زمينه ها و ماهيت مديريت پورتفوليوي

تعريف پروژه

پروژه تلاشي است موقت براي ايجاد محصولات، خدمات و نتايج مشخص و بي همتا.

تعريف طرح

طرح عبارتست از گروهي از پروژه هاي مرتبط به هم كه با يك روش هماهنگ جهت كسب منافع، كنترل و مديريت مي‌شوند و اين امر از طريق مديريت آنها بصورت جداگانه حاصل نخواهد شد.

تعريف پورتفوليوي پروژه

پورتفوليوي به مجموعه اي از پروژه هايي که در يک واحد اقتصادي و تحت اهداف استراتژيک يکسان و منابع مشترک که در حال ادامه فعاليت مي باشد، گفته مي شود. پورتفوليوي همواره درون يك سازمان وجود دارد. و شامل مجموعه اي از اجزاي موجود و اجزاي برنامه ريزي شده يا اقدامات آتي هستند. بنابراين پورتفوليوي ها همانند پروژه و طرح موقتي نيستند.

ويژگي هاي مشترك و مشخص اجزاي پورتفوليوي:

• سرمايه گذاري انجام شده و يا برنامه ريزي شده توسط سازمان را نشان مي دهند.
• همسو با اهداف استراتژيك سازمان هستند
• داراي ويژگي‌هاي مشخصي هستند كه به سازمان اجازه مي‌دهد تا به منظور مديريت اثربخش تر،آنها را در يك گروه قرار دهد.
• قابل سنجش، رتبه بندي و اولويت بندي هستند.

پورتفوليوي پروژه چيست؟

مديريت سبد پروژه

نتايج برگرفته از تحقيقي که توسط مطالعات و پژوهش هاي بازگاني صورت پذيرفته است نشان   مي دهد که در سازمانهاي مورد مطالعه بيش از نيمي از سازمانها براي مديريت پروژه هاي تحت سرپرستي خود از رويکرد مديريت سبد پروژه بهره مي گيرند و همچنين مشخص شده اکثر اين سازمانها در مراحل رشد اين سيستم مديريتي به سر مي برند و هنوز نتوانسته اند تا حد شايسته و تکامل يافته اي در استقرار نظام مديريت سبد پروژه موفق باشند و همچنان در اين راه گام برمي دارند. نتايج بر گرفته از اين تحقيق همچنين مريد اين بوده است که سازمانهايي که در استقرار نظام مديريت سبد پروژه ناکام بوده اند دليل اصلي نبود حمايت و پشتيباني لازم از سوي مديريت ارشد سازمان ذکر شده است و اينکه هيچگونه متولي رسمي و مسئولي جهت اين امر در ساختار سازمان معرفي و تعريف نشده است.

تعريف مديريت پورتفوليوي

نظريه پردازان و صاحب نظران دانش مديريت پروژه هر يک با توجه به انگاشت خود از مديريت پروژه و مباحث مربوطه تعاريف خاصي را از مديريت سبد ارائه داده اند که در ادامه به چند مورد اشاره  مي شود:

درتعريفي که از سوي انستيتوي مديريت پروژه امريکا در استاندارد مديريت پورتفوليوي پروژه در اين ارتباط ارائه شده است، مديريت پورتفوليوي پروژه، مديرت متمرکز يک يا چند پورتفوليوي پروژه در سازمان است که از طريق شناسايي، اولويت بندي، مجوز دهي، مديريت، کنترل پروژه ها، برنامه ها و ساير کارهاي مرتبط اعمال مي شود تا اهداف استراتژيک خاص کسب و کار برآورده شود.مديريت پورتفوليوي مديريت هماهنگ اجزاي پورتفوليوي براي دستيابي به اهداف كسب و كار خاص مي باشد.مديريت پورتفوليوي فرصتي است براي هيات اجرايي سازمان براي تصميم گيري در خصوص كنترل و يا جهت دهي گروهي از اجزا كه براي دستيابي به نتايج مشخص تلاش مي كنند.

در واقع هدف از مديريت پورتفوليوي عبارتست از اطمينان از اينكه سازمان كارهاي درست را انجام  مي دهد و نه اينكه كارها را درست انجام دهد.بنابراين مديريت پروتفوليوي پروژه از يک طرف بر سازمان متمرکز است تا اطمينان ايجاد کند که پروژه هاي انتخاب شده براي سرمايه گذاري؛ اهداف پروژه را برآورده مي کنند و از طرف ديگر، بر مديريت پروژه متمرکز است تا پروژه ها به شکلي اثر بخش ومطابق با برنامه تعيين شده تحويل داده شوند. مديريت سبد پروژه فرايند تصميم گيري پويايي را مهيا مي کند که مي توان در آن ارزش ها را مورد سنجش قرار داد، پروژه هاي سازمان را اولويت بندي کرد و در نهايت منابع محدود سازماني را براي دستيابي به اهداف کلان سازمان به درستي بين پروژه ها تخصيص داد.

در تعريفي ديگر مديريت پروژه اينگونه بيان شده است:

در بسياري از کشور ها از مديريت سبد پروژه ها جهت تعيين نوع تجارت استفاده مي گردد در اين سبد بايد تمام پروژه ها با هم ديد، تجزيه و تحليل نمود و نترل رد و براي بدست آوردن حداکثر سود مقايسه و دوباره منابع را به آن اختصاص داد. مديريت سبد پروژه ها براي تعيين ارزش مستقيم و غير مستقيم آن بر پروژه ها و براي منابع در دست، رويکردي کلي نگر دارد.

مديريت سبد پروژه ها يک پروسه تصميم گيري ديناميکي است، پروژه هاي جديد را ارزيابي مي کند، اولويت بندي مي نمايد از رده خارج مي کند يا قبول مي کند يا دوباره اولويت بندي مي کند منابع را دوباره تخصيص مي دهد.اين نوع مديريت مشتمل بر سه نوع مديريت است :

• تمرکز بر مديريت تجاري
• در اين مديريت بايد مطمئن بود که تمام پروژه ها منطبق بر استراتژي سازماني است و در صورتي که بر اساس استراتژي نباشد بايد آنرا رد کرد.
• اولويت گذاري در اجرا و انجام پروژه ها بايد لحاظ شود.
• ارزش بدست آمده در سازمان افزايش يابد.
• بيشترين برگشت سرمايه را دارا باشد.
• رشد عايدات و درآمد داشته باشد.
• خواسته هاي مشتريان و کسب درجه مطلوبيت در تجارتهاي جديد در نظر گرفته شود پتانسيل سازمان را افزايش دهد.
• تمرکز بر مديريت منابع (مديريت عمومي)

در اين مديريت بايد منابع را در کل سازمان بررسي نمود وضعيت ريسکهاي پروژه را برآورد نمود:

• وضعيت منابع در دست فعلي را به صورت ترسيم داشته باشد.
• وضعيت منابع مورد نياز در آينده را بداند و بر اساس پروژه ها تقاضاي منابع جديد را درک کند.
• نيازهاي آموزشي فعلي و آينده را بداند.
• عکس العمل سريع براي جذب منابع و رها کردن منابع را به صورت فرموله بدست آورد.
• بطور مؤثري درک صحيح از جابجايي منابع کليدي بر اساس پروژه هاي با اولويت بالا داشته باشد و بتواند اعمال نمايد.
• تشخيص، تحليل، پاسخ، رديابي و کنترل سبد پروژه ها را بايد بداند و بکار گيرد.
• حل مشکلات و تعارضات براي منابع هزينه بر و کمياب را بررسي نمايد.

تمرکز بر مديريت پروژه

در اين مديريت بايد پروژه ها را بازبيني نمود، ارزيابي برنامه را انجام داد تا زياده روي يا تلاقي در برنامه ها نباشد.

2. ايجاد مکانيزم انضباط در پشتيباني از مديريت پروژه ها
3. رتباط منظم و کارا بر مديران پروژه ها و ارزيابي برنامه ها باشد.
4. اطمينان از نزديکي به موفقيت تحويل پروژه ها و برنامه ها
5. کنترل پيشرفت پروژه ها در مقابل نتايج کليدي
6. کيفيت افزايش مي يابد.

اگر کيفيت مهم است بايد کنترل داشت و اگر کنترل داشته باشيم بايد مديريت سبد پروژه ها داشته باشيم. در صورت پذيرفتن غلط يک پروژه با انتخاب روشهايي و تصميماتي پروژه را تصحيح يا واگذار مي نمايد.

چرخه عمر مديريت پروژه ها

در چرخه عمر مديريت سبد پروژه ها از اهداف استراتژيک شروع سپس با ضوابط موجود در شرکت و استانداردها مطابقت داده، در صورتي که پذيرفته شد اولويت گذاري مي شود بعد از آن اطلاعات جمع آوري، ارزيابي و مديريت مي گردند. در اين مرحله بعد از بررسي شاخص گذاري هايي که قبلا” گذاشته شده از سلامت پروژه و تنظيم بودن آن بايد مطمئن گرديد. در غير اينصورت دوباره تخصيص دهي در منابع مي گردد سپس پروژه هاي تمام شده خارج مي شوند و مجددا” اين چرخه ادامه خواهد داشت .

عوامل موفقيت مديريت سبد پروژه ها

در صورتي که در يک سازمان پيش نيازهاي زير در نظر گرفته شود باعث موفقيت در اجراي به موقع و با سوددهي بالا براي پروژه ها خواهد بود:

• توانايي سازماني در نظارت و استاندارد بودن رويه ها
• مديريتهاي ارشد سازمان از اهميت مديريت سبد پروژه ها مطلع باشند.
• تمايل و رضايتمندي در لايه هاي مديريت سازمان
• وجود سيستم ارتباطي سريع در کل سازمان

استراتژي هاي سازماني و مديريت پورتفوليوي

امروزه بر خلاف روشهاي سنتي سازماني، بنگاههاي اقتصادي بر اساس پروژه تقسيم بندي مي شوند و دايما” بر تعداد شرکتهايي که براي مديريت فعاليتهاي خود به سوي روش پروژه محور گرايش  مي يابند افزوده مي شود. از سوي ديگر براي بقا در بازارهاي تجاري، رقابت پذيري، کسب درآمد و توسعه اقتصادي –اجتماعي، انتخاب و اجراي پروژه هاي تحقيق و توسعه امري اجتناب ناپذير مي باشد.آگاهي از اين مطلب که پروژه هاي سازمان در راستاي اهداف استراتژيک سازمان باشند، يکي از مهمترين مشکلاتي است که فراروي مديران است. اين موضوع به دليل کمبود منابع انساني از يک سو و قابليت رقابت پذيري سازمان و ادامه حيات از سوي ديگر اهميت ويژه اي برخوردار است.

مديريت سبد پروژه با اين ايده سر و کار دارد که شرکتها نه تنها بايد روي مديريت مستقل پروژه ها و اهداف خاص آن تمرکز کنند، بلکه بايد پروژه ها را به عنوان يک نهاد واحد با اهداف مشترک مديريت نمايد.همچنين در مديريت سبد پروژه ها فرض بر اين است که به طور کلي بيشتر شرکتها تعداد پروژه هاي پيشنهادي آنها بيش از توان مالي و منابع فيزيکي آنها براي اجرا مي باشد. لذا مديريت مجبور به تصميم گيري روي تداوم بعضي يا حذف بعضي ديگر مي باشد.

فرايند ارزيابي، اولويت بندي و انتخاب پروژه يکي از موضوعات اساسي در مديريت سبد پروژه  مي باشد. دف از مديريت سبد را مي توان دستيابي به بهترين سطح تجاري با منابع محدود تعريف نمود و هدف نهايي از آن را در پياده سازي استراتژي سازمان دانست.  اين مهم با تعيين ارتباط سبدها با استراتژي سازمان ، دستيابي به تعادل و ترکيبي درست از پروژه ها و حداکثر نمودن ارزش هر سبد محقق مي شوند. مديريت سبد نسبت به مديريت جداگانه هر پروژه در امور تجاري فوايد بيشماري خواهد داشت زيرا يک پل ارتباطي بين استراتژي ها و پروژه هاي سازمان برقرار ساخته و ابزاري براي اختصاص منابع ارايه مي نمايد.

اهميت مديريت پورتفوليوي پروژه

بنا بر دلايل زير مديريت سبد پروژه در موفقيت شرکت مهم و حياتي است:

1. توسعه موفق محصول جديد براي آينده شرکت ضروري است و نياز ما به مديري سبد پروژه براي اين است که اطمينان يابيم مجموعه تلاشهاي سازمان در راستاي اهداف انجام مي شوند.
2. پروژه ها، خصوصا” پروژه هاي محصولات جديد، مهمترين راه براي عملياتي کردن استراتژي شرکت محسوب مي شوند.
3. تخصيص منابع کمياب سازمان به پروژه ها از مهمترين مسايلي است که سازمان با آن مواجه است که اين مشکل با مديريت سبد پروژه ها حل مي شود.

منبع

 حسيني نيا، مرضيه(1391)، اولويت بندي سبدهاي پروژه ساخت در شرکتهاي پيمانکاري، پايان نامه کارشناسي ارشد، مديريت اجرايي، دانشگاه پيام نور

از فروشگاه بوبوک دیدن نمایید