سیر تکاملی فناوری اداری شامل دوره­های زیر می­باشد :

• فناوری اداری
• فناوری رایانه­ای
• فناوری ارتباطات

در دوره­ی اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه­ای و در معنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجاری در آن صورت گیرد. از مهمترین شاخص­های این دوره انجام مطالعاتی در مورد جابه­جایی و فضاسازی برای محیط­های اداری بود. در حقیقت در این دوره سعی در جدا ساختن فعالیت­های اداری از فعالیت­های تولیدی بود و در نهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمز و مالی بود، فراهم گردد.

در دوره­ی دوم، یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه­های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره­مند بودند، مدیران تصمیم گرفتند که با استفاده از این وسایل و سرمایه­گذاری در رایانه­ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره­شان به خوبی یاری کرد.

در دوره­ی سوم، یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هر یک از این سیستم­ها در یکدیگر. در حقیقت امروزه سیستم­های اداری سیستم­های جهانی هستند که وظیفه­ی اصلی­شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ تجاری از اهمیت به سزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می­بریم، این است که سازمان­ها و شرکت­ها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا با کیفیت پی برده­اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازما­ن­ است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است.

اتوماسیون اداری

بسیاری عقیده دارند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد بلکه ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می نامند. اما از دهه­ی 1960 که جنبه­های بیشتری از کاربردها و فعالیت­های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم یکپارچه اداری و مناسب که حجم عظیم اطلاعات، مکاتبات، مراسلات را در برگیرد به وضوح احساس شد که با نام­های مختلفی همچون سیستم­های اداری، سیستم­های اطلاعات اداری، سیستم­های کاربر نهایی و سیستم­های محاسباتی کاربر نهایی نامیده شده است. در وافع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که آب­بی­ام محصول جدید خود یعنی نوار مغناطیسی و ماشین تایپ سلک­توری را معرفی کرد، شروع شد. ماشین تایپی که می­توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کن. این عملیات  تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم­های کوچک در ریزپردازنده­ها تبدیل شد. تکامل­های بعدی در این زمینه ایجاد شد و نیاز واقعی به تکامل این بود بود که طی دهه­ی 1970 کارآیی کارخانه­ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت. در حالی که کارآیی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس بایستی سیستم­های به وجود می­آمدند که موجب افزایش بهره­وری و کارایی دفاتر هم می­شدند.

سیستم­های اتوماسیون اداری تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه­­های کاربر است و این خود بدین معنی است که سیستم­های اتوماسیون اداری دارای تعاریف بی­شماری است. اتوماسیون اداری شامل تمام سیستم­های الکترونیکی است که انواع ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را برقرار کرده یا تسهیل می­کند. حجم بزرگی از امور روزمره سازمان­ها، امور دفتری هستند. می­توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران ؛ اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد   با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیت­هایی از قبیل انتشار یا ذخیره ؛ بایگانی ، اطلاعات و کار با واژه­پردازها را بر عهده دارند ؛ داده­کاران ، کاربر اصلی و دائمی سیستم­های توماسیون اداری و ساری سیستم­های ارتباطی ؛ نظیر سیستم­های مدیریت اسناد  هستند.

زیرسیستم های اتوماسیون اداری

گرچه معمولاً از اتوماسیون اداری برای برقراری ارتباطات روزمره مانند تبادل نامه یا پیام استفاده می­شود، ولی کاربردهای واقعی آن فراتر از کاربردهای معمول آن هستند. بنابر صرافی­زاده ، ابزارهای اصلی اتوماسیون اداری شامل کلمه­پرداز، پست الکترونیک، تابلوی اعلانات الکترونیکی، پست صوتی، پردازش تصویر، سیستم نوشتار گروهی، کنفرانس ویدیویی و اتوماسیون جامع می باشد. برخی از مهمترین کاربردهای این ابزارها عبارتند از:

• تهیه و اسناد مدارک
• دریافت و ارسال پیام
• انتقال نامه و مکاتبات از طریق خطوط تلفن
• پشتیبانی از جعبه­های پستی صوتی و ارائه خدمات پیچیده تلفنی
• دسترسی برخط به مکاتبات و اسناد دیگر
• ارتباط رو در رو و بدون نیاز به مسافرت
• ترکیب اسناد و پیام­ها

تاثیر استفاده از سیستم­ اتوماسیون اداری

استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر این که باعث افزایش محصول یا بازده و صرفه­جویی در وقت و یا نیروی کار می­شود، باعث موارد زیر نیز می­گردد :

• کنترل بهتر بر کار به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار
• تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر صورت می­گیرد. مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می­شود.
• قعالیت­های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام­رسانی کمتر انجام می­شود.
• سازماندهی پرسنل بهتر انجام می­شود، چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر انجام می­شود.
• وابستگی کمتر به ادارات برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر.
• نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات.
• به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص، رضایت شغلی آن­ها افزایش می­یابد.
• افزایش رضایت مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع.
• رقابت بیشتر سازمان از طریق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس­العمل نسبت به فشارها و فرصت­ها.

اما کاربرد سیستم­های اتوماسیون اداری معایبی را نیز در بر دارد که عبارتند از :

• ایجاد تغییرات در محیط انسانی
• نادیده گرفتن شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی در کارها
• به صورت مکانیزه در آمدن فعالیت­ها
• پیچیده شدن و سختی کار با سیستم­ها
• بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آن­ها به سیستم
• مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه
• نپذیرفتن سیستم­های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان
• کم شدن امنیت اطلاعات هم از نظر دسترسی و هم از نظر تخریب.

نتایج حاصل از پژوهش­ها و تحقیقات ارائه شده در خصوص تاثیر استفاده از سیستم اتوماسیون اداری نکات زیر را مشخص کردند:

• فناوری اطلاعات بر تمامی ابعاد و جوانب سازمان­ها تاثیرات شگرفی می­گذارد و مدیران سازمان­ها جهت اداره کارا و اثربخش سازمان ملزم به توجه به مسائل مرتبط با فناوری اطلاعات هستند. چه در غیر این صورت محکوم به فنایند.
• سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان افق و چشم­اندازی است و مقدمه­ای برای ورود به توسعه و پیشرفت و همچنین هم­سو با جامعه پیشرفته جهانی که در صورت تعلل و عدم شناخت سیستم­های موجود برای سازمان ایجاد هزینه نموده و عدم کارایی را به همراه خواهد داشت. لذا سیستم اطلاعات مدیریت می­بایستی به عنوان یک واحد مدیریتی در سازمان­ها مورد توجه قرار گیرد و از احیا طرح تکریم ارباب رجوع گرفته تا سرعت در کار و غیره مورد نیاز می­باشد.
• توسعه سیستم­های اطلاعات از جمله سیستم اتوماسیون اداری در یک سازمان امری یک بار برای همیشه نیست. بلکه باید به صورت دوره­ای به کار توسعه سیستم­های اطلاعات پرداخت. این ویژگی از ویژگی­های سیستمی تحمیل می­شود چرا که هر سیستمی دارای عمر محدودی است و باید در دوره­های خاصی آن را روزآمد کرد. به همین دلیل سیستم­های اداری دارای چرخه زندی هستند. چرخه زندگی یک سیستم اطلاعات از نقطه شکل­گیری موضوع و نیاز به سیستم اطلاعات آغاز شده و پس از تولید سیستم، استفاده و نگهداری در زمان نیاز به تغییر و باز طراحی پایان می­یابد.
• وجود سیستم اتوماسیون اداری تاثیرات مثبتی بر ارتباطات درون سازمان­ها داشته و موجب افزایش کانال­های ارتباطی و سرعت و سهولت در مراودات سازمان شده است.
• در کاربرد سیستم­های اتوماسیون اداری و اعمال تغییر و تحولات از طریق آن­ها بایستی به مباحث ارگونومیک ؛ مهندسی انسانی و مقاومت در برابر تغییر کارکنان و تگنیک­های مناسب غلبه بر مقاومت­ها نیز توجه اساسی داشته باشد و با استفاده از نگرش سیستمی، اقدام به تغییر و تحولات و به کارگیری سیستم­های اتوماسیون اداری کنیم و بدانیم که نیروی انسانی هم به عنوان مهمترین عامل ایجاد کننده تغییر و هم به عنوان پذیرنده و اجرا کننده آن است.

منبع

کریمان،مرتضی(1392)، تاثیر استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری بر بهره­وری،پایان نامه کارشناسی ارشد،مدیریت بازرگانی،دانشگاه آزاداسلامی

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید